2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
हर उद्यम में, समय-समय पर कर्मचारियों को विभिन्न उद्देश्यों के लिए नकद जारी करना आवश्यक हो जाता है, उदाहरण के लिए, जैसे:
• यात्रा का अग्रिम खर्च;
• प्रशासनिक जरूरतों के लिए अग्रिम, इन्वेंट्री आइटम की खरीद, स्पेयर पार्ट्स, डाक और प्रतिनिधित्व खर्च, साथ ही साथ विभिन्न शुल्क।
तो, आइए जानें कि रिपोर्ट के तहत धन प्राप्त करने का अधिकार कौन है, इसके लिए किन आधारों की आवश्यकता है, धन जारी करने के लिए दस्तावेजों और लेखांकन कार्यों को कैसे ठीक से तैयार किया जाए, और सही ढंग से अग्रिम रिपोर्ट भी तैयार की जाए खर्च किया गया।
रिपोर्ट करने योग्य व्यक्ति - वे कौन हैं?
ऐसे समय होते हैं जब एक अनुभवहीन या लापरवाह लेखाकार किसी आपूर्तिकर्ता या ग्राहक के प्रतिनिधियों को एक राशि लिखता है और उसे 71 लेखा खातों में डालता है। मूल रूप से, छोटे व्यवसाय इसके लिए दोषी हैं, यह मानते हुए कि इस तरह वे लेनदार के साथ बस गए या आदेश के लिए भुगतान किया। यह वैधानिक नियमों का घोर उल्लंघन है।
जवाबदेह व्यक्ति अनिवार्य रूप से उद्यम के कर्मचारी होते हैं। इसके अलावा, रिपोर्ट के तहत धन जारी करना सामग्री पर कर्मचारी के साथ एक समझौते के समापन से पहले होता हैजिम्मेदारी, जो इसके उपाय को निर्धारित करती है और पार्टियों के अधिकारों और दायित्वों को निर्धारित करती है।
एक नियम के रूप में, प्रमुख द्वारा भौतिक रूप से जिम्मेदार और जवाबदेह व्यक्तियों का चक्र स्थापित किया जाता है, उचित आदेश जारी करते हुए, सालाना अद्यतन किया जाता है। जवाबदेह राशियों के लिए लेखांकन 71 खातों को दर्शाता है।
यात्रा खर्च
यात्रा व्यय के लिए जवाबदेह राशि नकद डेस्क से जारी की जाती है या सिर के संकल्प के साथ एक लिखित आवेदन के आधार पर कर्मचारी के कार्ड में स्थानांतरित की जाती है। बेशक, इस मामले में, देयता समझौते को समाप्त करना आवश्यक नहीं है, क्योंकि कंपनी का कोई भी कर्मचारी व्यापार यात्रा पर जा सकता है, और यात्रा का आधार प्रबंधन का आदेश है, और लेखा खाता 71 दर्शाता है संचालन।
रिपोर्ट के तहत धन के भुगतान के लिए आधार
ऐसे जारी करना वर्तमान कानून द्वारा शासित है, और इस ऑपरेशन के लिए मुख्य नियम इस प्रकार हैं:
• रिपोर्ट के तहत पैसे के भुगतान के लिए दस्तावेज जारी करना मना है, अगर कर्मचारी ने पहले प्राप्त राशि के लिए रिपोर्ट नहीं किया है;
• राशि की राशि और जिस अवधि के लिए इसे जारी किया गया है, उस पर एक नोट के साथ सिर द्वारा समर्थित एक आवेदन पर पैसा जारी किया जाता है;
• व्यापार यात्रा की समाप्ति या प्रबंधक द्वारा निर्धारित समय सीमा की समाप्ति के बाद 3 दिनों के भीतर किए गए खर्चों की रिपोर्ट संकलित और हस्ताक्षरित की जाती है।
दस्तावेज़ीकरण
इसलिए, ख़र्चा करने के बाद, या किसी बिज़नेस ट्रिप से आने परकर्मचारी 3 दिनों के भीतर रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है और लेखाकार को एक अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म AO-1 जमा करने के लिए संलग्न दस्तावेजों के साथ खर्च किए गए खर्चों की व्यवहार्यता साबित करने के लिए बाध्य है।
अग्रिम रिपोर्ट में, योग की गणना की जाती है और परिणाम प्रदर्शित किया जाता है:
• पैसे का कोई बैलेंस नहीं है, क्योंकि सभी फंड खर्च कर दिए गए हैं;
• एक संतुलन है, क्योंकि योजना से कम खर्च किया गया था;
• जारी किए गए फंड का अधिक खर्च, क्योंकि वे बड़ी मात्रा में खर्च किए गए थे।
शेष राशि पीकेओ के लिए कंपनी के कैश डेस्क पर वापस कर दी जाती है, और अधिक खर्च की गई राशि नकद निपटान के हाथों में दे दी जाती है। जवाबदेह राशियों पर सभी लेखांकन संचालन 71 लेखा खातों को दर्शाते हैं।
यदि कानून द्वारा स्थापित नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो जवाबदेह धनराशि की राशि वेतन से रोक दी जाती है या कमी के रूप में परिलक्षित होती है और बाद में अदालत के फैसले से वसूल की जाती है।
खाता कैसे काम करता है
विचाराधीन खाता रिपोर्ट के तहत जारी किए गए धन पर कर्मचारियों के साथ निपटान की जानकारी को सारांशित करता है। इन राशियों को नकद खातों के अनुरूप 71 खाते में डेबिट किया जाता है, उदाहरण के लिए, 50 - "कैशियर"। लागत की प्रलेखित राशि खाते 71 के क्रेडिट से लागत खातों के डेबिट में डेबिट की जाती है, उदाहरण के लिए 10 - "सामग्री", आदि।
कर्मचारियों द्वारा वापस नहीं की गई राशि खाते 71 के क्रेडिट से खाते 94 - "शॉर्टेज" के डेबिट में डेबिट की जाती है। इसके बाद, इन राशियों को क्रेडिट 94 से खाता 70 के डेबिट में डेबिट किया जाता है। यदि किसी भी कारण से मजदूरी से कटौती असंभव है, तो खाता 73 डेबिट किया जाता है और उद्यम को प्रतिपूर्ति का सवाल उठता है।क्षति।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि मासिक योग के अनिवार्य आउटपुट के साथ प्रत्येक कर्मचारी के लिए विश्लेषणात्मक लेखांकन अलग से रखा जाता है। 1 सी कार्यक्रम का उपयोग करते हुए मशीनीकृत लेखांकन आपको जारी की गई या लिखी गई राशि के संदर्भ में आवश्यक दस्तावेज तैयार करने, समय सीमा निर्धारित करने या जवाबदेह व्यक्तियों की सूची निर्धारित करने की अनुमति देता है, सभी डेटा खाता कार्ड 71 द्वारा संयुक्त होते हैं। लेखाकार को रिपोर्ट करना चाहिए जारी की गई प्रत्येक राशि पर, आवंटित समय के भीतर एक अग्रिम रिपोर्ट संकलित करना। एनालिटिक्स को अकाउंट 71 पर एक जर्नल-ऑर्डर में संयोजित किया जाता है, जिसे रिपोर्टिंग अवधि के अंत में तैयार किया जाता है।
लेखा खाते
प्रत्येक अग्रिम रिपोर्ट को लेखाकार द्वारा 71 खाते में डेटा पोस्ट करने के साथ तैयार किया जाता है। पोस्टिंग जवाबदेह राशियों के लिए लेखांकन के संचालन को दर्शाती है:
• डीटी 71 - केटी 50 - कैश डेस्क से जारी की गई जवाबदेह राशि।
• डीटी 71 - केटी 51 - राशि को चालू खाते से कर्मचारी के कार्ड में स्थानांतरित कर दिया गया था।
• डीटी 41 - केटी 71 - जवाबदेह राशि से माल की खरीद।
• डीटी 10 - केटी 71 - सामग्री की खरीद।
• दिनांक 26 - Kt 71 - सामान्य व्यवसाय व्यय को बट्टे खाते में डाल दिया गया, उदाहरण के लिए, डाक सेवाओं का भुगतान किया गया।
• दिनांक 20 - केटी 71 - यात्रा व्यय बट्टे खाते में डाले गए।
• डीटी 50 - केटी 71 - कर्मचारी द्वारा खजांची को जवाबदेह राशि का भुगतान किया गया था।
• डीटी 70 - केटी 71 - जिम्मेदार राशि की शेष राशि कर्मचारी के वेतन से काट ली जाती है।
• डीटी 94 - केटी 71 - कर्मचारी ने नियत तारीख तक किए गए खर्चों की रिपोर्ट नहीं की।
• दिनांक 73.2 - केटी 71 - कमी को बनाए रखनाकर्मचारी।
• दिनांक 91.2 - केटी 71 - कमी की राशि को अन्य खर्चों के लिए जिम्मेदार ठहराना यदि वसूली असंभव है।
खाते की विशेषताएं 71
खाता सक्रिय-निष्क्रिय है। ऊपर, हमने खाता 71 के लिए पारंपरिक लेखा प्रविष्टियों की जांच की, जब यह एक सक्रिय के रूप में कार्य करता है, अर्थात, जब धन प्राप्त होता है और खर्च को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है, तो इसे डेबिट किया जाता है। एक निष्क्रिय खाते के रूप में, इसका उपयोग कम बार किया जाता है, लेकिन ऐसे मामले होते हैं।
उदाहरण के लिए, कंपनी के कैश डेस्क में पैसा नहीं है, लेकिन व्यापार यात्रा पर जाना आवश्यक है, और कर्मचारी इस शर्त पर व्यक्तिगत वित्त का उपयोग करने के लिए सहमत है कि वापसी पर यात्रा व्यय का भुगतान किया जाएगा। इस मामले में, डीटी 20 - केटी 71 पोस्टिंग।
इस मामले में, भुगतान किए जाने से पहले खर्च होते हैं, और कंपनी उन्हें प्रतिपूर्ति करने का वचन देती है। इस उदाहरण में, 71 खाते निष्क्रिय हैं।
अगर कंपनी वैट भुगतानकर्ता है
यदि कोई कंपनी वैट भुगतानकर्ता है और खाते 19 - "वैट" पर माल या सेवाओं के लिए भुगतान की गई कर की राशि जमा करती है, तो सामग्री खरीदते समय या जवाबदेह राशि से सेवाओं के लिए भुगतान करते समय, राशि को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है वैट की डीटी 19 - के -टी 71 - भुगतान की गई कर की राशि के लिए पोस्ट करके।
बट्टे खाते में डालने का आधार
अग्रिम रिपोर्ट को स्वीकार करते हुए, लेखाकार खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की जांच करता है। ये संपत्ति के अधिग्रहण के लिए चालान, बिल और चालान हो सकते हैं, नकद और बिक्री रसीदें जो विभिन्न सेवाओं के लिए भुगतान की पुष्टि करती हैं, यानी प्राथमिक दस्तावेज जो 71 खातों की लागत को जिम्मेदार ठहराने के लिए मौलिक आधार हैं।
धारण करने की मुख्य आवश्यकतालेखांकन में व्यापार लेनदेन लेनदेन की एक लिखित पुष्टि है। दूसरे शब्दों में, अग्रिम रिपोर्ट में दर्शाए गए सभी खर्चों को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों द्वारा उचित और पुष्टि की जानी चाहिए, सही ढंग से निष्पादित, पूर्ण विवरण, आवश्यक हस्ताक्षर, मुहरों और टिकटों के साथ। दस्तावेजों द्वारा समर्थित या अपूर्ण कागजी कार्रवाई द्वारा पुष्टि किए गए व्यय को लेखांकन में स्वीकार और प्रतिबिंबित नहीं किया जा सकता है, और यह अप्रिय परिणामों से भरा है। कर्मचारी अपनी जेब से इस तरह की लागत का भुगतान करेगा।
इसलिए, जवाबदेह व्यक्ति को अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने के मुद्दे को गंभीरता से लेना चाहिए, समय पर खर्च किए गए खर्चों के लिए सही ढंग से पूर्ण किए गए दस्तावेजों की मांग करना चाहिए।
लेखाकार की हरकतें
अग्रिम रिपोर्ट स्वीकार करने वाला लेखाकार अंकगणितीय गणना, सहायक दस्तावेजों की उपलब्धता और निष्पादन की जाँच करता है, एक विशेष खंड में खर्चों के प्रतिबिंब पर प्रविष्टियाँ करता है, 71 खातों का मिलान करता है, अपने हस्ताक्षर के साथ पोस्टिंग की पुष्टि करता है। फिर वह जारी और खर्च की गई राशि के बीच विसंगतियों की राशि के लिए एक इनकमिंग या आउटगोइंग कैश ऑर्डर लिखता है, इसे कैशियर को सौंपता है और अग्रिम रिपोर्ट बंद कर देता है।
टैक्स ऑडिट के दौरान याद रखने योग्य बातें
जिस अवधि के लिए जवाबदेह व्यक्ति को घरेलू जरूरतों के लिए धन दिया जाता है, वह कानून द्वारा स्थापित नहीं है। यह संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जा सकता है। हालांकि, कानून इसे निदेशक का कर्तव्य नहीं मानता है। जब एक समय सीमा निर्धारित की जाती है, तो कर्मचारी को इसकी समाप्ति के 3 दिनों के भीतर खर्चों पर रिपोर्ट करना आवश्यक है। और अगर कोई समय सीमा निर्धारित नहीं की गई है,फिर, लंबे समय तक जवाबदेह राशि पर रिपोर्ट किए बिना, इसका उल्लंघन नहीं किया जा सकता है। इसलिए, यदि कंपनी ऐसी अवधि निर्धारित नहीं करती है, तो कर अधिकारियों के हाथ में जवाबदेह राशि की लंबी अवधि की उपस्थिति के दावों को निश्चित रूप से प्रस्तुत किया जाएगा, हालांकि उन्हें उचित नहीं माना जा सकता है।
ऐसे मामलों का पता लगाने पर, कर अधिकारी उन्हें ब्याज-मुक्त ऋण प्राप्त करने के रूप में अर्हता प्राप्त करते हैं, जिससे उन्हें कर्मचारी को प्राप्त होने वाले भौतिक लाभ की मात्रा निर्धारित करने की आवश्यकता होती है, इसे अपनी आय में शामिल करें और व्यक्तिगत आयकर रोक लें।
ऐसी कर आवश्यकता अवैध है, क्योंकि कला द्वारा स्थापित भौतिक लाभ की अवधारणा। रूसी संघ के टैक्स कोड के 212 में ऊपर वर्णित स्थिति शामिल नहीं है। टैक्स कोड के अनुसार, भौतिक लाभ प्राप्त आय हैं:
• क्रेडिट संस्थानों से धन के उपयोग के लिए ब्याज पर बचत से;
• नागरिक कानून अनुबंध के तहत संपत्ति या सेवाओं के अधिग्रहण से;
• शेयरों या अन्य प्रतिभूतियों की खरीद से।
इस मामले में कर अधिकारियों के तर्क गैरकानूनी हैं, क्योंकि क्रेडिट संस्थानों से ऋण एक समझौते द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, और जवाबदेह राशि का मुद्दा आवेदन पर किया जाता है। लेकिन निरीक्षण निकायों के दावों से बचने के लिए रिपोर्ट के तहत फंड जारी करने के लिए दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार करना कंपनियों के प्रबंधन के हित में है।
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