कलेक्शन शीट - सब कुछ साफ

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

उद्यम द्वारा प्रबंधित माल और अन्य क़ीमती सामानों की वास्तविक मात्रा जानने के लिए प्रभावी कार्य के लिए पूर्वापेक्षाओं में से एक है। इसीलिए इन्वेंटरी लेखा कानून में निर्धारित एक दायित्व बन गया है। इस तरह, लेखांकन डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित की जाती है, और संपत्ति और देनदारियों के वास्तविक अस्तित्व को सत्यापित किया जाता है।

आदर्श रूप से, कागज पर और वास्तविकता में डेटा मेल खाना चाहिए। लेकिन विभिन्न कारणों (चोरी, क्षति, प्राकृतिक गिरावट, प्राकृतिक आपदा, आदि) से विसंगतियों की पहचान की जा सकती है। ऐसे मामलों में, एक सुलह बयान तैयार किया जाता है। मानक फॉर्म INV-18 एक दस्तावेज है जो अचल संपत्तियों की उपलब्धता में संभावित विसंगतियों पर डेटा को इंगित करता है, और INV-19 इन्वेंट्री आइटम की एक सूची के परिणामों के लिए लेखांकन को दर्शाता है।

ऐसे दस्तावेज़एक एकाउंटेंट द्वारा संकलित किया जाता है, जो उन्हें लेखांकन खातों के डेटा के साथ तुलना करते हुए, प्रासंगिक इन्वेंट्री रिकॉर्ड से डेटा को दर्शाता है। नतीजतन, कमी या अधिशेष हो सकता है। उसी समय, इन दस्तावेजों में उनकी राशि को लेखांकन में मूल्यांकन के अनुसार इंगित किया जाना चाहिए। लेखा विभाग का जिम्मेदार कर्मचारी सावधानीपूर्वक जांच करने के लिए बाध्य है कि सब कुछ सही ढंग से गणना की गई है या नहीं। और उसके बाद ही उचित प्रविष्टियाँ करें।

कोलेशन शीट में अनिवार्य फ़ील्ड भी होते हैं जो उस संरचनात्मक इकाई के बारे में जानकारी दर्शाते हैं जिसमें इन्वेंट्री की गई थी, ऑर्डर की संख्या और तारीख, इन्वेंट्री की शुरुआत और समाप्ति तिथि, साथ ही पूरा नाम आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों की। ऐसे प्रत्येक दस्तावेज़ का अपना क्रमांक होता है, जिसे एक विशिष्ट कॉलम में दर्शाया जाता है।

आईएनवी-19 के दूसरे और तीसरे पेज को भरने की प्रक्रिया इस प्रकार है। कॉलम 1 सूची के अधीन माल और सामग्रियों की क्रम संख्या को इंगित करता है। कॉलम 2 और 3 का उद्देश्य सामग्री का नाम, उद्देश्य, उनकी संक्षिप्त विशेषताओं और आइटम नंबरों को इंगित करना है।

निम्नलिखित कॉलम OKEI, इन्वेंट्री नंबर और, यदि उपलब्ध हो, पासपोर्ट डेटा के अनुसार माप की इकाई और उसके कोड के बारे में जानकारी दर्शाते हैं। इसके बाद बुनियादी जानकारी आती है, जिसके स्पष्टीकरण के लिए, वास्तव में, एक मिलान विवरण संकलित किया जाता है - यह "इन्वेंटरी परिणाम" कॉलम में परिलक्षित अतिरिक्त (या लापता) इन्वेंट्री आइटम की संख्या और मात्रा है।

कॉलम 12, 13, 14 स्पष्टीकरण का संकेत देते हैंरिकॉर्ड जो अधिशेष से जुड़े हैं। कॉलम 15-17 में कमी से संबंधित आंकड़े निर्दिष्ट करें।

दूसरी शीट के अंत में, कोलेशन शीट में माल और सामग्री की कुल मात्रा और अधिशेष (या कमी) की मात्रा पर डेटा होता है। मुख्य लेखाकार को अपने हस्ताक्षर यहाँ अवश्य करने चाहिए!

स्तंभ 18-23 में तीसरे पृष्ठ पर एक विशेष आयोग द्वारा अनुमत छँटाई के लिए ऑफसेट के परिणाम परिलक्षित होते हैं। कॉलम 24-26 में, अधिशेष की संख्या और राशि दर्ज की जाती है, साथ ही उन खातों की संख्या जिन पर उन्हें जमा किया जाता है। कॉलम 27-32 में समान जानकारी है, लेकिन माल और सामग्री की कमी के संदर्भ में।

एक मिलान विवरण दो प्रतियों में संकलित किया गया है। यह मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर के साथ किया जाता है। एक दस्तावेज़ लेखा विभाग में रहता है, दूसरा संबंधित प्रकार के मूल्यों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को स्थानांतरित कर दिया जाता है। ऐसे दस्तावेज़ में उनके हस्ताक्षर, पूरा नाम और पद भी मौजूद होना चाहिए।