एक लेखा प्रविष्टि क्या है? परिभाषा, मॉडल खाते, संकलन प्रक्रिया

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

सभी कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों को व्यावसायिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण और प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है। रूसी संघ का कानून उन्हें सभी मामलों में लेखांकन रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है, सिवाय इसके कि फेडरल लॉ एन 402 "ऑन अकाउंटिंग" दिनांक 6 दिसंबर, 2011 में निर्धारित है। "लेखा प्रविष्टियों और खातों" की अवधारणा की परिभाषा अक्सर भ्रमित करती है। लेखांकन और आर्थिक शिक्षा के बिना लोग। इसलिए, लगभग हमेशा व्यक्तिगत उद्यमी और छोटी कंपनियों के संस्थापक एक अनुभवी लेखाकार को या तो स्थायी आधार पर नियुक्त करते हैं या समय-समय पर उसकी सेवाओं का सहारा लेते हैं। नौसिखिए लेखाकार भी अक्सर इन सरल शब्दों के सार और अर्थ को पूरी तरह से नहीं समझते हैं। एक लेखा प्रविष्टि क्या है? लेख में, हमने यथासंभव विस्तृत परिभाषा पर विचार करने का प्रयास किया।

"खाता" की अवधारणा क्या है?

अकाउंटिंग अकाउंट अकाउंटिंग में एक निश्चित स्थिति है, जो संगठन की संपत्ति की आवाजाही के साथ-साथ इसे फिर से भरने के तरीकों को मज़बूती से दर्शाता है। सरल शब्दों में, आप खाते की तुलना मधुमक्खी के छत्ते में लगे छत्ते से कर सकते हैं। लेखांकन में इस सेल में प्रवेश करने वाले सभी अमृत को ठीक करना और साथ ही किसी न किसी कारण से इसके नुकसान को ध्यान में रखना शामिल है। एक हाइव में (जिसकी तुलना किसी संगठन से की जा सकती है) कई ऐसे सेल (खाते) होते हैं, जिनमें से प्रत्येक में कुछ विशेषताएं होती हैं।

आधुनिक लेखांकन में, खाता लेनदेन के एक सरल और समझने योग्य प्रतिबिंब के लिए, दोहरी प्रविष्टि पद्धति का उपयोग किया जाता है। इसका नाम इसलिए रखा गया है क्योंकि प्रत्येक ऑपरेशन दो बार परिलक्षित होता है। कोई भी नकदी प्रवाह दो बार परिलक्षित होना चाहिए: एक खाते के डेबिट पर और दूसरे के क्रेडिट पर।

व्यावसायिक संगठनों में रिकॉर्ड रखते समय एक लेखाकार द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार के खातों को लेखा चार्ट में एक विशेष तरीके से समूहीकृत और व्यवस्थित किया जाता है। इस मामले में लेखांकन प्रविष्टियां एकल लेनदेन की भूमिका निभाती हैं, जो खाते में धन की प्राप्ति या प्रस्थान का प्रतिबिंब दर्शाती हैं। अनुभवहीन लेखाकार, एक नियम के रूप में, हमेशा खातों का एक चार्ट हाथ में रखते हैं, ताकि गलतियाँ न हों और धन की प्राप्ति या व्यय को गलत खाते से संबद्ध न करें।

उपखाता नाम की भी एक चीज होती है। उदाहरण के लिए, 10.1, 50.2 और अन्य। ये उप-खाते आपको मुख्य खाते में दिखाई गई जानकारी को परिष्कृत करने की अनुमति देते हैं।

खातों का वर्गीकरण और उन पर पोस्टिंग की विशेषताएं

खातों को वर्गीकृत किया जाता हैनिम्नानुसार है (लेखांकन में प्रदर्शित की जाने वाली वस्तु के आधार पर):

1. सक्रिय मौद्रिक संदर्भ में इस बारे में जानकारी प्रदर्शित करने का एक तरीका है कि किसी संगठन के पास कितना और कौन-सा धन और संसाधन हैं। सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली सक्रिय लेखा प्रविष्टियाँ हैं: सामग्री (10), तैयार माल (43), बिक्री व्यय (सक्रिय क्रेडिट खाता 44), अचल संपत्ति (01) और कई अन्य। सक्रिय खातों की ख़ासियत यह है कि उन पर खुलने और समाप्त होने वाले शेष केवल डेबिट में परिलक्षित होते हैं। उसी समय, महीने के दौरान लेनदेन जो संगठन के धन में वृद्धि में योगदान करते हैं, डेबिट में दर्ज किए जाते हैं, जो कमी में योगदान करते हैं - क्रेडिट में। लेखांकन कार्यक्रमों के माध्यम से या मैन्युअल रूप से की गई इन प्रविष्टियों को पोस्टिंग कहा जाता है।
2. निष्क्रिय प्रकार के लेखांकन खाते राज्य और संगठन की आय के स्रोतों में परिवर्तन को दर्शाते हैं। उदाहरण के लिए, अचल संपत्तियों (02), अधिकृत पूंजी (80) और कई अन्य का मूल्यह्रास। निष्क्रिय खातों के साथ काम करते समय, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि उद्घाटन और समापन शेष ऋण में परिलक्षित होते हैं। उसी समय, महीने के दौरान लेन-देन जो खाते के आकार में वृद्धि में योगदान करते हैं, क्रेडिट में दर्ज किए जाते हैं, और जो कमी में योगदान करते हैं उन्हें डेबिट किया जाता है। निष्क्रिय प्रकार के खातों के साथ किसी भी लेनदेन को संकलित करते समय इस सिद्धांत का उपयोग किया जाता है।
3. सक्रिय-निष्क्रिय खातों को समझना अक्सर मुश्किल होता है और नौसिखिए एकाउंटेंट के लिए उन पर प्रविष्टियां करना मुश्किल होता है। परिस्थितियों के आधार पर, ऐसे खाते निष्क्रिय या सक्रिय हो सकते हैं। यह अंतर करने के लिए कि खाता किस प्रकार का होगाप्रत्येक व्यक्तिगत मामले में, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि पोस्टिंग के दौरान कौन सी खाता विशेषता ट्रिगर हुई है। खातों का लेखा चार्ट निम्नलिखित सक्रिय-निष्क्रिय खातों को अलग करता है: देनदारों और लेनदारों के साथ बस्तियां (76), करों और शुल्कों की गणना (68), आदि। सक्रिय-निष्क्रिय खातों पर प्रविष्टियां उत्पन्न करते समय, आंकड़ा डेबिट दोनों में परिलक्षित हो सकता है और कर्ज में।

अतीत में, जब एक लेखाकार के काम को सुविधाजनक बनाने के लिए कोई विशेष कार्यक्रम नहीं थे, लेखा विशेषज्ञों को कागज पर गणना करने के लिए मजबूर किया जाता था। खातों को दो स्तंभों के साथ प्लेटों के रूप में चित्रित किया गया था, बाएं एक डेबिट को दर्शाता है, और दायां एक - क्रेडिट। आम लोगों में ऐसे होर्डिंग को हवाई जहाज कहा जाता था।

"लेखा प्रविष्टि" क्या है?

संस्था (बजटीय या वाणिज्यिक संगठनों) के वित्तपोषण की प्रकृति की परवाह किए बिना, हर दिन बहुत सारे पैसे का लेनदेन इसके लेखा विभाग के माध्यम से होता है। "लेखा प्रविष्टि" क्या है? यह एक ऐसा लेन-देन है जो मज़बूती से लाभ, लागत, खर्च आदि को प्रदर्शित कर सकता है। मोटे तौर पर, पोस्टिंग एक नकद लेनदेन कार्यक्रम में एक प्रविष्टि है।

किसी संस्था की आर्थिक गतिविधि को डबल-एंट्री पद्धति का उपयोग करके प्रदर्शित किया जाता है। इसका नाम इसलिए रखा गया है क्योंकि अकाउंटिंग पोस्टिंग योजना में केवल दो कॉलम हैं: डेबिट और क्रेडिट। पहला आय को दर्शाता है, दूसरा (ऋण) संगठन के खर्चों को दर्शाता है।

सबसे आम पोस्टिंग

अकाउंटिंग में कौन सी अकाउंटिंग एंट्री का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है? असंदिग्ध देंउत्तर कठिन है - यह सब उस क्षेत्र पर निर्भर करता है जिसमें संगठन संचालित होता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी सक्रिय रूप से व्यापार और उत्पादन में लगी हुई है, तो लेखा विभाग को नियमित रूप से निम्नलिखित पोस्टिंग का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जाता है:

• D41 - K60, 71, 75 - बिक्री के लिए उत्पादों की प्राप्ति।
• D41 - K42 - ट्रेड मार्जिन का प्रतिबिंब।
• D73, 94 - K21, 41, 43 - कमी लेखा।

खातों का चार्ट और लेखा प्रविष्टियां निकट से संबंधित हैं। लेन-देन को जल्दी और सक्षम रूप से तैयार करने के लिए, खातों के चार्ट को दिल से जानना उचित है। अनुभवहीन एकाउंटेंट हमेशा इसे संभाल कर रखते हैं, क्योंकि वे अनजाने में गलत खाते पर लेन-देन रिकॉर्ड कर सकते हैं, और परिणामस्वरूप, महीने के अंत में शेष राशि और बैलेंस शीट के साथ समस्या होगी।

लेनदेन का वर्गीकरण

आप दर्ज किए गए लेनदेन की प्रकृति के अनुसार लेनदेन को वर्गीकृत कर सकते हैं:

• वास्तविक का उपयोग रिपोर्टिंग अवधि के दौरान किए गए वास्तविक लेनदेन को दर्शाने के लिए किया जाता है;
• ऐसे लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए सशर्त सेवा जो वास्तव में प्रतिबद्ध नहीं थे, लेकिन लेखांकन में परिलक्षित होना चाहिए (उदाहरण के लिए, संकेतकों का स्पष्टीकरण और हस्तांतरण - उत्पादन लागत में प्रबंधन लागत का समावेश);
• स्पष्टीकरण - सुधारात्मक कार्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए। लेखांकन में स्पष्ट प्रविष्टियों को अतिरिक्त और उलट में विभाजित किया गया है। पूर्व खातों पर कारोबार की राशि से अधिक है, रिपोर्टिंग अवधि के लिए योग की गणना करते समय बाद में कटौती की जानी चाहिए।

पोस्टिंग की पूरी विविधता को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है: सरल और जटिल।

1. जटिल प्रविष्टियां ऐसी प्रविष्टियां हैं जिनमें दो से अधिक खातों में लेनदेन के लिए लेखांकन शामिल है।
2. साधारण लेन-देन उन लेन-देन को दर्शाता है जो केवल दो खातों में धन की आवाजाही को दर्शाते हैं।

अचल संपत्तियों का हिसाब

स्थायी संपत्ति किसी भी संस्था की बैलेंस शीट पर होती है, चाहे बजटीय या वाणिज्यिक कोई भी हो। गतिविधियों के कार्यान्वयन में शामिल सभी संपत्तियों को अचल संपत्तियों को संदर्भित करने के लिए प्रथागत है। अचल संपत्तियों को उधार या पट्टे पर लिया जा सकता है। कार्यालय भवन, कार, वाणिज्यिक उपकरण - ये सभी अचल संपत्तियां हैं। लेकिन "सामग्री" खाते में पहले से ही स्टेशनरी को ध्यान में रखा जाएगा।

सावधि संपत्ति खाते के लिए लेखांकन प्रविष्टि क्या है? यह एक ऐसा लेन-देन है जो इमारतों, कारों, वाणिज्यिक उपकरणों आदि की खरीद या बिक्री को दर्शाता है। इस खाते के लिए लेखांकन प्रविष्टियों पर विचार करें।

ओएस अकाउंटिंग के लिए पोस्टिंग और अकाउंट

सक्रिय खाते 01 और 08 का उपयोग लेखांकन के लिए किया जाता है। लेखांकन और एक पोस्टिंग की ख़ासियत यह है कि जब संगठन के निपटान में अचल संपत्ति प्राप्त होती है, तो प्रविष्टि तुरंत 01 खाते में नहीं की जाती है। पहला, रसीद खाता 08 के नामे में परिलक्षित होती है।

• 08-60 - संपत्ति खरीदते समय लेन-देन इस तरह दिखेगा।
• 01-08 - यह इस तथ्य को प्रतिबिंबित करना चाहिए कि अचल संपत्तियों को परिचालन में लाया गया था।
• अचल संपत्ति का दान किया जा सकता है, ऐसी स्थिति में लेन-देन होगाइस तरह दिखें: 08-98.
• अगर अचल संपत्ति का योगदान अधिकृत पूंजी के हिस्से के रूप में किया जाता है, तो प्रविष्टि इस प्रकार है: 08-75.
• एक अचल संपत्ति (उदाहरण के लिए, एक इमारत) किराए के श्रमिकों के श्रम से बनाई जा सकती है, इस मामले में, वायरिंग इस प्रकार है: 08-60।

अमूर्त संपत्ति के लिए लेखांकन के लिए लेखा और लेखा प्रविष्टियां

अमूर्त संपत्ति के लेखांकन के लिए मुख्य खाता 04 है। यह सक्रिय खातों के समूह के अंतर्गत आता है। इसका उद्देश्य अमूर्त संपत्ति की उपस्थिति और प्रवास को प्रतिबिंबित करना है। कई लेखाकारों का मानना है कि, लेन-देन को प्रतिबिंबित करने के सिद्धांत के अनुसार, खाता 04, खाता 01 के समान है। हालाँकि, पोस्टिंग के संकलन में अंतर हैं। खातों का चार्ट रिपोर्ट करता है कि बैलेंस शीट पर अमूर्त संपत्ति की स्वीकृति हमेशा खाता 04 में परिलक्षित होती है। जब लेखांकन वस्तुओं को बैलेंस शीट से सेवानिवृत्त किया जाता है, तो खाते के क्रेडिट 04 पर राशि परिलक्षित होनी चाहिए।

खाते में लेनदेन के उदाहरण 05:

• 05-04 - बिक्री, दान, परिसमापन आदि के कारण एक अमूर्त संपत्ति का मूल्यह्रास;
• 04-08 - सुविधा को चालू कर दिया गया है;
• 04-79 - ट्रस्ट प्रबंधन में एक अमूर्त संपत्ति की प्राप्ति का प्रतिबिंब;
• 58-04 - अमूर्त संपत्ति के अवशिष्ट मूल्य को बट्टे खाते में डाल दिया गया है।

इन्वेंट्री अकाउंटिंग

लगभग हर संस्थान को किसी न किसी तरह से सामग्री खरीदने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। वे कम मूल्य के होते हैं और लगभग कभी भी पुनर्विक्रय नहीं होते हैं। सामग्री की आवाजाही पर पोस्टिंग 10 खाते पर प्रदर्शित की जाती है। इसमें हैउप-खाते, उदाहरण के लिए:

• 10.1 - कच्चा माल;
• 10.3 - ईंधन;
• 10.5 - स्पेयर पार्ट्स;
• 10.8 - निर्माण सामग्री;
• 10.10 - विशेष उपकरण।

अनुभवी लेखाकार सभी उप-खातों को याद रखते हैं और 10 खातों के लिए आसानी से प्रविष्टियां करने में सक्षम होते हैं। यह सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली पोस्टिंग में से एक है। खातों का चार्ट रिपोर्ट करता है कि सामग्री की लागत वास्तविक लागत पर बैलेंस शीट पर दर्ज की गई है।

उत्पादन लागत लेखांकन

उत्पादन लागत खाता 20 में परिलक्षित होती है। यह क्या है? सरल शब्दों में, उत्पादन वस्तुओं और उत्पादों की लागत बनाने की प्रक्रिया है। लागत मूल्य, बदले में, सभी उत्पादन लागतों (श्रमिकों को भुगतान, कच्चे माल की खरीद, आदि सहित) और कार्यान्वयन (एक व्यापारिक स्थान के लिए भुगतान, प्रमोटरों और विपणक के काम) का योग है। इन सभी खर्चों को लागत मूल्य बनाते हुए खाता 20 के नामे में दर्ज किया जाता है।

उत्पादन लागत से संबंधित प्रविष्टियां संकलित करते समय, निम्नलिखित खातों का भी उपयोग किया जाता है:

• 23 - सहायक उत्पादन;
• 26 - सामान्य व्यावसायिक व्यय;
• 25 - ओवरहेड लागत।

ये खाते सहायक हैं और शायद ही कभी उपयोग किए जाते हैं। यदि संगठन अपेक्षाकृत छोटा है, तो लेन-देन में अतिरिक्त खातों को दर्ज करने का कोई मतलब नहीं है, आप अपने आप को खाता 20 का उपयोग करने तक सीमित कर सकते हैं।

कार्मिक बस्तियों के लिए लेखांकन

यहां तक कि सबसे छोटे संगठनों में भी ऐसे कर्मचारी होते हैं जिन्हें करने की आवश्यकता होती हैकिसी तरह मजदूरी, भत्ते और बोनस की गणना करें, क्षतिग्रस्त सामग्री और नुकसान की मात्रा में कटौती करें, और किसी तरह बैलेंस शीट में इन लागतों को प्रतिबिंबित करें। संगठन के कर्मचारियों के साथ सभी प्रकार की बस्तियां 73 खाते में परिलक्षित होती हैं। साथ ही, यह खाता उद्यम से कर्मचारी ऋण से जुड़ी लागत, संस्था से कर्मचारियों को सामग्री मुआवजे की राशि आदि को दर्शा सकता है।

अकाउंट 73 पर कौन सी पोस्टिंग की जाती है? सबसे आम:

• 73-50 - एक कर्मचारी को जारी किया गया ऋण;
• 73-94 - दोषी कर्मचारी पर लिखी गई सामग्री क्षति;
• 50-79 - कर्मचारी ने खजांची को हुए नुकसान की भरपाई की।

अकाउंटिंग प्रविष्टियों को जल्दी से कैसे सीखें?

शुरुआती लेखाकार खातों और उन पर पोस्टिंग को याद रखने की कोशिश करते हैं। नतीजतन, सिर में सब कुछ भ्रमित है, और वे अक्षम्य गलतियाँ करते हैं। पोस्टिंग के साथ इस या उस खाते के महत्व और आवश्यकता को महसूस करना, सार को समझना बहुत आसान है। खातों को उपयोग के सिद्धांत के अनुसार समूहीकृत किया जाना चाहिए, ताकि उन्हें याद रखना आसान हो, उदाहरण के लिए:

• इन्वेंट्री खाते - 01, 21, 41, 43;
• नकद खाते - 50, 51, 52;
• व्यय खाते - 20, 23, 25;
• वित्तीय परिणाम - 90, 91, 99.

लेखांकन प्रविष्टियों के मूल सिद्धांत को समझना भी महत्वपूर्ण है। हमेशा बाईं ओर एक डेबिट होता है, दाईं ओर एक क्रेडिट होता है। रिपोर्टिंग अवधि के लिए सभी प्रविष्टियाँ करने के परिणामों के आधार पर, एक बैलेंस शीट बनाई जाती है। उच्च वाला कोई भी व्यक्तिआर्थिक शिक्षा इस दस्तावेज़ से संगठन के बारे में बहुत सारी महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होगी। उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग अवधि के लिए कितनी सामग्री खरीदी गई, संगठन ने सामान्य रूप से और विशेष रूप से व्यय की एक या किसी अन्य वस्तु के लिए कितनी लागतें, बेची गई वस्तुओं के लिए आय की राशि, संगठन को आपूर्तिकर्ताओं पर कितना पैसा बकाया है, और बहुत अधिक। सामान्य तौर पर, इसे लागू करना काफी सरल और यथार्थवादी है।