व्यावसायिक पत्रों की सामग्री और प्रकार

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

व्यापार पत्र विभिन्न संगठनों के प्रतिनिधियों के बीच व्यापार जगत में संचार के सबसे महत्वपूर्ण साधनों में से एक है। यह एक सख्त, सटीक, औपचारिक शैली की विशेषता है।

बिजनेस लेटर

अब, इंटरनेट के युग में, व्यावसायिक पत्राचार का महत्व कम नहीं हुआ है, बल्कि केवल मीडिया को बदल दिया है - कागज से इलेक्ट्रॉनिक तक - और तेज हो गया है। इसलिए, प्रत्येक कर्मचारी, नौकरी चाहने वाले के साथ-साथ नेतृत्व की स्थिति में लोगों के लिए, विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्रों को सही ढंग से लिखने में सक्षम होना अत्यंत महत्वपूर्ण है।

इसके अलावा, यह आंशिक रूप से उन्हें एक पेशेवर के रूप में चित्रित करता है, जिससे उनके करियर के अवसरों का विस्तार होता है। इसलिए, किसी भी व्यक्ति के लिए जो अपने करियर के प्रति उदासीन नहीं है, व्यापार पत्राचार के संचालन के नियमों को जानना और इसके विभिन्न प्रकारों को ध्यान में रखना बहुत महत्वपूर्ण है। और व्यावसायिक पत्रों की सामग्री, साथ ही उनकी गुणवत्ता, संवाददाता की व्यावसायिकता पर निर्भर करेगी।

व्यापार पत्राचार की सहायता से मुद्दों को सुलझाया जाता है, प्रस्तुत किया जाता हैदावों, अनुबंधों पर चर्चा की जाती है, क़ीमती सामान और दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखा जाता है।

बिजनेस स्टाइल

व्यावसायिक पत्रों की शैली सटीक होनी चाहिए और शब्दों की भिन्न व्याख्या की अनुमति नहीं होनी चाहिए। सख्त आधिकारिक अधीनता होनी चाहिए, भले ही यह किसी मित्र को पत्र हो। शाब्दिक टिकटों की पुनरावृत्ति (सीमित मात्रा में) की अनुमति है, और यहां तक कि स्वागत भी किया जाता है। एक नियम के रूप में, विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्र व्यावसायिक विषयों तक सीमित कई मुद्दों को कवर करते हैं। टोन का उपयोग केवल तटस्थ है, व्यक्तिगत आकलन और अनुचित भावनात्मकता की अनुमति नहीं देता है।

व्यापार पत्राचार हमेशा आधिकारिक होता है, इसे अक्सर पंजीकृत और दर्ज किया जाता है।

अक्षरों के प्रकार

व्यवसाय का विकास, सूचना प्रौद्योगिकी व्यवसाय लेखन और उसके प्रकारों को प्रभावित करती है, जिससे वह नए रूप धारण करने के लिए मजबूर हो जाता है। आज तक, निम्नलिखित प्रकार के अक्षर प्रतिष्ठित हैं:

1. वाणिज्यिक और व्यावसायिक विषय। व्यापार की मदद से आर्थिक, संगठनात्मक, कानूनी मुद्दों को हल करें। इन संदेशों की मात्रा कुछ पंक्तियों से लेकर कई पृष्ठों तक है। वाणिज्यिक सेवाओं या वस्तुओं और आपूर्ति को बेचने की समस्याओं का समाधान करते हैं। ये अनुरोध, ऑफ़र, शिकायतें हैं।
2. पत्र जिसमें प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है (जैसे अनुरोध, अपील, अनुरोध, शिकायत, सुझाव) और आवश्यक नहीं (इसमें पहले से वर्णित घटनाएं और तथ्य शामिल हैं - रसीदों, पुष्टिकरणों के बराबर)।
3. ऐसे हैं



स्प्रूस अक्षर: नियमित और वृत्ताकार - एक प्रेषक औरकई निम्न-रैंकिंग प्राप्तकर्ता।

4. पत्राचार को मानक माना जाता है, जिसमें दस्तावेजों, नमूनों के तैयार रूप होते हैं। इस प्रकार प्रस्तुत किए जाने वाले व्यावसायिक पत्रों के प्रकारों को विनियमित कहा जाता है। यदि प्रेषक स्वयं से कोई संदेश लिखता है, तो वह अनियमित है।
5. जब कोई पत्र एक विषय को प्रकट करता है, तो उसे एकल-पहलू कहा जाता है, यदि कई - बहु-पहलू।
6. व्यावसायिक पत्रों के प्रकारों को अलग-अलग रखें जो प्राप्तकर्ता के लिए व्यक्तिगत जानकारी को दर्शाते हैं: बधाई, धन्यवाद, संवेदना, सिफारिशें, संगत।

व्यापार पत्र की सामग्री

1. अपील को ध्यान आकर्षित करने, रुचि को आकर्षित करने, संपर्क के स्तर को स्थापित करने के लिए बनाया गया है। अपील स्थिति, अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक या सामान्यीकृत द्वारा हो सकती है।
2. पत्र के सार का परिचय, पत्र के उद्देश्य या कारण को स्पष्ट करना, जिसमें विवरण, लिंक, धन्यवाद, बधाई, दावे आदि शामिल हैं।
3. मुख्य भाग (कोई व्यावसायिक पत्राचार होना चाहिए)। विभिन्न उद्देश्यों के लिए व्यावसायिक पत्रों के प्रकारों में मुख्य जानकारी, प्रस्ताव, आवश्यकताएं, निमंत्रण, अनुरोध, आदेश शामिल हैं। इसमें तर्क, कड़ाई से कालानुक्रमिक बयान, समस्या विश्लेषण, संरचित लाभ या संभावित नुकसान शामिल हैं।
4. सभी प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में निष्कर्ष होना चाहिए, जिसमें निष्कर्ष, प्रस्ताव, समझौते, इनकार, चेतावनियां शामिल हों। उदाहरण के लिए, जैसे: याद दिलाना, पेशकश करना, पूछना, चेतावनी देना।
5. मानक समापन वाक्यांश,आगे सहयोग, समय सीमा, संभावित इनकार के लिए स्थापित करने के लिए डिज़ाइन किया गया। साथ ही, अंतिम अपील सामाजिक मूल्यों और प्राथमिकताओं की व्यवस्था के अधीन है।

पत्र लिखने के लिए सुझाव

1. पत्र साक्षर और पढ़ने में आसान होना चाहिए, शब्दों का ढेर न लगाएं और शाब्दिक इकाइयों का उपयोग न करें, जिसका सटीक अर्थ ज्ञात नहीं है।

2. सभी प्रकार के व्यावसायिक पत्र बहुत बड़े नहीं होने चाहिए, जानकारी को जितना संभव हो उतना कम और संरचित करना बेहतर है।

3. पढ़ने की प्रक्रिया में, प्राप्तकर्ता को सम्मान, पत्र की व्यक्तित्व, विषय का स्वामित्व, लेखक का सकारात्मक प्रभाव महसूस करना चाहिए।

4. समय, नियम, संपर्क की शर्तों और अनुबंधों पर समझौतों को स्थापित करने के लिए लिखने की प्रक्रिया में यह महत्वपूर्ण है। यह विकल्पों या प्रमुख प्रश्नों की सूची के रूप में किया जा सकता है।

5. पत्र का एक कुशल और पेशेवर, परोपकारी स्वर प्राप्तकर्ता को सकारात्मक और त्वरित प्रतिक्रिया के लिए तैयार करता है।

एक सफल व्यवसाय के घटकों में से एक व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का अनुपालन है, जो संगठनों के सभी दस्तावेज़ीकरण का कम से कम 80% बनाता है। सभी मानदंडों का कड़ाई से पालन व्यावसायिक पत्रों के कानूनी मूल्य पर जोर देता है और व्यावसायिक लक्ष्यों की तीव्र उपलब्धि सुनिश्चित करता है।