संगठनात्मक प्रक्रियाएं: प्रकार, चरण, लक्ष्य

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

संगठनात्मक प्रक्रियाएं योजना के अनुसार कार्य करने की प्रक्रिया है, जिसे तीन चरणों में विभाजित किया गया है। कार्य का विभाजन, अलग-अलग ब्लॉकों (विभागों, क्षेत्रों) में समूह बनाना और अलग-अलग समूहों का समन्वय।

तीन प्रक्रिया उदाहरण

प्रक्रिया वितरण के निम्नलिखित उदाहरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• कार्य का अलग-अलग चरणों में विभाजन। इस मामले में, एक कर्मचारी को उसकी योग्यता, कौशल और अनुभव के अनुसार विभिन्न प्रकार के कार्य सौंपे जाते हैं।
• ग्रुप वर्क अलग-अलग ब्लॉक में। अलग ब्लॉक का अर्थ है एक सेक्टर, विभाग या उपखंड जिसमें समान योग्यता के कर्मचारियों का एक समूह एक विशिष्ट परियोजना पर काम करता है। इस विभाजन से काम तेजी से होता है।
• कार्य का समन्वय संघर्षों को सुलझाने और उनसे बचने के लिए एक तंत्र के निर्माण के बारे में है।

प्रक्रिया चरण

संगठनात्मक प्रक्रिया को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

• कार्य विभाजन।
• कार्यों को समूहीकृत करना।
• कार्य का समन्वय।

लेकिन और भी बहुत कुछ हैं जिन्हें पहचाना जा सकता है। यह संगठन और उसके पर निर्भर करता हैगतिविधियों।

कार्य विभाजन

संगठनात्मक प्रक्रिया में पहला कदम, कर्मचारियों के बीच उनकी योग्यता और कौशल के अनुसार काम के वितरण के साथ। साथ ही, प्रबंधन को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि एक व्यक्तिगत कर्मचारी अपने सहयोगियों की तुलना में कम या ज्यादा काम न करे। वितरण का सिद्धांत कर्मचारियों के कार्य समय को वितरित करने की क्षमता पर आधारित है। और यह भी कि वे केवल वही काम करते हैं जो वे जानते हैं कि सबसे अच्छा कैसे करना है।

यह संचालन के बीच संक्रमण के समय को कम करेगा, प्रशिक्षण को कम करेगा (चूंकि श्रमिक केवल वही करते हैं जो वे पहले से जानते हैं)। उपकरण और उपकरण में भी सुधार हुआ है। इस विशेषज्ञता का खतरा है - श्रम की एकरसता। यह कर्मचारी को रचनात्मक कौशल और काम के दौरान उनकी अभिव्यक्ति से वंचित करता है। इससे बचने के लिए, प्रबंधक अक्सर दो विधियों का उपयोग करते हैं

1. कार्यकर्ता की गतिविधि के क्षेत्र का विस्तार।
2. श्रम का संवर्धन।

गतिविधि के क्षेत्र का विस्तार एक कर्मचारी को अपनी पसंद के एक साथ कई काम करने और एक साथ करने का अवसर प्रदान करना है। यह किए गए कार्यों का विस्तार भी कर सकता है। श्रम का संवर्धन कर्मचारी को काम की प्रगति पर स्वतंत्र नियंत्रण का प्रावधान है।

आगे निष्पादन के लिए कार्यों का उचित समूहन

कंपनी की संगठनात्मक प्रक्रियाओं के चरण का तात्पर्य विभिन्न ब्लॉकों (डिवीजनों और क्षेत्रों) के निर्माण से है जो व्यक्तिगत कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं। यह समाधान की अधिकतम दक्षता और गति प्राप्त करता है।एक समस्या या दूसरी। एक नियम के रूप में, एक ही काम करने वाले एक विभाग में एकजुट होते हैं।

छोटे-छोटे संगठनों में काम इस तरह बांटा जाता है।

ऐसे संगठन उत्पादन विभागों को उनकी कार्यात्मक विशेषताओं के अनुसार विभाजित करते हैं। यानी प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रकार के अनुसार। एक अलग विभाग का प्रत्येक उपाध्यक्ष कंपनी की कुछ गतिविधियों - बिक्री और विपणन, परिवहन गतिविधियों और वित्तीय कार्यों के लिए जिम्मेदार होता है। साथ ही, कुछ खंडों को 2-3 और विभागों में विभाजित किया जा सकता है।

यह आरेख बड़े संगठनों में विभाजन दर्शाता है।

उपाध्यक्ष स्तर उद्यम के उत्पादन के प्रकार से बनते हैं। निचला स्तर भू-राजनीतिक स्थान से बनता है। अंतिम स्तर को किसी एक दिशा की गतिविधि के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। ये संगठनात्मक प्रक्रियाओं के मुख्य प्रकार हैं। सरलीकृत, यह आरेख में दिखता है।

काम पर नियंत्रण

संगठनों के काम का समन्वय आपको पिछले चरणों में कर्मचारियों को सही दिशा में नियंत्रित और निर्देशित करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि कार्य सही ढंग से, समय पर और योजना के अनुसार हो। आदेश की एक श्रृंखला के माध्यम से समन्वय किया जा सकता है। एक अन्य प्रकार भी है - लंबवत। यहां, नियंत्रण को अलग-अलग कड़ियों में विभाजित किया गया है, जो एक-दूसरे से ऊपर हैं।

उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक सामान्य कर्मचारियों को नियंत्रित करता है। और उनके काम की निगरानी उच्च प्रबंधन द्वारा की जाती है। अधिक मात्राकर्मचारियों, कम प्रबंधकों की जरूरत है, इस वजह से जानकारी प्रबंधन तक तेजी से पहुंचती है। लेकिन कम कर्मचारियों के साथ, राष्ट्रपति को अधिक कार्यस्थल संघर्षों से निपटना होगा।

समन्वय का एक और तरीका है - बाजार, सबसे कुशल और मजबूत। बाजार ऊर्ध्वाधर समन्वय में पारस्परिक सहायता का एक प्रमुख उदाहरण है। इसके लिए उच्च केंद्रीकृत नेतृत्व की आवश्यकता नहीं है, उत्पादक और उपभोक्ता के लिए बाजार सबसे शक्तिशाली है। कुछ कंपनियों के लिए, बाजार समन्वय का सबसे लाभदायक तरीका है।

इस प्रकार का कार्य दूसरों से किस प्रकार भिन्न है?

संगठनात्मक विकास एक प्रकार की गतिविधि है जिसे उद्यमों में उत्पादन और प्रबंधन की प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना चाहिए। उनकी अवधारणा मनोविज्ञान और समाजशास्त्र की नींव पर प्रकट हुई, जो व्यवहार में परिणामी संघर्षों को हल करने वाले थे। यह शब्द रॉबर्ट ब्लेक द्वारा 1946-1949 में पेश किया गया था। ईएसएसओ कॉर्पोरेशन (वर्तमान में एक्सॉन) में।

इस प्रक्रिया और कर्मचारियों के साथ अन्य प्रकार के काम के बीच मुख्य अंतर यह है कि संगठन को संपूर्ण माना जाता है, जिसमें सभी परस्पर क्रिया करने वाले तत्व होते हैं। व्यवस्थित दृष्टिकोण में संगठन के भीतर कार्यात्मक, संरचनात्मक, तकनीकी और व्यक्तिगत संबंधों पर विचार करने का क्रम शामिल है। साथ ही, इस प्रकार के कार्य के कार्यक्रमों में कार्यप्रणाली और इससे जुड़ी समस्याओं का विश्लेषण शामिल होता है।

ऐसे समाधानों का उद्देश्य उत्पादन क्षमता को बढ़ाना है। उद्यम के लिए संगठनात्मक विकास की अवधारणा बनाई गई थीसक्रिय रूप से और लगातार विकसित। इसलिए, इसके नाम में "विकास" शब्द है। और विकास "झटके" या "आवेगों" की कीमत पर नहीं, बल्कि आंतरिक संसाधनों की कीमत पर होगा। संगठनात्मक विकास पेशेवर सबसे पहले क्या हासिल करने की कोशिश करते हैं?

सबसे पहले, खर्च किए गए संसाधनों और बेचे गए उत्पादों के बीच संतुलन, साथ ही साथ इन्हीं सामानों की वापसी। साथ ही उद्यम का विकास, उसका विकास और संगठन के भीतर टीम का सामंजस्य। इन विशेषज्ञों के कार्य के परिणाम इस प्रकार हैं:

• स्थानीय या वैश्विक परिवर्तनों के लिए टीम या स्टाफ की तैयारी;
• कर्मचारियों का एक दूसरे के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण, साथ ही उनके बीच पारस्परिक सहायता का विकास;
• उद्यम के संगठनात्मक और कार्यात्मक ढांचे का अनुकूलन;
• उद्यम में समग्र कार्य संतुष्टि प्राप्त करना।

ऐसे विशेषज्ञ का काम बहुत जटिल होता है और जैसा कि ऊपर बताया गया है, मनोविज्ञान और समाजशास्त्र पर आधारित है। साथ ही, इन लोगों के काम के बाद, प्रबंधकों को उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार, उच्च उत्पादकता, बाजार में संगठन की स्थिति को मजबूत करना, कर्मचारियों के नुकसान को कम करना, आय में वृद्धि आदि देखना पड़ता है।

संगठनात्मक विकास विशेषज्ञ मुख्य चरणों से गुजरते हैं

संगठनात्मक विकास कई चरणों में विभाजित एक सतत प्रक्रिया है।

• पहले चरण में, विशेषज्ञ और प्रबंधन को एहसास होता है कि उद्यम को विभिन्न संरचनाओं में बदलना आवश्यक है। यह अहसास उनमें आ सकता हैऐसे क्षण जब कर्मचारी उद्यम के काम में जटिलताओं को नोटिस करते हैं। यह भी ज़रूरी है कि हर कोई कंपनी बदलना चाहता है।
• दूसरे चरण में, जागरूकता और समस्याओं को हल करने और उद्यम को बेहतर के लिए बदलने की इच्छा के उद्भव के बाद, विशेषज्ञ काम शुरू करता है। कुछ समस्याओं का समाधान किया जा रहा है, अर्थात् संगठनात्मक परिवर्तन करने के लिए कार्य संबंधों की एक प्रणाली बनाई जा रही है।
• तीसरे चरण में, विशेषज्ञ उद्यम में घुसपैठ कर सकता है, वह उसके बारे में जानकारी एकत्र करना शुरू कर देता है। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण गतिविधि है और किसी विशेषज्ञ की विशेष तकनीक के अनुसार सख्ती से की जाती है। भले ही एक फर्म के पास जानकारी का खजाना हो, वह हमेशा स्पष्ट संगठनात्मक समस्याओं को इंगित करने में सक्षम नहीं हो सकता है।
• चौथे चरण में पर्याप्त जानकारी एकत्र करने के बाद उसका विश्लेषण और अध्ययन करना होगा। इस चरण को डायग्नोस्टिक भी कहा जा सकता है। विशेषज्ञ को "निदान" करना चाहिए और "उपचार" शुरू करना चाहिए, साथ ही साथ संगठनात्मक परिवर्तनों को लागू करना चाहिए।
• पांचवें चरण में, विशेषज्ञ सभी समस्याओं को समझेगा, उन्हें उनके उन्मूलन और आगे से बचने के लिए एक योजना विकसित करने की आवश्यकता है। इस संबंध में, वह अपनी विशेष तकनीकों का उपयोग करता है। एक बार योजना तैयार हो जाने के बाद, उसे क्रियान्वित किया जाना चाहिए। विशेषज्ञ को योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए।
• छठा चरण, यह अंतिम चरण है। संगठन के बेहतरी के लिए बदलने के बाद, एक विशेषज्ञ की आवश्यकता गायब हो जाती है। कभी-कभी ऐसे मामले होते हैं जब किसी विशेषज्ञ पर कंपनी की निर्भरता बहुत अधिक हो जाती है, वह उसके बिना काम नहीं कर सकती। ये भी हैं समस्याएंएक विशेषज्ञ द्वारा हल किया गया।

संगठनात्मक विकास का महत्व

एक विकासशील कंपनी में या दिवालिया होने के कगार पर, आपको इस अवधारणा से खुद को परिचित करने की आवश्यकता है। और एक विशेषज्ञ को नियुक्त करना वांछनीय है। उसके काम में पैसे खर्च होंगे, लेकिन वह उद्यम में जो बदलाव करेगा वह अमूल्य होगा।