आउटगोइंग पत्राचार: पंजीकरण लॉग, लेखा, नमूने, भरने के नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के किसी भी क्षेत्र में एक कागजी कार्रवाई होती है जिसमें कई कार्य शामिल होते हैं। उनमें से, इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के लिए लेखांकन मुख्य में से एक है। अन्य संगठनों से अलगाव में कार्य करने वाला कोई एकल उद्यम नहीं है। ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, वित्तीय और अन्य संस्थानों के साथ संचार और सहयोग अनिवार्य है। इसलिए, उत्पादन प्रक्रिया पत्राचार के बिना नहीं कर सकती। इनकमिंग और आउटगोइंग पत्रों के पंजीकरण को कौन संभालता है? उनका ठीक से हिसाब कैसे करें? इसकी आवश्यकता किसे है और क्यों? हम लेख में इन मुद्दों पर विचार करेंगे।

पत्राचार की श्रेणियाँ। आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण की विशेषताएं

दस्तावेजों के कई रूप और प्रकार हैं, लेकिन वे सभी केवल दो मुख्य श्रेणियों में आते हैं:

• भेजना (आउटगोइंग मेल)।
• प्राप्त (इनकमिंग मेल)।

आइए प्रत्येक श्रेणी के अर्थ को देखें।

पत्राचार, जिसे आउटगोइंग कहा जाता है, निम्नलिखित प्राप्तकर्ताओं को भेजा जा सकता है:

• उच्च अधिकारी।
• अधीनस्थसंगठन।
• साझेदार उद्यम।
• उद्यम के विभाग, कार्यशालाएं और अन्य संरचनात्मक विभाग।

उच्च अधिकारियों को कौन से दस्तावेज़ भेजे जाते हैं?

व्यावहारिक रूप से प्रत्येक उद्यम किसी भी संगठन (जिला, विभागीय, क्षेत्रीय, साथ ही मंत्रालयों) के अधीनस्थ होता है। इन संस्थानों को भेजे गए आउटगोइंग पत्राचार रिपोर्ट, रिपोर्ट, महीने, तिमाही, वर्ष की योजना, अनुरोधों के जवाब हो सकते हैं। एक नियम के रूप में, यह स्वीकृत मानक प्रपत्रों पर या कंपनी के लोगो के साथ साधारण शीट पर जारी किया जाता है।

डाउनलाइन संगठनों के लिए दस्तावेज़

सभी नहीं, लेकिन कई उद्यम उन संगठनों के साथ सहयोग करते हैं जो उनके अधीनस्थ हैं। यह कार्यकारी निकाय, शाखाएं, छोटी फर्में और अन्य हो सकते हैं। उनके द्वारा भेजा गया पत्राचार निर्देश, आदेश, नोटिस, विनियम, निर्देश, प्रशिक्षण सामग्री हो सकता है। यह कंपनी के लोगो के साथ लेटरहेड या साधारण शीट पर भी जारी किया जाता है। इसके अलावा, निर्देश और प्रशिक्षण सामग्री ब्रोशर और मैनुअल के रूप में हो सकती है, लेकिन उनके साथ मानक रूपों या मुहरों और हस्ताक्षरों के साथ कवर पत्र पर निर्देश होना चाहिए। यदि कोई नहीं हैं, तो मैनुअल और ब्रोशर में स्वयं भेजने वाले उद्यम की मुहर और जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए।

साझेदार फर्मों के लिए दस्तावेज़ीकरण

एक नियम के रूप में, इस मामले में हम आपूर्तिकर्ताओं, वितरकों और ग्राहकों के बारे में बात कर रहे हैं। वह जो पत्राचार भेजता है वह आदेश, नोटिस हैमाल की प्राप्ति, दावे, विज्ञापन ब्रोशर, किसी समझौते या अनुबंध की किसी भी शर्तों में परिवर्तन के बारे में सूचनाएं, व्यावसायिक प्रस्ताव।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विज्ञापन सामग्री, मूल्य सूची, बधाई, निमंत्रण, उदाहरण के लिए, एक प्रस्तुति के लिए पंजीकृत होने की आवश्यकता नहीं है।

एक ही संगठन के भीतर दस्तावेज़ीकरण

इस प्रकार का आउटगोइंग पत्राचार उन उद्यमों में होता है जहां 2 या अधिक विभाग, कार्यशालाएं, प्रभाग होते हैं। ऐसे मामलों में, नेतृत्व आदेश, संकल्प, दिशानिर्देश, निर्देश और इसी तरह के दस्तावेज जारी करता है, जो विभागों और कार्यशालाओं को भेजे जाते हैं। फिर प्रबंधकों और प्रशासन के लिए इस तरह के पत्राचार आउटगोइंग होंगे, और एक कार्यशाला या विभाग के लिए - इनकमिंग।

जर्नल डिजाइन नियम

चाहे दस्तावेज़ कहीं भी भेजा गया हो, उसका हिसाब अवश्य होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आउटगोइंग पत्राचार के पंजीकरण के लिए लॉग हैं। ऐसे समय में जब कंप्यूटर और इंटरनेट मौजूद नहीं थे, ऐसी पत्रिकाएं हाथ में लेकर रखी जाती थीं। वे मनमानी कर सकते हैं। एक सामान्य नोटबुक, लेखा पुस्तक, नोटपैड का उपयोग किया जा सकता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पत्रिका में सिले हुए चादरें होनी चाहिए ताकि उन्हें फाड़ा न जा सके। इसके अलावा, उन्हें गिने जाने की आवश्यकता थी। पत्रिका के शीर्षक पृष्ठ में इसकी शुरुआत की तारीख का संकेत दिया गया था। पहले, पृष्ठों को धागों से सिलाई करना, उनके सिरों को कागज की एक शीट से सील करना आवश्यक था, जिस पर जिम्मेदार व्यक्ति की मुहर और हस्ताक्षर लगाना आवश्यक था। साथ ही इस शीट पर कुल गिने हुए पृष्ठों की संख्या अंकित थी। सुधार की अनुमति नहीं थी।

अब धागों से पत्रिका की सिलाई बच जाती है जबवित्तीय या कानूनी मूल्य के विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों का पंजीकरण।

पत्रिका के पृष्ठ अधिकांश व्यवसायों में क्रमांकित हैं।

पत्रिका की अंतिम पंक्ति भर जाने पर उसके समाप्त होने की तिथि लिख दी जाती है। इसे 3 से 5 साल तक स्टोर किया जाता है। यह इसमें पंजीकृत पत्राचार के प्रकार पर निर्भर करता है। न्यायालय के आदेश, वित्तीय खाते, दीर्घकालिक अनुबंध, और इसी तरह के अन्य विशेष रूप से महत्वपूर्ण माने जाते हैं। आप पत्रिका का निपटान तभी कर सकते हैं जब उसमें दर्ज प्रत्येक दस्तावेज़ ने अपना कानूनी बल खो दिया हो।

कंप्यूटर सहायता

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के इस युग में, एक ऐसा क्लर्क ढूंढना मुश्किल है जो हाथ से आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के लॉग का पता लगाता हो। अब एक निश्चित प्रोग्राम है जो आपको फॉर्म प्रिंट करने या कंप्यूटर पर रिकॉर्ड रखने की अनुमति देता है। इसका उपयोग करने के लिए, आपके पास होना चाहिए:

• एमएस ऑफिस के साथ कंप्यूटर, एमएस एक्सेल प्रोग्राम।
• प्रिंटर।
• स्कैनर।
• कंप्यूटर ईमेल।
• इस तरह की मुहर: “प्रवेश। सं. _, "_" _20_" इसे मैन्युअल रूप से टाइप किया जा सकता है या रेडी-मेड खरीदा जा सकता है।

अगला, आपको कार्यक्रम में जाना होगा, आवश्यक फॉर्म डाउनलोड करना होगा और इसके साथ काम करना शुरू करना होगा। आप फॉर्म को प्रिंट कर सकते हैं, बहुत सारी फोटोकॉपी बना सकते हैं, उन्हें सीवे कर सकते हैं। आपको एक जर्नल मिलेगा जिसमें आपको हाथ से नोट्स बनाने होंगे। आप प्रिंट नहीं कर सकते, सीधे अपने कंप्यूटर पर रजिस्टर करें। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ इस प्रकार रखे जाते हैं जिसके लिए आपको हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं होती है।

आपको कितनी पत्रिकाओं की आवश्यकता है?

अक्सरकुल मिलाकर, उद्यम आउटगोइंग पत्राचार का एक लॉग बनाए रखते हैं। हालांकि, कई भागीदारों और अन्य प्राप्तकर्ताओं वाले कुछ संगठनों में इनमें से कई पत्रिकाएं हो सकती हैं, जैसे:

• तृतीय पक्ष को भेजे गए पत्राचार के पंजीकरण के लिए और उद्यम के भीतर दस्तावेजों के लिए।
• देशी और विदेशी कंपनियों को भेजे गए पत्रों के लिए।
• कुछ संगठनों (उदाहरण के लिए, केंद्रीय कार्यालय, मंत्रालय, और इसी तरह) और अन्य सभी के लिए इच्छित दस्तावेज़ों के लिए। यह दस्तावेज़ प्रबंधन की सुविधा के लिए किया जाता है, लेकिन कोई भी पत्रिका एक मानक के अनुसार तैयार की जाती है।

इसके अलावा, कुछ संगठनों के पास प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ीकरण के लिए अलग-अलग जर्नल होते हैं। उदाहरण के लिए, आउटगोइंग ऑर्डर, अकाउंटिंग ऑर्डर, नोटिफिकेशन, मैनुअल, ग्राहक शिकायतों, प्रोटोकॉल आदि को पंजीकृत करने के लिए। ऐसे दस्तावेज़ों के लिए, अन्य स्तंभों वाले प्रपत्रों का उपयोग किया जा सकता है।

जर्नल प्रविष्टियां कैसे रखें

यह कहा जाना चाहिए कि सभी प्रकार के आउटगोइंग पत्राचार के लिए लेखांकन के लिए प्रपत्रों के रूप लगभग समान हैं। डिज़ाइन कैसा दिखना चाहिए, यह दिखाने वाला एक नमूना हमारे लेख में दिया गया है।

प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर कॉलम के साथ एक "हेडर" है:

• प्रविष्टि का क्रमांक, वह भी दस्तावेज पर चिपका हुआ था।
• प्रस्थान तिथि।
• दस्तावेज़ शीर्षक (जैसे "प्रगति रिपोर्ट")।
• सारांश (शाब्दिक रूप से कुछ वाक्य, आप दस्तावेज़ संख्या भी नीचे रख सकते हैं)।
• संस्था का नाम जहां पत्र व्यवहार किया जाता है।
• जिम्मेदार कुलसचिव के हस्ताक्षर।
• प्रस्थान विधि (नियमित या ई-मेल, फैक्स)। यह आइटम नई तकनीकों के आगमन के साथ जोड़ा गया है। पहले, यह पत्राचार लॉग में नहीं था।
• यदि किसी अनुरोध या निष्पादन रिपोर्ट का जवाब भेजा जाता है, तो पत्रिका को उस दस्तावेज़ की संख्या का संकेत देना चाहिए जिसके आधार पर भेजा गया पत्र बनाया गया था। कलाकार (नाम, स्थिति) के बारे में डेटा इंगित करना भी आवश्यक है।
• प्रतियों की संख्या। कभी-कभी एक कॉलम अलग से आवंटित किया जाता है, जिसमें एक प्रति में पृष्ठों की संख्या इंगित की जाती है।
• नोट। जो जानकारी पिछले कॉलम में शामिल नहीं है, वह यहां दर्शाई गई है।

यदि आउटगोइंग दस्तावेज़ किसी अनुरोध या रिपोर्ट का जवाब नहीं है, तो निष्पादन और जिम्मेदार व्यक्ति पर कॉलम में डैश डाल दिए जाते हैं।

हमारे समय में, आउटगोइंग पत्राचार के लॉग की सामग्री और भरना नहीं बदला है। ऊपर दिखाया गया नमूना।

आने वाली मेल

उद्यम द्वारा निम्नलिखित स्रोतों से पत्र और दस्तावेज प्राप्त किए जा सकते हैं:

1. उच्च अधिकारी।
2. अधीनस्थ।
3. पार्टनर फर्म।
4. अन्य संस्थान जो ऊपर सूचीबद्ध नहीं हैं (पुलिस, बैंक, अदालतें, निजी नागरिक, आदि)।
5. एक उद्यम के भीतर, आने वाले पत्राचार प्रशासन या किसी अन्य संरचनात्मक इकाई से आ सकते हैं, उदाहरण के लिए, लेखा विभाग से।

हमसे ऊपरमाना जाता है कि पहले तीन पैराग्राफ में बताए गए संगठनों से कौन से कागजात पत्राचार का गठन कर सकते हैं।

अन्य संस्थानों के दस्तावेज़ किसी कर्मचारी को सम्मन, निष्पादन की रिट, अदालत का निर्णय, मुकदमा, शिकायत या किसी निजी व्यक्ति का बयान आदि हो सकते हैं।

उद्यम के भीतर वर्कफ़्लो का प्रतिनिधित्व करने वाले कागजात बहुत भिन्न हो सकते हैं: प्रबंधन आदेश, आदेश, निर्देश, विनियम, मानक, सुरक्षा नियम, नोटिस, और इसी तरह।

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करना

न केवल आउटगोइंग पत्राचार, बल्कि इनकमिंग का भी रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। जर्नल, जहां उद्यम द्वारा प्राप्त पत्रों को पंजीकृत किया जाता है, उसी नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है जैसे भेजे गए दस्तावेजों के लिए।

अंतर प्रपत्रों पर "कैप" में है। इसमें निम्नलिखित कॉलम होने चाहिए:

• साधारण संख्या। यह दस्तावेज़ में भी चिपका हुआ है।
• प्राप्त तिथि।
• दस्तावेज़ भेजने वाला संगठन।
• यह कैसे प्राप्त हुआ (फैक्स, ई-मेल या नियमित मेल द्वारा)।
• दस्तावेज़ का नाम।
• प्रतियों की संख्या।
• दस्तावेज़ कहाँ भेजा गया था (कार्यशाला, विभाग या फ़ोल्डर का नाम)।

आने वाले पत्राचार के जर्नल के रूपों में से एक का एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है।

यदि आने वाला दस्तावेज़ निष्पादन के लिए कार्यशाला (विभाग) द्वारा प्राप्त प्रबंधन का एक आदेश या पद्धतिगत निर्देश है, तो पंजीकरण लॉग में यह इंगित करना चाहिए कि जिम्मेदार व्यक्ति कौन है, और यह भी चिपकाना चाहिएप्रदर्शन नोट, दिनांक और कलाकार के हस्ताक्षर।

रिकॉर्ड कौन रखता है?

प्रमुख द्वारा नियुक्त कोई भी जिम्मेदार व्यक्ति इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार पंजीकृत कर सकता है। इस मामले में, इस प्रकार की श्रम गतिविधि को उसके नौकरी विवरण में शामिल किया जाना चाहिए या उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, संगठनों में कार्यालय का काम एक सचिव द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इसके अलावा, कार्यालय का एक कर्मचारी या एक प्रशासक (छोटी कंपनियों में) पत्राचार का पंजीकरण कर सकता है। कुछ संगठनों में, पत्राचार दो कर्मचारियों द्वारा नियंत्रित किया जाता है - संकलक और सचिव।

दुकानें और विभाग इनकमिंग और आउटगोइंग डॉक्यूमेंटेशन का रिकॉर्ड भी रखते हैं। यह एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है जिस पर प्रबंधन के आदेश द्वारा इस प्रकार की गतिविधि का आरोप लगाया जाता है।

आने वाले दस्तावेज़ों को मुझे ठीक से कैसे रिकॉर्ड करना चाहिए?

इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार का पंजीकरण कोई मुश्किल काम नहीं है, बल्कि एक जिम्मेदार है। उद्यम द्वारा प्राप्त सभी दस्तावेज लेखांकन के अधीन हैं। यदि वे संगठनों से आए हैं, तो उन पर मुहर लगानी चाहिए और प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। कभी-कभी जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर की भी आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार, यदि यह उद्यम को जारी किया गया चालान है। व्यक्तियों के पत्र, जैसे व्याख्यात्मक या दावे, केवल उस व्यक्ति के हस्ताक्षर हो सकते हैं जिसने इस दस्तावेज़ को संकलित किया है।

अधिकांश उद्यमों में, उत्पादन प्रक्रियाओं के बराबर रखने के लिए सभी आने वाले पत्राचार की प्रबंधक द्वारा समीक्षा की जानी चाहिए। वह स्वयंप्राप्त दस्तावेजों के साथ क्या करना है - निष्पादन के लिए स्वीकार करने के लिए, जानकारी से जुड़े व्यक्तियों को परिचित करने के लिए, या बस एक फ़ोल्डर में कागज दर्ज करने के लिए निर्णय लेता है। अतः सचिव, आने वाले पत्राचार को पत्रिका में दर्ज कर प्रधान को उपलब्ध कराता है। वह प्रत्येक दस्तावेज़ पर एक निशान लगाता है कि उसे किस विभाग को भेजा जाना चाहिए।

इस "फैसले" के आधार पर, सचिव आने वाले पत्राचार के रजिस्टर में उपयुक्त कॉलम में प्रत्येक पत्र के आगे "भाग्य" नोट करता है। उदाहरण के लिए, प्रीमियम की गणना पर एक नया विनियमन लेखा विभाग को भेजा जा सकता है, तकनीकी विभाग को सुरक्षा दिशानिर्देश, और नागरिक इवानोव से उत्पाद गुणवत्ता नियंत्रण विभाग को दावा भेजा जा सकता है। यह आने वाले दस्तावेज़ों के साथ सचिव का काम पूरा करता है।

मैं आउटगोइंग मेल का ट्रैक कैसे रख सकता हूं?

ऊपर, हमने जांच की कि कौन से कागजात इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण से संबंधित हो सकते हैं। कुछ संगठनों में, एक सहायक सचिव या संकलक द्वारा व्यक्तिगत अनुरोधों का उत्तर दिया जाना चाहिए। GOST R 6.30-2003.12 के अनुसार, ऐसा दस्तावेज़ एक विशेष रूप में या कंपनी के लोगो के साथ एक खाली शीट पर तैयार किया जाता है। किसी संगठन या व्यक्ति को भेजे गए किसी भी व्यावसायिक पत्र पर प्रबंधक द्वारा मुहर और हस्ताक्षर किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, सचिव को दस्तावेज़ की एक फोटोकॉपी बनानी होगी, जिसे सही फ़ोल्डर में दर्ज किया जाना चाहिए।

आउटगोइंग पत्राचार संबंधित जर्नल में पंजीकृत है। सचिव को यह जांचना चाहिए कि क्या सभी आवश्यक मुहरें और हस्ताक्षर, उसकी कंपनी का विवरण औरजिस संगठन के लिए दस्तावेज़ तैयार किया गया था, उस पर उस संख्या के अनुरूप संख्या डालें जिसके तहत इसे पत्रिका में दर्ज किया गया है, प्रस्थान की तारीख, उस फ़ोल्डर का नाम जिसमें प्रतिलिपि दर्ज की गई है। यदि भेजा जा रहा पत्राचार किसी आने वाले पत्र का उत्तर है, तो आपको वह संख्या भी लिखनी होगी जिसके तहत यह पंजीकृत किया गया था। पंजीकरण लॉग में दर्शाए गए दिन पर दस्तावेज भेजे जाने चाहिए।

हमें पत्राचार लेखांकन की आवश्यकता क्यों है?

कुछ लोग जो उत्पादन से दूर हैं, उनका मानना है कि इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार का सावधानीपूर्वक पंजीकरण अतिरिक्त काम है, तथाकथित कागजी कार्रवाई। वास्तव में, पत्राचार लेखांकन निम्नलिखित कार्य करता है:

• कार्यप्रवाह व्यवस्थित करता है।
• आने वाले संकेतों पर समय पर प्रतिक्रिया सुनिश्चित करता है।
• उत्पादन के भीतर सूचना के आदान-प्रदान को सुव्यवस्थित करता है।
• विदेशी आर्थिक जीवन में कंपनी की प्रभावी भागीदारी की गारंटी देता है।
• आपको आवश्यक दस्तावेज़ को शीघ्रता से खोजने में मदद करता है।

इस कार्य का महत्व स्पष्ट है, इसलिए आपको इसके कार्यान्वयन को जिम्मेदारी से करने की आवश्यकता है।