एक खेप नोट को भरने के नमूने। खेप नोट भरने के नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कई मामलों में संगठनों की गतिविधियां सावधानीपूर्वक नियंत्रण के अधीन होती हैं और कई नियमों द्वारा नियंत्रित होती हैं। उनमें से एक खेप नोट, चालान और अन्य प्राथमिक दस्तावेज भरने के नमूने हैं। कंपनी की गतिविधियों के लिए कानून की आवश्यकताओं का पूरी तरह से पालन करने के लिए, इन दस्तावेजों को भरते समय, आपको स्थापित निर्देशों का पालन करना चाहिए। यह लेख एक खेप नोट और अन्य संलग्न दस्तावेजों, उनके उद्देश्य, संरचना और संगठनों की गतिविधियों में अर्थ को भरने के नमूने पर चर्चा करता है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण और उसका उद्देश्य

कंपनी की गतिविधियों में सभी कार्यों का दस्तावेजीकरण और कर, लेखा और प्रबंधन रिकॉर्ड में परिलक्षित होना चाहिए। भविष्य में, यह सभी डेटा विभिन्न उद्देश्यों के लिए विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा व्यवस्थित, सारांशित, विश्लेषण और उपयोग किया जाता है। इनमें से सबसे महत्वपूर्ण रिपोर्टिंग हैनियामक अधिकारियों के समक्ष वित्तीय और आर्थिक गतिविधि के परिणाम।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की श्रेणी में कंपनी के व्यावसायिक जीवन में कुछ घटनाओं के पंजीकरण के उद्देश्य से कई दस्तावेज़ शामिल हैं। उनकी विशिष्ट विशेषता लेन-देन के समय या उसके तुरंत बाद भरना है। प्राथमिक दस्तावेज इस बात का प्रमाण है कि ऑपरेशन वास्तव में किया गया था। इस तरह के दस्तावेज़ों में एक कंसाइनमेंट नोट, वेबिल (TTN), इनवॉइस, विनिर्देश, इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर और कुछ अन्य दस्तावेज़ शामिल हैं।

खेप नोट का असाइनमेंट

कंसाइनमेंट नोट - प्राथमिक हस्तांतरण दस्तावेज़, जिसे आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीदार को माल की शिपमेंट के समय संकलित किया जाता है। सबूत है कि आइटम बेचा गया था। इसे दो या अधिक प्रतियों में जारी किया जाना चाहिए। यदि कमीशन एजेंट, एजेंट की भागीदारी के साथ-साथ राज्य सब्सिडी या बजटीय निधियों का उपयोग करके सामान क्रेडिट या पट्टे पर खरीदा जाता है, तो अतिरिक्त कागजात तैयार किए जाते हैं। एक प्रति आपूर्तिकर्ता के पास छोड़ी जानी चाहिए, दूसरी खरीदार के लिए है, तीसरी - बैंक के लिए, एक अन्य वित्तीय संस्थान, मध्यस्थ, बजटीय संस्थान।

कानूनी संगठनों और उद्यमियों के किसी भी व्यापार संचालन के साथ बिल ऑफ लैडिंग होना चाहिए। प्रपत्र, नमूना भरना और दस्तावेज़ की उपस्थिति की विशेषताएं थोड़ी भिन्न हो सकती हैं। कानून पंजीकरण के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। परंतुऐसी आवश्यकताएं भी हैं जो सभी बिक्री चालान टेम्प्लेट को पूरी करनी चाहिए।

खेप नोट डिजाइन विकल्प

संगठन अपनी दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों में घटनाओं को अलग-अलग तरीकों से फ्रेम कर सकते हैं। यह खेप नोट को भरने के नमूनों पर भी लागू होता है। नीचे उन विकल्पों की सूची दी गई है जो एक फर्म ले सकती है:

• आधिकारिक एकीकृत फॉर्म TORG-12 का उपयोग करना। यदि लंबे समय से आविष्कार किया गया है तो पहिया को फिर से क्यों बनाया जाए? TORG-12 किसी भी कानूनी रूप वाले संगठनों के लिए, सभी क्षेत्रों में और किसी भी सामान के साथ काम करने के लिए उपयुक्त है। उसी समय, आधिकारिक रूप को नियामक अधिकारियों की सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, सुविधा और सादगी के लिए कंपनियों की इच्छा के साथ विकसित किया गया था। कंपनी के रिकॉर्ड के साथ काम करने के लिए एकाउंटेंट द्वारा उपयोग किए जाने वाले 1C इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के सभी संस्करण मानक TORG-12 रूपों से सुसज्जित हैं।
• संगठन की जरूरतों और सभी कानूनी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, अपने स्वयं के फॉर्म का विकास और अनुमोदन। कुछ संगठन, आंतरिक उपयोगकर्ताओं की सुविधा के लिए, टीएन में समायोजन करते हैं, इसे आवश्यक कॉलम, टेबल और विवरण के साथ पूरक करते हैं। यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है यदि संशोधन दस्तावेज़ के सार को नहीं बदलते हैं, और यह अभी भी उपयोगकर्ताओं को उस जानकारी से संतुष्ट करता है जिसकी वे तलाश कर रहे हैं।
• एक एकीकृत यूपीडी फॉर्म (यूनिवर्सल ट्रांसफर डॉक्यूमेंट) का उपयोग, जो एक साथ एक कंसाइनमेंट नोट और इनवॉइस की भूमिका निभाता है, वैट भुगतान करने वाले संगठनों के लिए प्रासंगिक है। सुविधा गायब होने में हैइनवॉइस को अलग से प्रिंट करने की आवश्यकता, जो समय बचाता है, कागज, भौतिक संपत्ति (कागज और टोनर) के भंडारण के लिए कार्यालय की जगह, एक व्यावसायिक संचालन के लिए दस्तावेजों के पैकेज में त्रुटियों और विसंगतियों के जोखिम को कम करता है, साथ ही खोने का जोखिम भी। भंडारण के दौरान इसके घटक।
• दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण का उपयोग करें। कुछ आधुनिक कंपनियों ने लंबे समय से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच किया है। इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस की आवश्यकताएं पेपर इनवॉइस के समान ही हैं। वर्कफ़्लो के इस रूप का उपयोग करने के लिए, आपको एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त करना होगा।
• मानक पत्रिकाओं-पुस्तकों का उपयोग करना। प्रिंटिंग हाउस बड़ी संख्या में पुस्तकों का उत्पादन करते हैं जिनमें प्राथमिक दस्तावेजों के रूप होते हैं, जिनमें खेप नोट भी शामिल हैं। व्यक्तिगत उद्यमी इस भरने के पैटर्न को पसंद करते हैं, क्योंकि इसके लिए लेखांकन और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग में विशेष ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती है। यह उन उद्यमियों पर लागू होता है जिनकी कार्य प्रक्रिया का कार्यालय की गतिविधियों से कोई लेना-देना नहीं है - बाजार के मंडपों के व्यापारी, यात्रा करने वाले उद्यमी और अन्य।

कंसाइनमेंट नोट: भरने के निर्देश

TN को अनिवार्य रूप से कर सेवा की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। इसके पंजीकरण की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले अधिकारियों के लेखांकन और नियामक कानूनी कृत्यों के प्रावधानों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इस दस्तावेज़ में कई आवश्यक विवरण होने चाहिए:

• दस्तावेज़ की संख्या और तारीख;
• माल और परेषिती के नाम और पते (वास्तविक और कानूनी);
• टिन,चालू खाता, चल रहे लेनदेन के आधार पर जानकारी (समझौता, विनिर्देश, उनकी संख्या और तारीख);
• शिप किए गए आइटम की सूची, प्रत्येक आइटम की मात्रा, माप की इकाइयां, प्रति यूनिट लागत, प्रति आइटम कुल राशि, पूरी सूची के लिए कुल राशि, वैट प्रतिशत और उसका मौद्रिक मूल्य;
• चल रहे संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के उपनाम और आद्याक्षर: गोदाम से कौन भेज दिया, किसने इसके लिए आदेश दिया, किसने प्राप्त किया;
• यदि गतिविधि में उपयोग किया जाता है तो प्रिंट पक्ष (कुछ पीआई बिना छपाई के काम करते हैं)।

खेप नोट

एक सौदे के लिए मानक पैकेज का एक अन्य दस्तावेज लदान का बिल है। इसका उपयोग अपने स्वयं के मोटर परिवहन या तीसरे पक्ष के वाहक की इन्वेंट्री आइटम की बिक्री-अधिग्रहण की प्रक्रिया में भागीदारी के मामले में किया जाता है। ईंधन और स्नेहक की लागत की प्रतिपूर्ति, और यातायात पुलिस अधिकारी के परिवहन की प्रक्रिया में कार्गो की वैधता की पुष्टि करने और परिवहन सेवाओं के प्रावधान की वैधता को साबित करने के लिए दोनों आवश्यक हैं।

संगठन वर्तमान में समानांतर में दो प्रकार के वेसबिल का उपयोग करते हैं। फॉर्म और फिलिंग पैटर्न वे पूरी तरह से अलग हैं। विवरण की संरचना लगभग समान है, लेकिन दस्तावेज़ में अलग तरह से परिलक्षित होती है। टीटीएन और 1-टी रूपों के बीच सबसे महत्वपूर्ण अंतर दूसरे में माल की सूची के साथ एक अनुभाग की अनुपस्थिति है।

एक खेप नोट भरने के नियम

वस्तु-लदान के बिल में दो खंड होते हैं। पहले वाले में सौदे के बारे में निम्नलिखित जानकारी होती है:

• तिथि और दस्तावेज़ संख्या;
• शिपर और कंसाइनी, उनके वास्तविक पते, बैंक विवरण, लेनदेन के आधार पर जानकारी;
• वह स्थान जहाँ सामान पहुँचाया जाता है;
• माल की सूची, उनकी लागत, स्थानों की संख्या, उपलब्धता और पैकेजिंग के प्रकार, माप की इकाइयों, वजन के साथ तालिका अनुभाग;
• अधिकारियों का अंतिम नाम और आद्याक्षर, जिन्होंने माल को जारी करने के लिए अधिकृत किया, उनके हस्ताक्षर और भेजने वाली कंपनी की मुहर;
• स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, वाहक के हस्ताक्षर;
• स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, माल स्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और प्राप्तकर्ता की मुहर।

टीटीएन के दूसरे खंड में परिवहन करने वाली कार और उसके चालक के बारे में जानकारी है। प्रपत्र के इस भाग में शामिल होना चाहिए:

• मेक, मॉडल, कार पंजीकरण संख्या;
• चालक का पूरा नाम, परिवहन के लिए कार्गो की स्वीकृति पर कॉलम में उसके हस्ताक्षर, सीटों की संख्या और प्राप्तकर्ता को कार्गो की डिलीवरी पर;
• कार्गो की विशेषताओं के बारे में सूचित करने वाली अन्य जानकारी - विषाक्तता, विस्फोटकता, रेडियोधर्मिता आदि।

नए फॉर्म 1-टी के अंतर

अपने आप परिवहन करते समय, संगठन टीटीएन भरने के ऊपर वर्णित नमूने का उपयोग करते हैं। लैडिंग फॉर्म 1-टी का बिल उन मामलों में उपयोग किया जाता है जहां कार्गो को तीसरे पक्ष के संगठन या निजी ड्राइवर द्वारा ले जाया जाता है। इसके बिना अस्तित्व को सिद्ध करना असम्भव हैएक ड्राइवर या एक परिवहन कंपनी के साथ संविदात्मक संबंध, क्रमशः, लेखांकन और कर लेखांकन में उनकी सेवाओं के लिए भुगतान की लागत को लिखना असंभव है।

इन दो रूपों के बीच मुख्य अंतर यह है कि 1-टी फॉर्म में कमोडिटी सेक्शन नहीं होता है और कार्गो के परिवहन के बारे में विस्तृत जानकारी होती है। आप इसमें केवल स्थानों की संख्या, कार्गो और पैकेजिंग की विशेषताओं के साथ-साथ घोषित मूल्य निर्दिष्ट कर सकते हैं।

भरते समय क्या करना चाहिए?

उपरोक्त दस्तावेजों के निष्पादन के संबंध में विधायी निर्णयों की सूची निम्नलिखित है:

• 15 अप्रैल, 2011 की सरकारी डिक्री संख्या 272 - फॉर्म 1-टी की स्वीकृति।
• 6 नवंबर 2014 का वित्त मंत्रालय का पत्र - कैरियर और ग्राहक के बीच संविदात्मक संबंधों की मान्यता पर;
• संघीय कर सेवा का 21 मार्च, 2013 का पत्र - आयकर की गणना करते समय TTN प्रपत्रों के उपयोग पर;
• दिसंबर 28, 1998 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 132 की डिक्री - TORG-12 फॉर्म का अनुमोदन।

प्राथमिक दस्तावेजों को सही ढंग से भरना क्यों आवश्यक है?

कोई भी व्यावसायिक संगठन लाभ के लिए काम करता है। अपनी राशि से, यह राज्य को करों और अन्य योगदानों का भुगतान करने के लिए बाध्य है। उनकी राशि की गणना पूरी तरह से प्राथमिक दस्तावेज की शुद्धता पर निर्भर करती है। यदि त्रुटियां की गई थीं या उल्लंघन स्थापित किए गए थे, तो संगठन बाद में बड़े पैमाने पर हो सकता हैअपेक्षा से अधिक कर। उदाहरण के लिए, यदि उन खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ जिन्हें संगठन को कर योग्य आधार से कटौती करने का अधिकार है, गलत तरीके से निष्पादित किए जाते हैं, तो संघीय कर सेवा उन्हें पहचान नहीं सकती है। इस मामले में, संगठन को अपनी जेब से खर्च वहन करना होगा, न कि उन्हें उत्पादन की अंतिम लागत में शामिल करके।

दस्तावेजों की अनुपस्थिति या गलत भरने के लिए प्रतिबंध

प्राथमिक दस्तावेजों की प्रतियों की कमी संघीय कर सेवा द्वारा अनिर्धारित निरीक्षणों की लहर पैदा कर सकती है। प्रत्येक पहचाने गए उल्लंघन पर जुर्माना लगाया जा सकता है। यदि कर सेवा धोखाधड़ी, आपराधिक इरादे या त्रुटियों या दस्तावेज़ीकरण की कमी में करों से बचने का प्रयास देखती है, तो संगठन को अधिक अप्रिय परिणामों का सामना करना पड़ेगा - जुर्माना, कर प्रतिबंध, संबंधित कोड के लेखों द्वारा प्रदान किए गए प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व।