परियोजना प्रबंधन योजना: विवरण, संकलन, विश्लेषण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

परियोजना प्रबंधन योजना क्या है इसे परियोजना प्रबंधन शब्द को समझ कर समझा जा सकता है। यह एक ही समय में एक कला और विज्ञान है, जो उपभोक्ता-उन्मुख बाजार अर्थव्यवस्था में अच्छी तरह से स्थापित है। यह कुछ तिथियों के लिए मध्यवर्ती लक्ष्यों के पदनाम के साथ कार्य योजना का एक संरचित विस्तार है। इसके कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में, एक जिम्मेदार परियोजना नियुक्त की जाती है, जो काम करेगी, और नियामक निकाय जो नियमों के अनुपालन की निगरानी करेंगे। क्या परियोजना प्रबंधन हमेशा प्रभावी होता है? अंतिम परिणाम को कौन या क्या प्रभावित करता है?

सैद्धांतिक पहलू

परियोजना प्रबंधन योजना हमेशा नवीन कार्यान्वयन से जुड़ी होती है और इसमें एक नए उत्पाद, बाजार, उपभोक्ता श्रेणियों के विश्लेषण के तत्व शामिल होते हैं। इसका मुख्य उद्देश्य पैसे में अधिकतम बचत के साथ कम से कम समय में नियोजित कार्य को हल करना है।संसाधन।

डिजाइन द्वारा, प्रत्येक परियोजना का एक सीमित अभिनव प्रभाव होता है। नवाचार समान वस्तुओं या सेवाओं से भिन्न वस्तुओं के निर्माण के लिए एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण में प्रकट होता है। यह क्षमता आपको किसी उत्पाद या सेवा के गुणों को व्यवस्थित रूप से परिष्कृत और संशोधित करने की अनुमति देती है।

यह पैरामीटर परियोजना संचार प्रबंधन योजना, नए उत्पादों के विकास, निर्माण कार्य की मरम्मत या चुनाव अभियान, कंपनी में एक सूचना प्रणाली के गठन का एक अभिन्न अंग है।

सैद्धांतिक पहलू में एक नया उत्पाद और सेवा बनाने के लिए संयुक्त ज्ञान, कौशल, तरीके और साधन शामिल हैं। बाजार की आवश्यकताओं और निवेशकों की अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए, परियोजना की लागत, समय सीमा, लक्ष्य और गुणवत्ता के बीच इष्टतम संतुलन खोजना आवश्यक है।

परियोजना योजना को तार्किक रूप से ज्ञान के सभी क्षेत्रों को उपलब्ध संसाधनों और कलाकारों की क्षमता से जोड़ना चाहिए।

सिस्टम के प्रकार

कोई भी कार्य, जैसे नया उत्पाद बनाना और फिर उसे बेचना, परियोजना प्रबंधन योजना के साथ या उसके बिना किया जा सकता है।

पहला विकल्प एक मैट्रिक्स सिस्टम के उपयोग पर आधारित होगा, जो परियोजना के जिम्मेदार (प्रबंधक) को निर्धारित करता है। वह निदेशक को रिपोर्ट करेगा, और उसके समूह में विभिन्न विभागों के कर्मचारी शामिल होंगे जिन्हें परियोजना की अवधि के लिए प्रत्यक्ष कार्य कर्तव्यों से मुक्त किया गया है। इस तरह के कार्मिक परिवर्तनों के लिए टीम सामंजस्य और परियोजना के लक्ष्यों और परिणामों की स्पष्ट समझ की आवश्यकता होती है।

दूसरा विकल्प मानता है कि विभाग प्रमुखों में से एक को जिम्मेदार नियुक्त किया जाएगा। परियोजना के सभी कार्य इस इकाई के कर्मचारियों द्वारा सम्पादित किये जायेंगे। लेकिन सामान्य तौर पर, कर्मचारियों को इस कार्य की पूरी समझ नहीं होगी और वे इसे एक अतिरिक्त बोझ के रूप में देखेंगे। परिणामस्वरूप, समय और परिणाम अप्रत्याशित हो सकते हैं।

परियोजनाओं की किस्में

कंपनियां काम पर परियोजनाओं का उपयोग पहल करने के एक गैर-पारंपरिक तरीके के रूप में करती हैं जिनका उपयोग दिन-प्रतिदिन के कार्यों में नहीं किया जा सकता है। कंपनियों में उनकी हिस्सेदारी हर साल बढ़ रही है।

प्रोजेक्ट हमेशा अलग होते हैं, लेकिन उनमें कुछ समानता होती है। ये सीमित समय की शर्तें हैं, सक्षम कलाकारों की तलाश और अतिरिक्त धन। निम्नलिखित दिशाएँ प्रतिष्ठित हैं:

1. वास्तुशिल्प डिजाइन। व्यवसाय में सफल होने के लिए इंजीनियरों, डिजाइनरों, उपभोक्ताओं और निवेशकों की भागीदारी आवश्यक है। एक उल्लेखनीय उदाहरण संयुक्त राज्य अमेरिका के आविष्कारक और वास्तुकार, बी फुलर हैं, जो लोगों को दिलचस्पी लेने और मॉड्यूलर बाथरूम का एक मॉडल विकसित करने में कामयाब रहे। ये कमरे एक किफायती विकल्प हैं और आज भी आवासीय भवनों के निर्माण में उपयोग किए जाते हैं।
2. वैचारिक दृष्टि। मुद्दा नए विचारों के निर्माण के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करना है। एक उदाहरण अमेरिका में टेलीफोन कंपनियों के साथ एक परियोजना है जो फोन बूथों को लुटेरों से बचाने के लिए एक रास्ता तलाश रही है। कई विकल्पों में से, हम स्टेनलेस स्टील के निर्माण पर बस गए। आज इस तत्व को सामने के दरवाजे पर देखा जा सकता है।कई इमारतों में।
3. योजना। परियोजना निष्पादन का एक क्रम बनाना बहुत महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, इस मानदंड के अनुसार, येलोस्टोन नेशनल पार्क इंटरचेंज और उसके रखरखाव के लिए मास्टर प्लान को लागू करने में कामयाब रहा।
4. वस्तुओं का निर्माण। कार्य निर्माण के मानदंडों और नियमों के अनुपालन के साथ-साथ प्रत्येक चरण के व्यवस्थित नियंत्रण पर केंद्रित है। नियंत्रण निकाय की अनुपस्थिति से वस्तु को अप्रत्याशित क्षति हो सकती है।

किसी एक दृष्टिकोण पर निर्णय लेने से पहले, परियोजना के लिए एक गुणवत्ता प्रबंधन योजना विकसित करना आवश्यक है। चिकित्सा उपकरणों या दवाओं के उत्पादन में, नियोजन चरणों की गुणवत्ता पर ध्यान देना बेहतर है। ऐसे मामले में जब तैयार उत्पाद को एक क्षेत्र से दूसरे क्षेत्र में पुनर्खरीद करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, बहुमंजिला इमारतों में एयर कंडीशनिंग और हीटिंग सिस्टम की स्थापना, नियंत्रण पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।

सफलता का कारक

परियोजना प्रबंधन योजना आज एक सफल परिणाम का एक अभिन्न अंग है। अतीत में, इसका निर्माण उत्पादन के पारंपरिक क्षेत्रों (रक्षा, ऊर्जा, निर्माण) की विशेषता थी। वर्तमान में, इस दृष्टिकोण का उपयोग लगभग हर दूसरी फर्म, या यों कहें, सभी संगठनों के 45% द्वारा किया जाता है। इनमें वित्तीय संस्थान शामिल हैं जो कंपनी को सेवाएं और सामान प्रदान करते हैं।

अक्सर, एक उत्पाद-केंद्रित फर्म को नई ग्राहक आवश्यकताओं के जवाब में इसे व्यवस्थित रूप से संशोधित करने की आवश्यकता महसूस होती है। इस मामले में, निर्माणपरियोजना प्रबंधन योजना। आज अधिकांश संगठन इसी दृष्टिकोण से कार्य करते हैं।

योजना बनाने के लिए टिप्स

व्यवहार में, कई कंपनियां अपने प्रयासों में कठिनाइयों का सामना करती हैं और दिवालिया हो जाती हैं। उदाहरण के लिए, लॉकहीड, जो एल-1011 विमान, या डीप टनल परियोजना के साथ विफल रहा, जिसका उद्देश्य शिकागो शहर के सीवर बुनियादी ढांचे को बढ़ाना था। कंपनियां जो कुछ हद तक अपने उत्पाद को बेचने और बेचने में कामयाब रही, उसे बनाए रखने की कोशिश में बड़ी लागत आई है।

विफलताओं का मुख्य कारण यह था कि परियोजना प्रबंधन योजना का विस्तृत विकास नहीं किया गया था, और कंपनी का प्रबंधन पूरी तरह से अंतिम परिणाम पर केंद्रित था, न कि लक्ष्य प्राप्त करने के क्रमिक चरणों पर।

एक सफल उद्यम को लागू करने के लिए, निम्नलिखित युक्तियों पर विचार करते हुए, क्रियाओं के स्पष्ट अनुक्रम के साथ एक अवधारणा विकसित करना आवश्यक है:

1. किसी तृतीय पक्ष से प्रोजेक्ट देखें। यह तकनीक आपको वस्तुनिष्ठ रूप से यह आकलन करने की अनुमति देगी कि क्या हो रहा है, स्थितियों पर नए सिरे से नज़र डालें, जो समस्याएं उत्पन्न हुई हैं, उन्हें हल करें और लागतों की समीक्षा करें;
2. प्रतिनिधि निर्णय लेना। ऐसा दृष्टिकोण परियोजना के मध्यवर्ती लक्ष्यों की समझ प्रदान करेगा, प्रभावशीलता को कई गुना बढ़ा देगा;
3. बैकअप प्लान बनाएं। उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए अतिरिक्त विकल्प समय और धन बचाने में मदद करेंगे। और अवधारणा को कई भागों में विभाजित करने से यह पूर्णता के करीब आ जाएगी।

प्रबंधन के लिए जिम्मेदार

गुणवत्ता प्रबंधन योजनाएक परियोजना तब प्रभावी होती है जब उसका नेता कुछ मानदंडों को पूरा करता है। एक ऐसे व्यक्ति का चयन करना जो आवश्यक गतिविधियों को करने और कंपनी को एक नए स्तर पर ले जाने में सक्षम हो, एक जोखिम भरा उपक्रम है। बहरहाल, बेहतर यही होगा कि मामले के समाधान में देरी न की जाए।

उम्मीदवार की मुख्य विशेषताएं जिम्मेदारी, महत्वाकांक्षा, लोगों को प्रबंधित करने की क्षमता और उच्च स्तर की योग्यता होनी चाहिए। व्यवहार में, यह पर्याप्त नहीं है, क्योंकि उसे कार्य की सामग्री को भी जानना होगा। ज्यादातर मामलों में परियोजना क्षेत्र प्रबंधन योजना में चरण होते हैं:

• दस्तावेज़ीकरण विकास;
• शक्तियों और कार्यों का वितरण;
• कार्य योजना की स्वीकृति;
• अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए परिदृश्य बनाना।

अंत में प्रेरित और स्व-नामित आवेदकों को वरीयता देना बेहतर है। यह एक नेता की मुख्य विशेषता को दर्शाता है - गंभीर निर्णय लेने की क्षमता।

परियोजना जोखिम

जोखिम प्रबंधन योजना कारकों की पहचान करने, उनका आकलन करने और उनका जवाब देने के लिए एक संरचित प्रणाली है। इसमें परिदृश्य के परिणामों के संदर्भ में उपलब्ध और स्वीकार्य पूर्वानुमान मानदंड शामिल हैं।

व्यवसाय में जोखिम प्रबंधन के कई स्तर हैं:

• दृष्टिकोण की पहचान करना और एक कार्य योजना तैयार करना;
• उन जोखिमों की खोज करें जो परियोजना के परिणाम को बदल सकते हैं;
• गुणात्मक और मात्रात्मक जोखिम मूल्यांकन;
• संभावित खतरों को कम करने के तरीकों और प्रक्रियाओं का विकास;
• परियोजना के पूरे चक्र के निष्पादन की निगरानी करना।

संसाधन

आप अवधारणा के अंतिम परिणामों में वृद्धि को प्रभावित कर सकते हैं, साथ ही कार्य को पूरा करने के लिए आधुनिक तकनीकों, योग्य कर्मचारियों और वित्तीय संसाधनों का चयन करके कार्य की लागत और समय को कम कर सकते हैं। उपयोग की जाने वाली तकनीकों और परियोजना संसाधन प्रबंधन योजना को कंपनी की सफलता के लिए महत्वपूर्ण उपकरण माना जाता है।

कुंजी के साथ-साथ, कुंजी को प्रबंधित करने के लिए अतिरिक्त टूल की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, उन्हें अनुबंधित किया जा सकता है जो आपको सही समय पर आवश्यक संसाधनों को आकर्षित करने की अनुमति देता है। जहाज कार्मिक प्रबंधन प्रणाली और अवधारणा को ही श्रेय देते हैं, सभी प्रतिभागियों की सूचना बातचीत का गठन।

रेटिंग

परियोजना प्रबंधन योजनाओं के विश्लेषण में दो तत्व शामिल हैं: संरचना का आकलन और कार्यान्वयन की डिग्री की परीक्षा। निवेशित संसाधनों के संदर्भ में अवधारणा कैसे प्रभावी है, इसे पूरी तरह से समझने के लिए विश्लेषण की आवश्यकता है।

पहले तत्व में संकेतक, कार्यों, काम के अंतिम परिणामों के कर्मचारियों द्वारा मूल्यांकन शामिल है। यहां, भविष्य की कार्य प्रक्रिया में समायोजन किया जाता है। आगे की सभी प्रक्रियाएं प्रदर्शन विश्लेषण तत्व से संबंधित होंगी, जिसमें किए गए कार्य को रिकॉर्ड किया जाता है और पूर्वानुमान विकसित किए जाते हैं।

ज्यादातर कंपनियां एक अवधारणा मानदंड मूल्यांकन प्रणाली का उपयोग करती हैं, जहां वे लागत, काम की अवधि और उनकी गुणवत्ता का मूल्यांकन करती हैं। यदि किसी भी मानदंड को पूरा नहीं किया जाता है, तो एक परियोजना परिवर्तन प्रबंधन योजना बनाई जाती है। इस मामले में, संकेतकों, कार्यों के मूल्यों में संशोधन होता हैसमायोजित किया जा रहा है।

विश्लेषण का अंतिम चरण नियोजित परिणामों के साथ प्राप्त परिणामों की तुलना है।

अप्रत्याशित परिस्थितियां

अप्रत्याशित परिस्थितियों में निदेशक का संयम और उत्पन्न होने वाली समस्याओं का उनका पर्याप्त मूल्यांकन परियोजना प्रबंधन योजना के कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

एक नेता में इस गुण की कमी और कुछ निर्णयों के परिणामों पर विचार करने के लिए समय की कमी समस्याओं का मुख्य कारण है। काम की शुरुआत में दिखाई देने वाले अनसुलझे कार्यों को हल नहीं किया जा सकता है, जिससे छूटी हुई समय सीमा या अनावश्यक आर्थिक लागत आएगी। उसी समय, नेतृत्व के कार्यों में भय और अनिश्चितता जल्दी से पूरे कार्य समूह में फैल सकती है। यह मनोवैज्ञानिक व्यवहार है। इसलिए एक नेता के लिए यह बहुत जरूरी है कि वह एकाग्र हो और भावनाओं को छिपाकर आपा न खोएं।

परियोजना की बहुमुखी प्रतिभा

किसी भी परियोजना प्रबंधन योजना के लिए एक साथ कई कार्यों को निपटाने की आवश्यकता होती है। साथ ही, प्रत्येक प्रश्न का उत्तर सटीक और विस्तार से दिया जाना चाहिए। कोई भी उभरती हुई बारीकियां परियोजना के भाग्य को ही निर्धारित करती हैं। जोखिम की रोकथाम का मुद्दा मुख्य रूप से विशेषज्ञों के सक्षम दृष्टिकोण के माध्यम से हल किया जाता है।

एक सफल परियोजना को लागू करने के लिए, आपको कार्यों को पूरा करने की गति का निरीक्षण करने, विस्तार पर ध्यान देने, सहकर्मियों को कार्य सौंपने और परियोजना शुरू करने के सभी चरणों में इसकी गुणवत्ता का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है।

विवरण पर ध्यान दें

आचरण बाजार विश्लेषण, एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण, नकदी प्रवाह गणना औरअन्य प्रमुख संकेतक परियोजना की प्रभावशीलता में वृद्धि प्रदान करते हैं। परियोजना प्रबंधन व्यवसाय योजना न केवल कार्यान्वित किए जा रहे उद्यम के प्रकार को परिभाषित करती है, बल्कि इसमें आय और व्यय अनुमान भी शामिल हैं। इसमें निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• व्यापार विवरण;
• विपणन रणनीति;
• प्रतियोगियों का मूल्यांकन;
• संचालन प्रक्रियाएं;
• स्टाफ।

पूरी तरह से योजना बनाएं

सभी परियोजना कर्मचारी एक पूरे के हिस्से के रूप में कार्य करते हैं, क्योंकि अंतिम परिणाम उनके कार्यों पर निर्भर करता है।

प्रत्येक भागीदार, अपने उत्तरदायित्व के क्षेत्र में, कार्य समूह की भावना और सामान्य रूप से कार्य की दक्षता को प्रभावित करता है। प्रबंधन में, यह महत्वपूर्ण है कि आवश्यक प्रदर्शन संकेतक प्राप्त करने के लिए निर्धारित कार्यों के कार्यान्वयन के लिए लगातार अभियान न चलाया जाए, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक प्रतिभागी सामान्य कारण में अपने महत्व को महसूस करता है।