लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज क्या है? भरने के लिए परिभाषा, प्रकार, विशेषताएं और आवश्यकताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी उद्यम का लेखांकन प्राथमिक रिपोर्टिंग से संबंधित है। लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज की सूची में कई अनिवार्य कागजात शामिल हैं। उनमें से प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया के चरणों से संबंधित है। अगर संगठन के कर्मचारी "1सी: अकाउंटिंग" में प्राथमिक दस्तावेज नहीं रखते हैं, तो कंपनी को ठोस प्रतिबंधों का सामना करना पड़ेगा।

यह क्या है?

लेखांकन में प्राथमिक प्रलेखन के लिए लेखांकन सर्वोच्च प्राथमिकता है। इस दिशा में की गई सभी गतिविधियों को संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इसलिए, नौवें अध्याय के पहले पैराग्राफ में कहा गया है कि प्रबंधन द्वारा सही ढंग से निष्पादित और प्रमाणित किया गया कोई भी पेपर, कंपनी की व्यावसायिक गतिविधियों के विभिन्न प्रकरणों को दर्शाता है, प्राथमिक दस्तावेज के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। वैसे, इन एपिसोड्स को कहा जाता है:

• प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए धन प्राप्त करनाउद्यम;
• प्राप्त माल और सामग्री के लिए धन का हस्तांतरण।

इस प्रकार, लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की अनिवार्य सूची के अलावा, एक अतिरिक्त है। यह आमतौर पर कंपनी के प्रबंधन के अनुरोध पर संकलित किया जाता है। और वे इसमें ऐसे फॉर्म दर्ज करते हैं जिनमें आपसी ऑफसेट के बारे में जानकारी होती है जिनका कोई वित्तीय आधार नहीं होता है।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की विशेषताएं

सबसे पहले आपको ध्यान देना चाहिए कि सभी "प्राथमिक" फॉर्म फंड ट्रांसफर से जुड़े होने चाहिए। इसलिए, आपको इस सूची में दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए मुख्तारनामा शामिल नहीं करना चाहिए।

इस प्रकार के कागज का भंडारण हस्ताक्षर की तारीख से कम से कम पांच साल तक किया जाता है। टैक्स ऑडिट के दौरान, निरीक्षक को एक से तीन साल की अवधि के लिए प्राथमिक दस्तावेज की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, लंबी अवधि के कागजात भंडारण के लिए संग्रह में भेजे जा सकते हैं। पांच साल के बाद, उनका पूरी तरह से निपटान किया जा सकता है। "प्राथमिक" का विनाश कंपनी के आंतरिक चार्टर और देश के कानून के अनुसार किया जाता है। यह प्रक्रिया काफी जटिल और समय लेने वाली है। इसलिए, कई उद्यम "प्राथमिक" को तब तक रखते हैं जब तक लेखा विभाग में जगह होती है। रूस में संग्रह में कागजात के भंडारण की अवधि किसी भी तरह से सीमित नहीं है।

सूची

यह समझने के लिए कि लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण क्या है, आपको यह जानना होगा कि इसमें किस प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हैं। याद रखना चाहिए वो भाषणधन की आवाजाही से संबंधित कागजात के बारे में है। लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में क्या शामिल है, इसकी एक सूची यहां दी गई है:

1. अनुबंध.
2. भुगतान के लिए चालान।
3. नकद और बिक्री रसीदें।
4. सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म।
5. अधिनियम।
6. चालान।

इन प्राथमिक दस्तावेजों में से प्रत्येक के बारे में अधिक जानकारी निम्नलिखित पैराग्राफ में प्रदान की गई है।

समझौता

यह मद लेखा विभाग के कर्मचारियों के बीच काफी विवाद का कारण बनता है। तथ्य यह है कि लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेज किसी भी मामले में संग्रहीत किए जाने चाहिए, लेकिन अनुबंध कभी-कभी वकीलों या कार्मिक विभाग में भी समाप्त हो जाते हैं। लेकिन सिक्के का एक दूसरा पहलू भी है। आखिरकार, यह अनुबंध है जो नकदी प्रवाह की आवाजाही से संबंधित लेनदेन का आधार है।

चालान

यह प्रपत्र लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को संदर्भित करता है। खाता क्या है, व्यवसाय प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार जानता है। वास्तव में, यह दस्तावेज़ प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के लिए धन के हस्तांतरण का आधार है। यदि पार्टियों में से कोई एक खाता स्वीकार करता है, तो इसका मतलब है कि वह लेनदेन के लिए मौन रूप से सहमत है। इसमें पहले के समझौते के बारे में जानकारी भी हो सकती है। इनवॉइस में न केवल ये डेटा होता है, बल्कि इस आवश्यकता की स्थिति में धन की वापसी की प्रक्रिया भी होती है।

खेप नोट

यह पेपर लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के सबसे प्रतिभाशाली प्रतिनिधियों में से एक है। बात यह है कियह खरीदार को भेजे गए माल की पूरी सूची को इंगित करता है। इस मामले में, हम तैयार उत्पादों और कच्चे माल दोनों के बारे में बात कर रहे हैं। एक खेप नोट असीमित संख्या में प्रतियों में तैयार किया जाता है। इस क्षण का कोई स्पष्ट नियमन नहीं है और वास्तव में यह केवल इस बात पर आधारित है कि कितने पक्षों को इस तरह के दस्तावेज़ की आवश्यकता है। यानी लेन-देन में कितने भागीदार हों, कितनी प्रतियां उपलब्ध कराई जाएं। यह याद रखने योग्य है कि केवल वही फॉर्म मान्य होते हैं जिन पर जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर होते हैं। इस स्थिति में मुहर या मुहर की आवश्यकता नहीं है।

स्वीकृति-स्थानांतरण का कार्य

इस विभाग के साधारण कर्मचारी लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेज के प्रसंस्करण में लगे हुए हैं। सबसे अधिक बार, वे एक सहायक दस्तावेज़ के रूप में किए गए कार्य (सेवाओं) के प्रमाण पत्र प्राप्त करते हैं। यह पत्र, जैसा कि इसके नाम का तात्पर्य है, सेवाओं के प्रावधान या कार्य के प्रदर्शन के बाद तैयार किया गया है। स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य, द्विपक्षीय रूप से हस्ताक्षरित, वैध माना जाता है। ऐसे समय होते हैं जब प्रतिपक्षों में से कोई एक दस्तावेज़ को अनुमोदित करने से इंकार कर देता है। इस स्थिति में, प्रपत्र केवल एक पक्ष द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है, लेकिन इस शर्त पर कि हस्ताक्षर किए जाने पर पर्यवेक्षक मौजूद हों। बुनियादी जानकारी के अलावा, स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य में स्पष्ट या स्पष्ट करने वाली प्रकृति का डेटा शामिल हो सकता है। एक नियम के रूप में, उन्हें एक विशेष रूप से गठित तालिका में दर्ज किया जाता है। स्टाम्प अनुमोदन के संबंध में, इसका हमेशा स्वागत है, लेकिन यदि कोई प्रिंट नहीं है, तो यह कागज को अमान्य नहीं करता है। यह ध्यान देने योग्य है कि लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज बनाए रखते समय, अचल संपत्तियों के आंदोलन को दर्शाने वाला एक अधिनियमउद्यमों को भी प्राथमिक दस्तावेजों की सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

पेरोल

इस प्रकार का प्राथमिक दस्तावेज उद्यम और उसके कर्मचारियों के बीच धन की आवाजाही को दर्शाता है। मजदूरी की मूल राशि के अलावा, इसमें सभी बोनस और मुआवजे शामिल हैं। इस स्थिति में, मुख्य लेखाकार उद्यम के प्रमुख के साथ मिलकर बयान के गवाह के रूप में कार्य करता है। दस्तावेज़ के वैध होने और लागू होने के लिए, उस पर मुहर लगनी चाहिए। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो फॉर्म को अमान्य माना जा सकता है। यह ध्यान देने योग्य है कि उपरोक्त दो दस्तावेजों में यह मुहर वैकल्पिक है।

नकद दस्तावेज

इस सूची में निम्नलिखित रूप शामिल हैं:

• रसीद आदेश,
• वितरण नोट,
• नकद बही।

इस प्राथमिक दस्तावेज़ में धन की आवाजाही के बारे में पूरी जानकारी है। नकद वारंट कई प्रकारों में विभाजित हैं। तो, अक्सर लेखांकन के काम में, KO-1, KO-2 और KO-4 का उपयोग किया जाता है। वे संगठन के आर्थिक जीवन के सभी तथ्यों को दर्शाते हैं। इस प्रकार, एक टैक्स ऑडिट के दौरान, निरीक्षक उनके बारे में सबसे अधिक पसंद करते हैं। इन प्रकारों के अलावा, KO-3 और KO-5 रूप हैं। तीसरा कैश ऑर्डर का रजिस्टर है, और पांचवां उद्यम में नकदी की आवाजाही को ध्यान में रखता है। एक नियम के रूप में, निरीक्षक इस प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण पर बहुत कम ध्यान देते हैं। उनके भंडारण और पंजीकरण के लिए, ये प्रक्रियाएँसामान्य प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है।

लेन-देन के चरण के आधार पर अलगाव

किसी भी लेन-देन को तीन चरणों में बांटा गया है। और उनमें से प्रत्येक के पास विशिष्ट दस्तावेज हैं।

पहला, पक्ष हमेशा लेन-देन की शर्तों पर सहमत होते हैं। इस बिंदु पर, वे एक समझौता करते हैं और भुगतान के लिए चालान जारी करते हैं। उसके बाद, पार्टियों में से एक मांग पर योगदान देता है। और इसके समर्थन में, भुगतानकर्ता सहायक कागजात प्रदान करने के लिए बाध्य है। यदि धन चालू खाते से भेजा गया था, तो एक उद्धरण प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यदि भुगतान नकद का उपयोग करके किया जाता है, तो कैशियर चेक, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म या रसीद प्रदान करके पुष्टि की जाती है। किसी भी लेन-देन का अंतिम चरण सशुल्क वस्तुओं या सेवाओं का प्रावधान है। यदि हम विभिन्न प्रकार के उत्पादों के बारे में बात कर रहे हैं, तो इस क्षण की पुष्टि किए गए कार्य (सेवाओं) या एक खेप नोट द्वारा की जानी चाहिए।

आवश्यकताओं को पूरा करें

उचित वर्कफ़्लो के लिए, केवल यह जानना पर्याप्त नहीं है कि लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण क्या है। इसे भरने के लिए बुनियादी आवश्यकताओं पर विचार करना महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, प्रत्येक रूप का अपना नाम होना चाहिए। साथ ही, दस्तावेज़ का संकलक इन रिपोर्टों के गठन की तारीख और उद्यम के नाम को इंगित करने के लिए बाध्य है। एक उद्यम एक आपूर्तिकर्ता, ठेकेदार या खरीदार को संदर्भित करता है। बैंक विवरण,अधिकारियों के आद्याक्षर और संचालन का नाम भी लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेज के अलग-अलग कॉलम में प्रदर्शित किया जाता है। हर कोई जानता है कि ऑपरेशन का नाम क्या है, बस याद रखें कि यह मान मात्रात्मक रूप में व्यक्त किया जाना चाहिए। इस प्रकार के पेपर की तैयारी में अंतिम क्षण जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर और मुहर है।

संपादन

बड़ी संख्या में दस्तावेजों को संभालने में, कर्मचारी अक्सर गलतियाँ करते हैं। उन्हें कानून द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार ठीक किया जाना चाहिए। संपादन दो प्रकार के होते हैं:

1. कड़ी जवाबदेही के लिए। यदि फॉर्म में मामूली सुधार करने की आवश्यकता है, तो जिम्मेदार व्यक्ति को एक पतली रेखा के साथ गलत रेखा को पार करना होगा और उसके ऊपर सही प्रविष्टि का संकेत देना होगा। कागज पर किए गए परिवर्तनों की सटीकता की पुष्टि करने के लिए, "सही विश्वास" लिखना और एक अधिकारी के हस्ताक्षर और मुहर के साथ फॉर्म को प्रमाणित करना आवश्यक है। यदि दस्तावेज़ को बिंदुवार सही नहीं किया जा सकता है, तो जिम्मेदार व्यक्ति एक पतली लाल रेखा के साथ कोने से कोने तक गलत तरीके से तैयार किए गए फॉर्म को पार करने के लिए बाध्य है। इसे "रद्द" के रूप में भी चिह्नित किया जाना चाहिए। सही उदाहरण बनाने के बाद, गलत को नष्ट होने से मना किया जाता है।
2. गैर-सख्त दस्तावेज़ीकरण के लिए। इस मामले में, क्षतिग्रस्त प्रपत्र नष्ट हो जाता है और सही जानकारी वाला एक पेपर बनाया जाता है।

यह जानने योग्य है कि स्ट्राइकथ्रू केवल बहुत पतली रेखा से ही किया जाना चाहिए। यदि कोई कर्मचारीपाठ को इस तरह से काटता है कि वह अपठनीय हो जाता है, यह एक बहुत बड़ी गलती है।