क्षैतिज लिंक: अवधारणा, प्रबंधन संरचना, लिंक के प्रकार और बातचीत

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रबंधन में आधुनिक प्रवृत्तियों में से एक क्षैतिज लिंक के प्रकार द्वारा प्रबंधन का संगठन है। इस तरह की संरचना को उच्चतम स्तर पर किए गए निर्णयों की संख्या में कमी, निचले स्तर के कर्मचारियों को व्यापक शक्तियों के प्रावधान की विशेषता है। नतीजतन, नए मुद्दों और स्थितियों के लिए प्रतिक्रिया समय बढ़ जाता है। हालांकि, ऐसी प्रणाली के नुकसान भी हैं। एक निश्चित कठिनाई पहल कर्मियों का चयन है जो स्वतंत्र रूप से समस्याओं को स्थापित करने और हल करने में सक्षम हैं।

सामान्य अवधारणा

किसी भी संगठन में कर्मचारियों और विभागों की गतिविधियों का समन्वय किया जाना चाहिए। उनके और प्रबंधन के बीच की बातचीत स्थिर लिंक के एक सेट को परिभाषित करती है जो एक अच्छी तरह से समन्वित तंत्र, भूमिकाओं और कार्यों का समन्वय प्रदान करती है। लिंक का सेट जो पदानुक्रम के समान स्तर पर होता है, प्रबंधन चरण का गठन करता है।

मुख्य प्रकार के कनेक्शन इस प्रकार हैं:

• क्षैतिज नियंत्रण लिंक। यह धारणाप्रबंधन इकाइयों या उद्यम के सदस्यों के समान स्तर के बीच संबंधों की विशेषता है।
• ऊर्ध्वाधर कनेक्शन। वे विभिन्न पदानुक्रमित स्तरों को जोड़ते हैं और शक्तियों के वितरण का निर्माण करते हैं। उनका मुख्य उद्देश्य प्रशासनिक (ऊपर से नीचे) और रिपोर्टिंग (नीचे-ऊपर) जानकारी का हस्तांतरण है। इस प्रकार का संबंध बड़े संगठनों के लिए विशिष्ट है। एक आदर्श संस्करण का एक उदाहरण सोवियत काल के दौरान राज्य प्रशासन प्रणाली है, जिसे संघवाद और एकतावाद के आधार पर बनाया गया है।

क्षैतिज और लंबवत प्रबंधन लिंक एकल कॉर्पोरेट वातावरण में परस्पर क्रिया करते हैं। पूर्व उत्तरार्द्ध को मजबूत करने में योगदान देता है और संगठन को बाहरी और आंतरिक परिवर्तनों के प्रति अधिक लचीला बनने में मदद करता है। ऊर्ध्वाधर कनेक्शन के कार्य क्षैतिज वाले के विभिन्न रूपों को व्यवस्थित करना, प्रशासनिक और रिपोर्टिंग जानकारी को स्थानांतरित करना और स्थिरता सुनिश्चित करना है।

कार्यात्मक और रैखिक लिंक

किसी संगठन में लंबवत और क्षैतिज लिंक रैखिक और कार्यात्मक हो सकते हैं। पहले प्रकार की विशेषता इस तथ्य से होती है कि किसी विभाग या संगठन का प्रमुख अधीनस्थों (ऊर्ध्वाधर पदानुक्रम) पर सीधा नियंत्रण रखता है। रैखिक नियंत्रण योजना के लाभ इस प्रकार हैं:

• कार्यों को निर्धारित करने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी की स्पष्टता और सरलता;
• त्वरित निर्णय लेना;
• कलाकारों के काम का तालमेल।

नुकसान में शामिल हैं:

• प्रबंधकीय औरप्रबंधक सूचना अधिभार;
• एक उच्च योग्य नेता की आवश्यकता;
• बाहरी परिस्थितियों में बदलाव के तहत प्रबंधकीय लचीलेपन की कमी।

किसी संगठन में कार्यात्मक ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज लिंक का निर्माण करते समय, सलाहकार स्तर पर प्रबंधकीय निर्णय किए जाते हैं। इस प्रकार के प्रबंधन को दर्शाने वाली सबसे सरल योजना दो-स्तरीय विभाजन है। इसे केवल छोटे व्यवसायों पर लागू किया जा सकता है। प्रत्येक संरचनात्मक इकाई (विपणन विभाग, इंजीनियरिंग सेवा, उत्पादन, वित्त और लेखा, कार्मिक प्रबंधन) के कार्यों और कार्यों की अपनी विशिष्ट श्रेणी होती है, और इसके विशेषज्ञ काम के एक संकीर्ण हिस्से के लिए जिम्मेदार होते हैं।

रैखिक-कार्यात्मक नियंत्रण

एक संयुक्त रैखिक-कार्यात्मक प्रबंधन योजना भी है जो रैखिक और कार्यात्मक संबंधों की विशेषताओं को जोड़ती है। विभागों से सूचना और निर्णयों को लाइन प्रबंधकों और व्यक्तिगत कलाकारों और सेवाओं के स्तर पर दोनों के माध्यम से संप्रेषित किया जाता है। इसके गुण हैं:

• प्रबंधन संरचना के भीतर पेशेवर विकास को बढ़ावा देना;
• कार्यात्मक प्रबंधकों की विशेषज्ञता के कारण उनकी क्षमता का उच्च स्तर;
• कार्मिक प्रबंधन, संसाधन, गुणवत्ता, उत्पादन और अन्य क्षेत्रों में काम की निरंतरता में सुधार;
• विभिन्न विभागों के कलाकारों के लिए दोहराए जाने वाले कार्यों की संख्या को कम करना।

ऐसे के नुकसान के लिएआरेखों का संदर्भ लें:

• संगठनात्मक संरचनाओं के बीच गुणवत्ता क्षैतिज लिंक की कमी;
• इकाइयों के बीच हितों और लक्ष्यों में अंतर का जोखिम;
• अतिरिक्त प्रबंधकीय मध्य प्रबंधकों को पेश करने की आवश्यकता है;
• औपचारिक प्रक्रियाओं और नियमों की उपस्थिति के कारण प्रशासनिक तंत्र के कर्मचारियों के बीच बातचीत का कम लचीलापन;
• नवाचार में कम रुचि।

ऐसी योजना का उपयोग छोटे और मध्यम आकार के संगठनों के भीतर तर्कसंगत है।

मंडल प्रबंधन योजना

बड़ी कंपनियों में, डिवीजनल दृष्टिकोण का तेजी से उपयोग किया जाता है - एक उत्पाद प्रबंधन संरचना जिसमें प्रत्येक डिवीजन विभिन्न बाजारों के लिए उन्मुख वस्तुओं या सेवाओं का उत्पादन करता है। प्रत्येक मंडल के भीतर कार्यात्मक सेवाएं और क्षैतिज लिंक की एक प्रणाली मौजूद है।

विभागीय संरचनाओं का प्रबंधन अतिरिक्त मध्यवर्ती स्तरों की सहायता से किया जाता है। ऊर्ध्वाधर पदानुक्रम की वृद्धि, एक ओर, कंपनी के प्रबंधन को रणनीतिक गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है, और दूसरी ओर, यह व्यक्तिगत डिवीजनों के लक्ष्यों के सामान्य लक्ष्यों का विरोध करने में मदद करती है। यदि सामग्री, वित्तीय, श्रम संसाधनों को उनके बीच केंद्रीय रूप से वितरित किया जाता है, तो हितों का टकराव उत्पन्न हो सकता है।

मुख्य विशेषताएं

क्षैतिज संबंध एक संरेखण की प्रकृति में हैं जो बढ़ावा देता हैउनके बीच उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए उद्यम संरचनाओं की उत्पादक बातचीत। वे कर्मचारियों के बीच आत्मनिर्भरता और पहल विकसित करने में मदद करते हैं। हालांकि, सभी लोग इन गुणों को प्रदर्शित करने के लिए तैयार नहीं हैं, इसलिए ऐसी प्रबंधन योजना के कार्यान्वयन के लिए कर्मियों के चयन में एक निश्चित समस्या है।

संगठन में क्षैतिज लिंक कर्मचारियों की विशेषज्ञता के स्तर को दर्शाते हैं और कार्यों को अलग करने के उद्देश्य से हैं। जितने अधिक प्रकार के कार्य के लिए विशेष ज्ञान और कौशल की आवश्यकता होती है, कनेक्शन की प्रणाली उतनी ही जटिल होती जाती है।

ऐसी प्रबंधन संरचना का वर्णन करते समय, निम्नलिखित अवधारणाओं का भी उपयोग किया जाता है:

• नियंत्रण की अवधि - अधीनस्थों की संख्या जिन्हें एक ही प्रबंधक को रिपोर्ट करना चाहिए।
• कार्यकरण शीर्ष, मध्य और निचले प्रबंधकों के बीच की बातचीत है।
• श्रम का भौगोलिक विभाजन। यदि संगठन में क्षेत्रीय विभाजन हैं, तो यह ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज संबंधों की संरचना को बहुत जटिल करता है। क्रियाओं का समन्वय और उनका नियंत्रण भी कठिन होता है।

क्षैतिज कनेक्शन एक प्रकार के प्रेरक संसाधन के रूप में कार्य करते हैं। संगठन के सभी कर्मचारियों के लिए ऊर्ध्वाधर कैरियर विकास सुनिश्चित करना असंभव है। आधुनिक प्रबंधन प्रणाली में क्षैतिज लिंक का कार्य कर्मचारी को इकाई के भीतर और अधिक कर्तव्यों का पालन करने और उच्चतम स्तर पर करने के लिए प्रोत्साहित करना है। नतीजतन, वह कैरियर की सीढ़ी को पदानुक्रम में अगले चरण तक ले जा सकता है।

क्षैतिज कड़ियों के बीच अंतर यह है कि वेसटीक रूप से औपचारिक रूप देना असंभव है, अर्थात् संबंधों के नियमों, कार्यों और भूमिकाओं के वितरण का वर्णन करना, क्योंकि वे विभागों और कर्मचारियों के बीच उत्पन्न होते हैं जो सीधे अधीनस्थ नहीं होते हैं। ज्यादातर मामलों में, ये कनेक्शन अनौपचारिक प्रक्रियाओं के माध्यम से बनाए जाते हैं जो समग्र, औपचारिक संरचना को बढ़ाते हैं।

मूल आकार

संगठन की प्रबंधन संरचना में क्षैतिज कनेक्शन के सबसे सामान्य रूप हैं:

• विभागों के प्रमुखों के बीच सीधा संपर्क;
• कर्मचारियों का क्षैतिज संक्रमण;
• किसी विशिष्ट समस्या को हल करने या किसी परियोजना को लागू करने के लिए अस्थायी समूहों का गठन;
• आवर्ती मुद्दों के समाधान के लिए स्थायी समूहों की स्थापना;
• क्षैतिज प्रक्रियाओं के एकीकरण और प्रबंधन के लिए अतिरिक्त संरचनाओं का निर्माण;
• कार्यात्मक प्रबंधन संरचना में जिम्मेदारी की दोहरी प्रणाली का परिचय। परियोजना प्रबंधक उन विशेषज्ञों के साथ काम करता है जो सीधे उसके अधीनस्थ नहीं होते हैं। जिम्मेदारी उन महत्वपूर्ण बिंदुओं तक फैली हुई है जिन्हें एक विशिष्ट कार्यक्रम के अनुसार पूरा किया जाना चाहिए।

कार्यकारियों का सीधा संपर्क

नेताओं के बीच सीधे संपर्क का एक उदाहरण निम्नलिखित स्थिति हो सकती है। खरीद विभाग ने योजना को पूरा किया। एक अन्य कार्यशाला, एक यांत्रिक असेंबली कार्यशाला, वर्तमान में एक बड़े भार के कारण इतनी मात्रा में रिक्त स्थान का सामना करने में असमर्थ है। सीधे संपर्क के माध्यम सेइन दो संरचनाओं के प्रमुख उद्यम के निदेशक को शामिल किए बिना इस समस्या को आपस में हल करते हैं (खरीद कार्यशाला में या मध्यवर्ती गोदाम में एक गोदाम बैकलॉग बनाना)।

संगठन की प्रबंधन संरचना में क्षैतिज लिंक का यह रूप सबसे सरल और कम खर्चीला है। इस दृष्टिकोण के साथ, वरिष्ठ प्रबंधन अधिक जटिल, रणनीतिक समस्याओं को हल करने पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। हालाँकि, ऐसे मामले भी हो सकते हैं जहाँ दो नेताओं का निर्णय कंपनी के सामान्य हित में न हो। उदाहरण के लिए, ऊपर चर्चा की गई स्थिति में, यह उत्पादन की लय का उल्लंघन है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि एक स्पष्ट संचार लिंक स्थापित किया जाए।

कर्मचारी संक्रमण

विभागों के बीच कर्मचारियों का क्षैतिज संक्रमण ऊपर चर्चा किए गए की तुलना में अधिक "विदेशी" रूप है। यह योजना आमतौर पर कर्मचारियों के व्यावसायिक विकास के हिस्से के रूप में लागू की जाती है।

इस तरह के बदलाव न केवल पेशेवर अनुभव के संचय और नए ज्ञान और कौशल के अधिग्रहण में योगदान करते हैं, बल्कि कर्मचारियों के बीच अनौपचारिक संचार के विकास में भी योगदान देते हैं, जो संगठन में क्षैतिज संबंधों को मजबूत करने में मदद करता है। जो मुद्दे उत्पन्न हुए हैं, वे अक्सर मौखिक संपर्क के माध्यम से हल किए जाते हैं, न कि संचार के लिखित रूप (मेमो और अन्य प्रकार के आधिकारिक पत्र) के माध्यम से। इस तरह के बदलाव अधिक बार करने की सिफारिश की जाती है, क्योंकि कर्मचारियों द्वारा प्राप्त जानकारी समय के साथ पुरानी हो जाती है।

लक्षित समूह

लक्ष्य समूह उन मामलों में बनाए जाते हैं जहां प्रावधान की आवश्यकता होती हैबड़ी संख्या में इकाइयों के बीच संगठनात्मक संरचना में क्षैतिज लिंक। इस मामले में, प्रत्यक्ष संपर्क व्यावहारिक रूप से लागू नहीं होते हैं। ऐसी समस्याओं के लिए आमतौर पर एक उच्च स्तरीय समाधान और विभिन्न विभागों और यहां तक कि प्रभागों के विशेषज्ञों के प्रयासों के एकीकरण की आवश्यकता होती है।

लक्षित समूह में भागीदारी का रूप भिन्न हो सकता है: पूरे कार्य दिवस के दौरान रोजगार, उसका कुछ हिस्सा या केवल परामर्श सहायता के रूप में। कार्य को हल करने और समूह को भंग करने के बाद, इसके सदस्य अपने पिछले कार्य कर्तव्यों पर लौट आते हैं। उनके कार्य के समन्वय के लिए विनियम और कार्य योजना विकसित की जा रही है।

स्थायी टीमें

यदि बातचीत के पिछले रूप अप्रभावी हो जाते हैं, तो स्थायी समूह बनाए जाते हैं, जिसका उद्देश्य अक्सर उत्पन्न होने वाले मुद्दों को हल करना होता है। उन पर अलग-अलग अंतराल पर चर्चा की जा सकती है - हर दिन या सप्ताह में एक बार।

विभिन्न प्रबंधकीय स्तरों पर टीमों का आयोजन किया जा सकता है। इसके सदस्य प्रमुख विशेषज्ञ और विभागों के प्रमुख दोनों हो सकते हैं। कार्यों की विविधता जितनी अधिक होगी, टीम के पास उतना ही अधिक अधिकार होगा और इसमें प्रबंधन के स्तर उतने ही अधिक होंगे। परियोजना में एक स्थायी समूह की संरचना का औपचारिक विवरण हो सकता है।

समूहों और रिश्तों की प्रभावशीलता के लिए शर्तें

संगठनों के प्रबंधन में, अस्थायी और स्थायी समूहों की प्रभावशीलता के लिए निम्नलिखित शर्तें प्रतिष्ठित हैं:

• कर्मचारियों की प्रेरणा। समूह को सौंपी गई समस्याओं का समाधानकर्मचारियों द्वारा एक अतिरिक्त बोझ के रूप में माना जाता है। इसलिए, यह आवश्यक है कि या तो उन्हें उनके पूर्व कार्यों से मुक्त कर दिया जाए, या प्रोत्साहन की एक प्रणाली विकसित की जाए। अनुभव से पता चलता है कि नियमित कर्तव्यों के आंशिक निष्कासन का अधिक प्रभाव पड़ता है, क्योंकि यह उस विभाग से संपर्क नहीं खोता है जिसमें कर्मचारी काम करता है।
• लाइन प्रबंधकों की पहचान जो समस्या समाधान के लिए जिम्मेदार होने चाहिए।
• सूचना समर्थन। सभी इच्छुक इकाइयों को कार्यों के कार्यान्वयन में भागीदारी लेनी चाहिए।
• समूह के सदस्यों को काम में अन्य विशेषज्ञों को शामिल करने में सक्षम होने के लिए आवश्यक शक्तियां देना।
• संगठन के प्रबंधन में श्रेणीबद्ध स्थिति के आधार पर टीम के सदस्यों का तर्कसंगत चयन। यदि आधिकारिक पद में बड़े अंतर के कारण उनके बीच कोई बाधा आती है, तो समूह का कार्य निष्प्रभावी हो जाएगा।
• क्षैतिज और लंबवत लिंक का संयोजन। क्षैतिज प्रक्रियाओं का उपयोग अक्सर दिन-प्रतिदिन की समस्याओं को हल करने के लिए किया जाता है, जबकि ऊर्ध्वाधर प्रक्रियाओं का उपयोग अक्सर रणनीतिक प्रक्रियाओं के लिए किया जाता है।
• संघर्ष समाधान में अनुभव। समूह में निर्णय लेते समय अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब विभिन्न विभागों के हित टकराते हैं। इस मामले में, वैकल्पिक विकल्प प्राप्त करने के लिए सूचनाओं का उत्पादक आदान-प्रदान होना चाहिए।