यात्रा व्यय: भुगतान, आकार, पोस्टिंग

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए, कर्मचारियों को अक्सर व्यावसायिक यात्राओं पर भेजा जाता है। यात्रा, आवास और भोजन से संबंधित सभी खर्चों का भुगतान संगठन द्वारा किया जाता है। 2018 में यात्रा व्यय की गणना और भुगतान कैसे किया जाता है, इसके बारे में और पढ़ें।

विधायी विनियमन

दैनिक भत्ता एक कर्मचारी का वह खर्च है जो उसके निवास स्थान के बाहर रहने से जुड़ा होता है। कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 168, इन लागतों का भुगतान नियोक्ता द्वारा संगठन की वैधानिक नीति में निर्धारित राशि में किया जाना चाहिए।

रूस में यात्रा खर्च काम के लिए पारिश्रमिक नहीं है, बल्कि मुआवजे का भुगतान है। दैनिक भत्ते कर्मचारी द्वारा श्रम कार्यों के प्रदर्शन पर निर्भर नहीं करते हैं। भले ही डाउनटाइम के कारण व्यापार यात्रा के दौरान इन कर्तव्यों का पालन नहीं किया गया हो, फिर भी उद्यम को प्रति दिन भुगतान करना होगा।

विधायी स्तर पर, यात्रा व्यय के लिए मानदंड हैं जिन पर कर नहीं लगता है। कला के अनुसार। टैक्स कोड के 217, यदि मुआवजे की राशि देश के भीतर व्यापार यात्राओं के लिए 700 रूबल और विदेश में व्यापार यात्राओं के लिए 2500 रूबल से अधिक नहीं है, तोसंगठन करों का भुगतान नहीं कर सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि संगठन को मानक से ऊपर भुगतान स्थापित करने का अधिकार नहीं है। आपको बस अंतर पर टैक्स देना होगा। यदि उद्यम की लेखा नीति 1000 रूबल के स्तर पर यात्रा भत्ते की राशि को इंगित करती है, तो व्यक्तिगत आयकर को अंतर (1000 - 700=300 रूबल) से रोक दिया जाना चाहिए।

पेआउट प्रक्रिया

व्यापार यात्रा पर बिताए प्रत्येक दिन के लिए दैनिक भत्ते की प्रतिपूर्ति की जाती है। सप्ताहांत, गैर-कामकाजी, छुट्टियों और यात्रा के दिनों का भी भुगतान किया जाता है। यदि कोई कर्मचारी रविवार की सुबह चला गया और एक सप्ताह बाद शनिवार को लौटा, तो इस अवधि के लिए सभी सप्ताहांत (4 दिन) को मुआवजा दिया जाना चाहिए। कानून एक दिन के दैनिक भत्तों के भुगतान का प्रावधान नहीं करता है, लेकिन नियोक्ता, अपने विवेक पर, इस तरह के एक खंड को लेखा नीति में पेश कर सकता है। साथ ही, वह यात्रा से पहले अग्रिम जारी करने के लिए बाध्य है।

प्रतिपूर्ति व्यय:

• यात्रा और किराये के आवास के लिए;
• रहने का खर्च (प्रति दिन);
• निर्देश पर या प्रबंधक की अनुमति से किए गए अन्य खर्च, भले ही वे पहले से सहमत न हों।

उदाहरण 1

कंपनी की लेखा नीति विदेश में व्यापार यात्रा पर रहने के लिए प्रति दिन 45 यूरो (3,330 रूबल) और 700 रूबल के भुगतान का प्रावधान करती है। - रूसी संघ के क्षेत्र में। कर्मचारी 10 दिनों से अनुपस्थित था: 1 से 10 जुलाई तक। पहले 9 दिनों के लिए, वह 45 x 9=405 यूरो (29,965 रूबल) के भुगतान का हकदार है। रूस में दिन की वापसी का भुगतान 700 रूबल की दर से किया जाता है। अग्रिम भुगतान की तिथि पर, यूरो विनिमय दर 70 रूबल थी, और अनुमोदन के दिनअग्रिम रिपोर्ट - 68 रूबल। यात्रा व्यय की राशि की गणना करें।

चूंकि कर्मचारी को यात्रा से पहले मुआवजा मिला है, जारी की गई राशि की पुनर्गणना धनराशि जारी करने की दर से की जाएगी:

• 405 x 70=28,350 रूबल - पहले 9 दिनों के लिए।
• कुल अर्जित: 28,350 + 700=29,050 रूबल
• कानून के तहत कर-मुक्त भुगतान की दर=9 x 2500=22,500 रूबल।
• अंतर: 29,050 - 22,500=6,550 रूबल - इस राशि से व्यक्तिगत आयकर रोक दिया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ीकरण

यात्रा पर जाने का आधार नियोक्ता का लिखित आदेश है - एक आदेश। संगठन एकीकृत फॉर्म नंबर टी-9 का उपयोग कर सकता है या अपना खुद का विकास कर सकता है। दस्तावेज़ में स्थान, तिथि, यात्रा का उद्देश्य, प्रमाणपत्र संख्या, कार्य असाइनमेंट का संकेत होना चाहिए। वही अधिनियम दैनिक भत्ता और अन्य सीमित भुगतान की राशि निर्धारित करता है।

यात्रा से पहले, कर्मचारी को एक अग्रिम भुगतान प्राप्त करना होगा, और वापसी पर, धन के उपयोग और पूर्ण किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट प्रदान करनी होगी। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए तीन दिन आवंटित किए गए हैं। संगठन रिपोर्ट फॉर्म को ही विकसित करता है। दस्तावेज़ के अलावा, सभी उपभोज्य दस्तावेजों के मूल संलग्न होने चाहिए।

यदि प्रबंधक कर्मचारी के काम को स्वीकार करता है, तो लेखाकार सभी खर्चों को बैलेंस शीट में दर्शाने के लिए बाध्य है। यदि यात्रा का उद्देश्य पूरा नहीं होता है, तो खर्च का कुछ हिस्सा कर्मचारी की आय से काटा जा सकता है। यदि कोई कर्मचारी कैश रजिस्टर से प्राप्त धन से अधिक खर्च करता है, तोयात्रा व्यय में परिवर्तन हुआ है, आपको अधिक राशि का भुगतान करना चाहिए। खर्च न की गई राशि कैशियर को वापस करनी होगी, अन्यथा शेष राशि कर्मचारी की आय से काट ली जाएगी।

विदेश व्यापार यात्राएं

अंतरराष्ट्रीय यात्राओं पर, सीमा पार करने की तारीख विदेश में व्यापार यात्रा का पहला दिन है, और रूसी संघ की यात्रा करते समय, इसका भुगतान घरेलू व्यापार यात्राओं के लिए प्रदान की गई दर पर किया जाता है। पासपोर्ट में सीमा अधिकारियों के अंकों के अनुसार गणना की जाती है।

यदि कोई कर्मचारी विदेश यात्रा पर जाता है, तो उसे मेजबान देश की मुद्रा खरीदनी होगी। यह कार्य संगठन द्वारा स्थानीय कृत्यों में विदेशी मुद्रा में धन के भुगतान को निर्धारित करके माना जा सकता है। दुर्लभ राष्ट्रीय इकाइयों के विपरीत, देश के किसी भी बैंक में डॉलर और यूरो का आदान-प्रदान किया जा सकता है। स्थानीय कृत्यों को तैयार करते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए। यदि संगठन विदेशी मुद्रा में यात्रा व्यय का भुगतान करने के लिए तैयार है, तो डॉलर या यूरो के लिए विनिमय करना बेहतर है।

लेखांकन रिकॉर्ड में ऐसी राशियों का लेखा अभी भी रूबल में किया जाता है, लेकिन निम्नलिखित विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए:

• यदि अग्रिम भुगतान एक रूबल कार्ड में स्थानांतरित किया जाता है, तो राशि की गणना भुगतान की तारीख पर विनिमय दर पर की जानी चाहिए;
• यदि भुगतान नकद में किया जाता है, तो मुद्रा खरीद प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट रूबल रूपांतरण दर लागू की जानी चाहिए।

दिनों की संख्या

व्यापार यात्रा पर ठहरने की वास्तविक अवधि यात्रा दस्तावेजों, यानी टिकटों द्वारा निर्धारित की जाती है। यदि कर्मचारी कार से व्यापार यात्रा पर गया है, तो गणना करेंदिन एक ज्ञापन पर हो सकते हैं, जिसे वह अपनी वापसी पर प्रदान करने के लिए बाध्य है। इसके अलावा, परिवहन के उपयोग की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेज (वे बिल, बिल, रसीदें, चेक, आदि) संलग्न किए जाने चाहिए।

दिन की यात्राएं

व्यापार यात्रा के लिए कोई कानूनी रूप से निर्दिष्ट न्यूनतम अवधि नहीं है। नेता का कार्य एक दिन में पूरा किया जा सकता है। मैं इस मामले में लागतों की वसूली कैसे कर सकता हूं? व्यापार यात्रा के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया इसकी अवधि पर निर्भर नहीं करती है। लेखा विभाग को एक आदेश तैयार करना चाहिए, टाइम शीट में एक निशान लगाना चाहिए और कर्मचारी को अग्रिम भुगतान जारी करना चाहिए। लौटने के बाद, वह किए गए खर्चों पर रिपोर्ट करने और संगठन के कैश डेस्क को अंतर वापस करने के लिए बाध्य है। छोटी यात्राओं के लिए कोई दैनिक भत्ता नहीं है। हालांकि, बिना पैसे के किसी कर्मचारी को छोड़ना अच्छा विचार नहीं है। इस मामले में, नियोक्ता उसे एक निश्चित राशि का भुगतान कर सकता है, उदाहरण के लिए, प्रति दिन देय मुआवजे का 50%। यह मुआवजा कर मुक्त है।

सीआईएस देश

सीआईएस देशों की यात्राओं को अलग से ध्यान में रखा जाता है। चूंकि सीमा पार करते समय पासपोर्ट में कोई मुहर नहीं होती है, इसलिए अवधि यात्रा दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। प्रस्थान का दिन वाहन के प्रस्थान की तारीख है, और आगमन का दिन वह दिन है जिस दिन वाहन के गृहनगर में आने का समय आता है। भुगतान की राशि नियोक्ता द्वारा निर्धारित की जाती है। मुआवजे की गैर-कर योग्य राशि समान रहती है - 700 और 2500 रूबल। रास्ते में देरी का भुगतान प्रमुख के निर्णय द्वारा किया जाता है यदि दस्तावेज हैं जो मजबूर होने के तथ्य की पुष्टि करते हैंदेरी.

उदाहरण 2

एक कर्मचारी 3 दिनों के लिए व्यावसायिक यात्रा पर जाता है।

• 10.08.17 22:10 बजे कर्मचारी ट्रेन से अस्ताना ले गया।
• 11.08.17 बजे 11:00 बजे ट्रेन अस्ताना पहुंची। यानी कर्मचारी ने 11.08.17 को ही सीमा पार कर दी।
• 11.08 और 12.07 कर्मचारी ड्यूटी पर थे।
• 12.08 - रूस के लिए ट्रेन 15:05 बजे रवाना हुई।
• 12.08 23:40 बजे ट्रेन रूस पहुंची। यानी कर्मचारी ने 12.08.17 को ही सीमा पार कर दी।

रूसी संघ में 700 रूबल की राशि में दैनिक भत्ता 10 और 12 अगस्त के लिए अर्जित किया गया था। 11 अगस्त के लिए, 2,500 रूबल का भुगतान अर्जित किया जाना चाहिए। कुल मिलाकर, व्यापार यात्रा अवधि के लिए, कर्मचारी को प्राप्त होगा: 700 x 2 + 2500=3900 रूबल

बीयू में संचालन

2018 में पूर्व की भांति यात्रा व्यय का लेखा-जोखा अग्रिम रिपोर्ट के आधार पर किया जाता है। व्यय की राशि को लागत लेखांकन खातों में दर्शाया जाता है, क्योंकि व्यापार यात्रा एक व्यावसायिक यात्रा है।

यात्रा के लिए एक पूर्वापेक्षा अग्रिम का प्रारंभिक जारी करना है। अकाउंटेंट कैश रजिस्टर से फंड जारी कर सकता है या बैंक कार्ड में ट्रांसफर कर सकता है। अग्रिम की गणना यात्रा की अवधि और व्यापार यात्रा की अनुमानित लागत के आधार पर की जाती है। बीयू में यह ऑपरेशन निम्नानुसार किया जाता है:

• Dt 71 Ct 50 - कैश डेस्क से जवाबदेह राशि जारी करना।
• दिनांक 71 सीटी 51 - कार्ड में जवाबदेह राशि का हस्तांतरण।

यात्रा व्यय की आगे की पोस्टिंग यात्रा के उद्देश्य पर निर्भर करती है। लागत उस इकाई के लागत लेखांकन से वसूल की जाएगी जिसकी समस्याओं को निर्देशित किया गया है।कर्मचारी तय करें। उदाहरण के लिए:

• डीटी 20 केटी 71 - कर्मचारी को ग्राहक के साथ काम करने के लिए यात्रा पर भेजा गया था।
• दिनांक 44 केटी 71 - यात्रा माल की बिक्री से संबंधित है।
• दिनांक 08 सीटी 71 - एक कर्मचारी संपत्ति की बिक्री के लिए एक लेनदेन को पूरा करने के लिए एक व्यापार यात्रा पर जाता है।
• दि. 28 के.टी. 71 - दोषपूर्ण उत्पादों को वापस करने के लिए व्यावसायिक यात्राओं की आवश्यकता।
• Dt 19 Kt 71 - अग्रिम राशि पर वैट के लिए लेखांकन।
• Dt 68 Ct 19 - चालान पर कर कटौती।

अव्ययित धन की वापसी निम्नलिखित लेनदेन में परिलक्षित होती है:

• डीटी 50 केटी 71 - कैशियर को अग्रिम भुगतान।
• Dt 51 Kt 71 - शेष राशि को चालू खाते में जमा करना।
• Dt 70 Kt 71 - मजदूरी से अग्रिम की शेष राशि को रोकना।

आप राशि तभी रख सकते हैं जब एक महीने से अधिक समय बीत चुका हो और कर्मचारी को इस ऑपरेशन पर आपत्ति न हो। नहीं तो नियोक्ता को कोर्ट जाना होगा।

यूएसटी, सामाजिक योगदान और अन्य कर

संघीय कानून संख्या 216 के अनुसार "रूसी संघ के कर संहिता में संशोधन पर", 01.01.2008 से 700 रूबल से अधिक के यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति। और 2500 रूबल। रूसी संघ और विदेशों में व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के लिए, वे व्यक्तिगत आयकर, यूएसटी और सामाजिक योगदान के अधीन हैं। नियोक्ता स्वयं मुआवजे के भुगतान की राशि निर्धारित करता है। उनके आकार के बावजूद, मुआवजे के वास्तविक भुगतान से आयकर आधार कम हो जाता है।

कर उद्देश्यों के लिए, संगठन के खर्चों में शामिल हैं:

• कार्यकर्ता की यात्रादोनों तरफ।
• होटल में अतिरिक्त सेवाओं सहित आवास किराए पर लेना (वेलनेस सुविधाओं के उपयोग के लिए बार में, कमरे में सेवा की लागत को छोड़कर)।
• वीसा जारी करना और जारी करना।
• वाहन प्रवेश।

गणना की विशेषताएं

कर्मचारी को यह रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है कि वह प्रति दिन कहां उपयोग करता है। हालांकि, संघीय कर सेवा यात्रा की अवधि के आधार पर राशि की उचित गणना की जांच कर सकती है। ये यात्रा, आवास या यात्रा दस्तावेज़ की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ हो सकते हैं।

बिजनेस ट्रिप के दौरान ऐसे खर्चे हो सकते हैं जिन पर पहले से सहमति नहीं बनी हो। उदाहरण के लिए, सामान पैक करने की लागत। इन खर्चों की प्रतिपूर्ति की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब उनके मुआवजे की संभावना स्थानीय अधिनियम में निर्दिष्ट हो और इस बात का सबूत हो कि ऑपरेशन उत्पादन उद्देश्यों के लिए किया गया था। यानी संगठन के दस्तावेज, संपत्ति को पैक करना जरूरी था। अन्यथा, इस तरह के खर्चों को कर्मचारी की आय के लिए जिम्मेदार ठहराया जाएगा, जिसके बाद व्यक्तिगत आयकर को रोक दिया जाएगा।

भोजन प्रतिपूर्ति व्यापार यात्रा से संबंधित नहीं है। यह समझा जाता है कि कर्मचारी दैनिक भत्ते की राशि में इन खर्चों की स्वतंत्र रूप से भरपाई करता है। लेकिन प्रबंधन, स्थानीय कृत्यों में, दैनिक भत्ते के अतिरिक्त भोजन के लिए भुगतान की लागत प्रदान कर सकता है और इन राशियों से व्यक्तिगत आयकर रोक सकता है। यदि किसी होटल, उड़ान या यात्रा में रहने की लागत में भोजन की लागत शामिल है, तो कर नहीं रोका जाता है।

हम अलग से उस स्थिति पर विचार करेंगे जिसमें आदेश देने वाले संगठन द्वारा यात्रा शुरू की जाती है। बहुत बार पार्टियां इस बात से सहमत होती हैं किप्रतिपूर्ति वास्तविक लागत पर आधारित होगी। हालाँकि, एक संगठन केवल अपने कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेज सकता है। और इस मामले में, ग्राहक लेखांकन खर्च नहीं रखता है, क्योंकि इसे किसी अन्य संगठन (निष्पादक) की सेवाओं के लिए भुगतान माना जाता है। इस मामले में, उद्यमों के बीच अनुबंध में कहा जाना चाहिए कि इस तरह के खर्चों की प्रतिपूर्ति माल की कीमत में शामिल होगी, साथ ही दस्तावेजों की आवश्यकताओं और उनके जमा करने की समय सीमा को भी इंगित करेगा। यात्रा टिकट और अन्य चेक के लिए, ग्राहक केवल लागत गणना की शुद्धता की जांच कर सकता है। यदि ठेकेदार सामान्य कराधान प्रणाली पर है, तो सेवाओं की लागत वैट के अधीन है। अगर ग्राहक एक विदेशी कंपनी है, तो कोई टैक्स रिफंड नहीं है।

निष्कर्ष

यदि किसी कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है, तो उन्हें यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए। दैनिक भत्ता नियोक्ता द्वारा निर्धारित किया जाता है और स्थानीय कृत्यों में तय किया जाता है। दिन की छुट्टी, छुट्टियों सहित, व्यापार यात्रा पर हर दिन के लिए दैनिक भत्ता का भुगतान किया जाता है। यात्रा से पहले, कर्मचारी को एक अग्रिम जमा करना होगा और भुगतान करना होगा। वह यात्रा के बाद सभी जवाबदेह राशियों पर रिपोर्ट करता है। खर्च न की गई राशि कैशियर को लौटा दी जानी चाहिए, और यात्रा रिपोर्ट स्वीकृत होने के तुरंत बाद कर्मचारी को अधिक खर्च की भरपाई की जानी चाहिए।