सचिव के क्या कर्तव्य होते हैं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

एक सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि वह वास्तव में कौन है। आखिरकार, इस स्थिति को कई कोणों से देखा जा सकता है। ज्ञात, उदाहरण के लिए, एक कार्यालय कर्मचारी के रूप में सचिव-संदर्भ, एक निश्चित संगठन के प्रमुख (प्रमुख) के रूप में महासचिव, एक सिविल सेवक के रूप में राज्य के सचिव, एक राजनयिक व्यक्ति के रूप में सचिव, प्रमुख के सचिव के रूप में जाना जाता है। एक कर्मचारी और अन्य विकल्पों के रूप में। सबसे अधिक बार, इस स्थिति का उल्लेख करते समय, उनका मतलब एक कर्मचारी से होता है जो उद्यम के निदेशक और इसके संरचनात्मक प्रभागों के व्यक्तिगत प्रमुखों दोनों के कार्यों (कार्यों) को करता है। यह पता चला है कि इस मामले में सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों को संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करने के लिए एक बार के कार्य के निष्पादन के लिए कम कर दिया गया है।

सचिव को क्या जानना चाहिए और क्या करना चाहिए

रोजाना सचिव को निम्नलिखित कार्य करने चाहिए:

1. प्रबंधक को हस्तांतरित करने के लिए अधीनस्थों से जानकारी स्वीकार करें।
2. मुखिया के टेलीफोन संचार की व्यवस्था करें। उनकी अनुपस्थिति मेंजानकारी प्राप्त करें और फिर इसे निर्देशक के ध्यान में लाएं।
3. टेलीफोन संदेशों को प्राप्त करें और उनका रिकॉर्ड रखें।
4. सिर के सामान्य काम के लिए स्थितियां बनाएं: स्टेशनरी और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता की निगरानी करें।
5. उत्पादन बैठकों और बैठकों के आयोजन में सहायता करें। प्रतिभागियों को कार्यक्रम की तिथि, स्थान और समय के बारे में सूचित करें। आवश्यक सामग्री एकत्र करें, उपस्थित लोगों की उपस्थिति सुनिश्चित करें और बैठक का कार्यवृत्त लें।
6. उद्यम में कार्यालय का कार्य करना। ऐसा करने के लिए, सचिव को आने वाले पत्राचार को प्राप्त करना चाहिए, व्यवस्थित करना चाहिए और इसे प्रबंधन को विचार के लिए प्रस्तुत करना चाहिए। फिर, लगाए गए वीज़ा के आधार पर, हस्ताक्षर के विरुद्ध दस्तावेज़ों को कलाकारों को हस्तांतरित करें। सचिव के कर्तव्यों में उनके निष्पादन की प्रगति, समय और परिणामों पर नियंत्रण भी शामिल है।
7. दस्तावेजों की छपाई और पुनरुत्पादन करें।
8. कंपनी के प्रमुख के लिए आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करें और यदि संभव हो तो मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए स्थितियां बनाएं।

सचिव के इन साधारण से काम करने वाले कर्तव्यों को निभाने के लिए, एक कर्मचारी को पता होना चाहिए:

• उद्यम और उसके संरचनात्मक प्रभागों के प्रबंधन की संपूर्ण संरचना;
• चार्टर, कर्मचारी और उद्यम की संरचना, इसकी रूपरेखा, विकास की संभावनाएं और विशेषज्ञता;
• उचित रिकॉर्ड रखने के लिए मानक दस्तावेज;
• कार्यालय उपकरण और संचार का उपयोग करने के नियम;
• वीटीआर, ओटी, अग्नि सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता के नियम;
• काम पर श्रम संगठन के नियमस्थान;
• नियतात्मक और कानूनी कार्य, आदेश, संकल्प, योजना के लिए आदेश, किए गए कार्य का लेखा और गुणवत्ता प्रबंधन।

लिपिक विवरण

अगर हम अधिक विशिष्ट, संकीर्ण विशेषज्ञता के बारे में बात कर रहे हैं, तो स्थिति कुछ अलग है। उदाहरण के लिए, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को लें। पद का शीर्षक स्पष्ट रूप से किए जाने वाले कार्य के पहलू को परिभाषित करता है। आमतौर पर, प्रत्येक उद्यम में पहले से ही नौकरी का विवरण होता है, जो रिकॉर्ड रखने वाले विशेषज्ञ की गतिविधि के क्षेत्रों को इंगित करता है। यदि ऐसा कोई निर्देश नहीं है, तो इसे बनाना बेहतर है। ऐसा करने के लिए, आपको योग्यता मार्गदर्शिका का उपयोग करना चाहिए, जिसमें अनुमानित नमूने हैं। उसके बाद, विशिष्ट और आंतरिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, किसी विशेष संगठन के संबंध में मानक संस्करण को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए। सामान्य तौर पर, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों में 3 मुख्य दिशाओं का स्पष्ट रूप से पता लगाया जाना चाहिए:

1. पत्राचार के साथ काम करें। स्वागत, इसे आधुनिक तरीकों से संसाधित करना और समय पर भेजना।
2. आंतरिक दस्तावेज सही करें।
3. पंजीकरण, सख्त लेखा और भंडारण के लिए दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करना।

दिग्दर्शक के काम की विशेषताएं

कुछ उद्यमों में, ऐसी स्थिति को राज्य में पेश किया जाता है, जिसमें कर्तव्यों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल होती है: "संदर्भ डेस्क" से "सहायक निदेशक" तक। ऐसा विशेषज्ञज्ञान की एक विस्तृत श्रृंखला और स्थिति की अच्छी कमान होनी चाहिए। शक्तियों में वृद्धि के कारण संदर्भ सचिव के कर्तव्यों का थोड़ा विस्तार किया गया है। सामान्य तौर पर, यह एक सचिव का सामान्य कार्य है, लेकिन "संदर्भित" शब्द मानक सूची में कुछ जोड़ देता है। विशेष रूप से, सहायक सचिव स्वतंत्र रूप से कुछ मुद्दों पर आगंतुकों को प्राप्त कर सकते हैं। कुछ जानकारी होने पर वह स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम होता है। इसके अलावा, संदर्भ संगठन (उद्यम) की आर्थिक गतिविधियों के संबंध में प्रमुख के जिम्मेदार निर्देशों का पालन करता है। कभी-कभी सहायक सचिव पर कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन की जिम्मेदारी होती है। यह तभी किया जाता है जब काम की कुल राशि आपको अतिरिक्त कर्तव्यों का पालन करने की अनुमति देती है।