परियोजना नियोजन है प्रक्रिया, विकास और योजना की तैयारी के चरण और विशेषताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

योजना के दौरान लंबे समय में संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए गुणात्मक और मात्रात्मक निर्णय किए जाते हैं। इसके अलावा, इस तरह के काम के दौरान, सटीक रूप से इष्टतम पथ निर्धारित करना संभव है। परियोजना नियोजन एक सटीक योजना का विस्तार है जिसके अनुसार संगठन का विकास किया जाएगा। यह आपको सभी विवरणों के माध्यम से सोचने, समस्याओं को हल करने के तरीके चुनने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस तरह का काम कैसे किया जाता है, इस पर बाद में चर्चा की जाएगी।

अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना

बिजनेस मैनेजमेंट में प्रोजेक्ट प्लानिंग एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है, यही वजह है कि आज लगभग हर कंपनी यह काम करती है। इसमें कुछ समय और संसाधन लगते हैं, लेकिन यह फल देता है।

योजना की गुणवत्ता से लेकर परियोजना प्रबंधन तकउनके आगे के कार्यान्वयन पर निर्भर करता है। ऐसी प्रक्रिया के दौरान, एक दीक्षा की जाती है, जिसके दौरान चार्टर, प्रतिभागियों के रजिस्टर को मंजूरी दी जाती है, और आगे के विकास के लिए एक रणनीतिक दिशा का चयन किया जाता है।

सबसे पहले, मुख्य क्रियाओं का क्रम तैयार किया जाता है। उनकी मंजूरी के बाद, विवरण तैयार किया जाता है।

भविष्य की परियोजना की अवधारणा और इसकी प्रगति के मुख्य चरणों को रेखांकित करने के बाद, प्रबंधन अपने सभी चरणों को सही करने में सक्षम होगा, निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के सर्वोत्तम तरीकों का चयन करें।

परियोजना नियोजन प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। यह आपको बाद में निगरानी करने की अनुमति देता है, विकास के पथ पर आंदोलन को समय पर सही करता है। वास्तविक संकेतकों की तुलना नियोजित लोगों से की जाती है, जो नियोजित कार्यों के कार्यान्वयन की डिग्री के बारे में जानकारी प्रकट करता है। निगरानी के दौरान, बाहरी और आंतरिक स्रोतों से लगातार अद्यतन जानकारी को ध्यान में रखा जाता है। योजना में निर्धारित शर्तें, शर्तें और संकेतक परिवर्तन के अधीन हैं, क्योंकि उन्हें वास्तविक स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

योजना सभी परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को सीधे प्रभावित करती है। इसलिए, यह हर संगठन द्वारा किया जाता है। क्रियाओं का स्पष्ट रूप से स्थापित क्रम नहीं होने पर कुछ भी प्रबंधित करना असंभव है। ये चरण ऐसे कार्य हैं जिनके कार्यान्वयन से लक्ष्य की प्राप्ति होती है। यदि योजना के अनुसार कुछ गलत होने लगता है, तो प्रबंधक ऐसी घटनाओं के कारणों की पहचान करता है, परिस्थितियों में सही कार्यों पर निर्णय लिए जाते हैं।

नियोजन प्रक्रिया परियोजना जीवन चक्र का प्रारंभिक चरण है। इसके बिना असंभव हैवांछित परिणाम प्राप्त करें।

कार्यों की योजना बनाना

परियोजना के लक्ष्यों की योजना में कार्यों की एक प्रणाली का विकास शामिल है, जैसे कदम, उनकी उपलब्धि की ओर ले जाते हैं। प्रस्तुत कार्य आपको काम शुरू होने से पहले ही यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि क्या चयनित प्रकार की गतिविधि लाभ ला सकती है। प्रत्येक निवेशक अपने धन को सबसे अधिक लाभदायक, लाभदायक परियोजना में निवेश करना चाहता है। भविष्य की गतिविधियों के मुख्य मापदंडों और परिणामों की रूपरेखा तैयार करना, योजना के दौरान उन्हें प्राप्त करने के लिए पर्याप्त, यथार्थवादी तरीके चुनना संभव है।

उत्पादक होने के लिए, एक संगठन को कई चुनौतियों का सामना करना होगा। यदि गणना के दौरान यह पता चलता है कि ऐसी गतिविधियों का परिणाम नकारात्मक है (कंपनी को नुकसान होगा), पर्याप्त नहीं है, तो इस घटना के कारणों की पहचान करना आवश्यक है। कुछ समायोजन करके, परियोजना की प्रभावशीलता को बढ़ाना संभव है। कार्यों के कार्यान्वयन के प्रत्येक चरण में संशोधन किए जा सकते हैं। वे इस प्रकार हो सकते हैं:

• डिज़ाइन के उद्देश्य (या लक्ष्यों) का विवरण देना, स्पष्ट करना, घटना के वांछित परिणाम का निर्धारण करना।
• भविष्य के काम के दायरे और संरचना का निर्धारण।
• प्रत्येक चरण के समय का अनुमान लगाएं।
• परियोजना की बजट लागत की गणना करें।
• एक शेड्यूल बनाएं और प्रत्येक चरण के लिए बजट की गणना करें।
• संसाधनों की आवश्यकता निर्धारित की जाती है। इस दिशा में समग्र रूप से परियोजना के प्रत्येक चरण और संगठन की गतिविधियों के लिए गणना की जाती है।
• लॉजिस्टिक्स योजना प्रगति पर है।
• जोखिम का आकलन किया जा रहा है, खतरनाक स्थितियों की स्थिति में सही प्रतिक्रिया के लिए एक पद्धति बनाई जा रही है।
• इवेंट का विवरण निवेशक को विस्तार से समझाया गया है।
• विवरण प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के साथ सहमत हैं।
• कार्य करने और सौंपे गए कार्यों को पूरा करने की जिम्मेदारी निष्पादकों और प्रबंधकों के बीच वितरित की जाती है।
• नियोजित बातचीत और प्रबंधकीय नियोजन प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट किया जा रहा है।

परियोजना प्रबंधन और परियोजना नियोजन निकट से संबंधित हैं। केवल सहमत समय सीमा के भीतर और पूर्ण रूप से निर्धारित कार्यों की लगातार पूर्ति कंपनी की गतिविधियों के दौरान लाभ कमाने, लक्ष्य की उपलब्धि की गारंटी दे सकती है।

मुख्य प्रक्रियाएं

परियोजना नियोजन के आयोजन की प्रक्रिया में, कई अनिवार्य और वैकल्पिक क्रियाएं की जाती हैं। संगठन की गतिविधियों के बावजूद, उन्हें समग्र रणनीतिक दृष्टि बनाने के दौरान लागू किया जाता है। अनिवार्य प्रक्रियाओं में निम्नलिखित शामिल हैं:

• सभी नियोजित कार्यों, परियोजना सामग्री का विवरण और आगे के दस्तावेज़ीकरण।
• परियोजना के मुख्य चरणों की परिभाषा, उनके बाद के विवरण।
• अनुमानित अनुमान तैयार करना। परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी संसाधनों की कुल लागत की गणना की जाती है।
• एक कदम-दर-चरण कार्य योजना तैयार करना, जिसके कार्यान्वयन से आपके लक्ष्यों की प्राप्ति होगी।
• कार्य के क्रम का वर्णन करता है।
• तकनीकी प्रकृति की निर्भरता, साथ ही किए गए कार्य पर प्रतिबंध।
• के लिए आवश्यक समय की गणनाकाम के प्रत्येक चरण को पूरा करना, उत्पादन चक्र के प्रत्येक चरण में आवश्यक श्रम लागत और अन्य संसाधनों का निर्धारण करना।
• संसाधनों के प्रकार, समुच्चय और उनके आयतन का निर्धारण करना।
• संसाधन सीमित होने पर कार्य के वास्तविक समय का संकेत देना।
• एक बजट बनाएं और प्रत्येक प्रकार के कार्य के लिए अनुमानित लागतों को लिंक करें।
• एक तैयार योजना बनाएं।
• डिजाइन के दौरान अन्य शोध कार्य के परिणामों को एकत्रित करना, एक दस्तावेज़ में नियोजित मूल्यों का लेआउट।

परियोजना की योजना और विकास के दौरान, ये क्रियाएं अनिवार्य हैं।

सहायक प्रक्रियाएं

परियोजना कार्यान्वयन योजना के दौरान, कुछ प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं हो सकती है। आवश्यकता पड़ने पर ही प्रबंधक उन्हें सामान्य सूची में सम्मिलित करता है। इन सहायक प्रक्रियाओं में निम्नलिखित शामिल हैं:

• गुणवत्ता मानकों की योजना बनाना, उनकी अधिकतम स्वीकार्य सीमा निर्धारित करना। तैयार उत्पाद विशेषताओं के आवश्यक स्तर को प्राप्त करने के तरीकों पर भी चर्चा की गई है।
• संगठन के क्षेत्र में नियोजन, जिसका तात्पर्य सभी परियोजना प्रतिभागियों के बीच कार्यात्मक दक्षताओं, जिम्मेदारियों और अधीनता के वितरण से है।
• उचित स्तर की योग्यता, कार्य अनुभव वाले कर्मियों का चयन, जिनकी गतिविधियों से परियोजना को जल्द से जल्द लागू किया जा सकेगा। कुछ मामलों में, एक अच्छी तरह से समन्वित टीम वर्क के गठन की आवश्यकता होती है।
• सदस्यों को सुरक्षित करने के लिए संचार स्थापित करेंआपको आवश्यक जानकारी के साथ प्रोजेक्ट करें।
• परियोजना जोखिमों के प्रकारों की पहचान, उनका मूल्यांकन और प्रलेखन। यह आपको परियोजना पर उनके संभावित प्रभाव की डिग्री का आकलन करने के लिए, नियोजन चरण में भी अनिश्चितताओं को पहचानने और समाप्त करने की अनुमति देता है। इस स्तर पर, चुनी हुई रणनीति के कार्यान्वयन के दौरान स्थिति के विकास के लिए अनुकूल और प्रतिकूल दोनों परिदृश्यों की गणना की जाती है।
• योजना रसद प्रक्रियाओं। यह निश्चित रूप से निर्धारित है कि बाहरी संगठनों से कौन सा कच्चा माल, अन्य आवश्यक सामग्री और संसाधन खरीदे जाएंगे, कितनी मात्रा में, और किस आवृत्ति के साथ वितरण किया जाएगा।

परियोजना प्रक्रियाओं की योजना के दौरान अन्य गतिविधियों की आवश्यकता हो सकती है। यह उन लक्ष्यों पर निर्भर करता है जो संगठन अपना काम करने के दौरान प्राप्त करता है।

योजना कदम

प्रोजेक्ट प्लानिंग के 4 मुख्य चरण होते हैं। उन्हें परामर्श कंपनी बूज़ एलन एंड हैमिल्टन द्वारा पेश किया गया था।

मानक योजना मॉडल इस प्रकार है:

चरण 1. लक्ष्यों का निर्माण

दो तरह के लक्ष्य निर्धारित होते हैं। वे औपचारिक या वास्तविक हो सकते हैं। पहले मामले में, परियोजना की उपयोगिता निर्धारित करने के लिए मानदंड सामने रखे जाते हैं। औपचारिक लक्ष्य प्रबंधकों की प्रेरणा से निकलते हैं। वास्तविक लक्ष्य वे तरीके हैं जिनसे औपचारिक लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सकता है।

चरण 2. समस्या विश्लेषण

योजना के इस चरण के दौरान, संगठन की वास्तविक स्थिति निर्धारित की जाती है। इसके बाद, इसकी भविष्य की स्थिति के बारे में एक पूर्वानुमान लगाया जाता है। फिरमौजूदा समस्याओं की पहचान की जाती है, जिसके उद्देश्य के लिए लक्ष्यों की प्रणाली भविष्य कहनेवाला विश्लेषण के परिणामों का विरोध करती है। यह समस्याओं को अंत में संरचित करने की अनुमति देता है।

चरण 3. विकल्प खोजें

ये ऐसे समाधान हैं जो परस्पर अनन्य हैं।

चरण 4. विकल्पों का मूल्यांकन

मौजूदा परिदृश्यों में से प्रत्येक की स्वीकार्यता निर्धारित की जाती है। प्रत्येक निर्णय की प्रभावशीलता और जोखिम की डिग्री का मूल्यांकन किया जाता है, जिसके बाद एक उचित निर्णय लिया जाता है। इष्टतम विकल्प न केवल व्यावहारिक रूप से व्यवहार्य होना चाहिए, बल्कि कानूनी भी होना चाहिए, जिससे आप जितना संभव हो लक्ष्य के करीब पहुंच सकें। साथ ही समय, संसाधनों आदि में मौजूदा प्रतिबंधों को ध्यान में रखा जाता है।

प्रादेशिक, औद्योगिक या अन्य प्रकार के लिए एक योजना परियोजना बनाते समय, नियोजित परिणामों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना करने के लिए भविष्य में इसे लागू करना सुनिश्चित करें। यह आपको एक सामान्य लक्ष्य की दिशा में प्रगति का प्रबंधन करने, समय पर उचित समायोजन करने की अनुमति देता है।

शेड्यूलिंग

यह ध्यान देने योग्य है कि प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग थोड़ी अलग योजना पर आधारित है। यह 5 मुख्य चरणों पर प्रकाश डालता है:

1. नौकरियों को परिभाषित करना और उन्हें एक सूची के रूप में लिखना। कुछ मामलों में, प्रबंधक सभी प्रक्रियाओं को एक साथ सूचीबद्ध न करके गलतियाँ करते हैं। इस घटना को बाहर करने के लिए, आगामी कार्य को निर्धारित करने के क्रम में अनुक्रमिक अपघटन की विधि को लागू करने की अनुशंसा की जाती है।
2. प्रत्येक चयनित पद के लिए, क्रम और अवधि निर्धारित की जाती है। यह इस पर निर्भर करता हैआगामी कार्य की तकनीकी विशेषताएं। इसके लिए, अपघटन तकनीक का भी उपयोग किया जाता है, जिसे विशेषज्ञ आकलन द्वारा पूरक किया जाता है। यह आपको प्रत्येक ऑपरेशन की नियोजित अवधि को सटीक रूप से निर्धारित करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, आप बुद्धिशीलता तकनीक का उपयोग कर सकते हैं, जिससे आप विभिन्न दृष्टिकोणों से प्रौद्योगिकी की विशेषताओं पर विचार कर सकते हैं।
3. संसाधनों के प्रकार और उनकी उपलब्धता का निर्धारण करता है। यह वित्त, सामग्री, श्रम, सूचना आदि हो सकता है। प्रदर्शन किए गए कार्य की अनुसूची रसद, वित्तपोषण आदि की अनुसूची के साथ सहसंबद्ध है। सभी चरणों को परस्पर जोड़ा जाना चाहिए, एक सतत प्रक्रिया का गठन करना चाहिए। यह उत्पादन प्रक्रिया में व्यवधान से बचाता है। साथ ही, दुर्लभ संसाधनों पर अलग से विचार करने की आवश्यकता है। वे बड़े पैमाने पर आगामी कार्य के पूरे स्पेक्ट्रम की अवधि और अनुक्रम निर्धारित करते हैं।
4. प्रतिबंध बाहर से लगाए गए हैं। इनमें उत्पादन की मौसमी, उपकरण आपूर्ति की विनिर्माण क्षमता, और अन्य बाहरी कारक शामिल हैं।
5. परियोजना प्रबंधन के दौरान उभरते जोखिमों का जवाब देने के लिए एक प्रणाली बनाई जा रही है। परियोजना की योजना उनके विश्लेषण से शुरू होती है। सबसे संभावित और खतरनाक खतरों के लिए, उचित प्रतिक्रिया उपाय विकसित किए जा रहे हैं।

योजना सिद्धांत

एक व्यावसायिक परियोजना की योजना बनाते समय, एक प्रबंधक को कुछ सिद्धांतों का पालन करना चाहिए। मुख्य हैं:

• उद्देश्य। महत्वहीन कार्यों पर छिड़काव किए बिना, परियोजना का कार्यान्वयन एक स्पष्ट, अंतिम लक्ष्य का पीछा करता है।
• व्यवस्थित। भविष्य परियोजना प्रबंधन समग्र और व्यापक होना चाहिए। साथ ही, इसके विकास और संकलन की विशेषताओं को ध्यान में रखा जाता है। कुछ मामलों में, एक परियोजना को सबसिस्टम में तोड़ा जा सकता है। वे भी संबंधित होंगे। उसी समय, एक प्रणाली में परिवर्तन से दूसरी संरचना में परिवर्तन होता है। परियोजना को कई हिस्सों में तोड़कर आप तत्वों के आंतरिक कनेक्शन और इंटरैक्शन को ट्रैक कर सकते हैं, सबसे प्रभावी संरचना चुन सकते हैं। इस मामले में परियोजना कार्यान्वयन का मूल्यांकन गुणात्मक और मात्रात्मक प्रक्रियाओं के संदर्भ में दिया जा सकता है।
• जटिलता। घटना को उनके संबंध और निर्भरता के दृष्टिकोण से माना जाता है। इसके लिए प्रबंधन के विभिन्न तरीकों और तरीकों का इस्तेमाल किया जाता है।
• सुरक्षा। परियोजना कार्य की योजना के दौरान, यह परिकल्पना की गई है कि सभी गतिविधियाँ आवश्यक संसाधनों से सुसज्जित हों।
• प्राथमिकता। परियोजना के विकास में मुख्य ध्यान मुख्य, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर दिया जाता है। उनकी परिभाषा भविष्य में विकास की समग्र अवधारणा पर निर्भर करती है।
• आर्थिक सुरक्षा। इच्छित घटना की पूर्ति के मामले में संगठन द्वारा किए गए नुकसान और नुकसान की डिग्री की गणना की जाती है। जोखिमों को बिल्कुल भी टाला नहीं जा सकता है, लेकिन उनका आकलन किया जाना चाहिए और इस दिशा में लिए गए निर्णयों को उचित ठहराया जाना चाहिए।

परियोजना संरचना

परियोजना कार्य योजना के दौरान संरचना की आवश्यकता होती है। काम के पदानुक्रमित अनुक्रम में पूरी परियोजना को अलग-अलग हिस्सों में तोड़ना शामिल है। यह आपको विभिन्न स्तरों पर परिसरों का विस्तार करने की अनुमति देता है। ऐसादृष्टिकोण प्रक्रिया प्रबंधन को सरल बनाता है।

संरचना आपको निम्न कार्य करने की अनुमति देती है:

• मध्यवर्ती प्रकार के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्य के दायरे को परिभाषित करें।
• परियोजना की प्रगति की डिग्री को नियंत्रित करें, अपने सभी लक्ष्यों को प्राप्त करने की संभावना का मूल्यांकन करें।
• रिपोर्टिंग इष्टतम संरचना के अनुसार बनाई गई है।
• परियोजना की प्रगति को मापने के लिए मील के पत्थर निर्धारित हैं।
• कलाकारों के बीच जिम्मेदारी ठीक से वितरित की जाती है।
• टीम के सभी सदस्यों को परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों के बारे में वस्तुनिष्ठ, समझने योग्य जानकारी प्राप्त होती है।

संरचना में गलतियाँ

कुछ प्रबंधक संरचना के दौरान गलतियाँ करते हैं, जो लक्ष्यों की उपलब्धि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं। इनमें से मुख्य निम्नलिखित हैं:

• संरचना का चरण आम तौर पर छोड़ दिया जाता है। प्रबंधक सीधे वर्तमान काल की समस्याओं के समाधान की खोज में जाता है।
• केवल संगठनात्मक इकाइयों का उपयोग किया जाता है, कोई अंतिम उत्पाद या संसाधन लागू नहीं किया जाता है।
• संरचना पूरी परियोजना को कवर नहीं करती है।
• संरचना तत्वों को दोहराया जाता है।
• परियोजना प्रलेखन और वित्तीय रिपोर्टिंग की तैयारी की बारीकियों के अनुसार संरचनाओं का कोई एकीकरण नहीं है।
• संरचना खत्म हो गई है या कम विस्तृत है।
• परियोजना के अलग-अलग तत्वों को कंप्यूटर पर संसाधित नहीं किया जा सकता है।
• अमूर्त अंतिम उत्पादों (सेवाओं, सेवाओं, आदि) को ध्यान में नहीं रखा जाता है।

संरचना के लिए आधार

प्रोजेक्ट प्लानिंग एक जिम्मेदार काम है। संरचना सही ढंग से की जानी चाहिए। यह निम्नलिखित आधारों पर किया जाता है:

• बनाई जा रही परियोजना के जीवन चक्र की अवधि।
• विभाजनों की संरचना की विशेषताएं।
• परिणाम के घटक जो परियोजना के पूरा होने के बाद प्राप्त होंगे।
• कंपनी के काम की प्रक्रिया, कार्यात्मक तत्व।
• वस्तुओं की भौगोलिक स्थिति।