2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
संचार को आमतौर पर सूचना हस्तांतरण के विभिन्न रूपों के रूप में जाना जाता है। कारोबारी माहौल के लिए, यह लंबवत और क्षैतिज संचार के बीच अंतर करने के लिए प्रथागत है। उनमें से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं, प्रतिभागियों की बातचीत की विशिष्ट विशेषताएं हैं। यह लेख इसे और अधिक विस्तार से खोजेगा। आइए इस प्रकार के संचार के बीच मुख्य अंतर को उजागर करें।
यह क्या है?
सबसे पहले, मुख्य अवधारणा पर विचार करें। तो, संचार लोगों द्वारा उपयोग की जाने वाली सूचना हस्तांतरण की प्रक्रिया है। यह कई रूपों में प्रकट हो सकता है:
- स्पष्ट। यह बोली जाने वाली भाषा, पाठ या किसी प्रकार की ग्राफिक छवियों, दृश्यों आदि का उपयोग है।
- निहित। गैर-मौखिक इशारों, चेहरे के भाव, चेहरे के कुछ भावों के माध्यम से संचार।
व्यावसायिक संचार के मुख्य साधनों के लिए, वे निम्नलिखित हैं:
- बैठक।
- वीडियो कॉन्फ्रेंस।
- ईमेल।
- टेलीफोन पर बातचीत।
- मेमो का प्रसारण।
- व्यक्तिगतबातचीत.
- इंटरनेट तकनीकों का उपयोग करना (चैट, तत्काल संदेशवाहक)।
- रिपोर्ट प्रस्तुत करना।
निम्नलिखित संचार तत्वों को अलग करने की प्रथा है:
- प्रेषक। ये वे व्यक्ति हैं जो डेटा बनाते हैं, उसे एनकोड करते हैं और इस प्रक्रिया में अन्य प्रतिभागियों को ट्रांसफर करते हैं।
- संदेश। प्रेषक-विशिष्ट कोडित जानकारी।
- चैनल। यहाँ संचार के साधन विशिष्ट हैं, ऐसे वातावरण जिनमें सूचना का प्रसार किया जा सकता है।
- प्राप्तकर्ता। वह व्यक्ति जिसे सूचना भेजी गई थी। एक तत्व जो जानकारी की व्याख्या करता है।
आंतरिक और बाहरी समूह
संगठन में लंबवत और क्षैतिज संचार प्रकृति में उपश्रेणियां हैं।
व्यावसायिक संचार आम तौर पर बाहरी और आंतरिक में विभाजित होते हैं। उत्तरार्द्ध को संचार द्वारा दर्शाया जाता है जो सीधे संगठन के भीतर होता है, विशेष रूप से, व्यक्तिगत कर्मचारियों, विभागों, कार्यशालाओं, कंपनी के डिवीजनों के बीच। बाहरी संचार बाहरी संस्थाओं के साथ संचार है। वे ठेकेदार, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, सेवा संगठन, सरकारी एजेंसियों के प्रतिनिधि आदि हो सकते हैं।
बदले में, संगठन में आंतरिक संचार क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर, साथ ही संचार नेटवर्क द्वारा दर्शाया जाता है। लंबवत लोगों को आगे दो और श्रेणियों में बांटा गया है:
- रिवर्स (बॉटम-अप सिद्धांत)।
- पदानुक्रमित (ऊपर से नीचे का सिद्धांत)।
इनकी विशेषताएंप्रस्तुत किस्मों पर लेख में विस्तार से चर्चा की जाएगी।
क्षैतिज संचार
आपका क्या मतलब है? क्षैतिज संचार कंपनी में समान, समान स्थिति वाले कर्मचारियों के बीच आधिकारिक, व्यावसायिक जानकारी का आदान-प्रदान है। यहां संचार एक ही कार्यशाला, संभाग, शाखा के श्रमिकों और कार्यशालाओं और शाखाओं के समकक्ष विभागों के श्रमिकों के बीच प्रासंगिक हो सकता है।
क्षैतिज संचार उन प्रबंधकों के बीच संचार है जिनके पास समान योग्यताएं हैं, साथ ही समान श्रेणी वाले कर्मचारियों के बीच, समान पदों पर हैं, समान शक्तियों और जिम्मेदारियों का समूह है।
एक स्वस्थ, मैत्रीपूर्ण, आरामदायक कामकाजी माहौल बनाने के लिए सबसे पहले एक संगठन में क्षैतिज संचार आवश्यक है। यह एक पूर्ण, फलदायी व्यावसायिक संचार का संगठन है। क्षैतिज संचार की एक उचित रूप से व्यवस्थित प्रणाली आपको टीम के प्रत्येक सदस्य के काम के परिणामों के आधार पर सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देती है।
संभावित समस्याएं
इस तरह के व्यावसायिक संचार कुछ समस्याओं से प्रभावित हो सकते हैं। यहाँ मुख्य हैं जो प्रबंधन में क्षैतिज संचार की विशेषता हैं:
- पेशेवर शब्दजाल का उपयोग करना। यह नए काम पर रखे गए कर्मचारियों, दूसरे विभाग के कर्मचारियों के लिए समझ से बाहर हो सकता है।
- अपनी विशेष साइट के महत्व के बारे में विवाद, उनकी विशेष प्रकार की गतिविधि।
- व्यापार संचार को कम करनाघरेलू, व्यक्तिगत समस्याओं की चर्चा। अफवाहों के इस आधार पर उभरना, आपकी पीठ पीछे बातचीत, श्रम प्रक्रिया से विचलित करने वाली चर्चाएँ।
- पसंद, व्यक्तिगत नापसंद आदि की उपस्थिति के कारण व्यावसायिक संचार की प्रभावशीलता कम हो सकती है।
समस्या का समाधान
कंपनी में आंतरिक क्षैतिज संचार को ऐसी समस्याओं से बचाने के लिए, प्रबंधक को निम्न कार्य करने चाहिए:
- पेशेवर शर्तों को समझने के लिए अधीनस्थों, सहकर्मियों को सभी के लिए समझने योग्य भाषा में संवाद करने के लिए कहें।
- अपने अधीनस्थों के बीच संचार को विनियमित करें, उनके बीच विवादों और गलतफहमियों को बेअसर करें।
- अनौपचारिक बैठकों सहित आम बैठकें आयोजित करें, ताकि कर्मचारी एक दूसरे के साथ संवाद कर सकें।
ऊर्ध्वाधर प्रकार
क्षैतिज संचार एक ही संगठन के कर्मचारियों के बीच संचार, एक ही विभाग के कर्मचारियों के बीच व्यावसायिक संचार, समान पदों पर काबिज वर्कशॉप हैं। व्यावसायिक वातावरण में लंबवत संचार प्रबंधन और अधीनस्थों के बीच सूचना का हस्तांतरण है। इसमें निम्नलिखित रूप शामिल हैं:
- आदेश।
- सिफारिशें।
- आदेश।
यह बॉस की ओर से अपने मातहतों को भेजा जाता है। प्रबंधक के जवाब में कर्मचारी रिपोर्ट, संदेश, रिपोर्ट आदि भेजते हैं।
ऊर्ध्वाधर संचार दो प्रकारों में बांटा गया है:
- विभिन्न श्रेणीबद्ध स्तरों पर स्थित विभागों, संभागों, कार्यशालाओं के बीचकंपनी में।
- सीधे अधीनस्थों और नेतृत्व वाहिनी के बीच।
यहां सूचना का स्थानांतरण दो रूपों में उपलब्ध है - डाउनस्ट्रीम (पदानुक्रमित) और अपस्ट्रीम (रिवर्स)। आइए उनका विशेष रूप से परिचय कराते हैं।
ऊपर से नीचे का समूह
यहां पदानुक्रम के उच्च स्तर से निचले स्तर तक की जानकारी आएगी। यानी बॉस से लेकर उसके मातहत तक। इस समूह के भीतर, व्यावसायिक संचार के निम्नलिखित रूपों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:
- आदेश और आदेश। लक्ष्यों को प्राप्त करने, कार्यों को लागू करने, कुछ तकनीकों और विधियों को लागू करने के बारे में स्पष्टीकरण के साथ हो सकता है।
- दस्तावेज-अधीनस्थों के प्रयासों का आकलन।
- समर्थन और नियंत्रण।
- कर्मचारियों के लिए प्रोत्साहन।
पदानुक्रमित उपप्रकार मुद्दे
"टॉप-डाउन" प्रकार के व्यावसायिक संचार की समस्याएं (प्रबंधक का अपने अधीनस्थों के साथ संचार) में निम्नलिखित शामिल हैं:
- गलतफहमी। ऐसी स्थिति हो सकती है कि बॉस और कलाकार अलग-अलग भाषाएँ बोलते हैं - शाब्दिक और आलंकारिक रूप से। भले ही रूसी को संचार की भाषा के रूप में स्पष्ट रूप से चुना गया हो, पेशेवर प्रशिक्षण के विभिन्न स्तर अभी भी गलतफहमी के लिए जगह छोड़ देंगे। उदाहरण के लिए, यदि बॉस कम-कुशल कर्मियों के साथ संचार में पेशेवर, तकनीकी शब्दावली का दुरुपयोग करता है। एक अन्य उदाहरण: एक अंतरराष्ट्रीय कंपनी के प्रमुख को हमेशा उन कर्मचारियों के साथ एक आम भाषा नहीं मिल सकती है जो एक अलग राष्ट्रीय संस्कृति के प्रतिनिधि हैं।वे, एक विदेशी भाषा को जानते हुए भी, अपने मूल वक्ता के भाषण की ख़ासियत को नहीं समझ सकते हैं - वही संक्षिप्ताक्षर, शब्दजाल, शब्द खेल।
- जानकारी की मात्रा। प्रबंधक हमेशा आवश्यक जानकारी उचित मात्रा में नहीं भेजते हैं। कुछ स्थितियों में, आवश्यक जानकारी की कमी के कारण एक अधीनस्थ के लिए सौंपे गए कार्य को पूरा करना मुश्किल होता है। और अन्य मामलों में, कलाकार को निरर्थक, बेकार, अप्रासंगिक जानकारी का अध्ययन करने की आवश्यकता होती है।
बॉटम-अप ग्रुप
यह वह सूचना है जो अधीनस्थों से नेता को भेजी जाती है। निम्नलिखित रूप यहाँ विशिष्ट हैं:
- स्मारक।
- रिपोर्ट।
- किए गए कार्य के चरणों पर संदेश।
- सेवा कार्य को हल करने के दौरान अप्रत्याशित समस्याओं की घटना के बारे में रिपोर्ट।
- नवीन विचारों के साथ प्रस्ताव, उत्पादन में सुधार के तरीके, कंपनी में नई तकनीकों और गतिविधि के तरीकों को पेश करना।
इस तरह की प्रतिक्रिया प्रबंधकों के लिए खुद को आदेश देने से कम महत्वपूर्ण नहीं है। यह अधीनस्थों से है कि आप कंपनी में मामलों की स्थिति के बारे में नवीनतम जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। यह जानकारी हमें कली में कर्मचारियों के बढ़ते असंतोष की पहचान करने के लिए सामूहिक मनोदशा का आकलन करने की अनुमति देती है।
रिवर्स सबटाइप प्रॉब्लम
कलाकारों और प्रबंधन के बीच प्रतिक्रिया निम्नलिखित मुद्दों से प्रभावित हो सकती है:
- अधीनस्थ शायद ही कभी अपने प्रबंधन को नकारात्मक प्रतिक्रिया, शिकायतें भेजते हैं, यहां तक कि उन पहलुओं के बारे में जो काफी हैंगंभीर। वजह साफ है - नौकरी से निकाले जाने का डर.
- अक्सर, यहां तक कि कर्मचारियों द्वारा भेजी गई टिप्पणियों और सुझावों का भी उत्तर नहीं दिया जाता है। इसका कारण या तो प्रबंधक का अत्यधिक रोजगार है, या अपने स्वयं के कर्मचारियों के प्रति सम्मान की कमी है। वह मानते हैं कि उनके संदेशों को पार्स करना महत्वपूर्ण नहीं है। जवाब में, कार्यकर्ता आश्वस्त हैं कि इस तरह की प्रतिक्रिया बेकार है।
- प्रस्तुत की गई आलोचना अपने अंतिम गंतव्य तक बिल्कुल भी नहीं पहुंच सकती है। उदाहरण के लिए, उस स्थिति में जब कोई कर्मचारी अपने प्रत्यक्ष प्रबंधन के बारे में शिकायत के साथ सीईओ को एक पत्र भेजता है। अधीनस्थ बॉस ऐसी प्रतिक्रिया को रोक सकता है, क्योंकि इससे उसके लिए नकारात्मक परिणाम होंगे।
- अस्पष्ट विषयों के स्पष्टीकरण के लिए, अचानक उत्पन्न हुई समस्याओं को हल करने में मदद करने के लिए, ज्यादातर मामलों में, कर्मचारी प्रबंधकों के बजाय सहकर्मियों की ओर मुड़ना पसंद करते हैं। इसका कारण यह हो सकता है कि उन्हें पूर्ण, योग्य सहायता प्राप्त करने की आशा नहीं है, उन्हें डर है कि उन पर अक्षमता का आरोप लगाया जाएगा।
- अक्सर ऐसे कनेक्शन की असंभवता का एक क्षेत्रीय, भौगोलिक कारण होता है। कार्यालय जहां अधीनस्थ और कमांडिंग स्टाफ स्थित हैं, बस्ती के विभिन्न क्षेत्रों में और यहां तक कि विभिन्न शहरों, राज्यों में भी स्थित हो सकते हैं।
समस्याओं के समाधान के उपाय
उपरोक्त सभी समस्याओं का समाधान निम्न प्रकार से किया जा सकता है:
- अज्ञात मेल और ईमेल बॉक्स को परिभाषित करें जहां कर्मचारीगुप्त शिकायतें और सुझाव भेज सकेंगे।
- प्रबंधन से प्रतिक्रिया का उपयोग करने वाले कर्मचारियों को पुरस्कृत करने के लिए एक प्रणाली विकसित करें।
- सीधे कर्मचारी मार्गदर्शन के रूप में मध्यवर्ती बाधाओं के बिना एक साधारण कार्यकर्ता और एक उच्च पदस्थ बॉस के बीच संचार योजनाएँ बनाएँ।
- प्रतिक्रिया में किए गए उपायों पर रिपोर्ट करने की आवश्यकता के साथ अधीनस्थों से प्रबंधकों द्वारा प्राप्त सभी अपीलों के पंजीकरण का परिचय दें।
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