संगठन के मामलों का नामकरण: नमूना भरना। संगठन के मामलों का नामकरण कैसे करें?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कार्य की प्रक्रिया में प्रत्येक संगठन को एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह का सामना करना पड़ता है। अनुबंध, वैधानिक, लेखा, आंतरिक दस्तावेज … उनमें से कुछ को उद्यम में उसके अस्तित्व की पूरी अवधि के लिए रखा जाना चाहिए, लेकिन अधिकांश प्रमाण पत्र उनकी वैधता की समाप्ति पर नष्ट हो सकते हैं। एकत्रित दस्तावेजों को जल्दी से समझने में सक्षम होने के लिए, संगठन के मामलों का एक नामकरण संकलित किया जाता है। इस दस्तावेज़ के नमूने और इसके निर्माण के लिए एल्गोरिथम पर नीचे चर्चा की जाएगी।

उद्देश्य

हर संगठन में सैकड़ों दस्तावेज बनाए जाते हैं। हर दिन वे जमा होते हैं, श्रमिक धीरे-धीरे एक दूसरे की जगह लेते हैं। कुछ बिंदु पर, दो साल पहले का ऑर्डर मिलना मुश्किल हो जाता है। ऐसी स्थितियों से बचने के लिए, मामलों का नामकरण किया जाता है।

परिभाषा

मामला एक से संबंधित दस्तावेज हैमुद्दा, गतिविधि का क्षेत्र। मामलों का नामकरण एक सूची है जिसमें उनके भंडारण की अवधि के संकेत के साथ खोले गए मामलों की एक सूची होती है। इसकी मदद से आप वर्कफ़्लो को ठीक से व्यवस्थित कर सकते हैं। एक वाणिज्यिक संगठन के मामलों का नामकरण, जिसका एक नमूना नीचे चर्चा की जाएगी, निम्नलिखित उद्देश्य के लिए संकलित किया गया है:

• दस्तावेजों के समूह को व्यवस्थित करना, जो उनकी त्वरित खोज और सुरक्षा सुनिश्चित करता है;
• मामलों के वर्गीकरण के अनुसार पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना;
• स्थायी, दीर्घकालिक और व्यक्तिगत भंडारण (विनाश के कृत्यों सहित) के लिए दस्तावेजों की एक सूची तैयार करना।

संग्रह और विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन करते समय मामलों के नामकरण का उपयोग किया जाता है। कार्यालय के काम को सुव्यवस्थित करने के लिए हर संगठन को इस बहुक्रियाशील संदर्भ की आवश्यकता होती है। इस मामले में, संगठन के स्वामित्व का रूप कोई मायने नहीं रखता। यदि एक चिकित्सा संगठन के मामलों का एक नमूना नामकरण नियमों और प्रस्तावों में पाया जा सकता है, तो एक निजी संगठन के खुले मामलों के विश्लेषण को स्वतंत्र रूप से संकलित करना होगा।

ज़रूरी या मजबूर?

इस सूची का संकलन "अभिलेखागार के कार्य के लिए नियम" द्वारा प्रदान किया गया है। एक अलग सेवा के रूप में एक संग्रह बनाने वाले संगठनों के लिए यह अनिवार्य है। इस सूची में, राज्य और नगरपालिका संस्थानों के अलावा, कुछ वाणिज्यिक संरचनाएं भी शामिल हैं, जैसे नोटरी कार्यालय।

अन्य सभी संस्थानों को दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने के लिए मामलों का एक नामकरण बनाने की आवश्यकता है, क्योंकि सभी प्रकार के उद्यमसंपत्ति अभिलेखीय संदर्भों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। यह संघीय कानून संख्या 125 द्वारा प्रदान किया गया है। विस्तृत टू-डू सूची कैलेंडर वर्ष की चौथी तिमाही में शुरू या अद्यतन की जानी चाहिए।

संरचना

मुद्रित प्रकाशनों को छोड़कर मामलों के नामकरण में सभी दायर मामले शामिल होने चाहिए: कर्मचारियों के बयान, काम से प्रमाण पत्र, पत्रिकाएं, लेखा पुस्तकें, संरचनात्मक प्रभागों के सभी दस्तावेज, संरचनात्मक प्रभागों के पत्राचार, आदि। सीमित पहुंच का दस्तावेजीकरण शीर्षक "बल" होना चाहिए। निर्देशिका में अस्थायी कमीशन, डिवीजनों की फाइलें होनी चाहिए। लेकिन, उदाहरण के लिए, एक ट्रेड यूनियन एक स्वतंत्र संगठन है। इसके कर्मचारी स्वतंत्र रूप से निर्देशिका के निर्माण में लगे हुए हैं। संग्रह में परिसमाप्त उद्यमों के लंबित मामलों के शीर्षक भी होने चाहिए, जिसका कानूनी उत्तराधिकारी एक मौजूदा संगठन है।

आप संगठन के मामलों के नामकरण में भरने का एक नमूना नीचे देख सकते हैं।

आज, कई उद्यम इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ीकरण बनाए रखते हैं। कुछ रिपोर्टें कागज के रूप में भी नहीं छपती हैं। प्रत्येक अनुभाग के अंत में, सूचीबद्ध करें कि कौन से रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखे गए हैं, फाइलों की संख्या और किसी भी आवश्यक खोज कीवर्ड को इंगित करें। कुछ संस्थान एक व्यावसायिक संगठन के लिए मामलों का एक अलग इलेक्ट्रॉनिक नामकरण बनाते हैं। इसे भरने के लिए नमूना और एल्गोरिथम को पूरी तरह से स्वीकृत मानकों का पालन करना चाहिए।

कहां से शुरू करें?

बड़े संस्थानों में निर्देशिका को संकलित करने की जिम्मेदारी प्रलेखन सेवा के साथ है(सचिवालय, कार्यालय), और छोटे में - सचिव, एक अन्य नियुक्त व्यक्ति। वाणिज्यिक संगठनों में, यह कार्य कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसमें अधिकांश दस्तावेज बनाए जाते हैं। चूंकि जानकारी सभी संरचनात्मक इकाइयों से आनी चाहिए, इसलिए संगठन में मामलों के नामकरण पर एक आदेश के विकास के साथ शुरू करना अधिक समीचीन है। ऐसे आदेश का एक नमूना आपके ध्यान में नीचे प्रस्तुत किया गया है।

एबीसी एलएलसी

20.11.2017 मास्को

दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण, भंडारण और लेखांकन के उद्देश्य से

आदेश:

• 2018-01-01 से कंपनी की फाइलों के नामकरण को मंजूरी दें और प्रचलन में लाएं।
• अनुमोदित प्रपत्र में मामलों का गठन सुनिश्चित करने के लिए संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख।
• कार्य के लिए संदर्भ पुस्तक से उद्धरण के संरचनात्मक प्रभागों के सचिव को भेजें।

सीईओ इवानोव एन.ए.

गतिविधि के कुछ क्षेत्रों में संस्थानों के लिए, मंत्रालय द्वारा संगठनों के मामलों के नामकरण के नमूने पहले ही विकसित किए जा चुके हैं। निर्देशिका के गठन से पहले इस बारीकियों को स्पष्ट किया जाना चाहिए। संगठन के मामलों के दिए गए मॉडल नामकरण के अनुसार मॉडल नामकरण को सख्ती से भरा जाना चाहिए। अन्य संस्थान इन गाइडों का उपयोग किसी व्यक्तिगत दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए कर सकते हैं।

सहायक दस्तावेज

निर्देशिका प्रपत्र विकसित करते समय, वाणिज्यिक संगठनों को इस पर ध्यान देना चाहिए:

• "अभिलेखागार के नियम" (संघीय अभिलेखागार का निर्णय दिनांक 06.02.02);
• 2009-15-06 की डिक्री संख्या 477 की धारा 5 "कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर"।
• कार्यालय के काम के लिए निर्देश।
• अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची।

आपको स्टाफिंग टेबल, चार्टर, स्थानीय अधिनियम, डिवीजनों पर विनियमों, नियमों, मानकों, निर्देशों, मामलों की सूची का भी अध्ययन करना चाहिए। उनमें प्रासंगिक दस्तावेजों के लिंक होते हैं। सबसे पहले, डिवीजनों द्वारा संगठन के मामलों के नामकरण के नमूने संकलित किए जाते हैं, फिर एक सामान्य निर्देशिका बनाने के लिए। कभी-कभी एक संरचनात्मक सिद्धांत के बजाय एक कार्यात्मक लागू किया जाता है। यानी वितरण विभागों द्वारा नहीं, बल्कि कार्यों द्वारा किया जाता है।

किसी संगठन के मामलों का नमूना नामकरण कैसे करें?

निर्देशिकाओं का रूप परिशिष्ट संख्या 8 में "अभिलेखागार के काम के लिए नियम" में निर्दिष्ट है। संदर्भ पुस्तकें संगठन के लेटरहेड पर संकलित की जाती हैं। रिपोर्ट का मुख्य भाग तालिका के रूप में प्रस्तुत किया गया है और इसमें 5 कॉलम हैं:

• केस इंडेक्स;
• शीर्षक (वॉल्यूम, भाग);
• संख्या (वॉल्यूम, भाग);
• शेल्फ जीवन, सूची में लेख संख्या;
• नोट।

सूचकांक

सूचकांक एक उद्यम के भीतर एक संरचनात्मक इकाई का एक डिजिटल पदनाम है। उदाहरण के लिए: 04-06, जहाँ 04 कार्मिक विभाग का क्रमांक है, 06 मामले का क्रमांक है। सूचकांक में संख्याओं के तीन जोड़े शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए: 04-03-08, जहां 04 वित्तीय और आर्थिक विभाग का कोड है, 03 लेखा विभाग का पदनाम है, 08 मामला संख्या है। सूचकांक संख्यात्मक, वर्णानुक्रम या मिश्रित हो सकता है।

हेडलाइंस

दस्तावेजों के महत्व के अनुसार शीर्षकों का वितरण किया जाता है। सबसे पहले, संगठनात्मकप्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (उच्च इकाइयों से शुरू होकर संरचनात्मक इकाइयों की ओर बढ़ना)। फिर संगठन द्वारा विकसित नियमों और विनियमों को सूचीबद्ध किया जाता है। इसके अलावा, योजनाओं और रिपोर्टों (वार्षिक, त्रैमासिक, मासिक) को ध्यान में रखा जाता है। मसौदा प्रशासनिक दस्तावेजों को मुख्य दस्तावेजों के बाद रखा जाता है। एक ही प्रकार के मामले (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड) वर्णानुक्रम में भरे जाते हैं।

शीर्षक को दस्तावेज़ की सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। "विविध", "पत्राचार", "आने वाले/बाहर जाने वाले दस्तावेज़" जैसे सामान्य शब्दों के उपयोग की अनुमति नहीं है। केस हेडर में निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• दस्तावेज़ का नाम या दायर किए जा रहे मामले का प्रकार यदि दस्तावेज़ एक बड़ी मात्रा का हिस्सा है;
• दस्तावेज़ लेखक (संगठन या विभाग का नाम);
• पताकर्ता (जिससे दस्तावेज प्राप्त हुए हैं या जिन्हें दस्तावेज भेजे जाएंगे);
• सारांश/सार (उदाहरण के लिए, "प्रमाणन प्रश्न");
• क्षेत्र का नाम;
• तारीख/अवधि;
• चिह्नित करें यदि फ़ाइल में अन्य दस्तावेजों की प्रतियां हैं, न कि उनके मूल दस्तावेजों की।

प्रत्येक केस का आयतन 250 शीट से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि यह मान लिया जाए कि मामला बड़ा होगा, तो इसे भागों और खंडों में विभाजित किया जाता है। कैलेंडर वर्ष के अंत में तीसरा कॉलम वास्तव में खोले गए मामलों की संख्या को दर्शाता है।

चौथा कॉलम नियमों के अनुसार दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को दर्शाता है। उन्हें सरकारी और वाणिज्यिक संगठनों दोनों द्वारा देखा जाना चाहिए। यदि दस्तावेज़ नियमों में नहीं है, तो इसकी अवधिभंडारण सूची के आधार पर निर्धारित किया जाना चाहिए। भंडारण अवधि की उलटी गिनती इसकी स्थापना के बाद अगले वर्ष 1 जनवरी से शुरू होती है। यदि प्रमाण पत्र 2016 में जारी किया गया था, तो उलटी गिनती 2017-01-01 से शुरू होनी चाहिए।

सूची अपडेट कर रहा है

सालाना, जब फ़ाइलें संग्रह में स्थानांतरित की जाती हैं, तो एक विस्तृत सूची प्रस्तुत की जाती है। सुरक्षा संगठनों की एक शाखा के लिए मामलों का अद्यतन नमूना नामकरण इस तरह दिखता है:

वर्ष के दौरान सभी दस्तावेजों को स्वीकृत प्रपत्र के अनुसार समूहीकृत किया जाता है। यदि आपको पहले अप्रयुक्त रिपोर्ट जोड़ने की आवश्यकता है, तो एक नया शीर्षलेख उत्पन्न होता है। और प्रक्रिया ऊपर वर्णित एल्गोरिथम के अनुसार दोहराई जाती है।