व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन है तरीके, चरण और गलतियाँ

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन एक लोकप्रिय विषय है। यह दुर्लभ है कि कोई भी इसे पहली बार सही ढंग से लागू कर सकता है, क्योंकि शुरुआती गलतियाँ करते हैं जो अंततः व्यवहार में परिलक्षित होती हैं। इनसे बचने के लिए हमारा लेख पढ़ें। आइए शैक्षिक कार्यक्रम को एक परिभाषा के साथ शुरू करें।

अवधारणा

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन व्यावसायिक दक्षता में सुधार लाने के उद्देश्य से की जाने वाली गतिविधियाँ हैं।

कई अनुकूलन विधियां हैं, प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं।

हम उन्हें नीचे देखेंगे, लेकिन पहले हम यह पता लगाएंगे कि क्या ऑप्टिमाइज़ेशन वास्तव में आवश्यक है।

जरूरत है?

हम पहले ही कह चुके हैं कि व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन व्यावसायिक दक्षता में सुधार लाने के उद्देश्य से गतिविधियों का एक समूह है। और यह वास्तव में है।

कोई भी उद्यम कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर आधारित होता है, जो संगठन के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। इनमें बिक्री, उत्पादन और प्रबंधन प्रक्रियाएं, खरीद, कार्यालय का काम आदि शामिल हैं। जैसे ही उद्यम मौजूदा प्रक्रियाओं को स्वचालित करना शुरू करता है, यहकाम बहुत अधिक कुशल हो जाता है।

बड़े संगठन एक निश्चित मानक (ISO 9001) की प्रबंधन प्रणाली पर काम करते हैं, जो एक उच्च व्यावसायिक संस्कृति को इंगित करता है। सिस्टम को इस तरह से बनाया गया है कि उन्हें हाइलाइट और शेड्यूल करते समय अधिक से अधिक प्रक्रियाओं को व्यवस्थित किया जा सके।

चूंकि व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन कुछ उपायों का एक जटिल है, तो, सिद्धांत रूप में, एक विशेषज्ञ को यह करना चाहिए। बड़ी कंपनियों में ऐसा ही होता है। लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि प्रक्रिया कैसे बनाई जाती है, इसे समय-समय पर पुनर्गठित करने की आवश्यकता होती है, क्योंकि काम करने की स्थिति बदलती है, नई रिक्तियां और प्रक्रियाएं दिखाई देती हैं। यदि अनुकूलन नहीं किया जाता है, तो संघर्ष उत्पन्न होते हैं जो संगठन के कुछ हिस्सों के सामान्य कामकाज को रोकते हैं। और यह, जैसा कि आप समझते हैं, अंततः मुनाफे में परिलक्षित होता है।

यह समझने के लिए कि क्या कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है, आपको समस्याओं की जांच करने की आवश्यकता है। नीचे एक सूची है और यदि संगठन की गतिविधियों में कम से कम एक आइटम परिलक्षित होता है, तो आपको अनुकूलन के बारे में सोचना चाहिए।

अनुकूलन मदद करेगा

तो समय के साथ किसी भी संस्था में समस्या उत्पन्न हो सकती है। वे एक लिटमस टेस्ट हैं जिसके द्वारा कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता को निर्धारित करना आसान है। क्या समस्याएं हो सकती हैं?

1. नौकरी की जिम्मेदारियां दोहराई जाती हैं। यदि न केवल कर्मचारियों को, बल्कि पूरे विभागों को भी ऐसा करने के लिए मजबूर किया जाता है, तो यह निश्चित रूप से पुनर्गठन की आवश्यकता को इंगित करता है। यह हमेशा के लिए नहीं रह सकता, जिसका अर्थ है कि परिणाम अराजकता, अनावश्यक वित्तीय इंजेक्शन औरकर्मचारियों और विभागों के बीच अनुचित प्रतिस्पर्धा।
2. नेता ही संभाल सकते हैं। ये बॉस ज्यादातर बेकार होते हैं, क्योंकि इन्हें मार्केटिंग, अर्थशास्त्र और प्रबंधन के बारे में कुछ भी नहीं पता होता है।
3. कंपनी के पास कर्मचारियों के कौशल में सुधार के लिए कोई व्यवस्था नहीं है। यह एक गंभीर चूक है जो उद्यम को वापस फेंक देती है। आखिरकार, यदि कोई कर्मचारी नया ज्ञान प्राप्त नहीं करता है, तो वह कुछ भी बदलने की कोशिश नहीं करता है और समय चिह्नित कर रहा है।
4. परफेक्ट अच्छाई का दुश्मन होता है। लोग एक मोड में काम करते हैं और अचानक गतिविधि के स्तर को बढ़ाने का फैसला करते हैं। ऐसा करने के लिए, वे कर्मचारियों, बिक्री या वित्त के प्रबंधन के लिए एक आईटी प्रणाली पेश करते हैं। यह अच्छा लगता है, लेकिन अक्सर कर्मचारी संगठन की वर्तमान प्रक्रियाओं की परवाह किए बिना ऐसा करते हैं या बस किसी और की नकल करते हैं। नतीजतन, बिना किसी स्पष्ट कारण के बड़ी रकम खर्च की गई, और आर्थिक प्रभाव हासिल नहीं हुआ।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन किसी संगठन में क्या हासिल करने में मदद करता है?

1. ग्राहक अनुभव में सुधार करें।
2. समय और परिचालन लागत कम करता है।
3. आपको नए लक्ष्य प्राप्त करने की अनुमति देता है।
4. कंपनी की प्रबंधन क्षमता को बढ़ाता है।

ये सभी वस्तुएं उत्पादों या सेवाओं की अंतिम लागत को कम करने की दिशा में प्रभावित करती हैं। इसके अलावा, एक अनुकूलित कंपनी बहुत अधिक नए ग्राहकों को आकर्षित करती है, जिसका अर्थ है कि मुनाफा अधिक हो जाता है और प्रतिस्पर्धा बढ़ जाती है।

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यह समझना महत्वपूर्ण है कि सभी व्यावसायिक प्रक्रियाएं परस्पर जुड़ी हुई हैं। यही है, में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलनसंगठन किसी न किसी रूप में पूरे उद्यम के संचालन को प्रभावित करेगा। इसे कम ध्यान देने योग्य बनाने के लिए, कंपनी का प्रबंधन बहुत अधिक समय और पैसा खर्च किए बिना, पहले छोटी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना शुरू कर देता है। धीरे-धीरे, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग और अनुकूलन को अन्य विभागों में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

एक ही बार में सब कुछ बदलने का प्रयास आमतौर पर बहुत दुख की बात है, और भविष्य में कंपनी के काम में कुछ बदलने की इच्छा नकारात्मक रूप से पूरी होगी।

कहां से शुरू करें?

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मॉडलिंग और अनुकूलन इस तथ्य से शुरू होता है कि पुराने कार्य के तरीके अप्रचलित हो जाते हैं। राज्य निगमों को छोड़कर, प्रत्येक फर्म के लिए अनुकूलन आवश्यक है। एक व्यवसाय जितनी तेजी से काम करने के नए तरीके अपनाता है और उन्हें अपनी प्रक्रियाओं में लागू करता है, उतना ही सफल होगा।

वे फर्म जो लगातार विकसित हो रही हैं उनके पास एक पूरा विभाग है जो छोटे व्यवसायों या बड़े संगठनों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में लगा हुआ है। आखिरकार, आधुनिक तकनीकों का उदार वित्तपोषण ही एक सफल व्यवसाय की कुंजी है।

मूल्यांकन मानदंड

ठीक से अनुकूलित करने के लिए, आपको प्राथमिकता देने की आवश्यकता है। बाद वाले को कुछ मानदंडों के अनुसार चुना जाता है। वे नीचे सूचीबद्ध हैं:

1. प्रक्रिया का महत्व। काम के अनुकूलन से पहले, मुख्य प्रक्रियाओं की पहचान करना आवश्यक है, जिसके सुधार से उच्च परिणाम प्राप्त होंगे। ऐसी प्रक्रिया को निर्धारित करने के लिए, यह जानना पर्याप्त है कि यह संगठन की सभी गतिविधियों में क्या भूमिका निभाता है। एक नकारात्मक पहलू यह भी है: यदि प्रक्रिया पहले से ही अग्रभूमि में है और प्रभावी रूप सेकाम करता है, तो अनुकूलन बेकार हो जाएगा। बेशक, आप पहले से ही प्रक्रिया में सुधार करने की कोशिश कर सकते हैं, लेकिन यह धन की बर्बादी होगी जो किसी और के लिए उपयोगी होगी। समस्याग्रस्त व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर समय और पैसा खर्च करना बेहतर है।
2. प्रक्रिया की समस्या। परिचित लगता है, लेकिन इसका क्या मतलब है? इस संदर्भ में, परिणाम के रूप में क्या प्राप्त होता है और वांछित क्रियाओं के बीच का अंतर निहित है। यानी अगर कुछ प्रोसेस बिल्कुल भी काम नहीं करता है जैसा उसे करना चाहिए, तो यह ऑप्टिमाइज़ करने का एक स्पष्ट कारण है।
3. प्रक्रिया परिवर्तन को लागू करने की क्षमता। एक छोटे या बड़े व्यवसाय की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन इस तथ्य से शुरू होता है कि प्रक्रिया शुरू करने के लिए सबसे सरल विकल्प चुना जाता है। उदाहरण के लिए, वे ठीक वही चुनते हैं जिसके लिए सुधार, व्यक्तिगत समय और श्रम संसाधनों के लिए कम से कम संभव धन की आवश्यकता होगी। नकारात्मक कारकों पर ध्यान देना भी महत्वपूर्ण है जो अनिवार्य रूप से प्रकट होंगे और उन्हें ध्यान में रखेंगे।

तो यह पता चला है कि एक सफल पुनर्गठन के लिए आपको सभी मानदंडों और कारकों को ध्यान में रखना होगा। एक नियम के रूप में, सबसे बड़ी प्रक्रियाएं अनुकूलन के अधीन हैं, क्योंकि यह उनकी कीमत पर है कि उद्यम काम करता है।

सिद्धांत

व्यवसाय प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के तरीके अलग हैं, लेकिन किसी एक को चुनने से पहले, आपको सुधार के सिद्धांतों को जानना होगा। उनका पालन किए बिना, आप वांछित प्रभाव प्राप्त नहीं करेंगे। नीचे दिए गए सिद्धांतों पर विचार करें:

1. फाउंडेशन। प्रक्रियाओं का अनुकूलन शुरू करने से पहले, आपको यह समझने की जरूरत है कि कौन सी प्रक्रिया किसके लिए जिम्मेदार है। यानी सबसे पहले आपको बिजनेस के स्ट्रक्चर को समझना होगा और उसके बाद ही ऑप्टिमाइजेशन करना होगा। अगर ऐसा नहीं किया जाता है, तोयह स्पष्ट नहीं है कि क्या पुनर्गठित करने की आवश्यकता है, जिसका अर्थ है कि कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।
2. सबसे पहले आपको बग्स को ठीक करना होगा। उद्यम को पुनर्गठित करने से पहले, छोटी त्रुटियों को समाप्त करना आवश्यक है जो अनुकूलन में हस्तक्षेप करेंगे।
3. अस्पष्ट निर्णय। यह उस स्थिति का नाम है जब एक प्रक्रिया का अनुकूलन दूसरे को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। इस कारण से किसी भी प्रक्रिया में सुधार करने से पहले सभी सकारात्मक और नकारात्मक पक्षों की गणना करना आवश्यक है और उसके बाद ही सही निर्णय लेना चाहिए।
4. परिवर्तन की अस्वीकृति। अक्सर संगठन के कर्मचारी परिवर्तन को लेकर उत्साहित नहीं होते हैं, जिसका अर्थ है कि वे अपनी पूरी ताकत से विरोध करते हैं। इसके अलावा, प्रतिरोध बेहोश या व्यक्त किया जा सकता है।

अनुकूलन स्तर

लॉजिस्टिक्स या अन्य क्षेत्रों में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन कई स्तरों में विभाजित है, जिनमें से प्रत्येक परिणाम को अपने तरीके से प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, प्रबंधन टीम के सही निर्णय और कार्य करने के लिए प्रशासनिक और प्रबंधन प्रक्रियाएं जिम्मेदार हैं। उनके लिए धन्यवाद, मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल संगठन के कार्यप्रवाह के बारे में जानकारी एकत्र की जाती है।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन की दक्षता अलग हो सकती है, लेकिन किसी भी मामले में इससे वित्तीय लागत में कमी आएगी। कंपनी कौन सा स्तर चुनती है यह कई कारकों पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि प्रबंधन पैसा बचाना चाहता है, तो चुनाव एक स्तर पर गिर जाएगा, और जब लक्ष्य एक रणनीतिक परिणाम प्राप्त करना है, तो विकल्प दूसरे पर गिर जाएगा।

व्यापार स्वचालन और अनुकूलन के सभी स्तरों पर विचार करेंप्रक्रियाएं:

1. पहला स्तर। यह चरण वित्तीय लागतों से जुड़ा है। उद्यम का प्रत्येक विभाग अपनी जरूरतों के लिए खर्च बनाता है। लेकिन इस स्तर को सबसे तेज कहा जा सकता है यदि लक्ष्य लागत कम करना है। यह इस तथ्य के कारण है कि स्तर कंपनी के अन्य विभागों के हितों को प्रभावित नहीं करता है, जिसका अर्थ है कि अतिरिक्त अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है। स्तर का नुकसान एक छोटी बचत माना जाता है। एक नियम के रूप में, यह 20% से अधिक नहीं है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि सभी खर्च एक विभाग के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, कुछ कार्य के निष्पादन के दौरान उत्पन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, एक विभाग संगठन के विश्लेषण की जानकारी दूसरे को आदेश देता है, इस स्थिति में ठेकेदार सभी लागतों को वहन करेगा।
2. दूसरा स्तर। दूसरे स्तर की व्यावसायिक प्रक्रिया अनुकूलन के उदाहरण यह सुनिश्चित करते हैं कि ग्राहकों और ठेकेदारों के बीच एक संयुक्त प्रक्रिया में लागत कम हो। स्तर का तात्पर्य दोनों पक्षों की गतिविधि से है, एकतरफा काम बस अस्वीकार्य है। लागत में कमी केवल तभी होती है जब अनुकूलन में सभी प्रतिभागियों ने चर्चा की है और प्रक्रियाओं और सहयोग के बारे में आम सहमति में आ गए हैं। दूसरा स्तर 20% से अधिक की बचत प्रदान करता है, इसका उपयोग उद्यम के विभिन्न कार्यों को अनुकूलित करने के लिए किया जा सकता है। मुख्य शर्त यह है कि सभी कार्यों का एक ही परिणाम होना चाहिए और परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से होना चाहिए।
3. तीसरा स्तर। व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन के लिए यह दृष्टिकोण 30% तक की बचत प्रदान करता है। सच है, कुछ कठिनाइयाँ हैं: खर्चों के साथ काम करने के लिए, आपको व्यवसाय की पूरी प्रणाली को समझने की आवश्यकता हैसंगठन प्रक्रियाएं। यह इस तथ्य के कारण है कि इस स्तर का अनुकूलन बड़ी संख्या में गतिविधियों के लिए प्रदान करता है।

अनुकूलन के तरीके

प्रत्येक संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाएं अपने तरीके से आगे बढ़ती हैं, लेकिन यह विशेषज्ञों को मुख्य अनुकूलन विधियों को उजागर करने से नहीं रोकता है। उन पर अधिक विस्तार से विचार करें:

1. स्वॉट विश्लेषण। विधि का सार व्यावसायिक प्रक्रिया की ताकत और कमजोरियों का अध्ययन करना है। यह रणनीतिक योजना की विधि का नाम है, जिसका उपयोग उद्यम या व्यावसायिक परियोजना को प्रभावित करने वाली घटनाओं और कारकों का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है। विधि के लिए विशिष्ट कई पैरामीटर हैं: ताकत, अवसर, कमजोरियां, खतरे। इस पद्धति का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का लक्ष्य कमजोरियों को खोजना और ठीक करना है, साथ ही जोखिम और संभावित खतरों को कम करना है।
2. कारण - परिणाम। विधि इशिकावा आरेख, या कारण-और-प्रभाव आरेख द्वारा विशेषता है। यह उत्पादन प्रक्रियाओं की गुणवत्ता के आकलन, नियंत्रण, माप और सुधार के लिए सात सबसे प्रसिद्ध उपकरणों में से एक है। विधि आपको मापदंडों के बीच संबंध खोजने की अनुमति देती है, जो आवश्यक व्यावसायिक प्रक्रिया का सटीक अध्ययन करने में मदद करती है। आरेख उत्पादन प्रक्रिया को प्रभावित करने वाले मुख्य कारकों की पहचान करना बहुत आसान बनाता है।
3. बेंचमार्किंग। सबसे अधिक उत्पादक कारकों की पहचान करने के लिए प्रतिस्पर्धियों और भागीदारों के लाभों का मूल्यांकन और विश्लेषण करने की एक विधि। बेंचमार्किंग में औद्योगिक जासूसी के साथ कुछ समान है, लेकिन पूरी तरह से नहीं। विधि को लागू करने के लिए, सतही अवलोकन पर्याप्त है, परिचय नहींप्रतियोगियों।
4. संकेतकों के आधार पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन और विश्लेषण। व्यावसायिक प्रक्रिया लक्ष्य निर्धारित करने के सिद्धांत का उपयोग किया जाता है, जिसके बाद लक्ष्य को या तो बढ़ाया जाता है, या, यदि इसे प्राप्त करना संभव नहीं था, तो इसके कार्यान्वयन के तरीकों का विश्लेषण किया जाता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की तकनीक ऐसी है कि सबसे पहले, प्रदर्शन का विश्लेषण किया जाता है।
5. विचार मंथन। विधि विभिन्न विकल्पों को आवाज देते हुए कार्यों की एक सक्रिय चर्चा है। सभी प्रस्तावों में से, सबसे सफल प्रस्ताव को परिणाम के रूप में चुना जाता है।
6. 6 सिग्मा। उत्पादन त्रुटियों की संख्या को कम करके, उत्पादकता संकेतकों में वृद्धि हासिल की जाती है।
7. प्रक्रियाओं के विखंडन को बदलना और गणना करना। विधि इस तथ्य में निहित है कि व्यवसाय प्रक्रिया के घटकों को बढ़ाया या घटाया जाता है।
8. व्यापार तर्क का विश्लेषण। लक्ष्य अक्षम प्रक्रियाओं को खत्म करना, समानांतर गतिविधियों को जोड़ना, प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदारी साझा करना और निर्णय लेने की शक्तियों को साझा करना, स्रोत पर जानकारी हासिल करना और कंपनी की वास्तविक गतिविधियों में इसे संसाधित करना है।
9. कार्यात्मक लागत विश्लेषण। विधि का उद्देश्य खरीदार और विक्रेता दोनों के लिए न्यूनतम लागत की कीमत पर वस्तु की उच्चतम कार्यक्षमता प्राप्त करना है।
10. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकरण। रसद व्यवसाय प्रक्रियाओं का अनुकूलन आपको कंप्यूटर मॉडल का उपयोग करके लोगों के कार्यों और प्रौद्योगिकियों के उपयोग का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है। अनुकरण के दौरान, चार चरणों का पालन किया जाना चाहिए: मॉडल का निर्माण, मॉडल को चलाना, परिणामी का विश्लेषण करनाप्रदर्शन संकेतक, अन्य संभावित परिदृश्यों का मूल्यांकन। विधि तभी प्रभावी होती है जब मॉडल के निर्माण के लिए वास्तविक और सटीक मानों का उपयोग किया जाता है।
11. प्रक्रिया की जटिलता और अवधि का विश्लेषण और गणना। विधि आपको श्रमिकों की आवश्यक संख्या और उनके द्वारा उजागर किए गए भार की गणना करने की अनुमति देती है।
12. जिम्मेदारी वितरण मैट्रिक्स का विश्लेषण। यह एक कार्यात्मक दृश्य तालिका है जो संगठन को लिंक, इकाइयों आदि में वितरित करती है। अर्थात्, विधि आपको संरचनात्मक इकाइयों को कार्य सौंपने की अनुमति देती है।

अनुकूलन चरण

बिजनेस प्रोसेस ऑप्टिमाइजेशन पर काम को पांच चरणों में बांटा गया है। आइए उनमें से प्रत्येक के बारे में अधिक बात करें:

1. संगठन की प्रक्रियाओं का विवरण। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और अनुकूलन अटूट रूप से जुड़े हुए हैं। प्रत्येक विभाग और कर्मचारी के कार्यों को परिभाषित किए बिना, प्रभावी अनुकूलन शुरू करना असंभव है। ऐसा लगता है कि यह कदम मान लिया गया है, लेकिन वास्तव में, ज्यादातर कंपनियां इसे भूल जाती हैं, और यह एक बड़ी गलती है। मूल्य श्रृंखला के माध्यम से सीखने की प्रक्रिया शुरू करना बेहतर है। ऐसी कंपनियाँ हैं जो आपके संगठन को संसाधन या उत्पाद प्रदान करती हैं या अतिरिक्त कार्य करती हैं जिनकी आपके ग्राहक को आवश्यकता होती है। समझें कि अंतिम उत्पाद का मूल्य वर्धित किस स्तर पर और कैसे बनता है। इस तरह की रणनीति का उपयोग आपको कंपनी से बाहर निकलने और प्रवेश के बिंदुओं की शीघ्र गणना करने की अनुमति देता है। इस प्रकार, आप उद्यम के पूरे वर्कफ़्लो का अध्ययन करने में सक्षम होंगे, कर्मचारियों को समझाएंगे कि कौन क्या कर रहा है,किसी सेवा या उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार के तरीकों पर निर्णय लेने के लिए प्राथमिकता अनुकूलन की आवश्यकता वाले कार्य प्रक्रियाओं को अलग करना। शोध के दौरान, आप समझेंगे कि प्रमुख प्रक्रियाओं के अलावा, सहायक भी हैं। एक नियम के रूप में, उन्हें वित्तपोषित करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे उद्यम के बुनियादी ढांचे का निर्माण करते हैं और मुख्य प्रक्रियाओं के निरंतर कामकाज में मदद करते हैं। भविष्य के मुनाफे के लिए जिम्मेदार विकास प्रक्रियाएं भी हैं।
2. जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति। बिजनेस प्रोसेस ऑप्टिमाइजेशन सिस्टम इस तरह से बनाया गया है कि यह बिना नियंत्रण के काम नहीं कर सकता। इसलिए, इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है। इसके अलावा, एक व्यक्ति को सामान्य प्रबंधन करना चाहिए, जबकि अन्य को प्रत्येक चरण को नियंत्रित करना चाहिए। प्रबंधक को न केवल अनिवार्य होना चाहिए, बल्कि अधीनस्थों के काम का समन्वय करने में भी सक्षम होना चाहिए। ऐसे नेताओं की तुलना एक शाश्वत बैटरी से की जा सकती है, क्योंकि उन्हें लगातार काम करना चाहिए और उत्पादन का अनुकूलन करना चाहिए। इस कारण से, नौकरी की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए, इसके लिए उद्यम के आंतरिक नियमों में कर्तव्यों को निर्धारित करना पर्याप्त है।
3. अनुकूलन का कार्यान्वयन। इसलिए हम उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए आते हैं। उसके लिए, केवल तीसरा चरण आरक्षित है, क्योंकि पहले आपको तैयारी करने की आवश्यकता है। यह मत सोचो कि हर संगठन सही क्रम में है। किसी भी उद्यम में, आप दर्जनों समस्याएं पा सकते हैं। और खोज के बाद, आपको योजना के अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है। पहले आपको कंपनी की सभी प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है, साथ ही साथ नौकरी की जिम्मेदारियों की पुनरावृत्ति को समाप्त करना होगा। अगला कदमप्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए समय की गणना, औसत संकेतकों के साथ तुलनात्मक विश्लेषण, वास्तविक संकेतकों के समायोजन के लिए होगा। अगला, आपको उत्पादन संसाधनों के परिचालन विश्लेषण को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। आपको कंपनी में मूल्यों और सूचनाओं की आवाजाही का पता लगाने और उन क्षेत्रों को मिटाने की जरूरत है जहां दोनों का नुकसान होता है। अंतिम चरण प्रत्येक प्रक्रिया में संसाधन उपयोग की दक्षता का विश्लेषण करना होगा।
4. उद्यम की मुख्य प्रक्रियाओं का स्वचालन। कोई आश्चर्य नहीं कि इस चरण को चौथे पैराग्राफ में लिखा गया है, क्योंकि इसके साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको स्पष्ट रूप से समझना होगा कि अनुकूलन कैसे होगा। यदि उद्यम में पूर्ण भ्रम है, तो आप प्रक्रिया को कैसे अनुकूलित करते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। केवल एक चीज जो हासिल की जा सकती है वह है बड़े वित्तीय खर्च और समय की हानि।
5. परिणामों का मूल्यांकन। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के अनुकूलन पर काबू पा लिया गया है, जैसा कि पुनर्गठन ने ही किया है। यह जायजा लेने का समय है। यदि ऑपरेशन सही ढंग से किया गया था, तो परिणाम कर्मचारियों के दोहराव वाले पदों और कर्तव्यों का उन्मूलन होगा, श्रमिकों द्वारा काम के प्रदर्शन की निगरानी करना, त्रुटियों की संख्या को कम करना और उत्पादन में मानव कारक के प्रभाव को कम करना, एक प्रणाली शुरू करना दक्षता कारक जो कर्मचारियों को प्रेरित करते हैं, संगठन की प्रक्रियाओं के बारे में एक गठित ज्ञान आधार, कर्मियों की कमी या संसाधनों की कमी के कारण उत्पादन में उल्लंघन को कम करना, ऐसे वित्त की खोज करना जो संचलन और उनके परिसमापन में शामिल नहीं हैं, अनावश्यक उत्पादों की खरीद को कम करना।

सामान्य गलतियाँ

तोअनुकूलन के परिणाम मिले हैं, हमें कोशिश करनी चाहिए कि अन्य उद्यमियों द्वारा की जाने वाली गलतियाँ न करें। यहाँ उनमें से कुछ हैं।

पहली गलती समस्या का गलत बयान है। यदि प्रबंधक को यह नहीं पता कि उद्यम के काम में सुधार के लिए वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, तो वह सफल नहीं होगा। प्रारंभिक चरण यह समझना है कि अनुकूलन से आप किस परिणाम की अपेक्षा करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि संगठन की कोई प्रत्यक्ष आय नहीं है, तो लेखा विभाग की विशेषताओं को तैयार करना बेकार है। लाभ की कमी बिक्री विभाग का काम है, लेखाकार का नहीं। यानी इस स्थिति में इस विशेष विभाग के काम को बदलना जरूरी है, और बोनस अन्य सेवाओं के काम में बदलाव होगा। संक्षेप में, यह उद्यम प्रक्रियाओं के विवरण के साथ अनुकूलन शुरू करने के लायक है, हम पहले ही इसके बारे में ऊपर बात कर चुके हैं।

दूसरी गलती है प्रयासों और कार्यों के बीच का अनुपात। अक्सर आप उन प्रक्रियाओं का विवरण देख सकते हैं जो उद्यम के मुख्य लक्ष्य से बिल्कुल संबंधित नहीं हैं। एक अतिरंजित उदाहरण, लेकिन स्पष्ट रूप से सार को दर्शाता है, डिप्टी को कॉल करने के लिए प्रमुख और सचिव के बीच संचार है। यह स्पष्ट है कि प्रक्रिया का कोई अर्थ नहीं है और इसका कोई मूल्य नहीं है। यह पता चला है कि संगठन इस प्रक्रिया पर पैसा बर्बाद कर रहा है।

तीसरी गलती विवरण के साधनों का गलत चुनाव है। प्रक्रियाओं को चिह्नित करने के लिए, विभिन्न क्षमताओं के कार्यक्रमों सहित विभिन्न साधनों का उपयोग किया जाता है। ऐसे कार्यक्रमों की लागत काफी अधिक है, यह $ 100 से शुरू होती है और इसकी कोई ऊपरी सीमा नहीं है। यह स्पष्ट है कि कार्यक्रम की क्षमता कंपनी के आकार के अनुरूप होनी चाहिए। पता चला यह बेकार हैएक बड़े पैमाने के कार्यक्रम का अधिग्रहण करने के लिए एक छोटी फर्म। उपकरण को उद्यम के कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार चुना जाना चाहिए, जिसे प्रबंधन अनुकूलन के माध्यम से हल करने का प्रयास कर रहा है। लेकिन किसी को यह नहीं सोचना चाहिए कि सॉफ्टवेयर मुख्य उपकरण है। यह सिर्फ एक सहायक उपकरण है। अनुकूलन इसके उचित संगठन से सबसे अधिक प्रभावित होता है।

पूरक साहित्य

इंटरनेट पर जानकारी के अलावा, कंपनी के नेताओं को ऐसी किताबें भी पढ़नी चाहिए जो इस जटिल प्रक्रिया में मदद करें। यहाँ कुछ पुस्तकें हैं:

1. “व्यावसायिक प्रक्रियाएं। मॉडलिंग, कार्यान्वयन, प्रबंधन”व्लादिमीर रेपिन द्वारा। यदि आप व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बदलने और एक नए दृष्टिकोण का प्रयास करने का निर्णय लेते हैं, तो यह पुस्तक आपके लिए है। यह कहना नहीं है कि इसे पढ़ना आसान है, लेकिन फिर भी इसमें बहुत सारी महत्वपूर्ण जानकारी छिपी हुई है। प्रत्येक अध्याय को समझना होगा और उस पर काम करना होगा। प्रकाशन में बहुत सारे चित्र, टेबल और आरेख शामिल हैं जो प्रक्रिया को प्रकट करने में मदद करते हैं। यह भी उल्लेखनीय है कि अन्य खुले स्रोतों में इस बारे में एक शब्द भी नहीं है।
2. “निरंतर सुधार के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण। विलियम डेटमर द्वारा गोल्ड्रैट बाधा सिद्धांत। लेखक की सभी पुस्तकें गर्म केक की तरह अलमारियों से बह रही हैं। और सभी क्योंकि यह कई समस्याओं को हल करने में मदद करता है, जैसे कि सेवाओं के समय और गुणवत्ता के बीच, वित्तीय लागत और कीमत के बीच का विरोधाभास। पहले, लेखक से पूरी जानकारी प्राप्त करना संभव नहीं था, लेकिन अब एक ऐसी पुस्तक का विमोचन किया गया है जो सभी रहस्यों को उजागर करती है।
3. “बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट। प्रैक्टिकल गाइडपरियोजनाओं के सफल कार्यान्वयन पर" जोहान नेलिस, जॉन जेस्टन द्वारा। पुस्तक व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांतों, उनके लाभों और सकारात्मक विशेषताओं के बारे में बात करती है। प्रकाशन कैसे प्रबंधित करें के उदाहरणों में भी समृद्ध है। पुस्तक प्रक्रिया प्रबंधन परियोजनाओं को लागू करने वाले उद्यमों के लिए एक संदर्भ के रूप में उपयुक्त है। यह इस तथ्य के कारण है कि वर्णित सामग्री उन उपकरणों के बारे में बताती है जिन्हें व्यवहार में लागू किया जा सकता है, और व्यावसायिक परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से लागू करने में भी मदद करता है।
4. "लक्ष्य। Eliyahu Goldratt द्वारा निरंतर सुधार की एक प्रक्रिया। प्रकाशन बताता है कि एक व्यक्ति जो किसी व्यावसायिक परियोजना में किसी प्रकार की समस्या देखता है, वह परिणामों और प्रक्रियाओं के बीच कारण और प्रभाव संबंध बनाने के लिए बाध्य है। व्यक्ति को संगठनात्मक कार्यप्रवाह दक्षता प्राप्त करने के मूल सिद्धांतों को समझने की आवश्यकता है।
5. लीन सॉफ्टवेयर: टॉम एंड मैरी पॉपपेंडिक द्वारा आइडिया से प्रॉफिट तक। प्रबंधन उन स्थितियों में सहायता प्रदान करेगा जहां सबसे प्रभावी प्रक्रियाओं का निर्माण करना आवश्यक है। शीर्ष प्रबंधकों को इस पुस्तक के साथ-साथ कंपनी के प्रबंधकों, डेवलपर्स को भी पढ़ना चाहिए। यानी यह जानकारी सॉफ्टवेयर में शामिल लोगों के लिए सटीक रूप से उपयोगी होगी।

निष्कर्ष

जैसा कि आप देख सकते हैं, ठीक से अनुकूलित करने के लिए, आपको बहुत कुछ जानने और बहुत कुछ समझने की आवश्यकता है। यदि प्रबंधक को यह समझ में नहीं आता कि वह किसके साथ काम कर रहा है, तो पुनर्गठन से मदद नहीं मिलेगी। अक्सर कई ऐसे बॉस होते हैं, जो कई कंपनियों के धराशायी होने का कारण बनते हैं।

फाउंडर भले ही खुद इस मुद्दे को नहीं समझता हो, उसका काम ऐसे सक्षम कर्मचारियों को ढूंढना है जोस्वार्थ के लिए काम नहीं करेंगे, बल्कि इसलिए कि वे अपने काम के प्रति समर्पित हैं। बहुत कम ऐसे निस्वार्थ कार्यकर्ता बचे हैं, जिसका अर्थ है कि यदि आप भाग्यशाली हैं और आपने उन्हें पाया है, तो कोशिश करें कि उन्हें जाने न दें। यह कर्मचारियों की क्षमता है जो यह निर्धारित करती है कि संगठन कितना फल-फूलेगा। यहां तक कि सबसे प्रतिभाशाली नेता भी अकेले कंपनी को बाहर निकालने में सक्षम नहीं होंगे, और इसलिए किसी को कर्मचारियों की व्यावसायिकता की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। आखिरकार, यह आपके पैसे और समय के बारे में है।