कार्यालय प्रशासक नौकरी विवरण: कर्तव्य, कार्य और अधिकार

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

ज्यादातर सार्वजनिक स्थानों पर, दहलीज पार करते ही आप सबसे पहले रिसेप्शनिस्ट से मिलते हैं। इन विशेषज्ञों को होटल, ब्यूटी सैलून, रेस्तरां और निश्चित रूप से कार्यालय संस्थानों द्वारा काम पर रखा जाता है। उनके पास मेहमानों और भागीदारों के साथ संवाद करने से लेकर दस्तावेज़ीकरण संसाधित करने तक कई ज़िम्मेदारियाँ हैं।

विशेषताएं

यह कहने योग्य है कि प्रशासक एक बहुत ही बहुमुखी पेशा है, जिसमें बहुमुखी कर्तव्य शामिल हो सकते हैं। नौसिखियों के लिए लाभ यह है कि इसके लिए किसी विशेष क्षेत्र में गहन ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती है।

संभावित नियोक्ता व्यक्तिगत गुणों पर अधिक ध्यान देते हैं। एक कार्यालय प्रशासक की स्थिति के लिए एक संभावित उम्मीदवार मध्यम रूप से मिलनसार होना चाहिए, विभिन्न लोगों के साथ संपर्क स्थापित करने में सक्षम होना चाहिए, और अपने विचारों को सही ढंग से व्यक्त करना चाहिए। चुने हुए क्षेत्र में रुचि होने से भी लाभ होगा।गतिविधियों और तनाव से निपटने की क्षमता। बाद की गुणवत्ता निश्चित रूप से भविष्य के प्रशासक के काम आएगी। उसे बड़ी संख्या में आगंतुकों के साथ संवाद करना होगा, जिनके बीच संघर्ष निश्चित रूप से सामने आएंगे। हालाँकि, ऐसी स्थितियों में भी, व्यवस्थापक को विनम्र बने रहने में सक्षम होना चाहिए।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कंपनी की भर्ती नीति के आधार पर, उच्च शिक्षा, कार्यालय उपकरण के साथ काम करने की क्षमता आदि की आवश्यकता हो सकती है।

इस पद के लिए कार्यसूची आमतौर पर प्रतिष्ठान के खुलने के समय से निर्धारित होती है, क्योंकि यह प्रशासक होता है जो इसे सुबह खोलता है और शाम को इसे बंद कर देता है। हालांकि, कर्मचारियों के लिए चौबीसों घंटे काम करते समय, एक शिफ्ट शेड्यूल तैयार किया जाता है। एक नियम के रूप में, कार्यालय इस मोड में काम नहीं करते हैं।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि प्रशासक और कार्यालय प्रबंधक अलग-अलग पेशे हैं। कार्यालय प्रबंधक वास्तव में अन्य कर्मचारियों की देखरेख करता है। प्रशासक, उसके विपरीत, यह कार्य नहीं करता है। जरूरत पड़ने पर कार्यालय के अन्य कर्मचारियों के साथ बातचीत करते हुए वह केवल अपना कार्य स्वयं करता है।

मुख्य जिम्मेदारियां

कार्यस्थल पर होने के कारण एक कार्यालय प्रशासक को काफी संख्या में ऐसे कार्य करने होते हैं जो प्रबंधन उसे सौंपता है। आइए उन्हें संक्षेप में सूचीबद्ध करें।

• टेलीफोन कॉलों का स्वागत और बाद में वितरण। बातचीत के दौरान, व्यवस्थापक को जानकारी दर्ज करनी चाहिए और इसे कर्मचारियों को हस्तांतरित करना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो कॉल करना चाहिएदूसरे विभाग में रीडायरेक्ट करें।
• एक कार्यालय प्रशासक के कर्तव्यों में एक क्लॉज शामिल होता है जिसमें एक कर्मचारी को संभावित ग्राहकों को प्रारंभिक सलाह प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
• इनकमिंग के साथ-साथ आउटगोइंग दस्तावेज़ों को संसाधित करने की आवश्यकता।
• विशेष पोर्टलों और भर्ती एजेंसियों पर नौकरी के विज्ञापन पोस्ट करना। साथ ही, कार्यालय प्रशासक के कर्तव्यों में संभावित उम्मीदवारों के साथ प्रारंभिक साक्षात्कार आयोजित करना शामिल है।
• कार्यालय उपकरण के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक स्टेशनरी और उपभोग्य सामग्रियों की खरीद।

ऊपर सूचीबद्ध कर्तव्यों के अलावा, कार्यालय प्रशासक वास्तव में लगातार लोगों के साथ बातचीत करता है। ये दोनों संभावित ग्राहक और कंपनी के मौजूदा कर्मचारी हैं। यह वह विशेषज्ञ है जो कर्मचारियों को शेड्यूल करने के लिए ज़िम्मेदार है।

अधिकार

कर्तव्यों के विपरीत अधिकारों की संख्या बहुत कम है। तो, कार्यालय व्यवस्थापक निर्देश क्या करता है?

• कंपनी की ओर से अधिनियम, अन्य उद्यमों के साथ बातचीत में अपने हितों का प्रतिनिधित्व करना।
• असाइन किए गए प्राधिकरण के भीतर अन्य कर्मचारियों के साथ बातचीत करने के लिए।
• संगठन के प्रदर्शन में सुधार के लिए विचार के लिए प्रस्ताव बनाएं।

कार्यालय व्यवस्थापक कार्य

कार्यस्थल पर होने के कारण इस विशेषज्ञ को चाहिएउसे सौंपे गए कार्यों की एक बड़ी संख्या को पूरा करें:

• कार्यालय की तैयारी।
• आदेश बनाए रखें।
• आगंतुकों को सेवा देना।
• टेलीफोन सेवा।

वास्तव में, कार्यों की संख्या अधिक हो सकती है। यह किसी विशेष संस्थान में कार्यालय प्रशासक की नौकरी की जिम्मेदारियों की सूची पर निर्भर करता है।

कार्यालय की तैयारी

एक नियम के रूप में, सौंपे गए कार्यों की पूर्ति एक नए कार्य दिवस की तैयारी के साथ शुरू होती है। अपने कार्यस्थल पर पहुंचकर, प्रशासक कार्यालय उपकरण के काम, उपभोग्य सामग्रियों और स्टेशनरी की उपलब्धता की जांच करता है। इसके बाद, विशेषज्ञ को आगंतुकों की सूची से खुद को परिचित करना चाहिए और उनकी बैठक के लिए स्थितियां बनाना चाहिए।

आदेश बनाए रखना

कार्यालय में व्यवस्था बनाए रखने के लिए प्रशासक को सीधे सफाई और अन्य गतिविधियों में शामिल नहीं होना चाहिए। हालांकि, उनके कर्तव्यों के बीच रखरखाव कर्मियों के काम के समन्वय की आवश्यकता है। उसे सफाई का समय निर्धारित करना होगा, साथ ही उसकी अवधि भी बतानी होगी।

ग्राहक सेवा

प्रशासक के कर्तव्यों में आगंतुकों के साथ यात्रा के समय के बारे में बातचीत करना, उन्हें प्रमुख के साथ समन्वय करना शामिल है। यात्राओं का कार्यक्रम इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए कि कोई ओवरलैप न हो और किसी को प्रतीक्षा करने में समय बर्बाद न करना पड़े। इसके अलावा, व्यवस्थापक को आगंतुकों से मिलना चाहिए। यह वह है जो पहले बनाता हैछाप।

टेलीफोन सेवा

यह कार्य प्रबंधक को बातचीत से मुक्त करने और उसे कार्यप्रवाह से विचलित न करने के लिए प्रशासक को सौंपा गया है। एक कर्मचारी कुछ मुद्दों को स्वयं हल कर सकता है या प्रबंधक के कार्यक्रम के अनुसार एक आगंतुक के लिए नियुक्ति कर सकता है। इन कार्यों को करते समय, कर्मचारी को निश्चित रूप से गोपनीयता बनाए रखनी चाहिए, बाहरी लोगों को उसके पास उपलब्ध जानकारी का खुलासा नहीं करना चाहिए।

नमूना

कार्यालय व्यवस्थापक नौकरी विवरण में किसी विशेष संगठन की आवश्यकताओं के आधार पर विभिन्न मदों को शामिल किया जा सकता है। हालांकि, नियमानुसार इसमें मानक शर्तें निर्धारित की जाएंगी, जिन्हें एक मॉडल के रूप में लिया जाता है।

• सामान्य प्रावधान।
• योग्यता आवश्यकताएँ। एक नियम के रूप में, एक संभावित प्रशासक के लिए एक माध्यमिक विशेष शिक्षा पर्याप्त है। अनुभव निश्चित रूप से एक संपत्ति होगी।
• जिम्मेदारी। इस मद के बिना कोई भी कार्य विवरण पूरा नहीं होता है।
• अधिकार। उदाहरण के लिए, व्यवस्थापक को उद्यम की गतिविधियों में सुधार के लिए प्रस्ताव बनाने का अधिकार है।
• अतिरिक्त प्रावधान जिनमें वे आइटम शामिल हो सकते हैं जो अन्य अनुभागों में शामिल नहीं हैं।

नए कर्मचारी को समीक्षा के लिए नौकरी का विवरण प्रदान करने की प्रथा है, इस तथ्य की पुष्टि उसे अपने स्वयं के हस्ताक्षर से करनी होगी।

कार्यस्थल

कार्यालय के प्रशासक के लिए श्रम सुरक्षा पर निर्देश काम करने की स्थिति के लिए कुछ आवश्यकताएं बनाता है। उदाहरण के लिए, कार्यस्थल इस तरह से स्थित होना चाहिए कि कर्मचारी आरामदायक होअपने स्वयं के कर्तव्यों का पालन करें। एक नियम के रूप में, यह प्रबंधक के कार्यालय के बगल में स्थित है और आपको अन्य कर्मचारियों की निगरानी करने की अनुमति देता है।

आपको यह समझने की आवश्यकता है कि कर्तव्यों का पालन करते समय, प्रशासक के साथ-साथ अन्य कर्मचारियों को अक्सर कार्यालय उपकरण का उपयोग करना पड़ता है। इसलिए इसे इस तरह से रखा जाना चाहिए कि यह अल्पकालिक उपयोग के लिए उपलब्ध हो।

एक महत्वपूर्ण कार्य जो प्रशासक के नौकरी विवरण में स्पष्ट रूप से नहीं लिखा गया है, वह तत्काल पर्यवेक्षक और अधीनस्थों के बीच एक कड़ी के रूप में कार्य करना है। इसलिए, कर्मचारी को एक अनुकूल वातावरण बनाने और अन्य विशेषज्ञों के साथ संपर्क स्थापित करने का प्रयास करना चाहिए। न केवल नेता के निर्देशों को सही ढंग से बताना महत्वपूर्ण है, बल्कि उनके कार्यान्वयन की सटीकता को नियंत्रित करने में सक्षम होना भी महत्वपूर्ण है।

इस कारण इस पद पर सफलता प्राप्त करने के लिए दूसरों से जुड़ने की क्षमता एक महत्वपूर्ण कारक बन जाती है। यह नेताओं और अधीनस्थों दोनों पर लागू होता है। व्यक्तिगत गुणों के लिए, संगठन और तनाव प्रतिरोध को काफी महत्वपूर्ण माना जाता है, जो आपको अन्य कर्मचारियों को प्रबंधित करने और संघर्ष करने वाले आगंतुकों से निपटने के दौरान भी शांत रहने की अनुमति देता है।