व्यवसाय पत्र कैसे लिखें: नियम और दिशानिर्देश

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी व्यवसाय का एक अनिवार्य गुण व्यापार पत्राचार है। प्रत्येक उद्यम के कर्मचारी आपूर्तिकर्ताओं और उपभोक्ताओं के साथ सहयोगियों और ग्राहकों के साथ संवाद करते हैं। सामान्य तौर पर, किसी भी कार्यालय की दैनिक दिनचर्या में निश्चित रूप से पत्राचार में भागीदारी शामिल होती है।

इस तथ्य के बावजूद कि उद्यमों और संगठनों में अधिकांश कर्मचारी हर दिन कई संदेश भेजते और प्राप्त करते हैं, हर कोई उन्हें बनाते समय स्थापित मानदंडों और नियमों का पालन नहीं करता है। यह पता चला है कि एक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से और सही ढंग से लिखना इतना आसान नहीं है। कई आवश्यकताएं और पैटर्न हैं जो दुनिया में लागू होते हैं और वर्कफ़्लो से संबंधित होते हैं। इनमें व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम, साथ ही डिजाइन के संबंध में मुख्य बिंदु शामिल हैं।

किसी तीसरे पक्ष के संगठन को या किसी पड़ोसी विभाग में सिर्फ एक सहयोगी को संदेश लिखते समय, आपको एक सख्त शैली का पालन करना चाहिए (दोस्ताना पत्राचार के अपवाद के साथ, जिसके लिए कोई नहीं हैसमान प्रतिबंध)। लेन-देन के महत्व या परीक्षण किए गए उत्पादों की खुशी का वर्णन करने के लिए भी भावनात्मक शब्दों का प्रयोग न करें। एक व्यावसायिक पत्र स्पष्ट, संक्षिप्त और उचित रूप से संयमित होना चाहिए।

संदेश प्राप्तकर्ता से शुरू होना चाहिए। यदि यह किसी तृतीय-पक्ष संगठन के कर्मचारी के लिए अभिप्रेत है, तो आपको निश्चित रूप से उसका नाम, प्राप्तकर्ता की स्थिति, साथ ही उसका पूरा नाम अवश्य बताना चाहिए। मामले में जब दस्तावेज़ कंपनी के भीतर रहता है, तो आद्याक्षर के साथ एक उपनाम पर्याप्त है (आप धारित पद को भी जोड़ सकते हैं)।

एक बाहरी संगठन को एक व्यावसायिक पत्र कंपनी के लेटरहेड पर होना चाहिए (चाहे वह इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा गया हो या कागज पर)। यदि यह अनुपस्थित है, तो आप केवल दस्तावेज़ के "हेडर" में प्रेषक के विवरण को इंगित कर सकते हैं।

इससे पहले कि आप पाठ का संकलन शुरू करें, आपको इसकी संरचना के बारे में सोचने की जरूरत है, लेखन के मुख्य बिंदुओं और लक्ष्यों की पहचान करें। इससे लेखन प्रक्रिया बहुत आसान हो जाएगी। पत्र एक हस्ताक्षर के साथ समाप्त होना चाहिए, जो न केवल प्रेषक का नाम, बल्कि स्थिति, साथ ही उस उद्यम का नाम भी इंगित करता है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है।

किसी संभावित क्लाइंट या पार्टनर को ऑफर भेजते समय अंत में आपको सहयोग के लिए कृतज्ञता व्यक्त करनी चाहिए और आगे के संयुक्त कार्य की आशा करनी चाहिए।

व्यापार पत्र व्यवहार में प्रयुक्त होने वाले नियमों के अतिरिक्त सिफारिशें भी हैं। उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित कोई भी दस्तावेज़ "प्रिय" शब्दों के साथ पूरे नाम से शुरू होना चाहिए, औरआद्याक्षर नहीं। अक्षरों में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, उदाहरण के लिए, "यूवी" लिखें। या पता करने वाले की स्थिति, उसके कार्य स्थान को कम करें।

अंतर्राष्ट्रीय दस्तावेज़ प्रवाह को सबसे कठिन माना जाता है, क्योंकि प्रत्येक राज्य में संचार की अपनी बारीकियां होती हैं, और जिस भाषा में आपको विदेशी भागीदारों के साथ संवाद करना होता है, वह हमेशा पत्र के लेखक के लिए स्पष्ट नहीं होता है, इसलिए आप अनुवादकों की सेवाओं का उपयोग करना होगा। ऐसे विशेषज्ञ की सेवाओं का सहारा लेने से पहले, यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि क्या वह अंग्रेजी में एक व्यावसायिक पत्र लिखना जानता है, या क्या हम एक साधारण शाब्दिक अनुवाद के बारे में बात कर रहे हैं। यदि विदेशी दस्तावेज़ प्रवाह को लगातार बनाए रखने की योजना है, तो एक ऐसे कर्मचारी को काम पर रखना बेहतर है जो एक विदेशी भाषा बोलता है जो उस पर एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए पर्याप्त है।

सामान्य तौर पर, कार्य की उपलब्धि कई मायनों में इस बात पर निर्भर करती है कि दस्तावेज़ कैसे तैयार किया गया है और इसे कैसे डिज़ाइन किया गया है। इसलिए संवाद करते समय व्यापार शिष्टाचार के महत्व को कभी कम मत समझो।