ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग: उद्देश्य, रखरखाव नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

लेखांकन उद्यम की संपत्ति, पूंजी और देनदारियों और उनके परिवर्तनों की स्थिति के बारे में मौद्रिक संदर्भ में जानकारी एकत्र करने, ठीक करने और सारांशित करने की एक आदेशित प्रणाली है। इसे रोजगार अनुबंध के तहत संगठन में स्वीकार किए गए लेखाकार या किसी तीसरे पक्ष की कंपनी द्वारा बनाए रखा जा सकता है।

अकाउंटिंग की नियुक्ति

लेखांकन का मुख्य कार्य उद्यम के संचालन, उसकी संपत्ति की स्थिति के बारे में विश्वसनीय और संपूर्ण जानकारी का निर्माण है। इस जानकारी के आधार पर:

• नकारात्मक व्यावसायिक परिणामों को रोका जाता है;
• एक ऑन-फार्म रिजर्व का पता चलता है, जिसकी कीमत पर संगठन की वित्तीय स्थिरता सुनिश्चित की जाती है।

के लिए नियंत्रित:

• कानून का अनुपालन जब कंपनी विभिन्न कार्य करती है;
• संगठन के कार्य की समीचीनता;
• श्रम, सामग्री और वित्तीय संसाधनों का उपयोग करना;
• फर्म की गतिविधियों का अनुपालनस्थापित मानकों, मानदंडों और विनियमों।

ऑफ़-बैलेंस शीट

संपत्ति की उपस्थिति और आवाजाही के बारे में जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है जो उद्यम से संबंधित नहीं है, लेकिन इसके अस्थायी निपटान या उपयोग में है, साथ ही कुछ व्यावसायिक लेनदेन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए। व्यवहार में, इसे "ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग" भी कहा जाता है। हालाँकि, इस अवधारणा का उपयोग, एक नियम के रूप में, क्रेडिट संस्थानों के संबंध में किया जाता है।

जैसा कि आंकड़े बताते हैं, कई लेखाकार या तो ऑफ-बैलेंस खातों पर रिकॉर्ड नहीं रखते हैं, या उन पर बहुत कम जानकारी दर्शाते हैं। बेशक, किसी भी रिपोर्टिंग की तैयारी एक बहुत ही श्रमसाध्य प्रक्रिया है, जिसमें धन सहित प्रयास, समय, अन्य संसाधनों की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड रखना कभी भी औपचारिकता में नहीं बदलना चाहिए। आखिरकार, एक एकाउंटेंट का मुख्य कार्य संपत्ति और दायित्वों की उपलब्धता और आवाजाही पर नियंत्रण सुनिश्चित करना है ताकि बाद में उद्यम के प्रमुख को जानकारी हस्तांतरित की जा सके। उसी समय, उसे सबसे महत्वपूर्ण नियम का पालन करना चाहिए - रिपोर्टिंग की लागत इससे होने वाले लाभों से अधिक नहीं होनी चाहिए। यह ऑफ-बैलेंस शीट खातों पर भी लागू होता है।

बारीकियां

इससे पहले कि हम ऑफ-बैलेंस खातों पर संपत्ति के लिए लेखांकन के उद्देश्य और विशेषताओं से निपटना शुरू करें, हम निम्नलिखित बिंदुओं पर ध्यान देते हैं।

2000 के अंत से वाणिज्यिक संगठनों के लिए कुछ भी नहीं बदला है। लेखांकन के खातों के मानक चार्ट के अनुसार, तुलन-पत्र से परे 11 आइटम थे, और इतने ही बने रहे। बजटीय संगठनों के लिए, उनके पास हैस्थिति अलग है। हर साल, बजटीय संस्थानों में ऑफ-बैलेंस शीट खातों की संख्या ऊपर की ओर बदलती है। आज वे का उपयोग करते हैं 01-42.

मुझे कहना होगा कि यह ऑफ-बैलेंस खातों के बजटीय लेखांकन में है कि वाणिज्यिक कंपनियों की गतिविधि के कुछ क्षेत्रों के लिए एक पद्धति मिल सकती है। यह विशेष रूप से सच है जब नियम आधिकारिक तौर पर स्थापित नहीं होते हैं और वित्तीय नीति के निर्माण में रिपोर्टिंग प्रक्रिया का संगठन लेखाकार पर छोड़ दिया जाता है।

हमें ऑफ-बैलेंस शीट रिपोर्टिंग की आवश्यकता क्यों है?

पहली नज़र में, जिन उद्यमों का काम सख्त ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग नियमों से बाध्य नहीं है, उन्हें इसकी आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यह बिल्कुल सच नहीं है। देखते हैं क्यों।

सबसे पहले, लेखापरीक्षित लेखाकार अच्छी तरह से जानते हैं कि उचित ऑफ-बैलेंस शीट लेखांकन के बिना, वे विशेषज्ञों से सकारात्मक राय प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे। उनकी अनुपस्थिति के लिए प्रत्यक्ष जिम्मेदारी स्थापित नहीं की गई है। हालाँकि, प्रशासनिक अपराधों की संहिता, व्यावसायिक लेनदेन पर कम से कम 10% डेटा को दर्शाने वाले संकेतकों पर जानकारी की कमी के लिए प्रशासनिक दंड का प्रावधान करती है।

दूसरा, हाल ही में, कर अधिकारियों द्वारा ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग की जांच नियमित और अधिक गहन हो गई है। यह समझ में आता है: राज्य द्वारा कर सेवा की लगातार जाँच की जाती है और कार्य के परिणामों की आवश्यकता होती है। निरीक्षक लेखाकारों से तरह-तरह के प्रश्न पूछते हैं। उदाहरण के लिए, वह कमरा कहाँ है जिसमें उद्यम के कर्मचारी अपने कर्तव्यों का पालन करते हैं, बैलेंस शीट में परिलक्षित होता है? यदि यह दस्तावेजों में परिलक्षित नहीं होता है, तो लोगघर पर रहो या बाहर काम करो? यदि लेखांकन परिसर नहीं दिखाता है, तो आयकर व्यय के हिस्से के रूप में किराए की लागत कैसे लेना संभव है? बैलेंस शीट पर कोई संपत्ति नहीं है, जिसका अर्थ है कि कोई लागत नहीं है। निरीक्षणालय मामले को अदालत में ले जा सकता है। और न्यायिक अभ्यास हमेशा भुगतानकर्ता के पक्ष में काम नहीं करता है।

तीसरा, ऑफ-बैलेंस शीट की तैयारी लेखांकन और प्रबंधन लेखांकन के अभिसरण में योगदान करती है। प्रबंधक फाइनेंसरों से अलग-अलग प्रश्न पूछना पसंद करते हैं। उदाहरण के लिए, 40 हजार रूबल के लिए एक लैपटॉप। लेखांकन में परिलक्षित नहीं होता, क्योंकि यह सामग्री के लिए लिखा गया था, और फिर लागत के लिए। क्या इसका मतलब यह है कि यह अब कंपनी का नहीं है, और कोई भी कर्मचारी इसे अपने लिए ले सकता है? या, उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर पैकेज कई साल पहले खरीदा गया था। ऑपरेशन के बाद आगामी अवधियों के व्यय मद को छोड़ दिया है, यह सॉफ्टवेयर लेखांकन में नहीं है। प्रबंधक शेष में कार्यक्रमों की संख्या और उनके लाइसेंस की शर्तों को देखना चाहता है।

कहां से शुरू करें?

सबसे पहले, उन संपत्तियों की सूची निर्धारित करना आवश्यक है जिन्हें बैलेंस शीट पर ध्यान में रखा जाएगा। अगला, आपको उद्यम की वित्तीय नीति में दस्तावेजों के संकलन के नियमों को ठीक करने की आवश्यकता है। आदर्श रूप से, कॉर्पोरेट सिद्धांतों को तैयार करना आवश्यक है, जिसमें ऑफ-बैलेंस शीट संपत्ति के लिए लेखांकन शामिल है। वे मुख्य लेखाकार द्वारा अनुमोदित हैं।

उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट सिद्धांत "बजट संस्थान के तुलन-पत्र से इतर लेखांकन" को समेकित किया जा रहा है। इसमें जानकारी प्रदर्शित करने के लिए विस्तृत निर्देश हैं।

अचल संपत्तियों के ऑफ-बैलेंस शीट लेखांकन के लिए प्रारंभिक बिंदु औरदायित्व संपत्ति की सूची और आवश्यक दस्तावेजों का निष्पादन है। नेता एक आदेश जारी करता है। इसके आधार पर, देनदारियों और परिसंपत्तियों की एक सूची तैयार की जाती है, जो ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग में परिलक्षित होगी। एक दस्तावेज़ चेक के परिणामों के आधार पर बनता है - एक मिलान पत्रक। इससे जानकारी लेखांकन में स्थानांतरित की जाती है।

महत्वपूर्ण बिंदु

कृपया ध्यान दें कि बैलेंस शीट की जानकारी ऑफ-सिस्टम परिलक्षित होती है। प्राप्तियों को डेबिट के रूप में दिखाया जाता है, राइट-ऑफ को क्रेडिट के रूप में दिखाया जाता है। अचल संपत्तियों के ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग के साथ, क्रेडिट बैलेंस नहीं होना चाहिए। तुलन पत्र से इतर मदों की जानकारी तुलन पत्र को प्रभावित नहीं करती है।

रिपोर्टिंग करते समय, संपत्ति पर डेटा स्पष्टीकरण में परिलक्षित होता है। ऑफ-बैलेंस खातों पर प्रत्येक लेनदेन का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। देनदारियों और परिसंपत्तियों के लिए इन्वेंट्री नियम ऑफ-बैलेंस शीट आइटम पर भी लागू होते हैं।

किराए पर ओएस

देनदारियों और संपत्तियों की एक सूची है जिन्हें अक्सर बैलेंस शीट से ध्यान में रखा जाता है। बेशक, इस सूची को आधिकारिक नहीं माना जाना चाहिए। हम केवल सबसे सामान्य स्थितियों को कवर करते हैं।

आइए अकाउंट 001 "रेंटेड ओएस" से शुरू करते हैं। यह इसके बारे में जानकारी दर्शाता है:

1. परिसर किराए पर लिया। वस्तु की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य डेटा को प्रतिबिंबित करने के आधार के रूप में कार्य करेगा। यह पट्टा समझौते के समापन के समय हस्ताक्षरित है। एक नियम के रूप में, हस्तांतरित परिसर की लागत के बारे में जानकारी अनुबंध में निर्धारित नहीं है (केवल किरायेदार का शुल्क इंगित किया गया है)। से यह जानकारी मांगी जा सकती हैमालिक, लेकिन वह उन्हें प्रदान करने से इनकार कर सकता है। ऐसी स्थितियों में मूल्यांकक को शामिल करना अव्यावहारिक है। डेटा को प्रतिबिंबित करने के लिए, एक एकाउंटेंट सशर्त लागत का उपयोग कर सकता है, उदाहरण के लिए, प्रत्येक मीटर के लिए 1 रूबल। उद्यम या कॉर्पोरेट सिद्धांतों की वित्तीय नीति में आरोपण के आदेश को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।
2. किराए के परिसर के साथ प्राप्त मूल्य। यह हस्तांतरण-स्वीकृति अधिनियम का भी उपयोग करता है। हम बात कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, अंधा, एयर कंडीशनिंग, वार्डरोब आदि के बारे में।
3. पीने के पानी के लिए शुल्क या बोनस के लिए प्राप्त आउटडोर कूलर। इन अचल संपत्तियों के लिए, ऑफ-बैलेंस खाते 001 पर लेखांकन भी उपकरण की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम के अनुसार किया जाता है, जिसे कूलर प्राप्त होने पर तैयार किया जाता है। यह दस्तावेज़ आमतौर पर संपार्श्विक मूल्य को दर्शाता है। यह वह है जो संतुलन से बाहर हो गई है।

इन्वेंट्री हिरासत में

उनके लिए अकाउंट का इस्तेमाल किया जाता है। 002. एक नियम के रूप में, यह कूलर की बोतलों पर डेटा को दर्शाता है। जिस दिन पानी प्राप्त होता है, आपूर्तिकर्ता, मानक चालान के साथ, रसीद और व्यय दस्तावेजों (या चालान का एक संयुक्त संस्करण) को स्थानांतरित करता है। बोतलों का जमा मूल्य इन कागजों से या ठेके से लिया जा सकता है।

खाते पर 002 में सफाई कंपनी द्वारा उपलब्ध कराए गए फर्श मैट भी शामिल हो सकते हैं। उन्हें समय-समय पर स्वीकृति प्रमाण पत्र के अनुसार बदला जाता है।

खाते में दी गई जानकारी की पूर्णता से। 002, संपत्ति कर की गणना की शुद्धता निर्भर करेगी। यदि यह पता चलता है कि कंपनी ने अचल संपत्तियों का अधिग्रहण किया है और बिना किसी कारण के, उन्हें ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग में दर्शाया गया है,तो उसे जुर्माना देना होगा, साथ ही अतिरिक्त कर भी देना होगा। ऐसी स्थितियों में, स्वामित्व निर्णायक होगा। यदि संपत्ति किराए पर या नि:शुल्क उपयोग के लिए प्राप्त की गई थी और खाते में पूंजीकृत की गई थी। 01 के बजाय 001, परिणाम आपको प्रतीक्षा में नहीं रखेंगे।

फॉर्म

एक नियम के रूप में, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के लिए सशर्त मूल्य का उपयोग किया जाता है, और उनकी संख्या प्रत्यक्ष रूपांतरण द्वारा निर्धारित की जाती है। यह जानकारी परिलक्षित होती है 006. सख्त जवाबदेही के रूपों में शामिल हैं:

1. बैंक द्वारा प्रदान की गई चेकबुक।
2. रोजगार की किताबें और उन्हें सम्मिलित करें।
3. कर्मचारियों को जारी करने के लिए सदस्यता।
4. प्रमाण पत्र और डिप्लोमा के रूप।

इसके अलावा, गिनती पर। 006 के बारे में जानकारी को दर्शाता है:

1. बाल सहायता का भुगतान करने वाले कर्मचारियों के लिए फांसी की रिट।
2. बीमार छुट्टी।
3. संस्थापक दस्तावेज।

आंकड़ों के आधार पर प्रपत्रों के भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को नियंत्रित करना संभव है।

दायित्वों और बकाया भुगतानों को सुरक्षित करना

इन कार्यों की जानकारी खाते में दिखाई देती है। 009.

यदि कंपनी गारंटर के रूप में कार्य करती है, तो संबंधित गारंटी की राशि की जानकारी बैलेंस शीट पर दर्ज की जाती है। इसका आधार अनुबंध है।

कोई भी उद्यम अपनी वस्तुओं को ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग में जोड़ सकता है। बेशक, सभी नवाचारों को वित्तीय नीति में तय किया जाना चाहिए।

अभ्यास में कठिनाइयाँ

एक नियम के रूप में, बड़ी वस्तुओं को पोस्ट करते समय, लेखाकारों को विशेष अनुभव नहीं होता हैसमस्या। कठिनाइयाँ, विशेष रूप से बजटीय संस्थानों में, तब शुरू होती हैं जब संपत्ति को ध्यान में रखना आवश्यक होता है, जिसकी लागत 3 हजार रूबल से कम होती है। विशेषज्ञ उद्यम की जरूरतों के लिए मूल्य जारी करने का एक बयान संकलित करने की सलाह देते हैं। सभी नुकसान बाद में ऑफ-बैलेंस खाते 21 में दिखाई देते हैं।

उन संपत्तियों के लिए लेखांकन जिनका मूल्य 3 हजार रूबल से अधिक है, उनके निपटान के क्षण तक किया जाता है। राइट-ऑफ खाते के क्रेडिट में परिलक्षित होता है। अतिरिक्त प्रविष्टियां करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

संपत्ति का शेष मूल्य 40 हजार रूबल तक। उन्हें संचालन में लगाने के बाद शून्य होना चाहिए। वस्तुओं के लिए जिनकी कीमत 3-40 हजार रूबल है, तो उन्हें उनकी मूल लागत और मूल्यह्रास पर बहाल किया जाना चाहिए।

एक ऑफ-बैलेंस खाते से संपत्ति का बट्टे खाते में डालना एक विशेष आयोग के निर्णय द्वारा किया जाता है। आधार संपत्ति के मालिक और उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित एक अधिनियम है। रिपोर्ट में एक प्रविष्टि का गठन प्रारंभिक लागत के मूल्य के लिए किया जाता है।

उपयोग के लिए कीमती सामान का प्रावधान खाते में जारी किया जाता है। 21 प्रासंगिक अधिनियम के आधार पर। साथ ही जिम्मेदार व्यक्ति को बदल दिया जाता है।

3 हजार रूबल से कम की संपत्ति। एक बजटीय संगठन के ऑफ-बैलेंस खातों को पूरी लागत पर दर्शाया जाता है। अपवाद पुस्तकालय निधि, साथ ही अचल संपत्ति हैं। अचल संपत्तियों की पोस्टिंग उनके कमीशन की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेज के अनुसार की जाती है। भंडारण स्थान या जिम्मेदार व्यक्ति में परिवर्तन के माध्यम से उद्यम के भीतर आंदोलन परिलक्षित होता है।

आयोगसमझौता

बिक्री के लिए माल स्थानांतरित करते समय, प्रतिबद्धता स्वामित्व नहीं खोती है। इसलिए, ऐसी संपत्ति को ऑफ-बैलेंस शीट खाते पर ध्यान में रखा जाता है। 004 स्वीकृति प्रमाण पत्र में परिलक्षित लागत पर। वस्तु को स्थानांतरित करते समय, राशि पूरी तरह से डेबिट के अधीन होती है। उद्यम के लिए समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं यदि इस तरह के उत्पाद को बैलेंस शीट पर ध्यान में रखा जाता है। इस मामले में, कर निरीक्षक लेनदेन को बिक्री के रूप में उत्तीर्ण करता है। यदि कोई तीसरा पक्ष वचनबद्धता के बदले वस्तु के लिए भुगतान करता है, तो अदालत में भी इस तरह की कार्रवाई की वैधता साबित करना बहुत मुश्किल होगा।

उल्लंघन

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग से एकाउंटेंट के लिए कोई विशेष समस्या नहीं होती है। सूचना का प्रतिबिंब काफी सरलता से किया जाता है: गारंटी की प्राप्ति, प्राप्ति या प्रावधान केवल डेबिट में दर्ज किया जाता है, और ऋण पर क्रमशः दायित्वों का पुनर्भुगतान। इस बीच, इतनी सरल योजना के साथ भी, कुछ विशेषज्ञ ऑफ-बैलेंस शीट खातों को बनाए रखने पर उचित ध्यान नहीं देते हैं। नतीजतन, कर सेवा के जांच कर्मचारी दस्तावेजों में त्रुटियां पाते हैं और जुर्माना लगाते हैं।

प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 15 लेखांकन नियमों के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक उपायों को स्थापित करता है। हम बात कर रहे हैं, विशेष रूप से, किसी भी रिपोर्टिंग आइटम की जानकारी को 10% से अधिक विकृत करने के बारे में। इसके अतिरिक्त, टैक्स कोड का अनुच्छेद 120 कराधान की वस्तुओं या आय वस्तुओं के संकेतकों के मूल्य के जानबूझकर कम आंकने के लिए दायित्व प्रदान करता है।

निष्कर्ष

लेख में हमने ऑफ-बैलेंस शीट अकाउंटिंग की मुख्य विशेषताओं की जांच की। संक्षेप करने के लिए।

इतना खासगैर-शेष मदों का उपयोग उद्यम द्वारा उन भौतिक संपत्तियों के लिए किया जाता है जो अस्थायी उपयोग में हैं, जो कि इससे संबंधित नहीं हैं। पोस्टिंग से संबंधित संचालन हमेशा डेबिट, और संपत्ति के राइट-ऑफ - क्रेडिट में परिलक्षित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो लेखाकार "1C" में तुलन-पत्र से इतर लेखांकन रख सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको सिस्टम में उपयुक्त खाते जोड़ने होंगे। मूल संस्करण में पहले से ही आवश्यक व्यय आइटम और उपगणनाएं शामिल हैं। विशिष्ट संचालन और रिपोर्टिंग का गठन मानक दस्तावेजों में किया जाता है।

ऑफ़-बैलेंस खातों में दिखाई देने वाली राशियों को शेष राशि में शामिल नहीं किया जाता है। यही कारण है कि पट्टे पर देने वाली कंपनियों और उद्यमों की शुद्ध संपत्ति का मूल्य जो भंडारण के लिए बड़ी मात्रा में सामग्री स्वीकार करते हैं, को कम करके आंका जाता है।

ऑफ़-बैलेंस शीट एक संगठन के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। इसके परिणाम प्रबंधकीय निर्णयों की प्रभावशीलता को सीधे प्रभावित करते हैं। इसके अलावा, ऑफ-बैलेंस खातों की जानकारी रिपोर्टिंग करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए हमेशा रुचिकर होती है। यह जानकारी इच्छुक पार्टियों को संगठन की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों की अधिक संपूर्ण तस्वीर बनाने की अनुमति देती है।

विशेषज्ञ तुलन-पत्र से इतर लेखांकन की आवश्यकता को नज़रअंदाज़ करने की अनुशंसा नहीं करते हैं। हाल ही में, कर निरीक्षक बैलेंस शीट से परिलक्षित जानकारी की जांच करने के लिए विशेष रूप से सावधान रहे हैं। यह याद रखना चाहिए कि कानून वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन पर अपूर्ण डेटा के प्रावधान के लिए दायित्व स्थापित करता है। सूचना को प्रतिबिंबित करने के नियम इतने सरल हैं कि एक नौसिखिए लेखाकार भी कार्य का सामना करने में सक्षम होगा।