बैंक के नकद संचालन पर नियंत्रण। नकद लेनदेन नियंत्रण प्रणाली का अवलोकन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कैशियर एक बहुत बड़ा कर और लेखा क्षेत्र है, जो कई नियमों और नियमों के व्यापक सेट द्वारा शासित है। नकद का उपयोग करके प्रतिपक्षों के साथ समझौता करने वाले सभी संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों को उनका अनुपालन करना आवश्यक है। चूंकि लेखांकन के इस क्षेत्र में अक्सर विभिन्न प्रकार की धोखाधड़ी का सामना करना पड़ता है, हर साल नकद लेनदेन का नियंत्रण अधिक से अधिक जटिल, कड़ा और आधुनिक होता जा रहा है। यह लेख उद्यम में कैश डेस्क की भूमिका, आचरण के नियमों के साथ-साथ संचालन को नियंत्रित करने के तरीकों और प्रणालियों पर चर्चा करता है।

संगठनों और बैंकों में कैश डेस्क की भूमिका

उद्यम का कैशियर उन संगठनों के लिए आवश्यक है जो नकद में नकद स्वीकार करते हैं और जारी करते हैं। इन कार्यों का उद्देश्य कोई भी हो सकता है: कर्मचारियों को वेतन जारी करना, यात्रा व्यय, कार्यालय व्यय, ग्राहकों से भुगतान प्राप्त करना, आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौता करना। इन सभी कार्यों को कैशियर के माध्यम से किया जाना चाहिए। नकद लेनदेन का नियंत्रण कर सेवा को सौंपा गया है।

जब सामान्य दिनचर्या में होसंवाद में "कैश डेस्क" शब्द का प्रयोग किया जाता है, कैश रजिस्टर स्वयं आपकी आंखों के सामने प्रकट होता है। वास्तव में, संगठनों में यह केवल नियंत्रण और कंप्यूटिंग उपकरण नहीं है। किसी व्यक्ति या कानूनी इकाई का कैश डेस्क एक पूरी प्रणाली है जिसमें एक अच्छी तरह से सुसज्जित कैशियर का कार्यस्थल, सॉफ्टवेयर, डिवाइस ही, रिपोर्टिंग की उपलब्धता, सीमा और संग्रह नियमों का अनुपालन शामिल है। इस क्षेत्र में काम करने वाले विशेषज्ञ को भी ठीक से जारी किया जाना चाहिए।

कमरे के उपकरण के नियम

नकदी लेनदेन का नियंत्रण उस परिसर की आवश्यकताओं के साथ शुरू होता है जिसमें कैश डेस्क स्वयं स्थित है। उचित उपकरण और उपकरण के बिना, जैसा कि सेंट्रल बैंक के नियमों और विनियमों द्वारा आवश्यक है, कैश डेस्क कार्य नहीं करना चाहिए। बेशक, सभी संगठन नियमों का पालन नहीं करते हैं। इस तरह के दृष्टिकोण से, सबसे पहले, जुर्माना लग सकता है, और दूसरी बात, यह पैसे और कर्मचारी के लिए खतरनाक है जो उनके लिए आर्थिक रूप से जिम्मेदार है। बैंकिंग संगठनों को बिना किसी असफलता के सभी आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए, अन्यथा वे लाइसेंस से वंचित हो सकते हैं। कैश रजिस्टर से लैस करने के लिए सामान्य आवश्यकताएं नीचे दी गई हैं:

• अंदर से बंद होने वाले सिर्फ एक दरवाजे की मौजूदगी। दरवाजे का ताला सुरक्षित होना चाहिए, कुछ मामलों में लोहे के बोल्ट और बोल्ट का उपयोग किया जाता है, साथ ही पैडलॉक का भी उपयोग किया जाता है ताकि बाहर से दरवाजा तोड़ना असंभव हो।
• कमरे में ग्राहकों से संपर्क करने, धन प्राप्त करने और जारी करने के लिए एक खिड़की है। खिड़की भी कसकर बंद होनी चाहिए और एक टिका से सुसज्जित होना चाहिएताला वैसे, दरवाजे और खिड़की के आयामों को स्पष्ट रूप से विनियमित किया जाता है। यदि उद्यम में सुरक्षा इकाई है तो स्थापित आयामों से विचलन की अनुमति है।
• कमरा धातु के अलमारियाँ से सुसज्जित होना चाहिए। उन्हें इमारत की सहायक संरचनाओं से जोड़ा जाना चाहिए ताकि उन्हें आंतरिक विवरण के साथ बाहर नहीं निकाला जा सके जिससे वे खराब हो गए हैं। कार्य दिवस के अंत में, अलमारियाँ बंद कर दी जाती हैं और सील कर दी जाती हैं।
• वेंटिलेशन और खिड़कियां सुरक्षित रूप से बंद होनी चाहिए और धातु की सलाखों से सुसज्जित होनी चाहिए।
• कमरे में दो अग्निशामक यंत्र होने चाहिए।
• नकदी रजिस्टर अलार्म से लैस होना चाहिए जो विभिन्न सुरक्षा सर्किटों से स्थानीय पुलिस स्टेशन या सुरक्षा संगठन को संकेत भेजता है।

खजांची के साथ काम करने की प्रक्रिया

नकद लेन-देन पर नियंत्रण का तात्पर्य कार्य के एक निश्चित क्रम से है। अपने कार्यस्थल पर पहुंचने पर, खजांची का प्राथमिक कर्तव्य बक्से और तिजोरी पर मुहरों की अखंडता की जांच करना है, साथ ही यह जांचना है कि क्या परिसर में टूटने और अनधिकृत प्रवेश के कोई संकेत हैं। यदि कोई चेतावनी संकेत नहीं मिलते हैं, तो आप काम पर जा सकते हैं। यदि किसी और की उपस्थिति के संकेत हैं, तो तुरंत कानून प्रवर्तन एजेंसियों को कॉल करना और कर्मचारियों के आने से पहले, कैश रजिस्टर में स्थित दस्तावेजों, उपकरणों और फर्नीचर की हिंसा सुनिश्चित करना आवश्यक है। पुलिस अधिकारियों की मौजूदगी में ही इस बात की जांच की जा सकती है कि घटनास्थल से क्या गायब है। उनके साथ, तिजोरी की सामग्री की पुनर्गणना की जाती है। निरीक्षण के बादपरिसर, एक अधिनियम चार प्रतियों में तैयार किया गया है: एक पुलिस अधिकारियों के लिए है, दूसरा बीमा कंपनी के लिए है, और तीसरा कंपनी के लिए है। यदि कोई मूल संगठन है तो चौथी प्रति की आवश्यकता है।

जिस कमरे में कैश डेस्क स्थित है, उस तक पहुंच केवल कैशियर के लिए उपलब्ध होनी चाहिए, जो सेंट्रल बैंक और टीकेआरएफ और अधिकारियों की सभी आवश्यकताओं के अनुसार जारी की गई हो। वरिष्ठों के लिए चाबियों का एक सेट सीलबंद होना चाहिए और एक सुरक्षित स्थान पर रखा जाना चाहिए। खजांची के कमरे में खजांची का कोई निजी सामान नहीं होना चाहिए। केवल वही है जो आर्थिक संगठन से संबंधित है।

संगठन के कैश डेस्क पर रखी जा सकने वाली नकदी की राशि के लिए भी आवश्यकताएं हैं। अग्रिम में गणना करना आवश्यक है और संबंधित कृत्यों में धन की सीमा का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है, जिस पर कार्य दिवस के अंत में कैश डेस्क पर कोई नकदी नहीं होनी चाहिए। सीमा को बनाए रखने के लिए, एक विशेष ऑपरेशन किया जाता है - संग्रह, जिसका अर्थ है कि विश्वसनीय सुरक्षा के साथ विशेष परिवहन बैंक को धन पहुंचाता है। बैंक की छोटी शाखाएँ अपने धन को मुख्य वाल्टों और संगठनों को - उस बैंक को एकत्रित करती हैं जिसके साथ उनका सेवा और समर्थन समझौता होता है। नकद सीमा का उल्लंघन केवल तीन दिनों के भीतर किया जा सकता है, जब संगठन के कर्मचारियों को वेतन जारी किया जाता है।

कैश डेस्क से नकद जारी करने की प्रक्रिया

बैंक और संगठनों के नकद लेनदेन का नियंत्रण सभी कार्यों को ठीक करने के स्पष्ट विनियमन पर आधारित हैनकद में। सभी लेन-देन ठीक से प्रलेखित हैं और विभिन्न प्रकार के व्यवसाय लेखांकन में परिलक्षित होते हैं।

नकदी लेनदेन को नियंत्रित करने की प्रणाली में नकद प्राप्तियों और व्यय, अग्रिम रिपोर्ट, चेक और रिपोर्ट के तहत जारी किए गए उपयोग किए गए धन पर कार्य का उपयोग करके नकदी के साथ सभी हेरफेर का प्रतिबिंब शामिल है। सभी लेनदेन रोकड़ बही में दर्ज किए जाते हैं। कार्य दिवस के अंत में, कैश रजिस्टर से मुद्रित संलग्न अंतिम वित्तीय प्राप्तियों के साथ एक रिपोर्ट संकलित की जाती है।

निधि जारी करने के सभी कार्यों की पुष्टि नकद आदेश द्वारा उस व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ की जानी चाहिए जिसे वे जारी किए गए थे। लेखांकन कार्यक्रम में, जारी करने का उद्देश्य टिप्पणियों में निहित है। रिपोर्ट के तहत अग्रिम भुगतान और भुगतान की पुष्टि चेक, किए गए कार्य या प्राप्त सेवाओं द्वारा की जानी चाहिए। वेतन जारी करने की पुष्टि एक व्यय नकद वारंट, साथ ही एक पेरोल शीट द्वारा भी की जाती है।

नकदी और निपटान लेनदेन पर नियंत्रण स्पष्ट रूप से एक व्यक्ति के लिए दूसरे के हस्ताक्षर के खिलाफ निधि जारी करने पर रोक लगाता है।

खजांची के नियम

नकदी लेनदेन का लेखा और नियंत्रण मुख्य रूप से "कैशियर" नामक विशेषज्ञ को सौंपा जाता है। छोटे कर्मचारियों वाले संगठनों में, निम्नलिखित अधिकारी अपनी भूमिका निभा सकते हैं:

• मुख्य लेखाकार।
• एक निश्चित वर्ग के लेखाकार।
• कोई भी कर्मचारी जिसे विशेष ज्ञान हो औरकौशल।

कैशियर (यहां तक कि अंशकालिक) के कार्यों को करने वाले सभी अधिकारियों के लिए एक अनिवार्य शर्त पूर्ण दायित्व पर एक समझौता है। यदि प्रबंधक या लेखाकार को कैशियर बनाने का निर्णय लिया जाता है, तो यह हमेशा एक ही व्यक्ति होना चाहिए। यदि वह बीमार छुट्टी या छुट्टी पर जाता है, तो उसे सिर के आदेश में निर्दिष्ट किसी अन्य कर्मचारी द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है, और एक नए दायित्व समझौते पर भी हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसके अलावा, भौतिक संपत्ति की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। इसकी तैयारी की प्रक्रिया में, नकद की गणना की जाती है, उपकरण की स्थिति की जांच की जाती है, आयोग की उपस्थिति में सभी दस्तावेजों की उपलब्धता। आयोग कम से कम तीन लोगों के लोगों का एक समूह है। अक्सर, इसमें मुख्य लेखाकार और प्रबंधन शामिल होते हैं। अधिनियम तीन प्रतियों में तैयार किया गया है।

कैशियर को पंजीकृत करते समय, उसके हस्ताक्षर का एक नमूना संगठन के सर्विसिंग बैंक या बैंक के प्रधान कार्यालय को भेजा जाता है। यह वह है जो कैश डेस्क के काम से संबंधित सभी दस्तावेजों पर होनी चाहिए।

एक खजांची की स्थिति के लिए आवेदन करने वाले आवेदक को काम पर रखने से पहले काम में अप्रिय उदाहरणों के लिए सावधानीपूर्वक जांच की जानी चाहिए। उसके दस्तावेज़ और फोटो सुरक्षा सेवा को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं या कानून प्रवर्तन एजेंसियों से जानकारी का अनुरोध किया जाता है। अब इंटरनेट इस मामले में नियोक्ता के लिए एक अच्छा सहायक है। ऐसे कई डेटाबेस हैं जहां संगठन उन कर्मचारियों के बारे में जानकारी साझा करते हैं जिन्हें निकाल दिया गया है और कार्यस्थल में कदाचार किया गया है।

नकदी रजिस्टर के साथ काम करने की अनुशंसा नहीं की जाती हैशराब और नशीले पदार्थों की लत वाले लोगों, पिछले दोषियों, सार्वजनिक व्यवस्था को भंग करने वालों के साथ-साथ विभिन्न मानसिक बीमारियों वाले लोगों को अनुमति दें।

नकद लेनदेन के पंजीकरण का नियंत्रण

सभी दस्तावेजों का सही निष्पादन और उपलब्धता सेंट्रल बैंक, सर्विसिंग बैंक, कर सेवा और अन्य नियंत्रण निकायों की एक अनिवार्य आवश्यकता है। नकद लेनदेन का वित्तीय नियंत्रण अनिर्धारित, चेतावनी के साथ, प्रलेखन और नकद उपकरण की जब्ती के साथ किया जा सकता है। कई संगठन, विशेष रूप से वित्तीय संरचनाएं, कैश डेस्क के नियोजित आंतरिक ऑडिट का अभ्यास करती हैं। इस मामले में, इस मामले में अपने स्वयं के सक्षम कर्मचारियों से मिलकर एक आयोग इकट्ठा किया जाता है, या एक विशेष ऑडिट कंपनी को काम पर रखा जाता है, जो पेशेवर स्तर पर सभी जांच करती है और खराबी, नकद लेनदेन और प्रलेखन में विसंगतियों पर एक रिपोर्ट जारी करती है।

क्षेत्र और अन्य प्रकार के निरीक्षण रोजगार अनुबंध, दायित्व, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा, नकद दस्तावेजों की स्थिति, उनके रखरखाव की शुद्धता और नियमितता, कैश रजिस्टर की वित्तीय स्मृति, उपकरण और उपकरण को प्रभावित कर सकते हैं। कैश डेस्क, लेन-देन का प्रतिबिंब, लेखांकन में उनकी वैधता, आर्थिक और कर लेखांकन।

नकदी रजिस्टर उपकरण

नकदी लेनदेन को नियंत्रित करने के लिए उपकरणों की सूची में एक विशेष नकदी रजिस्टर शामिल है। आप इसे नियमित हार्डवेयर स्टोर पर नहीं खरीद सकते। भिन्नएक प्रिंटर, फैक्स, गणना मशीन और अन्य कार्यालय उपकरण से, केकेएम केवल उन संगठनों द्वारा बेचा जा सकता है जिन्हें इसके लिए एक विशेष लाइसेंस प्राप्त हुआ है। एक नियम के रूप में, वही संगठन नियंत्रण और कंप्यूटिंग उपकरणों की सेवा करते हैं। प्रत्येक कैश रजिस्टर को कर कार्यालय में पंजीकृत होना चाहिए। एक विशेष मेमोरी डिवाइस कैशियर द्वारा मशीन के साथ किए गए सभी कार्यों को लगातार रिकॉर्ड करता है। इसके अलावा, इन संकेतों को उद्यम की प्रस्तुत रिपोर्ट के साथ सामंजस्य स्थापित करने के लिए कर सेवा में स्थानांतरित कर दिया जाता है। कैश रजिस्टर के सभी टूटने, मरम्मत, राइट-ऑफ को भी कर कार्यालय को सूचित किया जाना चाहिए।

ग्राहकों से नकद स्वीकार करने वाली सभी कानूनी संस्थाओं (उद्यमों) को कैश रजिस्टर के साथ काम करना आवश्यक है। केवल व्यक्तिगत उद्यमियों को कैश रजिस्टर के उपयोग से छूट दी जा सकती है। उन्हें अपनी मुहर के साथ अपनी प्रामाणिकता प्रमाणित करते हुए मैन्युअल रूप से चेक जारी करने का अधिकार है। लेकिन यह राहत सभी उद्यमियों पर लागू नहीं होती है। कुछ गतिविधियों के लिए केवल कैश रजिस्टर के उपयोग की आवश्यकता होती है।

नकद लेनदेन को नियंत्रित करना

बाहरी सेवाओं द्वारा जाँच के अलावा, एक आंतरिक जाँच की आवश्यकता होती है। कैश डेस्क को बनाए रखने के नियम अनुसूचित निरीक्षणों की निम्नलिखित अनुसूची के लिए प्रदान करते हैं: वार्षिक रिपोर्ट जमा करने से पहले, त्रैमासिक रिपोर्ट जमा करने से पहले, ऐसे मामलों में जहां इस कैश डेस्क के साथ काम करने वाले वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति बदलते हैं। कैश डेस्क और नकद लेनदेन का नियंत्रण भी किया जाता है, यदि कर्मचारी को बेईमानी का संदेह था, चोरी या धोखाधड़ी के तथ्य सामने आए थे, तो नकदी की राशि दस्तावेजों में परिलक्षित नहीं होती है।

कुछ संगठनों के प्रबंधन में बार-बार अनिर्धारित निरीक्षण की नीति होती है, ताकि कर्मचारियों को अपनी आधिकारिक स्थिति का लाभ उठाने और नकदी के साथ निकट संपर्क का लालच न हो। प्रत्येक चेक के लिए, एक विशेष आयोग नियुक्त किया जाता है, जिसमें हर बार अलग-अलग लोग होते हैं जो कैश रजिस्टर की सामग्री के गठन से संबंधित नहीं होते हैं। आयोग की संरचना सत्यापन के कार्य में दर्ज की गई है। अक्सर इस प्रक्रिया के साथ वीडियो रिकॉर्डिंग भी होती है।

बैंक नकद लेनदेन की ख़ासियत

बैंक की नकद लेनदेन नियंत्रण प्रणाली का तात्पर्य अधिक जटिल विन्यास से है। वित्तीय संस्थानों की शाखाओं में, विभिन्न विशेषज्ञों द्वारा सत्यापन के कई स्तर होते हैं। चूंकि सामान्य संगठनों की तुलना में बैंक से बहुत अधिक पैसा गुजरता है, इसलिए नियंत्रण प्रणाली की जटिलता और बढ़ी हुई आवश्यकताएं पूरी तरह से उचित हैं। इस तथ्य के बावजूद कि हर साल वे बैंकों में सभी कार्यों को स्वचालित करने की कोशिश करते हैं, कम से कम दो कर्मचारियों की आवश्यकता होती है जो संचालन के सही संचालन के लिए जिम्मेदार होते हैं: एक कैशियर-ऑपरेटर और एक कैशियर मैनेजर। पहला कार्य दिवस के दौरान लेन-देन करता है, दूसरा अग्रिम राशि जारी करता है, शेष राशि एकत्र करता है और गिनता है, नकद दस्तावेज भरता है, नकद सीमा से अधिक धन एकत्र करता है, और प्राथमिक स्तर पर दैनिक नियंत्रण का प्रयोग करता है।

नकद नियंत्रण और अन्य चेकआउट नियंत्रण प्रणाली

तेजी से नवीनतम तकनीकों का उपयोग करके नकद लेनदेन के संचालन पर नियंत्रण किया जाता है। उनका उद्देश्य कार्यों को रिकॉर्ड करना हैकैशियर, क्लाइंट, साथ ही कैश रजिस्टर की वित्तीय मेमोरी से डेटा। यह डेटा आपको कदाचार, धोखाधड़ी, चोरी और अन्य धोखाधड़ी साबित करने की अनुमति देता है। अदालत में, यह वीडियो रिकॉर्डिंग निर्विवाद सबूत होगी, क्योंकि अब दो स्रोतों की संयुक्त गवाही को बदलना संभव नहीं है।

कैश कंट्रोल एक कैश रजिस्टर कंट्रोल सिस्टम है, जिसमें कैश रजिस्टर, हाई-रिज़ॉल्यूशन कलर वीडियो कैमरा, एक वीडियो सर्वर, एक प्रोग्राम होता है जो कैमरे द्वारा कैप्चर की गई सामग्री को कैश रजिस्टर के टेक्स्ट रीडिंग के साथ सिंक्रोनाइज़ करता है, साथ ही एक सुरक्षा विशेषज्ञ के लिए एक दूरस्थ कार्यस्थल। आज बाजार में ऐसी कई प्रणालियां हैं। वे सभी काम करने के एक ही तरीके पर आधारित हैं, कार्यक्षमता, लागत, डिजाइन और कनेक्शन और विश्लेषण के तरीकों में अंतर के साथ। उनमें से निम्नलिखित नियंत्रण प्रणालियाँ हैं:

• डीआईटी-पीओएस - लागत सर्वर सेटिंग्स पर निर्भर करती है, 16 कैश रजिस्टर तक जोड़ती है, वीडियो और टेक्स्ट जानकारी को एक कॉम्प्लेक्स में स्टोर करती है।
• पीओएस-इंस्पेक्टर - रूसी विकास, लगभग 6,000 रूबल की लागत, रसीद मापदंडों द्वारा एक ऑपरेशन की खोज करने का कार्य है।
• पीओएस-बुद्धि - एक रूसी विकास भी, यह विभिन्न व्यापारिक प्रणालियों के साथ एकीकृत करने की क्षमता से अलग है, वीडियो पर पाठ न केवल आरोपित है, बल्कि प्रोग्रामेटिक रूप से एकीकृत है, वीडियो अंशों की खोज स्वचालित रूप से की जाती है।
• CHEKTV एक और रूसी विकास है जिसमें कैश रजिस्टर और ट्रेडिंग सिस्टम के साथ एकीकृत करने की क्षमता है, एक सार्वभौमिक वीडियो रिकॉर्डिंग सिस्टम, टेक्स्ट और वीडियो के सॉफ्टवेयर एकीकरण, हार्डवेयर की संभावना के साथडेटा विश्लेषण और अंशों के लिए स्वचालित खोज।