नौकरी का विवरण: संगठन के प्रमुख के सहायक

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

बड़ा संगठन - बड़े काम। निगम के मुखिया के पास हर जगह समय नहीं होगा, यहां तक कि प्रतिनियुक्तियों की मदद से भी। दिन की ठीक से योजना बनाने के लिए, कुछ भी न भूलने के लिए, काम को वितरित करने और नियंत्रित करने के लिए, प्रबंधक को एक सहायक की आवश्यकता होती है। इस पद पर कार्यरत कर्मचारी क्या करता है, उसे क्या करने और जानने में सक्षम होना चाहिए?

सहायक कार्यकारी: संगठन में उनकी भूमिका

राज्य स्तर पर स्वीकृत व्यवसायों के वर्गीकरण के तर्क के बाद, सहायक प्रबंधक प्रबंधकों की श्रेणी से संबंधित है, क्योंकि वह पहले व्यक्ति की क्षमता के भीतर लगभग सभी मुद्दों की देखरेख करता है।

उसी समय, कुछ संगठन एक प्रशासक, प्रबंधक या सचिव के रूप में एक सहायक प्रबंधक की स्थिति की व्याख्या करते हैं: पहले दो पद संगठनात्मक और प्रशासनिक कार्य करते हैं, तीसरा - प्रस्तुति और समर्थन। व्यवसायों का वर्गीकरणकर्ता इस प्रकार के कार्यों को विभिन्न श्रेणियों में वर्गीकृत करता है।- विशेषज्ञ, तकनीकी कर्मचारी, लेकिन केवल एक सहायक को प्रबंधक के रूप में वर्गीकृत किया जाता है।

कार्य जिम्मेदारियों का दायरा कैसे निर्धारित करें?

सहायक प्रबंधक या सचिव को नियुक्त करते समय, एक संगठन को इस कर्मचारी की स्थिति, अधिकार और जिम्मेदारियों पर निर्णय लेना चाहिए, क्योंकि उम्मीदवार के शैक्षिक स्तर, योग्यता, कार्य अनुभव की आवश्यकताएं इस पर निर्भर करती हैं।

• रिसेप्शनिस्ट के लिए एक पूर्ण माध्यमिक शिक्षा होना पर्याप्त है, और आवेदक के कार्यालय उपकरण के साथ काम करने का शिष्टाचार और तकनीक सीधे कार्यस्थल पर सिखाई जाती है।
• प्रशासक के पास कम से कम स्नातक की डिग्री होनी चाहिए, संगठनात्मक कौशल और एक ऊर्जावान चरित्र होना चाहिए, और कॉर्पोरेट आवश्यकताओं के आधार पर कुछ कार्य अनुभव होना चाहिए।
• एक प्रबंधक, पेशेवरों के प्रतिनिधि के रूप में, कम से कम एक पूर्ण उच्च शिक्षा की आवश्यकता होती है, कार्य अनुभव वैकल्पिक है, लेकिन कंपनी इस मानक को अपने विवेक पर निर्धारित करती है।
• सिर का सहायक। इस पद का तात्पर्य प्रबंधक के लिए समान योग्यता आवश्यकताओं से है: उच्च शिक्षा पूरी करें, कम से कम 2 वर्षों के लिए विशेषता में कार्य अनुभव। यह संभावना है कि आवेदक की विशेष व्यक्तिगत विशेषताओं और संभवतः उन्नत प्रशिक्षण की भी आवश्यकता होगी।

मुझे नौकरी विवरण की आवश्यकता क्यों है?

एक सहायक प्रबंधक, एक अधिकारी होने के नाते, अपने कार्यात्मक अधिकारों के ढांचे के भीतर कार्य करने और निर्धारित कार्यों को पूरी तरह से करने के लिए बाध्य है। हालांकि, यहां तक कि नहींएक प्रबंधक के रूप में, कर्मचारी अपने श्रम कर्तव्यों को ईमानदारी से और समय पर पूरा करने के लिए बाध्य है।

हायरिंग ऑर्डर में इन दक्षताओं का विस्तृत विवरण नहीं होता है, और यहां तक कि अनुबंध के मामले में भी, कार्यों की सूची हमेशा संपूर्ण नहीं होती है। किसी कर्मचारी के संदर्भ की शर्तों को निर्धारित करने में विसंगतियों से बचने के लिए, किसी संगठन के प्रमुख के सहायक के नौकरी विवरण में विस्तृत कर्तव्य, अधिकार, साथ ही साथ एक रोजगार अनुबंध के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी का एक उपाय, आंतरिक होना चाहिए। श्रम नियम, नियोक्ता को नुकसान पहुंचाना, आदि।

कार्यकारी के निजी सहायक

एक सहायक की नौकरी का विवरण एक प्रबंधक या उसके डिप्टी के लिए समान निर्देश पर तैयार किया गया है, रणनीतिक योजना और प्रबंधन के कुछ प्राथमिकता कार्यों के अपवाद के साथ। संभवतः, सहायक को कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने, उद्यम के वित्तीय संसाधनों के प्रबंधन का अधिकार, अटॉर्नी की शक्तियों को जारी करने और अन्य दक्षताओं को भी नहीं सौंपा जाएगा जो व्यक्तिगत रूप से प्रमुख से संबंधित हैं।

हालांकि, कानून किसी ऐसे कर्मचारी को किसी भी कार्य को सौंपने की अनुमति देता है जिस पर भरोसा किया जाता है, बशर्ते कि उसके पास ऐसे मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त योग्यता, ज्ञान, अनुभव और अधिकार हो। केवल कर्मचारी के अधिकार को सही ढंग से जारी करना महत्वपूर्ण है - आदेश या मुख्तारनामा द्वारा।

साथ ही, उद्यम के प्रमुख के सहायक का नौकरी विवरण उसके द्वारा वास्तव में किए गए कार्य को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

विशिष्ट खंड

नौकरी विवरण की संरचना राज्य योग्यता निर्देशिकाओं में तय की गई है और इसमें कर्मचारी के लिए सभी बुनियादी आवश्यकताएं और स्थिति की बारीकियों के साथ-साथ संगठन के संगठनात्मक ढांचे में इसका स्थान शामिल है।

किसी भी अन्य की तरह नौकरी विवरण "सहायक प्रबंधक" में निम्नलिखित भाग शामिल होने चाहिए:

1. सामान्य शर्तें। यह काम पर रखने और बर्खास्तगी, अधीनता, एक कर्मचारी को बदलने की प्रक्रिया को इंगित करता है।
2. श्रम कार्य। सबसे महत्वपूर्ण वर्गों में से एक जिसे विस्तार से प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है।
3. एक कर्मचारी को दिए गए अधिकार।
4. उल्लंघन के लिए दायित्व की सीमाएं।
5. योग्यता, पेशेवर अनुभव, शैक्षिक स्तर।
6. इस पद पर कार्यरत कर्मचारी को क्या पता होना चाहिए।
7. उनके और संगठन के अन्य हिस्सों के बीच संबंध।

निर्दिष्ट वर्गों को छोटा नहीं किया जा सकता है, लेकिन उन्हें विस्तारित करने और आवश्यक वस्तुओं को जोड़ने की अनुमति है।

कार्यकारी सहायक नौकरी विवरण नमूना

स्वीकृत:

निदेशक (संगठन का नाम)

हस्ताक्षर

(पूरा नाम)

स्वीकृति की तारीख

नौकरी का विवरण "सहायक प्रबंधक"

1. बुनियादी शर्तें

1.1. पेशेवर श्रेणी "नेता"।

1.2. निदेशक के आदेश से स्वीकृत और कार्य से बर्खास्त।

1.3. रिपोर्टिंग: सीधे निदेशक को।

2. विशेषताएं

सहायक कार्यकारी:

2.1. निदेशक के निर्देशों, संकल्पों और आदेशों के अनुसार उद्यम के विभागों, अनुभागों और अन्य प्रभागों के कार्यों का समन्वय करता है।

2.2. संरचनात्मक प्रभागों द्वारा निदेशक के नियंत्रण आदेशों के निष्पादन के लिए समय सीमा का रिकॉर्ड रखता है।

2.3. अगले कार्य दिवस के लिए निदेशक के लिए एक कार्य योजना तैयार करता है और उसे समय पर प्रबंधक को प्रस्तुत करता है।

2.4। उद्यम में कार्यालय के काम को व्यवस्थित और नियंत्रित करता है, कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए इसकी जाँच करता है।

2.5. निदेशक द्वारा जारी सभी पावर ऑफ अटॉर्नी का लेखा और पंजीकरण सुनिश्चित करता है।

2.6. क्लर्कों को प्रबंधित करें और उनकी गतिविधियों के परिणामों को नियंत्रित करें।

किसी विशेष संगठन और स्थिति प्रोफ़ाइल की जरूरतों के आधार पर अनुपूरक।

3. शक्तियां

कार्यपालक सहायक का अधिकार है:

3.1. उद्यम द्वारा लिए गए निर्णयों से खुद को परिचित करें।

3.2. प्रबंधन कर्मचारियों की बैठकों में भाग लें।

किसी विशेष संगठन और स्थिति प्रोफ़ाइल की जरूरतों के आधार पर अनुपूरक।

4. जिम्मेदारी

सहायक पर्यवेक्षक जिम्मेदार:

4.1. इस निर्देश के तहत अपने कर्तव्यों की गैर-पूर्ति या अनुचित पूर्ति के लिए, निदेशक के आदेश और आदेश, उद्यम की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले वर्तमान कानून।

4.2. अधीनस्थ कर्मचारियों की गतिविधियों पर अपर्याप्त नियंत्रण के लिए।

4.3. प्रतिबंधित पहुंच वाली जानकारी के प्रकटीकरण के लिए।

पूरक. के अनुसारकिसी विशेष संगठन और स्थिति प्रोफ़ाइल की जरूरतों पर।

5. योग्यता

एक सहायक प्रबंधक के पास पूर्ण उच्च शिक्षा, कम से कम 2 साल का प्रोफ़ाइल कार्य अनुभव होना चाहिए।

6. पता होना चाहिए

वर्तमान कानून, चार्टर, सामूहिक समझौता (यह दर्शाता है कि कर्मचारी को कौन से कार्य और मानदंड पता होने चाहिए)।

7. बातचीत

यह बताता है कि सहायक प्रबंधक किसके साथ और किन मुद्दों पर सहयोग करता है।

सहमत:

मानव संसाधन प्रमुख

हस्ताक्षर

(पूरा नाम)

कानूनी परामर्शदाता

हस्ताक्षर

(पूरा नाम)

परिचित:

हस्ताक्षर

(पूरा नाम)

सहायक परियोजना प्रबंधक की विशिष्ट योग्यताएं

यह माना जाता है कि परियोजना प्रबंधन क्रमशः एक अस्थायी स्थिति है, और सहायक परियोजना के पूरा होने तक कुछ दायित्वों को मानता है। उनकी कार्यात्मक जिम्मेदारियां परियोजना की बारीकियों और विषय के साथ-साथ किसी विशेष संगठन की जरूरतों पर निर्भर करेंगी।

कार्यों के लिए सहायक परियोजना प्रबंधक का नौकरी विवरण अधिक विशिष्ट होगा, लेकिन एक प्रशासनिक और संगठनात्मक रंग के साथ। इस पद के लिए विशिष्ट जिम्मेदारियों को योग्यता पुस्तिका में पाया जा सकता है और फिर स्थिति को फिट करने के लिए संशोधित किया जा सकता है।

क्या एक सहायक महाप्रबंधक की जिम्मेदारियां अलग होती हैं?

सहायक जिम्मेदारियांसामान्य मामलों के सीईओ और सहायक निदेशक अलग-अलग होंगे। बेशक, दूसरे मामले में, शक्तियों को अधिक संकीर्ण रूप से केंद्रित किया जाएगा, क्योंकि सामान्य मामलों के प्रमुख संगठन की सभी गतिविधियों के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, बल्कि केवल एक अलग क्षेत्र के लिए जिम्मेदार हैं।

सामान्य मामलों के लिए एक सहायक प्रबंधक की नौकरी का विवरण उस बॉस के कार्यों के आधार पर तैयार किया जाता है जिसे "सहायता प्राप्त" होती है। तदनुसार, इसकी जिम्मेदारी और कार्यों का दायरा आधार होगा।

इस मामले में नौकरी विवरण "सहायक प्रबंधक" एक आधार के रूप में उपयुक्त है, आप संबंधित पदों के लिए नए दस्तावेज़ विकसित करते समय उस पर निर्माण कर सकते हैं।