केडीपी - यह क्या है? केडीपी का संचालन - यह क्या है?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

अच्छी तरह से लिखे गए कार्मिक प्रलेखन के महत्व को कम करके आंका जाना मुश्किल है। कार्मिक दस्तावेज कागज पर महत्वपूर्ण कानूनी तथ्यों का समेकन हैं। और कार्मिक अधिकारी की कोई भी गलती कर्मचारी और नियोक्ता दोनों के लिए नकारात्मक परिणाम देगी, यही कारण है कि कर्मियों में केडीपी के नियमों का पालन करना इतना महत्वपूर्ण है।

एचआर क्या है?

केडीपी - यह क्या है? यह गतिविधि का एक क्षेत्र है जो सभी श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण करता है और कर्मचारियों और कर्मियों की आवाजाही के बारे में जानकारी प्राप्त करता है, जिसके परिणामस्वरूप सभी कार्मिक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण किया जाता है।

कानूनी दृष्टि से केडीपी क्या है? सभी कार्मिक दस्तावेजों का कानूनी (या वाणिज्यिक) मूल्य होता है। उन्हें लिखित साक्ष्य के रूप में उपयोग करके, आप अदालत में अपनी स्थिति का बचाव कर सकते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, स्टाफिंग, कार्मिक आदेश और पेरोल कर और आय लाभ प्राप्त करने या पुष्टि करने के आधार के रूप में काम कर सकते हैं।

केडीपी - यह क्या है और इसके लिए क्या हैजरुरत? अधिकांश ठीक से निष्पादित कार्मिक दस्तावेजों में अत्यंत महत्वपूर्ण जानकारी होती है। यह इस दस्तावेज़ीकरण के आधार पर है कि किसी कर्मचारी के कुछ अधिकारों की पुष्टि की जा सकती है, उदाहरण के लिए, जब खतरनाक या खतरनाक उद्योगों में काम के कारण जल्दी सेवानिवृत्ति के लिए आवेदन किया जाता है।

केडीपी - यह सामाजिक क्षेत्र के लिए क्या है? वर्तमान कानून के अनुसार कर्मचारियों को प्रदान की जाने वाली पेंशन, सामाजिक और अन्य गारंटी सुनिश्चित करने में श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। श्रम कानून से संबंधित सभी नियामक और विधायी कार्य किसी भी कार्मिक विशेषज्ञ के गुणवत्तापूर्ण कार्य के लिए आवश्यक हैं।

केडीपी प्रबंधन - यह क्या है और इसमें क्या शामिल है?

कार्य पुस्तकों और अनुबंधों का निष्पादन, निश्चित रूप से, कार्मिक सेवा के किसी भी कर्मचारी के काम का एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन इन क्षणों तक सीमित नहीं है। एक कार्मिक अधिकारी के हाथ में होने वाले सभी दस्तावेजों को दो मुख्य ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है।

पहले समूह में विधायी और उप-कानून दोनों शामिल हैं जो श्रम सुरक्षा और श्रम कानून के मानदंडों की व्याख्या करते हैं। इस प्रकृति के सभी दस्तावेज अनिवार्य हैं।

दूसरा समूह - एक सिफारिशी प्रकृति का प्रलेखन: कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और प्रबंधकीय कार्य पर पद्धति संबंधी सिफारिशें।

एक कार्मिक कार्यकर्ता के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि किसी विशेष उद्यम में निष्पादन के लिए कौन से दस्तावेज अनिवार्य हैं, और जो कुछ विशेष परिस्थितियों में ही लागू होते हैं। इससे बचना होगाकार्मिक निरीक्षकों के साथ व्यवहार करते समय नकारात्मक अनुभव।

कार्मिक दस्तावेज़ बनाते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

आंतरिक दस्तावेज (उनकी उपस्थिति, विकास और अनुमोदन प्रक्रिया) विशेष रूप से किसी दिए गए उद्यम या संगठन के लिए सुविधाजनक और समझने योग्य हो सकते हैं;

आम तौर पर स्वीकृत नियमों के अनुसार बाहरी दस्तावेज तैयार किए जाते हैं ताकि इन दस्तावेजों में कानूनी बल हो;

अभिलेखीय सेवा के नियमों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए कार्मिक प्रलेखन का भंडारण किया जाता है।

एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए प्रारूप निर्देश

केडीपी निर्देश - यह क्या है? वास्तव में, यह एक विभाग या कार्मिक सेवा को व्यवस्थित करने और उनमें व्यवसाय करने के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका है। संगठन का प्रमुख इस दस्तावेज़ के विकास के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है। एक नियम के रूप में, यह कार्मिक विभाग के प्रमुख, एक वकील या मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाता है। साथ ही, संगठन के प्रमुख स्वयं केडीपी पर निर्देश तैयार कर सकते हैं (यह अक्सर छोटी कंपनियों में किया जाता है)। जब निर्देश तैयार हो जाता है, तो इसे निदेशक या प्रबंधक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, और सभी इच्छुक अधिकारियों के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित भी किया जाना चाहिए। सभी कर्मचारी व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत निर्देश से परिचित होते हैं।

इस दस्तावेज़ द्वारा विनियमित मुख्य मुद्दे:

• संगठन के अनिवार्य कार्मिक दस्तावेजों की सूची;
• श्रम संबंधों को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया;
• कर्मचारियों के दस्तावेज़ों को संसाधित करने के नियम;
• कर्मचारियों में दस्तावेज़ प्रवाहसेवा;
• दस्तावेज़ नियंत्रण;
• मामलों को ओके से संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

केडीपी का संगठन

नियामक कानूनी कृत्यों, पद्धति संबंधी सिफारिशों के आधार पर, कंपनी के संपूर्ण कार्मिक कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए निम्नलिखित योजना तैयार करना संभव है:

1. ऐसे दस्तावेज़ विकसित करें जो कंपनी के लिए अनिवार्य हों (विनियम, निर्देश, आंतरिक नियम, व्यावसायिक सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा पर विनियम)।

2. स्टाफिंग समायोजित करें। एक नियम के रूप में, संगठन के पास पहले से ही एक विकसित स्टाफिंग टेबल है और कर्मचारी जो कुछ कर्तव्यों का पालन करते हैं, लेकिन कार्य पुस्तकें और रोजगार रिकॉर्ड हमेशा सही ढंग से तैयार नहीं होते हैं। आप कर्मचारियों के वेतन और लेखा विभाग में उनके पदों के नाम के बारे में जानकारी का अनुरोध करके स्टाफिंग टेबल की जांच कर सकते हैं। कर्मचारियों की कार्मिक संख्या वहां पाई जा सकती है। आपको कंपनी के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की शुद्धता की भी जांच करनी चाहिए और पता लगाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज गायब हैं।

3. स्टाफिंग टेबल और रोजगार अनुबंधों में जानकारी के अनुपालन की जाँच करें।

4. आदेशों के निष्पादन की शुद्धता की जाँच करें ठीक है। सभी कर्मियों के लेन-देन (किराए पर लेना, दूसरी स्थिति में जाना, वेतन वृद्धि) को उपयुक्त नमूने के दस्तावेजों में दर्ज किया जाना चाहिए। उन पर संगठन के प्रमुख और कर्मचारी दोनों के हस्ताक्षर होने चाहिए। सभी कमियों को दूर किया जाना चाहिए।

5. कार्यपुस्तिका भरने की शुद्धता की जाँच करें।

6. कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को व्यवस्थित करेंअगर उन्हें पहले आयोजित नहीं किया गया है।

7. आवश्यक पुस्तकें और पत्रिकाएँ जारी करें।

8. छुट्टी का कार्यक्रम बनाएं।

9. समूह कार्मिक फ़ाइलें.

10. मामलों का नामकरण जारी करें।

केडीपी का ऑडिट

कार्मिक लेखा परीक्षा सभी कार्मिक दस्तावेजों का एक व्यापक विश्लेषण है, वर्तमान कानून, स्थानीय कृत्यों और प्रोटोकॉल की आवश्यकताओं के अनुपालन का सत्यापन है। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का उचित संगठन एक अत्यावश्यक मामला है, जिसकी अनदेखी करने से कुछ जोखिम हो सकते हैं।

कार्मिक ऑडिट की प्रक्रिया में, न केवल दस्तावेज़ीकरण की शुद्धता की जाँच की जाती है, बल्कि लागू कानूनों के अनुपालन की भी जाँच की जाती है। कार्मिक दस्तावेजों का ऑडिट कंपनी की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों में उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए एक प्रभावी उपकरण है।

केडीपी के लिए आवेदन करते समय विशिष्ट गलतियाँ

कार्मिक दस्तावेज़ों का ऑडिट हमें कई बड़ी गलतियों की पहचान करने की अनुमति देता है जो विभिन्न कंपनियों और संगठनों में कई बार दोहराई जाती हैं। छोटे संस्थानों में, कई स्थानीय प्रोटोकॉल का निर्माण होता है, जो वास्तव में, बस एक दूसरे की नकल करते हैं, या इससे भी बदतर, एक-दूसरे का खंडन करते हैं। सभी कार्मिक कार्यप्रवाह एकीकृत और न्यूनतम होने चाहिए।

आम गलतियां भी हैं:

• संस्था में काम और आराम कार्यक्रम के बारे में अनुमोदित जानकारी की कमी या रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट डेटा के साथ इसकी असंगति;
• अनुपस्थितिवेतन की गणना और भुगतान करने की प्रक्रिया;
• स्टाफिंग त्रुटियां;
• कोई वेतन बिलिंग नहीं;
• व्यक्तिगत जानकारी और व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने के लिए नियम स्थापित करते समय कर्मचारियों के अधिकारों का उल्लंघन;
• गलत तरीके से तैयार किया गया रोजगार अनुबंध।

यह पूरी सूची नहीं है। कार्मिक प्रलेखन में त्रुटियों से बचने के लिए, विनियमों, विधायी कृत्यों और कार्यप्रणाली की सिफारिशों का सख्ती से पालन करना आवश्यक है।