पदानुक्रमित कार्य संरचना: अवधारणा और उद्देश्य। परियोजना प्रबंधन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रत्येक परियोजना के कार्यान्वयन के लक्ष्य और चरण होते हैं। परियोजना के कार्यान्वयन का तात्पर्य लक्ष्यों, कुछ प्रकार की गतिविधियों, कौशल और क्षमताओं के अस्तित्व से है। प्रत्येक चरण में प्रक्रिया नियंत्रण की आवश्यकता होती है। यह परियोजना के कार्यान्वयन में शामिल सभी संसाधनों के समन्वय की एक जटिल, रचनात्मक कला है: मानव और सामग्री।

बुनियादी अवधारणा

परियोजना प्रबंधन असीमित क्षमता वाली प्रक्रिया है। इसके बावजूद, सभी प्रकार की क्रियाएं अनुमानित हैं। परियोजना के पूरे जीवन चक्र में, आधुनिक प्रबंधन विधियों और प्रौद्योगिकियों को लागू किया जाता है। उद्देश्य: परियोजना में संरचना, मात्रा, लागत, गुणवत्ता और समय की लागत के संदर्भ में निर्धारित कुछ परिणाम प्राप्त करना। अंततः, इस प्रक्रिया के सभी प्रतिभागियों को परिणाम से संतुष्ट होना चाहिए।

सबसे पहला और मुख्य उपकरण परियोजना के दायरे की परिभाषा है। वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) की अवधारणा यहां महत्वपूर्ण है। एक वैध वास्तविक दस्तावेज़ बनाना सिद्धांत रूप में सरल है, लेकिन व्यवहार में, एक नियम के रूप में, यह मुश्किल हो जाता है।एक प्रक्रिया जिसके लिए अपनी विशिष्टताओं और बारीकियों की आवश्यकता होती है।

ISR - परियोजना की सामग्री को पूरी तरह से परिभाषित करता है और इसके परिणामों पर केंद्रित है। चरणों के लक्ष्यों और संरचना को निर्धारित करने के लिए, कार्यप्रणाली उत्कृष्ट है: कार्य टूटने की संरचना (WBS), या अंग्रेजी WBS में। इस तकनीक को सीपीपी भी कहा जाता है, जिसका अर्थ है वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर। लेकिन अधिकतर वे संक्षिप्त नाम ISR का उपयोग करते हैं।

पूरी टीम की रचनात्मक गतिविधि के परिणामस्वरूप, एक आधिकारिक दस्तावेज़ का जन्म होता है जो परियोजना की सामग्री और उसके घटकों की व्याख्या करता है। WBS में शामिल नहीं किए गए कार्य डिज़ाइन कार्य से संबंधित नहीं हैं। दस्तावेज़ में कई स्तर हो सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक तत्व अद्वितीय है, एक कोड है और, नियमों के अनुसार, WBS शब्दकोश में वर्णित किया जाना चाहिए।

वह पद्धति जिसके द्वारा सफलता प्राप्त करने के लिए कार्य की एक श्रेणीबद्ध संरचना बनाई जाती है

कार्य के पैमाने के बढ़ने के साथ ISR का मान भी बढ़ता है। यह सफलता के प्रमुख कारकों में से एक है। आईआरएस इसके लिए कार्य करता है:

• विस्तृत परियोजना कार्य;
• जोखिम, संसाधन, अनुसूची, लागत और गुणवत्ता योजना;
• प्रतिभागियों की जिम्मेदारी की स्पष्ट सीमा और परिभाषा के साथ सटीक वितरण;
• इंटरैक्शन प्रोजेक्ट के प्रतिभागियों के बीच संगठन;
• कार्य के कार्यान्वयन और परिवर्तनों पर नियंत्रण का संगठन;
• रिपोर्टिंग संगठन;
• एक संगठनात्मक संरचना नामक एक परियोजना संरचना बनाना।

कार्य की श्रेणीबद्ध संरचना वाले सभी तत्वों को सुविधाजनक ग्राफिकल रूप में बनाया गया है। इस दृष्टिकोण के फायदे हैंसूची से पहले। आईआरएस के निर्माण में सामूहिक कार्य के कारण संचार का स्तर बढ़ता है, सर्वोत्तम दृश्यता, निगरानी और नियंत्रण प्राप्त होता है। चित्रमय रूप में प्रस्तुत जानकारी आपको पूरी योजना को नेत्रहीन रूप से कवर करने की अनुमति देती है।

पैकेज और शब्दकोश

एक महत्वपूर्ण तत्व जो कार्य की पदानुक्रमित संरचना में है वह पैकेज है जिसमें कार्य के परिणाम को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संचालन की सूची शामिल है। इसके लिए धन्यवाद, परिवर्धन की आवश्यकता के बिना काम किया जाता है। यह एक यथार्थवादी मूल्यांकन और एक औसत दर्जे का परिणाम देखना संभव बनाता है। ऐसा पैकेज ठेकेदार को सौंपने के लिए काफी उपयुक्त है।

कार्य के कार्यान्वयन के लिए मूर्त मदद एक विशेष शब्दकोश द्वारा निभाई जाती है। यह उन सभी तत्वों और शर्तों की व्याख्या करना संभव बनाता है जो परियोजना के काम की पदानुक्रमित संरचना है, और प्रबंधक टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए जिम्मेदारी की सीमा निर्धारित करता है। संचालन के दोहराव से बचने के लिए यह आवश्यक है।

शब्दकोश में शामिल हैं: तत्वों की संख्या; उनके नाम; किसी विशेष ऑपरेशन के कार्यान्वयन के लिए आवंटित समय; तत्वों का क्रम; अपेक्षित परिणाम और परियोजना के प्रत्येक खंड के लिए जिम्मेदार।

तत्व

परियोजना कार्य की श्रेणीबद्ध संरचना को एकीकरण पद्धति का उपयोग करके पूरी टीम द्वारा विकसित किया गया है। परियोजना के सभी पहलुओं को क्रमिक रूप से विभाजित किया गया है: लक्ष्य, परिणाम, मानदंड, उपलब्धियां, उत्पाद, कार्यात्मक क्षेत्र, मात्रा, तकनीकी आवश्यकताएं। कार्य विश्लेषण संरचना बनाने के लिए आवश्यक शर्तें इस प्रकार हैं:

• प्रत्येक तत्व का अपना तैयार मापन योग्य परिणाम होना चाहिए;
• उपरोक्त तत्व का प्रत्येक परिणाम अपघटन तत्वों का उत्पाद है;
• पैकेज और कुछ संचालन अद्वितीय होने चाहिए।

कार्य के आयोजन के सफल होने के लिए, संरचना पूर्ण है, लेकिन बेमानी नहीं है।

ऊपरी स्तरों के तत्वों को संपूर्ण संगठनात्मक संरचना के साथ जोड़ा जाना चाहिए। निचले स्तर के तत्व आकार में अत्यधिक नहीं होने चाहिए, बल्कि कार्य और नियंत्रण को लागू करने के लिए पर्याप्त होने चाहिए।

प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को तत्वों में विभाजित करने के लिए, दो मुख्य दृष्टिकोण हैं: कार्यात्मक और उत्पाद। इन मानदंडों को एक ही स्तर पर नहीं जोड़ा जा सकता है। हालांकि, अलग-अलग लोगों पर यह बहुत ही समीचीन है। यह भी महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकीय और मूल कार्य को न मिलाएं। एक उत्पाद दृष्टिकोण की आवश्यकता है ताकि ग्राहक यह देख सके कि प्रबंधक उसे कब और कौन से उत्पाद सौंपेगा। कार्यात्मक - कलाकारों के साथ प्रबंधक की बातचीत और कार्य के कुछ क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति के लिए।

दृष्टिकोण

यदि परियोजना का संगठन कई चरणों में होगा, तो आप परियोजना की घन संरचना के आधार पर दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं।

शीर्ष स्तर पर, जीवन चक्र के चरणों के आधार पर परिणामों को तोड़ा जाता है। उसके बाद, परियोजना उत्पादों द्वारा संरचना का प्रदर्शन किया जाता है। अंतिम चरण में, कार्य पैकेज कार्यात्मक मानदंड के अनुसार या गतिविधियों के प्रकार के अनुसार पूरे किए जाते हैं।

मार्गदर्शन के लिएपरियोजना की, कार्य की एक पदानुक्रमित संरचना का निर्माण और इसके लिए आवश्यक सभी महत्वपूर्ण जानकारी चार्टर में शामिल है। अर्थपूर्ण कार्य का वर्णन पहले किया जाता है। उसके बाद, आप प्रबंधन ब्लॉक का विवरण बना सकते हैं। इसे आमतौर पर एक सशर्त मॉड्यूल में "परियोजना प्रबंधन प्रणाली" के रूप में आवंटित किया जाता है। इसके अलावा, पदानुक्रम के पहले स्तर पर, मॉड्यूल डिजाइन प्रलेखन और संचालन में रखी गई वस्तु के अनुसार बनाए जाते हैं।

अक्सर आईआरएस की अनदेखी करते हुए, परियोजना के कार्यान्वयन का दृष्टिकोण गैर-पेशेवर होता है। इस तरह का दृष्टिकोण, सबसे अच्छा, कई त्रुटियों को जन्म देगा, जिसके सुधार में बड़ी मात्रा में सामग्री और भौतिक लागत लगेगी।

अपघटन

मूल रूप से इच्छित परिणाम प्राप्त करने के लिए, कम से कम संसाधनों के खर्च के साथ, परियोजना के कार्यान्वयन के लिए पेशेवर रूप से संपर्क करना आवश्यक है। प्रबंधकों के लिए एक प्रभावी उपकरण के लिए कार्य विश्लेषण संरचना यही है।

अपघटन प्रगति पर है:

• समय, जोखिम और लागत का वास्तविक आकलन करना संभव नहीं होगा;
• तत्व अब तार्किक रूप से तोड़ा नहीं जा सकता।

यदि तत्व बहुत जल्दी पूरा किया जा सकता है (10 कार्य दिवसों तक), तो अपघटन पूर्ण माना जाता है।

आईआरएस के चरण

1. लक्ष्य निर्धारित करें और लक्ष्य निर्धारित करें।
2. लक्ष्य अपघटन चरण।
3. ऑपरेशंस परिभाषित हैं।
4. लंबित सामग्री।
5. संसाधनों की पहचान की जा रही है।
6. मंचसंसाधन असाइनमेंट।
7. लागत का अनुमान लगाया जा रहा है।
8. बजट का अनुमान लगाया जा रहा है।
9. अनुमानित शर्तें और मात्रा।
10. शेड्यूलिंग।
11. परियोजना को पूरा करने के लिए एक योजना विकसित की जा रही है।
12. रिश्ते पहचाने जा रहे हैं।
13. सफलता के मापदंड परिभाषित हैं।

आर्थिक मॉडलिंग योजना बनाने में एक महत्वपूर्ण सहायता हो सकती है। एक उचित रूप से विकसित कार्यात्मक मॉडल संचालन के विवरण के लिए समय को कम करेगा और प्राथमिकता संचालन के बारे में विस्तार से सोचेगा।

परियोजना के लिए इष्टतम कार्य अनुसूची को निर्धारित करने के लिए पर्याप्त संख्या में तरीके विकसित किए गए हैं, उनमें से: अनुमानी दृष्टिकोण और महत्वपूर्ण पथ की विधि। चेकपॉइंट आरेख के रूप में कार्यक्रम प्रस्तुत करना फायदेमंद है (परिणाम प्राप्त करने के क्षण और परियोजना में महत्वपूर्ण मील के पत्थर की शुरुआत के अनुरूप शून्य-लंबाई की घटनाएं)। ऐसा आरेख वास्तविक और नियोजित शर्तों को दर्शाता है।