2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
प्रत्येक उद्यम के पास उसकी गतिविधियों को विनियमित करने वाले स्थानीय दस्तावेज होते हैं। सबसे महत्वपूर्ण में से एक विभागों के बीच बातचीत का विनियमन है (एक नमूना दस्तावेज़ नीचे वर्णित किया जाएगा)। संगठन के प्रमुख के लिए, यह एक प्रभावी प्रबंधन उपकरण है। आइए विस्तार से विभागों के बीच बातचीत के एक नमूना विनियमन पर विचार करें।
आवश्यकताएं
क्या नियम होना चाहिए? गतिविधि की प्रक्रिया में लेखांकन और आर्थिक सेवा विभागों, कार्मिक अधिकारियों और निपटान और योजना इकाई, उद्यम की अन्य संरचनात्मक इकाइयों के बीच बातचीत अपरिहार्य है। उसी समय, कर्मचारियों के संपर्क को कम से कम समय में निर्धारित कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करना चाहिए। विभागों के बीच बातचीत के नियमन का एक नमूना, सबसे पहले, कलाकारों के लिए उपलब्ध होना चाहिए। यदि इसके विकास के लिए जिम्मेदार व्यक्ति सभी प्रावधानों को लिखता है, लेकिन अधीनस्थ कुछ भी नहीं समझ सकते हैं, तो दस्तावेज़ में कोई अर्थ नहीं होगा। इस संबंध में, एक नमूना विनियमन का गठनविभागों के बीच बातचीत, तीन प्रमुख सिद्धांतों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
- दस्तावेज़ को व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल के आधार पर संकलित किया गया है। नियमों की गुणवत्ता सीधे योजना की पूर्णता पर निर्भर करेगी।
- दस्तावेज़ संरचना प्रक्रिया मॉडल द्वारा निर्धारित की जाती है। योजना के सभी बिंदु विनियमों में मौजूद होने चाहिए।
- सूचना की प्रस्तुति एक आधिकारिक, शुष्क भाषा में की जाती है। दस्तावेज़ के पाठ में छोटे सरल वाक्यों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। प्रावधान स्पष्ट रूप से तैयार किए जाने चाहिए। सभी संक्षिप्ताक्षरों और शब्दों का उच्चारण किया जाना चाहिए।
लक्ष्य
विभागों के बीच बातचीत का नमूना विनियमन प्रदान करता है:
- दस्तावेज की तैयारी में व्यवस्था स्थापित करना और बनाए रखना, संरचनात्मक इकाइयों के बीच प्रभावी संपर्क।
- टीम में संघर्ष की स्थितियों की रोकथाम। यदि काम के लिए बातचीत की योजना पहले से निर्धारित की जाती है, तो प्रक्रियाओं में एक या दूसरे कर्मचारी की भागीदारी का हिस्सा विवाद पैदा नहीं होगा।
- नवागंतुकों की टीम में शीघ्र प्रवेश। विनियमन बातचीत की संरचना को समझने में मदद करता है, इंगित करता है कि कर्मचारी द्वारा कौन से दस्तावेजों का उपयोग किया जाएगा, वह किन सेवाओं से संपर्क करेगा।
- अनुशासन नियंत्रण।
- किसी अन्य कर्मचारी को मामलों का तेजी से स्थानांतरण (छुट्टी पर जाने या जाने पर)।
- वित्तीय, मानव और समय के संसाधनों के नुकसान की रोकथाम।
संरचना
के बीच बातचीत का नियमन क्या हैविभागों को सही ढंग से तैयार माना जा सकता है? आमतौर पर, एक दस्तावेज़ में निम्नलिखित खंड शामिल होते हैं:
- सामान्य प्रावधान।
- परिभाषाएं, शर्तें और संक्षिप्ताक्षर।
- प्रक्रियाओं का विवरण।
- जिम्मेदारी।
- नियंत्रण।
विधायी अधिनियम, GOST और अन्य दस्तावेज परिभाषा के स्रोत के रूप में काम कर सकते हैं। उत्तरार्द्ध, विशेष रूप से, मंत्रालयों, विभागों, सरकारी फरमानों के आदेश शामिल हैं। उसी समय, नियामक दस्तावेजों के संदर्भ, जिनके प्रावधानों का उपयोग किया गया था, को विभागों के बीच बातचीत के नियमों में शामिल किया जाना चाहिए। स्वास्थ्य सुविधाओं के नमूने में, विशेष रूप से, स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय, क्षेत्र के स्वास्थ्य मंत्रालय के आदेशों के संकेत हैं।
आवेदन
इसमें आमतौर पर व्यवसाय प्रक्रिया का एक ग्राफिकल मॉडल होता है। इसे कई ब्लॉकों से युक्त आरेख के रूप में दर्शाया गया है। पीसी सॉफ्टवेयर उत्पादों का उपयोग करके ग्राफिक छवि बनाई जा सकती है। योजनाएं कुछ कार्यों के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट प्रक्रिया को दर्शाती हैं। विज़ुअलाइज़ेशन टेक्स्ट की तुलना में अधिक सुविधाजनक है। आरेख स्पष्ट रूप से प्रक्रिया की शुरुआत और प्रत्येक चरण, उनके बीच संबंध और अंतिम परिणाम दिखाता है। यह मॉडल अक्सर 223-एफजेड के अनुसार कंपनी के विभागों के बीच बातचीत के लिए नियमों के डेवलपर्स द्वारा उपयोग किया जाता है। यह योजना आउटपुट और इनपुट, प्रतिभागियों और ग्राहकों जैसे प्रमुख मापदंडों पर प्रकाश डालती है। यदि एक नौसिखिया ऐसे मॉडल से परिचित हो जाता है, तो वह तुरंत प्रक्रिया की बारीकियों को समझ जाएगा और एक विशिष्ट कार्य को लागू करने के लिए तैयार हो जाएगा।
निर्देश
पहले चरण में, आपको दस्तावेज़ के विषय और जिम्मेदार व्यक्तियों को निर्धारित करने की आवश्यकता है, अर्थात कौनतैयार करता है और क्या नियम। लेखा विभागों के बीच बातचीत, विशेष रूप से, कानून में निहित एक स्पष्ट योजना के अनुसार की जाती है। इस संरचनात्मक इकाई में, रिपोर्टिंग आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए हमेशा सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति जिम्मेदार होता है। वह विभागों के बीच बातचीत के लिए नियम तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति बन सकता है। सभी कर्मचारियों द्वारा एक नमूना दस्तावेज़ पर चर्चा की जानी चाहिए। इसके लिए आम सभा का आयोजन किया जाता है। यदि दस्तावेज़ एक ऐसी प्रक्रिया को नियंत्रित करता है जिसमें दो से अधिक विभागों के हित टकराते हैं, तो चर्चा में प्रमुख कर्मचारियों को शामिल करना महत्वपूर्ण है। विकास के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सहयोगियों को नियमों को लागू करने का महत्व समझाना चाहिए।
प्रक्रियाओं का विवरण
इसका आयतन बातचीत की जटिलता पर निर्भर करेगा। यदि प्रक्रिया सरल है, और इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारी कार्यान्वयन के सभी चरणों को अच्छी तरह से समझता है, तो वह स्वयं अन्य संरचनात्मक इकाइयों के साथ कार्य योजना तैयार कर सकता है। उसके बाद, उसे बाकी प्रतिभागियों के साथ दस्तावेज़ पर चर्चा करनी चाहिए। यदि व्यवसाय प्रक्रिया जटिल है, तो प्रत्येक कर्मचारी मॉडल का अपना हिस्सा विकसित करता है। उसके बाद, सभी परियोजनाओं को संकलित और चर्चा की जाती है। मूल दस्तावेज़ से परिचित होने के दौरान, सभी इच्छुक कर्मचारी कुछ सुधारों और परिवर्धनों का प्रस्ताव कर सकते हैं। उसके बाद, कंपनी के विभागों के बीच बातचीत के नियमों को प्रमुख में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
बयान
इसे सीधे किया जा सकता है। इस मामले में, सिर खुद के बीच बातचीत के नियमों पर हस्ताक्षर करता हैकंपनी के विभागों। एक नमूना दस्तावेज़ को अप्रत्यक्ष रूप से भी अनुमोदित किया जा सकता है। इस मामले में, नेता एक आदेश जारी करता है। प्रशासनिक अधिनियम के पंजीकरण डेटा को अनुमोदन टिकट में दर्ज किया जाता है।
जिम्मेदार व्यक्ति के कार्य की बारीकियां
कुछ संगठनों में, राज्य में एक गुणवत्ता प्रबंधक का पद प्रदान किया जाता है। व्यवहार में, दस्तावेज़ तैयार करने के कुछ चरणों को विकसित किया गया है। उन्हें प्रबंधक द्वारा देखा जाना चाहिए जो विभागों के बीच बातचीत के नियम तैयार करता है। बुनियादी चरणों का उदाहरण:
- प्रक्रियाओं को परिभाषित करें।
- चार्ट बनाना।
- विस्तृत विवरण।
- पाठ लिखना।
जिम्मेदार विशेषज्ञ विभिन्न विभागों में कर्मचारियों की अनुसूची का अध्ययन करता है। विभागों के बीच बातचीत के लिए नियमों में शामिल मानक स्थितियों का विवरण संकलित करना आवश्यक है। उदाहरण: "गैस स्टेशन का निरीक्षण तकनीकी साधनों का उपयोग करके किया जाता है जैसे … निरीक्षण पूरा होने पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है।"
अंतिम लक्ष्य निर्धारित करना
विनियमों को तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सभी प्रक्रियाओं का विचार होना चाहिए, कर्मचारियों के कर्तव्यों को जानना चाहिए, उचित योग्यता और व्यावसायिकता का स्तर होना चाहिए। दस्तावेज़ का उद्देश्य कर्मचारियों के लिए स्पष्ट होना चाहिए। अन्यथा, नियमों के क्रियान्वयन से कर्मचारियों पर अतिरिक्त भार पड़ेगा।
अनुकूलन और डिजाइन
उद्यम में होने वाली प्रक्रियाओं का व्यापक अध्ययन, आपको पहचानने की अनुमति देता हैकमजोर कड़ी। स्थितियों, परिणामों, संचालन का विश्लेषण गतिविधियों को अनुकूलित करना संभव बनाता है। यह, बदले में, हमें आगे के विकास के लिए कई परिदृश्य बनाने की अनुमति देता है। इसलिए, उद्यम सब कुछ वैसे ही छोड़ सकता है, काम का एक नया मॉडल बना सकता है या पुराने को ठीक कर सकता है।
बारीकियां
यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक कर्मचारी स्पष्ट रूप से समझता है कि उसे क्या करने की आवश्यकता है और प्राप्त परिणाम उसकी कमाई को कैसे प्रभावित करेंगे। इसलिए जरूरी है कि इसकी मंजूरी से पहले रेगुलेशन पर चर्चा की जाए। दस्तावेज़ की तैयारी में महत्वपूर्ण भूमिका, निश्चित रूप से, कार्य समूह (परियोजना) के प्रमुख को सौंपी जाती है। इस विशेषज्ञ का कार्य महत्वपूर्ण प्रश्न उठाना है। वह एक स्पष्ट प्रक्रिया मॉडल प्रस्तुत करने में सक्षम होना चाहिए। प्रत्येक प्रतिभागी चित्र को अपनी आँखों से देखता है। एक सामान्य समझ होनी चाहिए। प्रत्येक प्रतिभागी को विनियम बनाने में जिम्मेदारी की व्याख्या करने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, टीमों को ऐसे दस्तावेज़ के कार्यान्वयन के बारे में संदेह होता है। प्रक्रिया की जटिलता के आधार पर, विनियमों की शुरूआत में 4-12 महीने लगते हैं।
परिचय सुविधाएँ
नया नियम लागू करने के लिए, आपको यह करना होगा:
- पिछले दस्तावेज़ों को अमान्य के रूप में पहचानें।
- विनियमन को सक्रिय करने के लिए नए स्थानीय अधिनियम पेश करें।
- अनुमोदित नियमों को लागू करने के लिए आवश्यक दस्तावेज विकसित करें।
- स्वचालित इन्फोबेस के नए मॉड्यूल को ठीक करें या लागू करें।
- गैर-मानकीकृत दस्तावेज़ों के फ़ॉर्म बनाएं।
- स्टाफिंग बदलें या पूरक करेंअनुसूची।
- नए पदों के लिए उम्मीदवार खोजें, कर्मचारियों की नियुक्ति करें या उनका तबादला करें।
- कलाकारों को नए नियम सिखाएं।
- कर्मचारियों तक पहुंच बनाना।
- विनियम का परीक्षण कार्यान्वयन करें।
- प्रयोगात्मक निष्पादन के परिणामों के आधार पर पाठ को सही करें।
- दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण को क्रियान्वित करें।
- विनियमन के गुणवत्ता नियंत्रण के लिए प्रक्रियाओं को परिभाषित करें।
दस्तावेज़ के कार्यान्वयन के उपायों को निर्धारित करने के बाद, प्रबंधक एक आदेश जारी करता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि घटनाओं की अवधि के कारण, अनुमोदन की तिथि और विनियम के लागू होने की तिथि अलग-अलग होगी। आइए आगे उन मुख्य गलतियों पर विचार करें जो कर्मचारी दस्तावेज़ संकलित करते समय करते हैं।
अभ्यास के साथ असंगति
एक कर्मचारी को विनियमों के निर्माण को सौंपना महत्वपूर्ण है जो सीधे उद्यम में कार्य गतिविधियों से संबंधित है। मान लीजिए कि संगठन बहुत बड़ा हो गया है। नेतृत्व एक विशेष सेवा बनाने का जोखिम उठा सकता है, जिसके कार्यों में विकास के मुद्दों को हल करना शामिल होगा। तदनुसार, विभाग उद्यम की सभी प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कार्य निर्धारित करेगा। लेकिन इस आयोजन का उद्देश्य उनके लिए महत्वहीन है। यदि नियम उन लोगों द्वारा बनाए जाते हैं जो वास्तविक गतिविधियों में शामिल नहीं हैं, तो इसे प्रबंधित करने वाला कर्मचारी योजना को निष्पादित नहीं करेगा। तदनुसार, दस्तावेज़ काम करने के लिए समझ में नहीं आता है।
लचीलेपन की कमी
कई जिम्मेदार व्यक्ति अधिकतम के लिए प्रयास करते हैंविवरण। यह स्थिति नियमों की तैयारी और वास्तविक उत्पादन प्रक्रियाओं के विवरण के बीच अंतर की अज्ञानता के कारण होती है। यदि कार्य संचालन को स्वचालित करना है, तो उनके विवरण का उद्देश्य कर्मचारियों की मदद करना है। नियमों की आवश्यकता तब उत्पन्न होती है जब उत्पादन में बहुत से लोग शामिल होते हैं। उनके कार्यों को अक्सर दोहराया जाता है, लेकिन प्रत्येक व्यक्ति इस या उस ऑपरेशन की अपने तरीके से व्याख्या करता है। विनियमन का उद्देश्य विवादों को हल करना है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठन के कर्मचारियों को कार्रवाई की एक निश्चित स्वतंत्रता होनी चाहिए, जिससे उन्हें स्थिति के आधार पर एक या दूसरे निर्णय लेने की अनुमति मिल सके। उदाहरण के लिए, किसी ग्राहक को कुछ समय बाद तुरंत जवाब दिया जा सकता है।
पाठ की बड़ी मात्रा और जटिलता
5-7 पृष्ठों वाले विनियमों को इष्टतम माना जाता है। उसी समय, इसकी सामग्री विशाल, लेकिन संक्षिप्त होनी चाहिए। जटिल, बहु-भाग वाक्यों का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। पाठ समझने योग्य होना चाहिए। इसके अलावा, आपको शर्तों पर ध्यान देना चाहिए। आपको अवधारणाओं को पर्यायवाची शब्दों से नहीं बदलना चाहिए, बिना डिकोडिंग के संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करना चाहिए।
सूचना सुरक्षा और आईटी विभागों के बीच बातचीत
वर्तमान में, कई उद्यमों में, इन सेवाओं के संपर्क बहुत कठिन हैं। कठिनाइयाँ आईटी और सूचना सुरक्षा विभागों के आंतरिक संघर्षों से जुड़ी हैं। उनके प्रभावी सहयोग को सुनिश्चित करने के लिए कई विकल्प हैं। पहला और सबसे सरल कर्मचारियों (एक या अधिक) की उपस्थिति है जो सूचना प्रौद्योगिकी सेवा के भीतर सूचना सुरक्षा के विशेषज्ञ हैं। आईटी विभागों और. के बीच बातचीत के नियमइस मामले में आईबी सहयोग के लिए विशिष्ट दृष्टिकोण को दर्शाता है। कार्य का संगठन प्रचलित रूढ़िवादिता के आधार पर किया जाता है कि सूचना सुरक्षा सूचना प्रौद्योगिकी के प्रावधान का हिस्सा है। यदि उद्यम में इन सेवाओं के बीच कोई विरोध नहीं है, तो प्रबंधक सूचना सुरक्षा सेवा को आईटी विभाग की एक अलग संरचना के रूप में व्यवस्थित करने के बारे में सोच सकता है। तदनुसार, इस तरह की गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए वित्तीय सहित अधिक संसाधन आवंटित करना आवश्यक होगा।
विशिष्ट नमूना
सामान्य प्रावधान निर्दिष्ट करते हैं:
- दस्तावेज़ का उद्देश्य। एक नियम के रूप में, ऐसा वाक्यांश है: "वर्तमान विनियमन प्रक्रिया निर्धारित करता है …"।
- क्षेत्र। विनियम श्रमिकों या सुविधाओं पर लागू हो सकता है।
- नियामक दस्तावेज जिसके अनुसार अधिनियम विकसित किया गया था।
- अनुमोदन, समायोजन, विनियमों को रद्द करने के नियम।
खंड में "शर्तें, संक्षिप्ताक्षर, परिभाषाएँ" दस्तावेज़ में प्रयुक्त अवधारणाएँ दी गई हैं। सभी संक्षिप्ताक्षरों का उच्चारण किया जाना चाहिए। शर्तें वर्णानुक्रम में दी जानी चाहिए। प्रत्येक अवधारणा को इकाइयों में एक नई लाइन पर दर्शाया गया है। ज. शब्द की परिभाषा डैश के माध्यम से "यह" शब्द के बिना दी गई है। "प्रक्रिया विवरण" अनुभाग में, चरण-दर-चरण विवरण दिया गया है। उप-अनुच्छेदों को पेश करना उचित है। उनमें से प्रत्येक एक विशिष्ट चरण के अनुरूप होगा। वही खंड कुछ कार्यों के प्रदर्शन में शामिल कर्मचारियों को इंगित करता है।न केवल क्रियाओं का वर्णन किया गया है, बल्कि उनके परिणाम भी बताए गए हैं।
जिम्मेदारी और नियंत्रण
विनियमों में उन व्यक्तियों पर प्रतिबंध लगाने की संभावना का संकेत होना चाहिए जो प्रावधानों का पालन नहीं करते हैं। कानून के तहत दायित्व की अनुमति है। यह आपराधिक, प्रशासनिक या अनुशासनात्मक हो सकता है। नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम और स्थिति का उल्लेख करना अनिवार्य है।
सिफारिश की:
रणनीतिक गठबंधन दो या दो से अधिक स्वतंत्र फर्मों के बीच कुछ व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सहयोग करने के लिए एक समझौता है। अंतर्राष्ट्रीय रणनीतिक गठबंधनों के रूप और उदाहरण
रणनीतिक गठबंधन दो या दो से अधिक पार्टियों के बीच एक समझौता है जो संगठनों की स्वतंत्रता को बनाए रखते हुए सहमत लक्ष्यों के एक सेट को प्राप्त करने के लिए है। वे कानूनी और कॉर्पोरेट साझेदारी से कम हो जाते हैं। कंपनियां एक गठबंधन बनाती हैं जब उनमें से प्रत्येक के पास एक या अधिक व्यावसायिक संपत्ति होती है और वे एक दूसरे के साथ व्यावसायिक अनुभव साझा कर सकते हैं
संगठनों के बीच आपसी समझौता: उदाहरण के साथ भरने के लिए एक समझौता, आवश्यक दस्तावेज, प्रपत्रों के रूप और नियम तैयार करना
व्यावसायिक संस्थाओं के बीच निपटान लेनदेन (ऑफसेट और निपटान) व्यावसायिक व्यवहार में काफी सामान्य हैं। इन कार्यों का परिणाम नागरिक संबंधों में प्रतिभागियों के पारस्परिक अधिकारों और दायित्वों की समाप्ति है
बातचीत की रणनीति। बातचीत की तैयारी
बातचीत की रणनीति क्या हैं? एक निश्चित स्थिति में किसे चुनना है? मुख्य रणनीतियों की विशेषताएं: आपसी नुकसान, सहयोग, समझौता, अनुकूलन, चोरी, प्रतिस्पर्धा, "जीत-हार"
एक गोपनीय बातचीत है गोपनीय बातचीत आयोजित करने की विशेषताएं
संचार क्या है इसके बारे में एक लेख। संचार के प्रकार और हावभाव, मुद्राएँ जिनसे आप वार्ताकार के इरादों का अनुमान लगा सकते हैं। कड़ी मेहनत के बारे में - विश्वास बनाएँ
लेखा नीति के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची: नमूना। लेखा नीति पर विनियमन
कार्यप्रवाह का उचित संगठन उद्यम, उसके विकास और वित्तीय सफलता की नींव है। न केवल इसके उत्पादन और आर्थिक संकेतक, बल्कि राज्य नियामक अधिकारियों के लिए वास्तविक जिम्मेदारी इस बात पर निर्भर करती है कि उद्यम का बुनियादी ढांचा कितना प्रभावी ढंग से बनाया गया है, और इसमें दस्तावेजों की आवाजाही का आयोजन किया जाता है।
