उचित पंजीकरण के लिए व्यावसायिक यात्राओं के उद्देश्य का उदाहरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

यह ज्ञात है कि व्यापार यात्राओं के उद्देश्य का एक उदाहरण लेखाकारों के लिए विशेष पत्रिकाओं में आसानी से पाया जा सकता है। ऐसा लगता है कि तैयार अनुभव का उपयोग करना मुश्किल नहीं है। हालाँकि, यदि यात्रा का उद्देश्य गलत तरीके से तैयार किया गया है, तो उद्यम के कर योग्य लाभ को कम करने के लिए इसकी लागतों को खर्चों में नहीं लिया जा सकता है। इसलिए जरूरी है कि कर्मचारी के व्यवसाय "यात्रा" को सोच-समझकर और सावधानी से उचित ठहराया जाए।

कौन से दस्तावेज़ तैयार करने हैं

यह बहुत सुविधाजनक होता है जब एक विशेषज्ञ जो जानता है कि व्यापार यात्रा की व्यवस्था कैसे की जाती है, वह किसी संगठन में काम करता है। लेकिन बड़े पैमाने पर छंटनी के समय में, कई छोटे व्यवसाय मालिकों को अपना रिकॉर्ड खुद रखना पड़ता है और अधिकांश आधिकारिक कागजी कार्रवाई करनी पड़ती है।

निजी उद्यमी और कर्मचारी जिन्होंने लेखा पाठ्यक्रम पूरा नहीं किया है, यदि आवश्यक हो, तो यात्रा भत्ते की प्रक्रिया में रुचि रखते हैं।

यह कोई रहस्य नहीं है कि इस प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं।

1. पर्यवेक्षककंपनी T9 फॉर्म में बिजनेस ट्रिप ऑर्डर जारी करती है। इसमें शामिल हैं:

• पूरा नाम कर्मचारी;
• उनका कार्मिक नंबर;
• स्थिति;
• कंपनी का विभाग (विभाग, सेक्टर, विभाग) जिसमें कर्मचारी काम करता है;
• यात्रा के लक्ष्य और उद्देश्य, उसका समय, धन के स्रोत (आमतौर पर नियोक्ता के धन);
• गंतव्य।

आदेश के साथ एक दस्तावेज़ संलग्न है - यात्रा का कारण (ज्ञापन या निमंत्रण)।

2013 तक सर्विस असाइनमेंट और ट्रैवल सर्टिफिकेट तैयार करना भी जरूरी था। इन रूपों की अब आवश्यकता नहीं है। एकाउंटेंट की श्रम लागत कम हो गई है, लेकिन नए सवाल उठे हैं: व्यापार यात्रा के तथ्य की पुष्टि कैसे करें और कैसे साबित करें कि व्यापार यात्रा का उद्देश्य प्राप्त किया गया है?

इस संबंध में कई संगठनों में कर्मचारी यात्रा प्रमाण पत्र जारी करते रहते हैं। यह एक छोटा और एक ही समय में बहुत जानकारीपूर्ण दस्तावेज है। यात्रा प्रमाण पत्र में उद्देश्य वही है जो आदेश में है।

2. नियोक्ता यात्रा टिकट खरीदता है, होटल का कमरा बुक करता है।

3. दूसरा कर्मचारी संकेत करता है कि वह आदेश से परिचित है, यात्रा टिकट और निवास स्थान के बारे में जानकारी प्राप्त करता है।

4. दैनिक भत्तों की गणना की जाती है। कायदे से, वे हैं:

- 700 रगड़। प्रति दिन - रूसी संघ के क्षेत्र में यात्रा करते समय।

- 2500 रगड़। प्रति दिन - विदेश में व्यापार यात्राओं के लिए।

नियोक्ता अपनी पहल पर भुगतान बढ़ा सकता है, लेकिन इस मामले में वह बजट में योगदान करने के लिए बाध्य होगा।निर्दिष्ट मूल्यों से अधिक राशि पर व्यक्तिगत आयकर लगाया जाता है।

5. कर्मचारी के वेतन की गणना उसके काम के मुख्य स्थान से बाहर रहने के समय के लिए की जाती है। यह औसत दैनिक आय है जो किसी व्यावसायिक यात्रा के दिनों की संख्या से गुणा की जाती है। यदि व्यापार यात्रा पर बिताया गया समय सप्ताहांत या छुट्टियों पर आंशिक रूप से गिरता है, तो इस दिन के वेतन की गणना दोगुनी दर से की जाती है।

6. यात्रा से लौटने पर, कर्मचारी फॉर्म नंबर AO-1 में किए गए खर्चों पर एक अग्रिम रिपोर्ट भरता है और सहायक दस्तावेज संलग्न करता है: यात्रा टिकट, होटल आवास के लिए एक वाउचर, एक यात्रा सूची, यदि आवश्यक हो तो ईंधन के भुगतान के लिए चेक.

7. संक्षेप में: क्या यात्रा का उद्देश्य हासिल किया गया था? कर्मचारी एक लिखित रिपोर्ट तैयार करता है या नौकरी असाइनमेंट के पूरा होने की पुष्टि करने वाले दस्तावेज जमा करता है।

यदि यात्रा का घोषित उद्देश्य प्राप्त नहीं हुआ तो क्या होगा?

क्या इस मामले में कर योग्य आधार को कम करने के लिए यात्रा व्यय को ध्यान में रखा जा सकता है? यह मुद्दा अभी भी लेखाकारों और संघीय कर सेवा के प्रतिनिधियों के बीच विवाद का कारण बनता है। उत्तरार्द्ध का तर्क है कि एक असफल यात्रा की लागत कर लेखांकन के लिए स्वीकार नहीं की जाती है।

फर्मों के लेखाकार और मालिक, बदले में, मान्यता के लिए दावा करते हैं कि कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा एक उत्पादन प्रकृति की है, इसके परिणाम की परवाह किए बिना। अक्सर वे अदालत में अपनी बात का बचाव करने में कामयाब हो जाते हैं।

विशेष रूप से, व्यापार यात्राओं के उद्देश्य का एक बहुत ही सामान्य उदाहरण - "ग्राहक के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करें।" वहाँ हैलेनदेन नहीं होने की संभावना है। इस मामले में, कर अधिकारी मुनाफे को कम करने के लिए व्यापार यात्रा की लागतों को खर्चों के लिए जिम्मेदार ठहराना अनुचित मानते हैं। हालांकि, उद्यमों के प्रमुख बार-बार यह साबित करने में कामयाब रहे कि बातचीत के दौरान संभावित ग्राहकों के साथ मजबूत व्यापारिक संबंध स्थापित किए गए, जिससे भविष्य में एक अनुबंध का समापन हो सकता है। अदालत ने कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय स्वीकार करने के करदाता के अधिकार को मान्यता दी।

नौकरी असाइनमेंट के लिए "सार्वभौमिक" शब्द

वर्तमान में, अनुभवी लेखा परीक्षक सलाह देते हैं: यदि कोई संदेह है कि यात्रा के उद्देश्य को प्राप्त किया जाएगा, तो इसे सामान्य शब्दों में क्रम में इंगित करना बेहतर है। लक्ष्य निर्धारित करते समय, इसे मुफ्त फॉर्मूलेशन का उपयोग करने की अनुमति है। यहां व्यावसायिक यात्राओं के उद्देश्यों के उदाहरण दिए गए हैं जो कर्मचारी को कार्य पूरा करने के तथ्य का दस्तावेजीकरण करने के लिए बाध्य नहीं करते हैं:

इवानोव आई। और वह एन-स्क शहर के लिए जा रहा है:

• उत्पादन के मुद्दों को हल करना,
• संभावित सहयोग पर बातचीत,
• व्यावसायिक संपर्क स्थापित करना,
• सामान खरीदने की संभावना के लिए बाजार पर शोध करें।”

अनुक्रमित कार्यकर्ता ने क्रम में बताए गए कार्य को पूरा नहीं किया

यदि एक विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित किया गया था और इसे प्राप्त नहीं किया गया था, तो कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट की मांग करने की अनुमति है जिसमें इस बारे में जानकारी हो:

• सेवा कार्य विफल क्यों,
• यात्रा का परिणाम क्या है,
• "यात्रा" से कंपनी के लिए आर्थिक रूप से फायदेमंद है।

यदि कर अधिकारी का कोई पत्र हैअधिकारी, एक नियम के रूप में, कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय को स्वीकार करना वैध मानते हैं।

सेवा असाइनमेंट असाइन करते समय किन शर्तों को पूरा करना चाहिए?

दुर्भाग्य से, मानक दस्तावेज एक नमूने के रूप में व्यापार यात्राओं के उद्देश्यों के सही उदाहरण प्रदान नहीं करते हैं। यात्रा के दौरान कर्मचारी को जिन कार्यों को हल करना चाहिए, नियोक्ता स्वतंत्र रूप से निर्धारित करता है। हालांकि, एक आदेश तैयार करते समय, कुछ बिंदुओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है:

1. कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय को स्वीकार करने के लिए, किसी कर्मचारी को दूसरे शहर या देश में ले जाने के लिए उत्पादन की आवश्यकता स्पष्ट होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी कॉर्पोरेट कार्यक्रम या पुरस्कार समारोह में जाने की लागत को मुनाफे को कम करने के खर्चों में शामिल नहीं किया जा सकता है।
2. व्यवसाय यात्रा के लक्ष्य और उद्देश्य कर्मचारी के नौकरी कर्तव्यों के अनुरूप होने चाहिए।
3. "यात्रा" की तिथि और मार्ग इसके कारण का खंडन नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को किसी प्रदर्शनी में भाग लेने के लिए व्यावसायिक यात्रा पर भेजा गया था, तो उसे घटना समाप्त होने के 24 घंटे के भीतर विपरीत दिशा में प्रस्थान करना होगा।

वरिष्ठ कर्मचारियों की यात्रा

कंपनियों के पहले व्यक्ति और उनके प्रतिनिधि अन्य शहरों और देशों की यात्रा करते हैं, एक नियम के रूप में:

• साझेदारों के साथ महत्वपूर्ण बातचीत करना,
• आधिकारिक आयोजनों में भागीदारी,
• संभावित ग्राहकों के साथ संपर्क स्थापित करना।

एक प्रबंधक की व्यावसायिक यात्रा अक्सर फॉर्म में एक आदेश द्वारा जारी नहीं की जाती हैT9, लेकिन वाक्यांश युक्त एक आदेश के साथ: "मैं _ के लिए जा रहा हूँ …"। क्रम में, जैसा कि क्रम में है, पूरा नाम इंगित करना आवश्यक है। और कर्मचारी की स्थिति, गंतव्य, उद्देश्य और व्यापार यात्रा के उद्देश्य।

यहां नौकरी असाइनमेंट के उदाहरण दिए गए हैं जो कंपनी का पहला व्यक्ति खुद को या अपने कर्तव्यों को सौंप सकता है:

• कॉम्प्लेक्स एलएलसी के साथ बातचीत;
• मानक LLC के उत्पादों के नमूनों का प्रदर्शन;
• प्रदर्शनी में भागीदारी "रूस की विद्युत सामग्री", मास्को 27 सितंबर, 2016;
• 20 जुलाई, 2016 को कॉस्मोटेक्निक बैठक के प्रतिभागियों के लिए एक प्रस्तुति आयोजित करना;
• मास्को में एलएलसी प्रशिक्षण केंद्र "परामर्श" द्वारा आयोजित 21 अगस्त 2016 को "वित्तीय संकट से कैसे बचे" संगोष्ठी में भागीदारी;
• मास्को स्टेट यूनिवर्सिटी के छात्रों और स्नातक छात्रों को "घरेलू उत्पादकों के लिए राज्य समर्थन" विषय पर व्याख्यान;
• 10 से 15 अक्टूबर, 2016 तक आयोजित सम्मेलन "व्यापार आसान और मजेदार है" के प्रतिभागियों के साथ अनुभव का आदान-प्रदान;
• पेशेवर विकास;
• नई तकनीकों का अनुभव करें।

निदेशक और उनके कर्तव्यों की व्यावसायिक यात्रा भी कंपनी की शाखाओं के काम की गुणवत्ता की जाँच से संबंधित हो सकती है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• 2016 की पहली छमाही के लिए हमारी फर्म एलएलसी की सहायक कंपनी की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के परिणामों का सारांश;
• एन-स्क में ओओओ "एंटरप्राइज" की शाखा के वित्तीय और व्यापारिक संचालन के ऑडिट में भागीदारी;
• विश्लेषण02 सितंबर से 10 सितंबर, 2016 तक ए-स्क में अतिरिक्त कार्यालय संख्या 0233 के कर्मियों के काम की गुणवत्ता और प्रमाणन

यदि आवश्यक हो, तो यात्रा के उद्देश्य को कई छोटे कार्यों में विभाजित किया जा सकता है। वे आमतौर पर आदेश में इंगित नहीं किए जाते हैं, लेकिन कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं।

इसलिए, उदाहरण के लिए, "संभावित सहयोग के बारे में Perspektiva LLC के साथ बातचीत" के लक्ष्य के लिए निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए जा सकते हैं:

Perspektiva LLC के सामान्य निदेशक के साथ परिचित और व्यक्तिगत बैठक: प्रचार सामग्री का प्रदर्शन, उत्पाद के नमूने, वितरण की स्थिति पर चर्चा।

योजनाबद्ध परिणाम:

• Perspektiva LLC के प्रमुख के साथ संपर्क स्थापित करने के लिए,
• उसे हमारी कंपनी के उत्पादों के प्रतिस्पर्धात्मक लाभों और सहयोग के लाभों के बारे में जानकारी देने के लिए,
• माल के पहले बैच की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध पर बातचीत करें।

2. एलएलसी "एंटरप्राइज" के खरीद विभाग के साथ एक बैठक में भागीदारी, अनुबंध की शर्तों की चर्चा।

योजनाबद्ध परिणाम:

• मूल्य सूची (विकल्प 1) में इंगित मूल्य के 20% से अधिक की थोक छूट के साथ Perspektiva LLC के प्रावधान के अधीन, 100% पूर्व भुगतान की शर्तों पर माल की आपूर्ति करने का अधिकार प्राप्त करें;
• 3 सप्ताह से अधिक की अवधि के लिए किश्तों द्वारा भुगतान के साथ प्रति माह एक टन कच्चे माल की मात्रा में माल की आपूर्ति पर सहमति, छूट के बिना (विकल्प 2)।

एक यात्रा से लौटने के बाद, निर्देशक यह बताता है कि क्या यात्रा का उद्देश्य प्राप्त हुआ है।

बिक्री प्रबंधकों की व्यावसायिक यात्राएं

बिजनेस ट्रिप कैसे बुक करेंग्राहक सेवा और बिक्री के लिए जिम्मेदार कर्मचारी? बिक्री प्रबंधक आमतौर पर स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करते हैं, जो मात्रात्मक शब्दों में व्यक्त किए जाते हैं। एक कर्मचारी किसी व्यवसाय योजना को कितनी अच्छी तरह और कुशलता से पूरा करता है यह उसकी कमाई और करियर की संभावनाओं पर निर्भर करता है।

यदि ग्राहकों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी व्यापार यात्रा (बिक्री करना) के मुख्य कार्य को पूरा करने में विफल रहता है, तो नियोक्ता अभी भी संभावित ग्राहक के बारे में अधिक से अधिक जानकारी प्राप्त करना चाहता है, उसके साथ सहयोग की संभावनाएं, साथ ही सौदे को बंद करने में कामयाब होने के कारण भी।

इसके अलावा, ग्राहक आधार का विस्तार करने के उद्देश्य से एक कंपनी के प्रमुख के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि संभावित ग्राहक किन प्रतिस्पर्धी फर्मों के साथ सहयोग कर रहा है और किन शर्तों पर अनुबंध संपन्न हुए हैं।

इसलिए, जब कोई बिक्री प्रबंधक व्यापार यात्रा पर जाता है, तो उसे एक बहु-स्तरीय लक्ष्य दिया जाता है, जिसमें न केवल ग्राहक के साथ बातचीत से संबंधित कार्य शामिल होते हैं, बल्कि बाजार की जानकारी एकत्र करना भी शामिल होता है।

मुख्य कर्तव्य असाइनमेंट इस तरह लग सकता है:

• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के साथ प्रारंभिक संपर्क स्थापित करना और बातचीत करना;
• कंपनी JSC "ग्राहक" के लिए सामग्री की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध का निष्कर्ष;
• ग्राहक आधार का विस्तार, एन-स्का में बाजार के अवसरों की खोज;
• अगस्त 01, 2016 "आज निर्माण सामग्री" प्रदर्शनी में भागीदारी;
• कंपनी की पश्चिमी शाखा के बिक्री प्रबंधकों के साथ अनुभव का आदान-प्रदान; कॉर्पोरेट में भागीदारीलाभदायक सौदे सम्मेलन;
• पश्चिम शाखा बिक्री विभाग के नए कर्मचारियों को प्रशिक्षण;
• संगठन और संगोष्ठी का आयोजन "सफल कार्य"।

"माल की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध का निष्कर्ष" ग्राहकों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के लिए व्यापार यात्राओं का सबसे लोकप्रिय उद्देश्य है। यह समस्याओं में प्रकट हो सकता है:

• फ्यूचर कस्टमर एलएलसी के खरीद विभाग के प्रतिनिधि के साथ बैठक, जरूरतों की पहचान और विश्लेषण;
• प्रतिस्पर्धी उद्यमों एलएलसी "प्रतिद्वंद्वी 1" और जेएससी "प्रतिद्वंद्वी 2" को "मिस्ट्री शॉपर" के रूप में देखें: मूल्य सूची प्राप्त करना, ग्राहकों के साथ सहयोग की शर्तों पर जानकारी एकत्र करना, विपणन विभाग के लिए एक रिपोर्ट तैयार करना, पहचान करना एलएलसी "प्रतिद्वंद्वी 1" और जेएससी "प्रतिद्वंद्वी 2" की ताकत;
• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के खरीद विभाग के प्रमुख के साथ बातचीत, उत्पाद के नमूनों का प्रदर्शन, अनुबंध की शर्तों पर समझौता;
• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के सीईओ के साथ बैठक, अनुबंध पर हस्ताक्षर।

यात्रा से लौटने के बाद, बिक्री प्रबंधक को प्रत्येक कार्य के कार्यान्वयन और प्राप्त परिणामों पर एक रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी। इसके साथ बातचीत के मिनट, संभावित ग्राहक की जरूरतों का विश्लेषण, विपणन अनुसंधान के लिए सामग्री, वाणिज्यिक प्रस्तावों की प्रतियां, एक हस्ताक्षरित अनुबंध (यदि कोई हो)।

इसी प्रकार, एक व्यापार यात्रा का उद्देश्य ग्राहक विभाग के प्रमुख या बिक्री विभाग के निदेशक के लिए तैयार किया जा सकता है।

निम्नलिखित कार्य प्रबंधन टीम को सौंपे जा सकते हैं:

• आंतरिक कार्य करनाबिक्री लेनदेन की लेखा परीक्षा,
• कंपनी की शाखा के काम पर नियंत्रण,
• ग्राहक अनुभव सुधार समिति की बैठक में भागीदारी,
• वार्षिक बैठक में बोर्ड के सदस्यों को बिक्री रिपोर्ट प्रदान करना।

सप्लाई खरीदने के लिए यात्रा

उद्यमों के निदेशक, साथ ही क्रय विभागों के कर्मचारी, उद्यम की जरूरतों के लिए सामान खरीदने के लिए अक्सर व्यावसायिक यात्राओं पर जाते हैं।

इस मामले में, आदेश निम्नलिखित में से व्यापार यात्राओं के उद्देश्य के किसी भी उदाहरण को निर्दिष्ट कर सकता है:

• संभावित आपूर्तिकर्ता 1 LLC और संभावित आपूर्तिकर्ता 2 LLC के साथ बातचीत करना, सहयोग की शर्तों पर चर्चा करना;
• ज़ावोड एलएलसी के साथ व्यावसायिक संपर्क स्थापित करना, उत्पादन प्रक्रिया और उत्पाद के नमूनों का अध्ययन करना;
• एलएलसी "सामग्री" और जेएससी "विवरण" के साथ कच्चे माल और घटकों की खरीद के लिए अनुबंधों का निष्कर्ष;
• आपूर्तिकर्ता निर्माता एलएलसी के साथ अनुबंध की शर्तों की बातचीत।

उत्पादन श्रमिकों की यात्रा

अक्सर उपकरण, बिल्डरों, श्रमिकों की स्थापना और स्थापना के लिए इंजीनियरों के लिए "यात्रा" खाता। इन विशेषज्ञों के लिए, निम्नलिखित में से व्यवसाय यात्रा कार्य का कोई भी उदाहरण प्रासंगिक है:

• जेएससी "ग्राहक" की कार्यशालाओं में उत्पादन उपकरण "लाइन -1" की स्थापना और प्रारंभिक परीक्षण,
• उपकरण "कन्वेयर-100" की स्थापना, समायोजन और कमीशनिंग,
• मशीन "ए -2" की वारंटी सेवा,
• रखरखाव का कामउत्पादन लाइन जेएससी "ग्राहक",
• अनिर्धारित मरम्मत, मशीन के खराब होने को ठीक करना,
• उपकरण रखरखाव।

बिजनेस ट्रैवल ड्राइवर

“हेलम वर्कर्स” को सामान, दस्तावेज़ों को परिवहन करने और विशेषज्ञों को उनके कार्यस्थल तक पहुंचाने के लिए अक्सर दूसरे शहरों की यात्रा करनी पड़ती है।

इस श्रेणी के एक कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा आमतौर पर निम्नलिखित कार्यों से जुड़ी होती है:

• मानक एलएलसी के वाणिज्यिक निदेशक की डिलीवरी क्लाइंट एलएलसी के साथ बातचीत के स्थान पर,
• आपूर्तिकर्ता के गोदाम में सामग्री की प्राप्ति, हमारी फर्म एलएलसी के क्षेत्र में कार्गो की डिलीवरी,
• कार की मरम्मत, स्पेयर पार्ट की खरीद,
• एक प्रमाणित कार सेवा में तकनीकी कार निदान।

निष्कर्ष

अब आप जानते हैं कि किसी कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था करते समय किन बिंदुओं पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। इस लेख में, आप व्यावसायिक यात्राओं के उद्देश्य का एक उदाहरण चुन सकते हैं जो आपके व्यक्तिगत मामले के अनुकूल हो।