इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर: रजिस्ट्रेशन प्रक्रिया, भरने के नियम और सैंपल

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में कार्य करते हैं। वे धन जारी करने और प्राप्त करने से संबंधित वित्तीय लेनदेन की पुष्टि करते हैं। इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर का पंजीकरण कुछ नियमों के अनुसार किया जाता है। बुनियादी नुस्खे पर विचार करें।

व्यय और आय नकद वारंट: रिक्त

नकद प्राप्त करते समय, टेलर KO-1 फॉर्म में प्रासंगिक जानकारी दर्ज करता है, और जारी करते समय - KO-2। रसीद और व्यय नकद आदेश भरना इस तरह से किया जाता है कि दस्तावेजों की जांच करने वाले विशेषज्ञ उनकी सामग्री को स्पष्ट रूप से समझ सकें। सभी आवश्यक विवरण कागजी कार्रवाई में शामिल हैं। जिस आधार पर उन्हें तैयार किया जाता है, उसे रसीद और व्यय नकद वारंट में दर्ज किया जाता है। वे संलग्न (साथ में) दस्तावेजों की एक सूची भी प्रदान करते हैं।

बारीकियां

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर के तुरंत बाद जिम्मेदार अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैंसंबंधित ऑपरेशन। उनके साथ संलग्न दस्तावेजों को एक मोहर या "भुगतान" चिह्न के साथ रद्द किया जाना चाहिए। उसी समय, कागजों के पुन: उपयोग से बचने के लिए तारीख को नीचे रखा जाना चाहिए। वर्तमान नियमों के अनुसार, इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर में कोई सुधार करने की अनुमति नहीं है, भले ही वे निर्धारित हों।

फॉर्म केओ-1

आपको एक प्रति में रसीद आदेश भरना होगा। फॉर्म में 2 सेक्शन हैं। पहला एक प्रत्यक्ष रसीद आदेश है, और दूसरा एक आंसू-बंद शीट है - एक रसीद। उत्तरार्द्ध उस व्यक्ति को जारी किया जाता है जिसने धन का योगदान दिया था। लाइन "आधार" प्रदर्शन किए गए ऑपरेशन की सामग्री को इंगित करता है। उदाहरण के लिए, यह "1 फरवरी, 2017 को चालान संख्या 321 का भुगतान" हो सकता है। "सहित" फ़ील्ड में वैट की राशि दी गई है। राशि संख्याओं में इंगित की गई है। यदि कर प्रदान नहीं किया जाता है, तो आपको "बिना वैट के" लिखना चाहिए। "एप्लिकेशन" फ़ील्ड ऑर्डर के साथ आने वाले दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है। ऑफसेटिंग खाता धन के स्रोत के आधार पर निर्धारित किया जाता है। उपखंड कोड उद्यम के अलग-अलग संरचनात्मक विभागों के ऑपरेटरों द्वारा इंगित किया जाता है। "डेबिट" सेल में योजना के अनुसार नकद खाता होना चाहिए। दस्तावेजों की संख्या शुरू से अंत तक है, एक वर्ष के लिए निर्धारित है। फॉर्म में आउट-ऑफ-ऑर्डर नंबर या डबल कोड नहीं होना चाहिए। OKPO को एक अनिवार्य आवश्यकता माना जाता है। सूचना राज्य सांख्यिकी प्राधिकरण द्वारा जारी प्रमाण पत्र के अनुसार इंगित की गई है। संगठन का नाम उसी रूप में इंगित किया गया है जिसमें यह संस्थापक दस्तावेज में मौजूद है। यदि एककंपनी ने एनालिटिक्स कोड को मंजूरी दे दी है, उन्हें क्रम में इंगित किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ पर एक "उद्देश्य" बॉक्स है। इसे केवल गैर-लाभकारी संस्थाओं द्वारा पात्र धन के साथ पूरा किया जाना है।

आश्वासन की विशेषताएं

रसीद आदेश लेखा विभाग में पृष्ठांकित है। यदि दस्तावेज़ को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत कोई विशेषज्ञ नहीं हैं, तो यह उद्यम के प्रमुख द्वारा किया जाता है। संगठन के निदेशक, अपने आदेश से, किसी अन्य कर्मचारी को आदेशों पर हस्ताक्षर करने का दायित्व सौंप सकते हैं। उसी समय, मुख्य लेखाकार के साथ प्रमुख द्वारा उनकी उम्मीदवारी पर सहमति होनी चाहिए। यदि उद्यम का निदेशक स्वतंत्र रूप से वित्तीय लेनदेन करता है, तो क्रेडिट, व्यय नकद आदेश, रोकड़ बही उसके द्वारा संकलित और हस्ताक्षरित की जाती है।

मुद्रांकन

चिह्न "एम. पी" के रूप में चिह्नित प्रपत्र के भाग पर स्थित होना चाहिए। और रसीद ले लो। कानून स्टांपिंग के लिए विशेष नियमों का प्रावधान नहीं करता है। व्यवहार में, इसका 60% मुख्य भाग पर और 40% रसीद पर रखने का रिवाज है। 18 अगस्त, 1998 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 88 के संकल्प में कुछ सिफारिशें दी गई हैं। कानून भी विवरण की एक विशिष्ट सूची स्थापित नहीं करता है जिसे टेलर के स्टाम्प पर रखा जाना चाहिए। स्टाम्प जानकारी में शामिल करने की सलाह दी जाती है जिसे पहले अनिवार्य माना जाता था:

1. उद्यम का नाम (पूर्ण और रूसी में), कानूनी प्रकार।
2. स्थान।
3. पंजीकरण संख्या।

धन के वितरण के लिए दस्तावेज़

व्यय आदेश भी एक प्रति में जारी किया जाता है। किसी कर्मचारी को रिपोर्टिंग के लिए धन जारी करते समय, फॉर्म को उसके लिखित बयान के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। यह मुक्त रूप में हो सकता है। आवेदन उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। इसमें कहा गया है:

1. जारी की जाने वाली राशि।
2. समय सीमा।
3. तारीख।

दस्तावेज़ सामग्री

फ़ील्ड "कारण" प्रदर्शन किए गए ऑपरेशन को इंगित करता है। उदाहरण के लिए, यह "2017-02-03 की रिपोर्ट संख्या 123 के अनुसार अधिक व्यय की वापसी" हो सकती है। "आवेदन" फ़ील्ड में, प्राथमिक और अन्य दस्तावेज़ दर्शाए गए हैं। उनकी संख्या और संकलन की तिथियां दी गई हैं। आवेदन धन, चालान, आदि जारी करने के लिए आवेदन हो सकते हैं। पंजीकरण के नियम च. राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 88 की डिक्री द्वारा अनुमोदित पद्धति संबंधी सिफारिशों में केओ -2 प्रदान किया गया है। इसे व्यय आदेश में कोई सुधार करने की अनुमति नहीं है। दस्तावेज़ पर मुख्य लेखाकार, प्रबंधक या उसके द्वारा अधिकृत अन्य व्यक्ति द्वारा भी हस्ताक्षर किए जाते हैं। उद्यमी जो कर कानूनों के अनुसार लागत और आय या भौतिक संकेतकों का रिकॉर्ड रखते हैं, वे व्यय आदेश जारी नहीं कर सकते हैं।

बताने वाले के कार्य

खर्च आदेश पर धनराशि का वितरण करते समय, खजांची को यह जांचना चाहिए:

1. अनिवार्य हस्ताक्षरों की उपस्थिति और नमूनों के साथ उनका अनुपालन।
2. समानताशब्दों और अंकों में राशि।
3. फॉर्म में दिए गए दस्तावेजों की उपलब्धता।
4. पूरा नाम मिलान प्राप्तकर्ता द्वारा प्रदान की गई जानकारी के वारंट में।

उसके बाद, टेलर आवश्यक राशि तैयार करता है, भुगतान दस्तावेज उन्हें प्राप्त करने वाले व्यक्ति को स्थानांतरित करता है। आदेश में, प्राप्तकर्ता को रूबल की संख्या (शब्दों में) और कोप्पेक (संख्याओं में) को इंगित करना होगा। व्यक्ति अपने हस्ताक्षर और तारीख भी लगाता है। ऑपरेटर को तैयार धन की गणना करनी चाहिए। इस मामले में, प्राप्तकर्ता को यह देखना होगा कि कैशियर इसे कैसे करता है। फंड स्वीकार करने वाली संस्था भी उन्हें टेलर की देखरेख में गिनती है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो बाद में प्राप्तकर्ता जारी की गई राशि के लिए कैशियर को दावा प्रस्तुत नहीं कर सकता है। उसके बाद, ऑपरेटर को भुगतान दस्तावेज पर हस्ताक्षर करना होगा।

महत्वपूर्ण बिंदु

खजांची विशेष रूप से उस व्यक्ति को धन जारी करता है जिसका विवरण आदेश में दर्शाया गया है। उत्तरार्द्ध अपनी पहचान की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज प्रस्तुत करता है। यदि जारी प्रॉक्सी द्वारा किया जाता है, तो पूरे नाम के अनुपालन की जांच करना आवश्यक है। प्राप्तकर्ता, वारंट में दिया गया, प्रतिनिधित्व व्यक्ति के बारे में जानकारी। भुगतान फ़ॉर्म के साथ वास्तविक प्राप्तकर्ता के अधिकार की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ संलग्न है। यदि प्रॉक्सी या विभिन्न संगठनों द्वारा कई भुगतान किए जाएंगे, तो आदेश के साथ एक प्रति संलग्न की जाती है। मूल अंक उस संचालिका के पास ही रहना चाहिए जिसने पिछला अंक बनाया था।

इनकमिंग, आउटगोइंग कैश ऑर्डर के लिए लेखांकन

ऊपर चर्चा किए गए दस्तावेज़ बनाने वाले उद्यमों में,नकद लेनदेन पर नियंत्रण। ऐसा करने के लिए, आपको नकद प्राप्तियों और डेबिट आदेशों का एक जर्नल रखना होगा। इसमें ऑपरेटर को उनके स्थानांतरण से पहले भुगतान प्रपत्रों का विवरण होता है। प्राप्तकर्ताओं को धनराशि उपलब्ध कराये जाने के बाद वेतन एवं अन्य समान राशि जारी करने के विवरण पर जारी आदेश को पुस्तक में दर्ज किया जाता है। संबंधित नियम राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 88 के डिक्री द्वारा अनुमोदित निर्देशों में निहित है।

व्यवहार में, अक्सर यह सवाल उठता है: रसीद और व्यय नकद आदेशों का रजिस्टर किस अवधि के लिए खोलना आवश्यक है? यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कानून किसी भी समय सीमा के लिए प्रदान नहीं करता है। इस संबंध में, पत्रिका के उपयोग की अवधि से संबंधित मुद्दों, लेखाकार स्वतंत्र रूप से निर्णय लेता है। आप किताब को एक साल, महीने, तिमाही के लिए खोल सकते हैं। उचित निर्णय लेते समय संचालन की संख्या को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

नियम तोड़ने की जिम्मेदारी

उन उद्यमों के लिए जो नकद लेनदेन करने की आवश्यकताओं का पालन नहीं करते हैं, कानून द्वारा प्रदान किए गए उपाय लागू होते हैं। दायित्व विभिन्न नियमों द्वारा स्थापित किया जाता है। उनमें से 25 जुलाई, 2003 का राष्ट्रपति डिक्री संख्या 840 है। प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अध्याय 15 अनुच्छेद 15.1 प्रदान करता है। यह नकदी के साथ काम करने के नियमों के उल्लंघन और नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया के लिए जिम्मेदारी के उपायों को तय करता है। प्रतिपक्षों के साथ निपटान के लिए इच्छित राशि से अधिक होने की स्थिति में, प्राप्त धन की गैर-प्राप्ति (आंशिक या पूर्ण), भंडारण आवश्यकताओं के साथ गैर-अनुपालनसीमा से अधिक मुफ्त पैसा, एक प्रशासनिक जुर्माना प्रदान किया जाता है: 40-50 न्यूनतम मजदूरी - अधिकारियों के लिए, 400-500 न्यूनतम मजदूरी - संगठनों के लिए।

निष्कर्ष

आदेश निष्पादन एक बहुत ही जिम्मेदार कार्य है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, दस्तावेजों में सुधार, त्रुटियों और धब्बा की अनुमति नहीं है। उन्हें संकलित करने के लिए जिम्मेदार ऑपरेटर को यह याद रखना चाहिए कि आदेश सख्त जवाबदेही का एक रूप है। इसलिए, दस्तावेजों को नुकसान की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। किसी भी आवश्यक विवरण के अभाव में, पूर्ण किए गए आदेश को अमान्य माना जाएगा।