2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
क्या आप जानते हैं कि व्यापार यात्रा के उद्देश्य को सही ढंग से कैसे इंगित किया जाए? एक उदाहरण, निश्चित रूप से, एकाउंटेंट या मानव संसाधन विशेषज्ञों के लिए सभी प्रकार के पेशेवर मंचों पर आसानी से मिल सकता है। लेकिन किसी और के अनुभव की नकल करना हमेशा उचित नहीं होता।
विनियमों में व्यावसायिक यात्रा के उद्देश्यों की कोई सूची नहीं है। हालांकि, एक कर्मचारी के यात्रा करने का कारण इस तरह से बताया जाना चाहिए कि कर योग्य आय को कम करने के लिए यात्रा और प्रति दिन खर्च का हिसाब लगाया जा सके।
इसके लिए कई बिंदुओं पर विचार करना जरूरी है।
कौन सा?
प्रैक्टिसिंग अकाउंटेंट आसानी से यात्रा उद्देश्यों के विभिन्न उदाहरण देते हैं और निम्नलिखित की ओर इशारा करते हैं:
- एक कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा स्पष्ट रूप से कंपनी के सर्वोत्तम हित में होनी चाहिए। व्यापार यात्रा का उद्देश्य इस तरह से तैयार किया गया है कि यह स्पष्ट है: "यात्रा" कंपनी के लिए फायदेमंद है, प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कंपनी को लाभ कमाने, गतिविधियों की मात्रा बढ़ाने और माल की गुणवत्ता में सुधार करने में योगदान देता है। सेवाएं। मज़दूरसंगठन को एक व्यावसायिक यात्रा पर नहीं भेजा जा सकता, उसके सामने "आराम", "पुनर्प्राप्ति शक्ति" या "पुनर्प्राप्ति" का कार्य निर्धारित किया जा सकता है। इसके लिए छुट्टियां प्रदान की जाती हैं - वार्षिक या स्वास्थ्य कारणों से।
- यात्रा का उद्देश्य कर्मचारी के नौकरी विवरण के विपरीत नहीं होना चाहिए। इसलिए, ग्राहकों के साथ बातचीत करने के लिए एक एकाउंटेंट को व्यावसायिक यात्रा पर नहीं भेजा जा सकता है। और कंपनी के वाणिज्यिक निदेशक को "कर्मचारियों के परिवहन" के उद्देश्य से दूसरे शहर में नहीं भेजा जा सकता है।
- व्यापार यात्रा करने का कारण "यात्रा" की अवधि और उसके मार्ग के अनुरूप होना चाहिए। यदि यात्रा का उद्देश्य, उदाहरण के लिए, एक प्रदर्शनी में भाग लेना है, तो संगठन के एक कर्मचारी को घटना की समाप्ति के एक दिन के भीतर विपरीत दिशा में "स्थानांतरित" करने के लिए बाध्य किया जाता है।
- सप्ताहांत पर व्यावसायिक यात्राओं को उचित ठहराने के बारे में बेहद सावधान। यदि कंपनी का कोई कर्मचारी दूसरे शहर में जाता है, उदाहरण के लिए, सोमवार को बातचीत करने के लिए, और यात्रा का समय एक दिन है, तो आप शनिवार की शाम से पहले नहीं जा सकते। अन्यथा, टिकट या ईंधन की लागत को खर्चों के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है।
- सामान्य भाषा से बचना सबसे अच्छा है। यह इंगित करना महत्वपूर्ण है कि संगठन के एक कर्मचारी को स्थायी कर्तव्य के स्थान से बाहर काम पर क्यों भेजा जाता है। अन्यथा, नियंत्रकों को यात्रा व्ययों को कर लेखांकन से जोड़ने की वैधता के बारे में संदेह हो सकता है।
- यात्रा का उद्देश्य इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए कि यह स्पष्ट निष्कर्ष निकालना संभव हो कि सौंपा गया कार्य पूरा हुआ है या नहीं। यात्रा के बाद, कर्मचारी को परिणामों पर एक रिपोर्ट जमा करनी होगी,कार्य के पूरा होने की पुष्टि करने वाले दस्तावेज संलग्न करें। वैसे, ऐसी स्थिति संभव है जब यात्रा का उद्देश्य प्राप्त न हो। इस मामले में, नियोक्ता को कर्मचारी को एक "व्याख्यात्मक नोट" प्रदान करने की आवश्यकता होती है, जो उन कारणों को दर्शाता है कि नौकरी का कार्य पूरा नहीं हो सका। इस दस्तावेज़ के साथ, कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय स्वीकार किया जा सकता है।
- यदि यात्रा का उद्देश्य बड़ा है, जिसमें कई कार्य शामिल हैं, यात्रा के अलग-अलग कार्यों को लिखना भी महत्वपूर्ण है, जिनमें से प्रत्येक के पूरा होने की पुष्टि भी करनी होगी।
- यदि किसी विशेषज्ञ का काम प्रकृति में यात्रा कर रहा है और दूसरे इलाके में जाना रोजमर्रा के मामलों के प्रदर्शन से जुड़ा है, तो श्रम संहिता के अनुसार ऐसी "यात्रा" को व्यावसायिक यात्रा के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है सभी।
किसी भी कर्मचारी को बिजनेस ट्रिप पर भेजा जा सकता है?
यह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि यात्रा का उद्देश्य निर्धारित करने का प्रश्न। ऐसे मामलों के उदाहरण जहां एक नियोक्ता को एक कर्मचारी को भेजने के लिए जुर्माना लगाया गया था जिसे दूसरे शहर की यात्रा पर नहीं भेजा जा सकता था, अलग-थलग नहीं हैं।
किसी कर्मचारी को दूसरे शहर या देश में भेजने से पहले इस बात पर विचार करना जरूरी है कि:
- गर्भवती महिलाओं और कम उम्र के श्रमिकों (रचनात्मकता के क्षेत्र में कार्यरत कर्मियों को छोड़कर) को "सड़क पर लैस" करना सख्त मना है।
- व्यापार यात्रा पर भेजा गया कर्मचारी नियोक्ता के साथ रोजगार संबंध में होना चाहिए। प्रस्थान के समय, एक किराये का अनुबंध पहले ही समाप्त हो जाना चाहिए, तैयार किया गयालागू कानूनों के अनुसार।
- नागरिकों की ऐसी श्रेणियां हैं जिन्हें व्यावसायिक यात्राओं को मना करने का अधिकार है। आधिकारिक व्यवसाय पर उन्हें किसी अन्य शहर या देश में भेजने की अनुमति केवल उनकी लिखित सहमति से ही दी जा सकती है।
ऐसे व्यक्तियों में शामिल हैं:
- 3 साल से कम उम्र के बच्चों की मां
- 18 साल से कम उम्र के विकलांग लोगों के माता-पिता या अभिभावक।
- एक मेडिकल रिपोर्ट के अनुसार बीमार परिवार के सदस्यों की देखभाल करने वाले नागरिक।
- माता-पिता 5 साल से कम उम्र के बच्चों को बिना पति या पत्नी के पालन-पोषण करते हैं।
कर्मचारी जो इन श्रेणियों से संबंधित नहीं हैं, व्यापार यात्रा पर जाने के आदेश का पालन करने में विफलता के लिए अनुशासनात्मक दायित्व के अधीन हैं। कुछ मामलों में, आप उस कर्मचारी को भी बर्खास्त कर सकते हैं जिसने कंपनी के व्यवसाय के लिए दूसरे शहर में जाने से इनकार कर दिया।
कौन से दस्तावेज़ यात्रा के उद्देश्य का वर्णन करते हैं?
2015 तक, एक कर्मचारी की यात्रा जारी की गई थी:
- आदेश।
- सेवा असाइनमेंट।
- यात्रा आईडी।
- रिपोर्ट।
वर्तमान में, "यात्रा" की सभी विशेषताओं को क्रम में दर्शाया गया है। "सेवा असाइनमेंट", "यात्रा प्रमाणपत्र" और "रिपोर्ट" के एकीकृत रूप रद्द कर दिए गए हैं।
यात्रा के तथ्य की पुष्टि करने और आदेश को पूरा करने के लिए हैं: टिकट, वेबिल, ईंधन और स्नेहक के लिए चेक, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट, वार्ता के प्रोटोकॉल, प्रशिक्षण के प्रमाण पत्र, संपन्न अनुबंध, सूची।
इन दस्तावेजों की संरचना और सामग्री से यह स्पष्ट होना चाहिए किक्या यात्रा के निर्दिष्ट उद्देश्य को प्राप्त किया गया है।
आइए देखें कि विभिन्न श्रेणियों के कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्रा कार्यों को कैसे परिभाषित किया जाता है।
निर्देशक
उद्यमों के पहले व्यक्तियों का काम अक्सर "यात्रा" से जुड़ा होता है।
एक कंपनी निदेशक की व्यापार यात्रा, एक नियम के रूप में, एक आदेश द्वारा नहीं, बल्कि एक आदेश द्वारा जारी की जाती है जिसमें वाक्यांश होता है: "मैं एक व्यापार यात्रा पर जा रहा हूं …"।
कंपनी के प्रमुख व्यापार यात्रा पर जा सकते हैं, विशेष रूप से नए बाजारों को जीतने, ग्राहकों की तलाश करने, उत्पादों की आपूर्ति के लिए अनुबंध समाप्त करने के लिए। इस मामले में निर्देशक के दौरे का क्या उद्देश्य होगा? उदाहरण:
- फिरमा एलएलसी के साथ एक अनुबंध पर बातचीत और समापन;
- एन-स्क में "भविष्य के उत्पाद" सम्मेलन के प्रतिभागियों के साथ बातचीत "_"_ 20_;
- कंपनी एलएलसी "बड़े ग्राहक" के उत्पाद "आइटम -1" के नमूनों का प्रदर्शन;
- जेएससी गुड क्लाइंट के लिए माल की प्रस्तुति।
कंपनी का पहला व्यक्ति कंपनी के मौजूदा ग्राहकों से मिलने के लिए दूसरे शहर या देश की यात्रा भी कर सकता है। इस मामले के लिए, मानव संसाधन विशेषज्ञ पहले ही यह पता लगा चुके हैं कि यात्रा प्रमाणपत्र में यात्रा का उद्देश्य कैसे लिखा जाए। उदाहरण:
- हमारे मित्र एलएलसी के उत्पादन उपकरण की आपूर्ति के लिए अनुबंध की शर्तों की चर्चा;
- वर्ष की दूसरी छमाही के लिए खरीद योजना का अनुमोदन _ JSC कंसर्न के साथ।
समय-समय पर कंपनी के निदेशकअन्य शहरों या देशों को "कंपनी की एक नई शाखा खोलने" के लिए भेजा जाता है। वांछित परिणाम का ऐसा सूत्रीकरण दस्तावेजों में भी स्वीकार्य है। हालांकि, इस मामले में, यात्रा के लक्ष्यों और उद्देश्यों दोनों की पहचान करना उचित है। उदाहरण:
“मैं एक नई संरचनात्मक इकाई के काम को व्यवस्थित करने के लिए एन-स्क के लिए जा रहा हूँ।
कार्य:
- लक्षित बाजार पर शोध करें।
- शाखा प्रबंधक की स्थिति के लिए एक कर्मचारी का परीक्षण और भर्ती।
- कार्य योजना के शाखा प्रमुख के साथ _ वर्ष के लिए समन्वय।”
इसके अलावा, एक छोटी कंपनी के प्रमुख, साथ ही खरीद विभाग के विशेषज्ञ, नए उपकरण खरीदने के लिए दूसरे शहर या देश में जा सकते हैं, कच्चे माल, सामग्री, घटकों की आपूर्ति के लिए अनुबंध समाप्त कर सकते हैं।, और आपूर्तिकर्ताओं के साथ सहयोग की शर्तों पर बातचीत करें। इस मामले में, दस्तावेजों को निर्देशक की यात्रा के उद्देश्य को भी सही ढंग से इंगित करना चाहिए। उदाहरण:
- सामान "थिंग" की एक खेप की खरीद पर एलएलसी "पार्टनर" के साथ बातचीत;
- Pomoshnik LLC के उत्पादों की खरीद के लिए एक समझौते का निष्कर्ष;
- उपकरण "मशीन" का अधिग्रहण;
- निर्माता एलएलसी से "शुतुका" उत्पाद के नमूनों का अध्ययन।
कंपनी के पहले व्यक्ति की व्यापार यात्रा का उद्देश्य और कैसे तैयार किया जा सकता है? उदाहरण:
- स्टाफ प्रशिक्षण;
- एक प्रदर्शनी, संगोष्ठी, सम्मेलन में भागीदारी" (उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों से संबंधित घटनाओं का दौरा);
- पेशेवर विकास;
- नई तकनीकों में महारत हासिल करना;
- कार्य की गुणवत्ता की जांचइकाइयाँ।
बिक्री प्रबंधक
माल और सेवाओं की बिक्री में लगे विभागों में, व्यापार यात्राओं का उद्देश्य, एक नियम के रूप में, बहुत विस्तार से निर्धारित है। कर्मचारियों को लिखित रूप में विस्तृत निर्देश प्राप्त होते हैं, जो दर्शाता है कि कौन से कार्य पूरे किए जाने चाहिए और कौन से मात्रात्मक संकेतक प्राप्त किए गए हैं।
पहला, सेल्स मैनेजर के बिजनेस ट्रिप का मुख्य लक्ष्य निर्धारित होता है। उदाहरण:
- क्षेत्र में बिक्री की मात्रा बढ़ाना;
- बाजार अनुसंधान;
- संभावित ग्राहकों के साथ बातचीत।
"बड़ा" कार्य असाइनमेंट को चरणों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक के पूरा होने के बाद कर्मचारी एक लिखित रिपोर्ट तैयार करता है। बिक्री प्रबंधक को अक्सर निम्नलिखित "उप-लक्ष्य" दिए जाते हैं:
- विजिटिंग शेड्यूल के अनुसार मौजूदा ग्राहकों से मुलाकात करें;
- मीटिंग शेड्यूल के अनुसार संभावित ग्राहकों से मिलें;
- विपणन विभाग के लिए एक नए बाजार के बारे में जानकारी इकट्ठा करें;
- प्रतिस्पर्धियों के आउटलेट पर जाएं, तुलनात्मक विश्लेषण करें।
इंजीनियर, प्रोडक्शन स्टाफ
कर्मचारियों की इन श्रेणियों की व्यावसायिक यात्राएं लंबी अवधि की होती हैं, क्योंकि वे आमतौर पर मशीनों, स्वचालित लाइनों, रोबोट के कुशल संचालन को सुनिश्चित करने से जुड़ी होती हैं।
इंजीनियरों और श्रमिकों के लिए यात्रा प्रमाण पत्र में यात्रा के उद्देश्य को सही ढंग से तैयार करना भी बहुत महत्वपूर्ण है। उदाहरण:
- स्थापना, उपकरणों का समायोजन;
- उत्पादन लाइन के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना;
- मशीनों के संचालन की जांच, परीक्षण;
- अनुबंध संख्या _ दिनांक "_" _ के तहत आपूर्ति किए गए उपकरणों की वारंटी मरम्मत, सेवा रखरखाव;
- रखरखाव कार्य, उपकरण रखरखाव।
कई इंजीनियर सहकर्मियों के साथ संवाद करने और नए व्यावहारिक ज्ञान प्राप्त करने के लिए व्यावसायिक यात्राओं पर जाते हैं। यह एक व्यापार यात्रा का एक बहुत ही सामान्य उद्देश्य है। उदाहरण:
"शक्तिशाली" उपकरणों के डेवलपर्स के साथ अनुभव का आदान-प्रदान।
लेखाकार
मुख्य लेखाकार लेखा विशेषज्ञों के काम की गुणवत्ता की जांच करने, कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने, जानकारी एकत्र करने और कंपनी की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों को सारांशित करने के लिए अन्य शहरों की यात्रा करते हैं।
एक साधारण लेखाकार अपने कौशल में सुधार के लिए यात्रा पर जा सकता है, सहकर्मियों के साथ अनुभव का आदान-प्रदान कर सकता है, एक बैठक में भाग ले सकता है।
एक एकाउंटेंट की व्यावसायिक यात्रा का उद्देश्य कैसे तैयार किया जा सकता है? उदाहरण:
आंतरिक लेखा परीक्षा करना, शाखा के वित्तीय और आर्थिक संचालन के लेखांकन में प्रतिबिंब की शुद्धता की जांच करना।
एकाउंटेंट के नौकरी विवरण के अनुरूप यात्रा का कोई अन्य उद्देश्य भी स्वीकार्य है। उदाहरण:
रिसेप्शन विजिट।
कृषि कार्यकर्ता
किसानों, कृषिविदों, मशीन ऑपरेटरों, पशुधन प्रजनकों, पोल्ट्री किसानों को व्यावसायिक यात्राओं पर जाने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, शायद "शहरी" विशेषज्ञों की तुलना में बहुत अधिक बार।ग्रामीण क्षेत्रों में काम करते हुए, उन्हें लगातार "सभ्यता" के संपर्क में रहना चाहिए: बीज खरीदना, पशु चारा खरीदना, राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था की उपलब्धियों की प्रदर्शनियों में भाग लेना, नई तकनीकों से परिचित होना और अंत में, शहर के उद्यमों और निजी व्यक्तियों, बाजार को उत्पाद बेचना। आगंतुक।
किसी विशेष यात्रा के उद्देश्यों के अनुरूप कृषि श्रमिकों की व्यावसायिक यात्रा का उद्देश्य तैयार किया जाता है। उदाहरण:
- उर्वरक की खरीद;
- परमिट दस्तावेज प्राप्त करना;
- एक विशेष प्रदर्शनी में एक निवेश परियोजना की प्रस्तुति;
- किसानों के सम्मेलन में भागीदारी, अनुभव का आदान-प्रदान;
- विशेष उपकरणों का अधिग्रहण;
- शहर मेले में उत्पादों की बिक्री;
- संयंत्र JSC "ग्राहक" को माल की एक खेप की डिलीवरी।
चालक
श्रमिकों की एक अन्य श्रेणी जिसका व्यवसाय लगातार यात्राओं से जुड़ा है, वह है ड्राइवर। उनके कर्तव्यों में कंपनी के कर्मचारियों, सामान, क़ीमती सामान, दस्तावेज़ों का परिवहन शामिल है।
यह विशिष्ट कार्य पर निर्भर करता है कि यात्रा के उद्देश्य को क्रम में कैसे लिखा जाए। ड्राइवर उदाहरण:
- हमारे ग्राहक एलएलसी (पता) को माल की डिलीवरी;
- वाणिज्यिक निदेशक का परिवहन;
- माल और सामग्री की डिलीवरी, चालान की प्राप्ति।
ड्राइवर की व्यावसायिक यात्रा का उद्देश्य और क्या हो सकता है? उदाहरण:
- कार मरम्मत के पुर्जे खरीदना;
- अनुसूचित वाहन निदान;
- वितरणमूल लेनदेन दस्तावेज।
शोधकर्ता
विभिन्न उद्योगों के वैज्ञानिक, शोधकर्ता, विशेषज्ञ, सिद्धांतकार, माध्यमिक और उच्च शिक्षण संस्थानों के शिक्षक सम्मेलनों और प्रतियोगिताओं में भाग लेने के लिए व्यावसायिक यात्राओं पर जाते हैं, अनुभव साझा करते हैं, अद्वितीय स्रोतों का अध्ययन करते हैं, विशेष प्रदर्शनियों और संग्रहालयों का दौरा करते हैं, पुरातत्व में भाग लेते हैं। उत्खनन।
व्यापार यात्रा का उद्देश्य कैसे तैयार किया जा सकता है? उदाहरण:
विषय (नाम) पर वैज्ञानिक कार्य के लिए जानकारी एकत्रित करना।
या:
मूल दस्तावेज की जांच करना।
निष्कर्ष
ऐसे मानक "शर्तों" का उपयोग करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है जो आमतौर पर व्यावसायिक यात्रा के उद्देश्य का वर्णन करते हैं। उदाहरण केवल "उपयुक्त" शब्दों को चुनने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाते हैं। कई कर्मचारियों का अनुभव साबित करता है कि कार्य की शब्दावली मुक्त हो सकती है।
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