2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
सबसे कठिन परिस्थिति में भी बातचीत करने और समझौता समाधान खोजने की क्षमता एक अद्वितीय कौशल है। व्यवसाय चलाने के लिए यह कौशल आवश्यक है। सही तरीके से बातचीत कैसे करें? सफल होने में आपकी सहायता के लिए आप इस कौशल का उपयोग कैसे कर सकते हैं? इस लेख में इस पर चर्चा की जाएगी।
बातचीत के प्रकार
आइए इस पर करीब से नज़र डालते हैं। सभी वार्ताओं को दो प्रकारों में विभाजित करना सशर्त रूप से संभव है:
- प्रतिस्पर्धी: इस तरह की बातचीत के दौरान प्रतिभागियों द्वारा पीछा किया जाने वाला लक्ष्य किसी भी कीमत पर जीत हासिल करना है। इस तरह की व्यावसायिक बैठक के परिणामस्वरूप अक्सर पार्टियों के बीच संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हो जाती है।
- साझेदारी: लक्ष्य एक आपसी समझौते तक पहुंचना है जो प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के हितों को संतुष्ट करता है।
ठीक से बातचीत कैसे करें, इस बारे में कोई सटीक सलाह नहीं है। हर कोई अपना तरीका खुद चुनता है। व्यवहार में, अक्सर आप व्यावसायिक बातचीत के प्रतिस्पर्धी और साझेदार रूपों का संयोजन पा सकते हैं।
प्रतिस्पर्धी वार्ता तनावपूर्ण माहौल की विशेषता है।प्रत्येक पक्ष का कार्य विपरीत पक्ष के हितों को ध्यान में रखे बिना अपना लाभ प्राप्त करना है। ऐसी स्थिति में सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं का पालन करना होगा:
- कोशिश करें कि बैठक की शुरुआत में अपने प्रस्ताव का सार पूरी तरह से प्रकट न करें। अन्यथा, विपरीत पक्ष को तुरंत सूचना का अधिकतम सेट प्राप्त होगा। आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि बातचीत का विषय न बदले।
- अगर आपको रियायतें देनी हैं तो इसे जितना हो सके छोटा करने की कोशिश करें।
- संघर्ष हो तो अपनी मर्यादा बनाए रखें। व्यावसायिक संचार के बुनियादी नियमों का पालन किया जाना चाहिए। स्थिति को शांत करने के लिए, बातचीत को दूसरे विषय पर ले जाने का प्रयास करें।
प्रारंभिक चरण
यह समझने के लिए कि सहयोग के लिए उचित तरीके से बातचीत कैसे की जाए, आपको इस प्रक्रिया की मुख्य विशेषताओं के बारे में जानना होगा।
शुरुआती चरण में सबसे पूर्ण जानकारी का संग्रह और प्रावधान होता है। नतीजतन, दोनों पक्ष लाभदायक समाधान तक पहुंच सकते हैं। साझेदारी वार्ता आयोजित करते समय, शुरू में रियायतें देने के लिए तैयार रहना चाहिए।
सबसे पहले यह तय करें कि आप इन बातचीत में किन लक्ष्यों को हासिल करना चाहते हैं। उन्हें मापने योग्य और प्राप्त करने योग्य होना चाहिए। आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि आप अपने प्रतिद्वंद्वी से क्या प्राप्त करना चाहते हैं। बैठक से पहले, यह दूसरे पक्ष की जरूरतों को तलाशने लायक है। प्राप्त जानकारी के आधार पर आप अपने प्रस्ताव तैयार कर सकते हैं। उन्हें यथासंभव यथार्थवादी होना चाहिए। अगर दोनोंपार्टियां कुछ रियायतें देने के लिए तैयार होंगी, परिणाम प्राप्त करना बहुत आसान हो जाएगा। लेकिन अगर वार्ताकारों में से एक प्रतिस्पर्धी वार्ता के रूप में बातचीत करना शुरू कर देता है, तो संघर्ष की स्थिति के विकास की संभावना अधिक होती है। इस मामले में वार्ताकार का मुख्य कार्य संबंधों में सुधार करना है।
प्रतिद्वंद्वी के बारे में प्रत्येक पक्ष द्वारा अपनी राय बनाने के बाद, आप विशिष्ट प्रस्तावों को आगे बढ़ाना शुरू कर सकते हैं। यदि आप रियायतें देने का निर्णय लेते हैं, तो आपको न केवल कुछ देने की जरूरत है, बल्कि एक प्रतिफल भी प्राप्त करना होगा। पूरा किया गया एक्सचेंज बराबर मूल्य का होना चाहिए।
समझौता
जब बुनियादी सूचनाओं का आदान-प्रदान हो जाता है, तो आप सीधे मामले की तह तक जा सकते हैं। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि जितना अधिक आप बातचीत के दौरान मांगेंगे, उतना ही आप प्राप्त करेंगे, जितना कम आप पेशकश करेंगे, उतना ही कम आप खो देंगे। अपना प्रस्ताव सामने रखते समय, शब्दों में यथासंभव सटीक होने का प्रयास करें। मोटे अनुमानों से बचें। आपका विरोधी आपके खिलाफ अस्पष्टता की व्याख्या कर सकता है।
इसी तरह, विरोधी पक्ष की ओर से कोई प्रस्ताव आने पर उसके साथ बातचीत करना उचित है। आपको इस बात का स्पष्ट अंदाजा होना चाहिए कि वे क्या पेशकश करते हैं। नि: संकोच प्रश्न पूछिए। वे आपको यह समझने में मदद करेंगे कि प्रस्तावित विकल्प आपके लक्ष्यों के अनुकूल है या नहीं।
सांकेतिक भाषा
व्यापार वार्ता कैसे संचालित करें? यदि बैठक अनौपचारिक है, तो खुली मुद्रा का उपयोग करने का प्रयास करें और अपने वार्ताकार के साथ आँख से संपर्क बनाए रखें। पैरों को क्रॉस करके बैठे हैं और हाथ क्रॉस किए हुए हैंइसके लायक नहीं।
अपने पूर्व-बातचीत भाषण के बारे में सोचें। आपको ऐसे शब्दों और भावों का प्रयोग नहीं करना चाहिए जो आपके विरोधियों को नाराज़ कर सकते हैं। साथ ही, विरोधी वार्ताकार के लिए अपमानजनक व्यंग्यात्मक टिप्पणी करने से बचने की कोशिश करें। अगर बातचीत अलग दिशा लेने लगे तो मीटिंग में मौजूद लोगों का ध्यान खींचने की कोशिश करें। आप उन्हें अपनी स्थिति के बारे में बताने के लिए कह सकते हैं। कुछ मामलों में, यह तकनीक समझौता करने में मदद करती है।
सक्रिय सुनना
कई इच्छुक उद्यमी इस बात में रुचि रखते हैं कि क्लाइंट के साथ सही तरीके से बातचीत कैसे करें। इस मामले में, "सक्रिय श्रवण" की रणनीति बहुत मदद करती है। यह आपको विपरीत पक्ष से अप्रिय स्थितियों या दर्दनाक प्रतिक्रियाओं से बचने की अनुमति देता है। "सक्रिय श्रवण" की रणनीति संचार कौशल में सुधार करती है। यदि आपको बार-बार बातचीत करनी पड़े तो बहुत काम आएगा।
इन दिशानिर्देशों का पालन करना महत्वपूर्ण है:
- वार्ताकार की बात ध्यान से सुनें। आप अपने उत्तर पर बाद में विचार कर सकते हैं।
- इशारों से अपनी रुचि को मजबूत करें, जैसे कि सिर हिलाकर अपने प्रतिद्वंद्वी को बताएं कि आप उन्हें सुन सकते हैं।
- सूचना की धारणा प्रदर्शित करें। ऐसा करने के लिए, आप जो कहा गया उसका सार बोल सकते हैं।
- वार्ताकार की स्थिति में आने की कोशिश करें। अपने आप को उसकी जगह पर रखने की कोशिश करें और उसकी आँखों से स्थिति देखें।
- अपने वार्ताकार से प्रश्न पूछें, जानकारी स्पष्ट करें।
- बातचीत में रुकने से आपको डर नहीं लगना चाहिए। 2-3 मिनट का ब्रेक आपको एक साथ इकट्ठा होने का मौका देगाविचार करें और अगले प्रश्न पर आगे बढ़ें। अगर आपको लंबे ब्रेक की जरूरत है, तो इसे लें। कुछ मामलों में, 10-15 मिनट स्थिति को बचा सकते हैं। यह विशेष रूप से कठिन मनोवैज्ञानिक स्थितियों में आयोजित बैठकों के बारे में सच है। एक ब्रेक लेने से आपको संतुलन और नैतिक ऊर्जा का भंडार हासिल करने में मदद मिलेगी। साथ ही, यह बाहर से स्थिति का आकलन करने का अवसर प्रदान करेगा।
मीटिंग के दौरान आपको कैसे पता चलता है कि आप और आपके विरोधी के बीच समझौता हो गया है? दूसरी तरफ से मौखिक संकेतों के लिए देखें। यह "शायद" या "शायद" शब्द हो सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, यह एक संकेत है कि जल्द ही एक समझौता हो जाएगा।
टेलीफोन कॉल
ऐसी स्थितियां होती हैं जब कई कारणों से व्यक्तिगत बैठक असंभव है। फिर समस्या को दूर से हल करना होगा। वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए फोन पर बातचीत कैसे करें? बड़े पैमाने के सौदे आमतौर पर फोन पर संपन्न नहीं होते हैं। लेकिन इस तरह से प्रारंभिक समझौते पर पहुंचना काफी संभव है।
टेलीफोन पर बातचीत करते समय, आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं का पालन करना चाहिए:
- संवाद के लिए पूरी तरह से तैयारी करने और एक मेमो बनाने की सिफारिश की जाती है। इस मामले में आंखों से संपर्क न होना एक फायदा है, क्योंकि आपको चीट शीट्स से शर्माने की जरूरत नहीं है।
- तुरंत अपने कॉल का उद्देश्य बताएं। यदि व्यक्तिगत मुलाकात के दौरान उनमें से कई हो सकते हैं, तो टेलीफोन पर बातचीत में लक्ष्य आमतौर पर एक होता है।
- किसी निर्देशक या किसी निश्चित के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को तुरंत आमंत्रित करने के लिए कहना आवश्यक नहीं हैकर्मचारी प्रश्न। आप वर्कअराउंड का उपयोग कर सकते हैं। बस पूछें कि किसके साथ इस कार्य पर चर्चा करना यथार्थवादी है, और सचिव आपको सही व्यक्ति के पास भेज देगा।
- आपके वार्ताकार की जरूरतों के निर्धारक। योजनाओं और रुचियों के बारे में स्पष्ट प्रश्न पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। बस कुछ वाक्यों से रुचि बढ़ाई जा सकती है।
- अपने प्रस्ताव की संक्षिप्त प्रस्तुति दें। इसे कुछ ही मिनटों में रखने की कोशिश करें।
- वार्ताकार की आपत्तियों का उत्तर तैयार करें। यदि वे सामान्य रूप से प्रस्तावित उत्पाद या सेवा से संबंधित हैं, तो बताएं कि आपका प्रस्ताव किसी विशेष समस्या का समाधान कैसे करता है।
- कॉल खत्म करो। यदि बातचीत अच्छी रही, तो इस स्तर पर आपको अगली कार्रवाई पर सहमत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, विवरण पर चर्चा करने के लिए एक बैठक के बारे में।
व्यापार वार्ता
हर उद्यमी को संवाद की मूल बातें जानने की जरूरत है। एक सक्षम व्यवसायी को पता होना चाहिए कि आपूर्तिकर्ताओं के साथ ठीक से बातचीत कैसे की जाती है। भागीदारों के साथ एक आम भाषा खोजने की क्षमता के बिना, कोई बिजनेस टाइकून नहीं बन सकता। किसी भी संपर्क का आधार व्यक्तिगत संचार है। कोई फोन कॉल या ईमेल इसकी जगह नहीं ले सकता। बातचीत करते समय, आश्वस्त और सहज होना बेहतर है। यह फ्लर्ट करने और बिजनेस पार्टनर के साथ ज्यादा अच्छा व्यवहार करने के लायक नहीं है। बैठक का उद्देश्य हमेशा याद रखें। एक व्यावसायिक बातचीत सहज ज्ञान को बर्दाश्त नहीं करती है: अपने विचारों को विशेष रूप से और समझदारी से तैयार करने का प्रयास करें। साथ ही प्रति-प्रस्तावों को ध्यान से सुनें। बातचीत जारी रखने की क्षमताअपने अनुभव और ज्ञान का प्रदर्शन करें।
ग्राहक के साथ संवाद
यह एक विशेष प्रकार की व्यावसायिक बातचीत है। ग्राहक के साथ ठीक से बातचीत कैसे करें ताकि आपका सहयोग पारस्परिक रूप से लाभप्रद हो जाए? ग्राहक की जरूरतों को पूछना सुनिश्चित करें। यदि आप ऐसे विषय उठाते हैं जो उसके लिए अप्रासंगिक हैं, तो ग्राहक बातचीत में जल्दी से रुचि खो देगा। अपने वार्ताकार से प्रश्न पूछें। यह व्यावसायिक प्रक्रिया में आपकी भागीदारी पर जोर देगा। किसी विशेष क्षेत्र में अपने अनुभव पर ध्यान केंद्रित करने की भी सिफारिश की जाती है। आप पहले से पूर्ण किए गए आदेशों के उदाहरण दे सकते हैं।
आतंकवादियों से बातचीत
बड़े शहरों के निवासियों के लिए, आतंकवाद मुख्य भयों में से एक बन गया है। अक्सर आतंकवादी हमले बंधकों को लेने के साथ होते हैं। बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि आप ऐसी स्थिति में कैसा व्यवहार करते हैं। आतंकवादियों के साथ ठीक से बातचीत कैसे करें? विशेषज्ञ जो मुख्य सलाह देते हैं, वह है शांत रहने की कोशिश करना। आक्रमणकारियों की सभी आवश्यकताओं को पूरा करें।
संकट की स्थिति में अक्सर स्टॉकहोम सिंड्रोम जैसी घटना हो जाती है। यह शब्द पीड़ितों में आतंकवादियों के प्रति सहानुभूति के उद्भव को दर्शाता है। मौजूदा हालात में सामान्य तनाव लोगों को और करीब लाता है। आखिर आतंकवादी भी अपनी जान की कद्र करते हैं। इसे ध्यान में रखें, लेकिन सबमिट करने की इच्छा व्यक्त करना जारी रखें। सौदेबाजी की कोशिश मत करो। आखिरकार, आप अपराधियों के सभी उद्देश्यों को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं। केवल ख़ुफ़िया अधिकारी ही जानते हैं कि संचालन संबंधी बातचीत को ठीक से कैसे किया जाए। ऐसी स्थितियों के उदाहरण बताते हैं कि केवल मनोवैज्ञानिकों की बुनियादी सिफारिशों के कार्यान्वयन के साथआप समस्या के सफल समाधान पर भरोसा कर सकते हैं।
उपयोगी टिप्स
प्रभावी बातचीत के लिए कुछ सरल दिशानिर्देश हैं।
मुख्य वाले:
- पहले वाक्य के बाद हाँ मत कहो। यदि आप उत्तर के साथ जल्दी करते हैं, तो वार्ताकार को नकारात्मक प्रतिक्रिया का अनुभव हो सकता है।
- जितना आप प्राप्त करने की आशा रखते हैं, उससे अधिक मांगें। कई मनोवैज्ञानिक, जब सहयोग के लिए उचित तरीके से बातचीत करने के तरीके के बारे में बात करते हैं, तो इस तकनीक का उपयोग करने का सुझाव देते हैं। यह आपके लाभ कमाने की संभावनाओं को बढ़ाता है और आपको व्यावसायिक बातचीत के लिए जगह बनाने की अनुमति देता है।
- यदि आवश्यक हो तो अपनी शर्तों को बदलने की इच्छा दिखाएं। चर्चा के तहत मुद्दे के सभी पक्षों पर विचार करें, लेकिन रियायतें देने में जल्दबाजी न करें। वार्ताकार के हितों को ध्यान में रखने और उनका विश्लेषण करने का प्रयास करें।
निष्कर्ष
इस समीक्षा में, हमने देखा कि कैसे ठीक से बातचीत की जाए। निम्नलिखित युक्तियाँ और तरकीबें आपको विभिन्न स्थितियों में अपनी बातचीत का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करेंगी।
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