इन्वेंट्री के परिणाम तैयार करना: दस्तावेजों की एक सूची, संकलन की प्रक्रिया

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इन्वेंटरी का प्रतिनिधित्व कंपनी के लेखा रिकॉर्ड में उपलब्ध जानकारी के साथ मौजूदा परिसंपत्तियों की तुलना करने की प्रक्रिया द्वारा किया जाता है। प्रक्रिया उद्यम के प्रमुख द्वारा आदेश जारी करके नियुक्त एक विशेष आयोग द्वारा की जाती है। अक्सर, प्रक्रिया के परिणामस्वरूप, कमी या अधिशेष का पता चलता है। इसलिए, इन्वेंट्री के परिणामों का पंजीकरण सक्षम और आधिकारिक दस्तावेजों की मदद से किया जाना चाहिए। वे आयोग के सदस्यों द्वारा तैयार और हस्ताक्षरित किए जाते हैं।

इन्वेंट्री कॉन्सेप्ट

यह एक उद्यम में विभिन्न संपत्ति और धन की स्थिति और आंदोलन के लेखांकन सत्यापन के एक मानक और अक्सर इस्तेमाल की जाने वाली विधि द्वारा दर्शाया जाता है। यह लेखांकन रिकॉर्ड में रिकॉर्ड और कंपनी में विभिन्न मदों या निधियों के वास्तविक शेष के बीच विसंगतियों की पहचान करता है।

उद्यमों की विभिन्न संपत्तियों के संबंध में सूची तैयार की जा रही है। कार्यान्वयन के दौरान, यह ध्यान में रखता हैवित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 49 द्वारा अनुमोदित विशेष दिशानिर्देश सूची के परिणाम दर्ज करने की प्रक्रिया भी यहां दी गई है।

कार्यक्रम के उद्देश्य

कंपनी के निदेशक द्वारा जारी आदेश के आधार पर वर्ष में कई बार इन्वेंट्री की जा सकती है। यदि कंपनी को खरीदा, पट्टे पर या बेचा जाता है तो प्रक्रिया आवश्यक रूप से लागू की जाती है। इसके अतिरिक्त, यह वार्षिक रिपोर्ट के गठन से पहले किया जाता है, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के परिवर्तन, या जब कंपनी में चोरी का पता चलता है। अचल संपत्तियों की हर तीन साल में समीक्षा की जानी चाहिए। विभिन्न प्राकृतिक आपदाओं या आपात स्थितियों के बाद, फर्मों को होने वाले नुकसान की पहचान करनी चाहिए, जिसके लिए एक सूची तैयार की जाती है।

इस प्रक्रिया के माध्यम से कई लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सकता है:

• कंपनी के लेखाकार द्वारा लेखांकन की साक्षरता की जाँच करना;
• विभिन्न गैर रिकॉर्ड किए गए लेनदेन का पता लगाना;
• लेखा कर्मचारियों द्वारा की गई गलतियों की पहचान करना;
• क़ीमती सामानों की सुरक्षा और भुगतान की समयबद्धता पर नियंत्रण;
• संपत्ति की स्थिति और भंडारण की स्थिति की जाँच करना;
• धीमे या बासी माल की पहचान करना;
• वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के कार्य की सत्यनिष्ठा की जाँच करना;
• उद्यम में इन्वेंट्री की आवाजाही का अध्ययन;
• लेनदेन का पता लगाना कि विभिन्न कारणों से लेखांकन में परिलक्षित नहीं हुआ था।

उपरोक्त लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, परिणामों के संचालन और रिपोर्ट करने की प्रक्रिया का सही ढंग से अध्ययन करना महत्वपूर्ण हैभंडार। यदि इस प्रक्रिया के बाद तैयार किए गए दस्तावेज़ में कोई उल्लंघन या त्रुटि है, तो परिणाम विश्वसनीय नहीं माने जाएंगे।

प्रक्रिया प्रकार

इन्वेंटरी को कई तरह से प्रस्तुत किया जा सकता है। यह पूर्ण या निजी, साथ ही चयनात्मक या निरंतर हो सकता है।

इसके अतिरिक्त, प्रक्रिया अनिर्धारित, अनुसूचित, नियंत्रण या दोहराई गई है।

यह कैसे किया जाता है?

एक इन्वेंट्री का संचालन करना और उसके परिणामों को औपचारिक रूप देना जटिल प्रक्रियाएं हैं जो केवल इन्वेंट्री कमीशन द्वारा लागू की जाती हैं। इसमें कंपनी के विशेषज्ञ शामिल हैं जो प्रक्रिया के परिणामों में रुचि नहीं रखते हैं, और उनके पास आवश्यक ज्ञान और अनुभव भी है।

इन्वेंट्री प्रक्रिया को निम्नलिखित चरणों में बांटा गया है:

• शुरुआत में प्रबंधन का आदेश जारी किया जाता है, जिसके आधार पर यह प्रक्रिया शुरू होती है;
• एक सूची आयोग नियुक्त किया गया है;
• चुने हुए विशेषज्ञ प्राप्तियों और व्यय दस्तावेजों का अध्ययन करते हैं, साथ ही धन या भौतिक मूल्यों की आवाजाही के संबंध में विभिन्न रिपोर्टों का अध्ययन करते हैं;
• आयोग के अध्यक्ष रजिस्ट्रियों से जुड़े सभी दस्तावेजों को मंजूरी देते हैं;
• रसीद आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा तैयार की जाती है;
• वास्तविक भौतिक संपत्ति की तुलना दस्तावेज़ीकरण में रिकॉर्ड के साथ की जाती है;
• प्रक्रिया के अंत में नियंत्रण जांच की जा सकती है;
• उसके बाद ही परिणाम जारी किया जाता है।

आयोग को सक्षम होना चाहिएप्राप्त परिणामों पर दस्तावेज तैयार करें, जिन्हें बाद में उद्यम के प्रमुख को अध्ययन के लिए स्थानांतरित कर दिया जाता है। इन्वेंट्री के परिणामों का सक्षम निष्पादन कंपनी की कानूनी और लाभदायक गतिविधियों की कुंजी है। इसीलिए जो लोग प्राप्त परिणामों में रुचि रखते हैं, उन्हें प्रक्रिया करने की अनुमति नहीं है।

इन्वेंट्री परिणामों के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया

प्रक्रिया के अंत में, कई दस्तावेज तैयार करने होंगे। इन्वेंट्री कमीशन के सदस्यों द्वारा उनका अध्ययन किया जाता है और उन्हें भरा जाता है, जिसके बाद उन्हें कंपनी के प्रबंधन को अध्ययन के लिए स्थानांतरित कर दिया जाता है। इन पत्रों के आधार पर, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों या लेखाकारों को जवाबदेह ठहराने का निर्णय लिया जाता है, इसलिए आयोग के सदस्यों को सूची परिणामों के निष्पादन को गंभीरता से लेना चाहिए। इस मामले में तैयार किए गए दस्तावेजों को निम्नलिखित कागजात द्वारा दर्शाया गया है:

• आदेश, जिसके आधार पर सत्यापन प्रक्रिया शुरू होती है, और यह उद्यम के प्रमुख द्वारा जारी किया जाता है;
• कंट्रोल लॉग, जो इंगित करता है कि इन्वेंटरी कमीशन के सदस्यों द्वारा निदेशक के आदेशों का पालन कैसे किया जाता है;
• अचल संपत्ति, अमूर्त संपत्ति, माल या नकदी द्वारा प्रतिनिधित्व विविध संपत्ति की एक सूची;
• भेजे गए कीमती सामान की जांच करने का कार्य;
• भंडारण या पारगमन के लिए स्वीकृत संपत्ति की सूची;
• कीमती धातुओं या कीमती उत्पादों की सूची का कार्य;
• प्रतिभूतियों की सूची और बीएसओ;
• की गई गणनाओं की जाँच करने की क्रियाखरीदारों, लेनदारों, देनदारों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ;
• अचल संपत्तियों या अन्य संपत्ति के संबंध में तैयार किए गए मिलान विवरण;
• एक नियंत्रण जांच का कार्य, जिसकी सहायता से आप प्रक्रिया के सही कार्यान्वयन को सत्यापित कर सकते हैं;
• परिणामों के संबंध में प्रबंधन आदेश।

प्रत्येक दस्तावेज़ की अपनी विशेषताएं होती हैं। यह इन्वेंट्री के परिणामों का सही दस्तावेज़ीकरण है जो उन्हें उल्लंघनकर्ताओं पर मुकदमा चलाने या चोरी की पहचान करने के लिए उपयोग करने की अनुमति देता है।

आदेश जारी करने के नियम

इन्वेंट्री पूरी तरह से उद्यम के प्रमुख द्वारा जारी आधिकारिक आदेश के आधार पर की जाती है। इस दस्तावेज़ को नियंत्रण पुस्तक में शामिल किया गया है, जिसके आधार पर निदेशक के आदेशों के कार्यान्वयन की प्रभावशीलता और दक्षता का मूल्यांकन किया जाता है।

ऐसे आदेश का एक उदाहरण नीचे पढ़ा जा सकता है। एक अनिर्धारित संशोधन के लिए एक दस्तावेज़ भी तैयार किया जा सकता है।

इन्वेंट्री बनाने की बारीकियां

इन्वेंट्री के परिणामों के पंजीकरण में विभिन्न अधिनियमों और इन्वेंट्री का निर्माण शामिल है। उनके संकलन के नियमों में शामिल हैं:

• उनमें अप-टू-डेट डेटा होता है जो आयोग के सदस्यों द्वारा जाँच की प्रक्रिया में दिखाई देता है;
• आप उन्हें कंप्यूटर या मैन्युअल रूप से भर सकते हैं;
• त्रुटियों, धब्बा या सुधार की अनुमति नहीं है;
• विभिन्न मूल्यों के नाम,जिनकी जाँच की जा रही है वे निश्चित रूप से नामकरण से प्राप्त जानकारी के आधार पर पंजीकृत हैं;
• माप की इकाइयाँ लेखांकन रिकॉर्ड के समान होनी चाहिए;
• सूची के सभी पृष्ठों पर, वास्तव में पहचानी गई भौतिक संपत्तियों की संख्या, साथ ही लेखांकन दस्तावेजों के आधार पर उनकी संख्या;
• यदि कोई त्रुटि होती है तो उसे काट कर ठीक किया जाना चाहिए, जिसके बाद ऊपर सही डेटा दिया जाता है, और इस तरह के सुधार को आयोग के अध्यक्ष और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। कंपनी;
• इन्वेंटरी में खाली लाइनें नहीं हो सकती हैं, इसलिए शेष सभी जगह को आसानी से काट दिया जाता है;
• दस्तावेजों के अंत में एक नोट बनाया जाता है कि दरों और करों की जांच की गई थी, साथ ही सभी गणना आयोग के सदस्यों द्वारा की गई थी।

यदि भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति में परिवर्तन के कारण इन्वेंट्री की जाती है, तो दस्तावेज़ पर पूर्व कर्मचारी और नए कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

चेक के परिणामों के आधार पर मुखिया का आदेश

इन्वेंट्री परिणामों का निरूपण और लेखांकन इस प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम है। इसमें अनिवार्य रूप से कंपनी के प्रबंधन द्वारा एक आदेश जारी करना शामिल है। यह आदेश तभी बनता है जब कंपनी के निदेशक ने इन्वेंट्री एक्ट, कॉलेशन स्टेटमेंट, इन्वेंट्री और इसी तरह के अन्य दस्तावेजों का अध्ययन किया हो।

प्राप्त आंकड़ों के आधार पर प्रबंधन ऑडिट के परिणामों पर निर्णय लेता है। इस तरह के निर्णय को आधिकारिक आदेश की सहायता से अनुमोदित किया जाता है। में वहदस्तावेज़ में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं:

• कंपनी का नाम;
• संगठनात्मक रूप चुना;
• दस्तावेज़ जारी करने की तिथि;
• दस्तावेज प्रदान करता है कि निर्णय लेने की प्रक्रिया में संगठन के प्रमुख द्वारा निर्देशित किया गया था;
• सत्यापन परिणाम स्वीकृत;
• आदेश देता है जिसके आधार पर पहचाने गए उल्लंघनों या विसंगतियों को समाप्त किया जाएगा;
• नियुक्त व्यक्ति जो आदेश के निष्पादक हैं, साथ ही निदेशक के निर्णय के निष्पादन के लिए जिम्मेदार हैं।

इस आदेश पर कंपनी के प्रत्यक्ष प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और उसके बाद एक एकाउंटेंट द्वारा इसका समर्थन किया जाता है जो खुद को मसौदा पाठ से परिचित कराने के लिए बाध्य होता है। उसके बाद, प्रलेखन को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसके कर्मचारी निदेशक के निर्णय के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार होते हैं।

दस्तावेजीकरण की आवश्यकता क्यों है?

ऑडिट के परिणामों के आधार पर आधिकारिक प्राथमिक दस्तावेज तैयार करना सुनिश्चित करें। यह वे हैं जो पुष्टि करते हैं कि एक उच्च-गुणवत्ता वाली सूची तैयार की गई थी, और पहचानी गई सभी जानकारी विश्वसनीय है।

इन्वेंट्री के परिणामों का उचित पंजीकरण यह निष्कर्ष निकालना संभव बनाता है कि लेखांकन से प्राप्त जानकारी विभिन्न मूल्यों की वास्तविक संख्या से कितनी मेल खाती है। अक्सर, ऑडिट की सहायता से, कंपनी के कर्मचारियों की ओर से बकाया, धोखाधड़ी, या यहां तक कि चोरी की पहचान करना संभव होता है।

निष्कर्ष

इन्वेंटरी रखरखाव की शुद्धता की जांच करने का एक सार्थक तरीका हैलेखांकन। इसके परिणामों को सही ढंग से तैयार किया जाना चाहिए, जिसके लिए बहुत सारे प्राथमिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। उन्हें इन्वेंट्री कमीशन के सदस्यों द्वारा सीधे बनाया जाना चाहिए, जिसके बाद कंपनी के प्रमुख द्वारा उनका अध्ययन और हस्ताक्षर किया जाता है।

इन दस्तावेज़ों के आधार पर, आप आकलन कर सकते हैं कि संगठन का लेखा-जोखा कितनी अच्छी तरह बनाए रखा जाता है।