बिजनेस ट्रिप पर सर्विस असाइनमेंट

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

संगठन अपने कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजता है, उनमें से प्रत्येक को एक विशिष्ट कार्य प्रदान करता है। यह व्यक्तिगत भी हो सकता है और समूह भी। सब कुछ दूसरे कर्मचारियों के सामने आने वाले विशिष्ट कार्यों से निर्धारित होता है।

एक संगठन जो कर्मचारियों को व्यापार यात्रा पर भेजता है, एक आदेश या निर्देश जारी करता है जो यात्रा के उद्देश्य, उस इलाके को इंगित करता है जहां कर्मचारी भेजा जाता है, समय और भेजे गए व्यक्तियों की सूची। यात्रा करने वाले कर्मचारियों को नौकरी असाइनमेंट के साथ यात्रा प्रमाण पत्र जारी किया जाना चाहिए। ये अनिवार्य दस्तावेज हैं जो संगठन के बाहर काम के स्थान पर प्रस्थान की वैधता की पुष्टि करते हैं। यात्रा प्रमाण पत्र पर एक प्रस्थान नोट लगाया जाता है। स्थान पर पहुंचने पर, यात्रा प्रमाण पत्र में कर्मचारियों को आगमन का चिह्न प्राप्त करना चाहिए, और पूरा होने पर - प्रस्थान का। जब आप अपने संगठन में लौटते हैं, तो व्यापार यात्रा से अपनी वापसी को चिह्नित करना सुनिश्चित करें।

विशेषज्ञ जो कुछ मुद्दों को हल करने के लिए दूसरे क्षेत्र में सेवा कर रहे हैं, उन्हें एक व्यक्तिगत नौकरी का असाइनमेंट मिलता है। उदाहरण के लिए, आपूर्ति श्रृंखला कार्यकर्ताउन सुविधाओं के लिए भेजा जाता है जिनके साथ उनके उद्यम के विशिष्ट सामग्री, घटक भागों और विधानसभाओं की आपूर्ति के लिए व्यावसायिक संबंध हैं। कभी-कभी टेलीफोन संचार वितरण की शर्तों या आपूर्ति किए गए उत्पादों की किसी भी विशेषता पर चर्चा करने के लिए पर्याप्त नहीं होता है: तकनीकी विशिष्टताओं का समन्वय, मापदंडों की परिभाषा, इष्टतम विशेषताओं का चुनाव।

मार्केटिंग विभागों के साथ-साथ इंजीनियरिंग और तकनीकी सेवाओं के कर्मचारियों को भी नौकरी का असाइनमेंट मिलता है। उदाहरण के लिए, प्रदर्शनियों में भाग लेने के लिए न केवल बिक्री प्रबंधकों की उपस्थिति की आवश्यकता होती है जो अपने उत्पादों को प्रस्तुत कर सकते हैं और कीमत निर्धारित कर सकते हैं। डिजाइनर, प्रौद्योगिकीविद और उत्पादन कार्यकर्ता भी उपयोगी हो सकते हैं, जो संभावित उपभोक्ताओं से विशेष आवश्यकताओं और इच्छाओं को स्पष्ट करते हैं। ऐसी व्यावसायिक यात्राओं पर, विशेषज्ञ अनुभव का आदान-प्रदान करते हैं, अपनी उत्पादन सुविधाओं के विकास की संभावनाओं की रूपरेखा तैयार करते हैं।

कुछ संगठन लोगों के पूरे समूह को कुछ वस्तुओं की ओर निर्देशित करते हैं, उन्हें एक सेवा कार्य देते हैं, जिसका एक उदाहरण निर्देश या रूट शीट के रूप में दिया जाता है। दूसरे समूह के लिए आधिकारिक कार्य को स्पष्ट रूप से पूरा करने के लिए, इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार समूह के प्रमुख को आदेश द्वारा नियुक्त किया जाना चाहिए। विशेष रूप से अक्सर ऐसी व्यावसायिक यात्राओं की आवश्यकता ग्राहक के उद्यम में उपकरण या संपूर्ण परिसरों की शुरूआत के मामले में उत्पन्न होती है। ताकि नए स्थान पर टीम अधिक कुशलता से काम कर सके, अस्थायी निवास के मुद्दों पर काम किया जा रहा है: होटल या अपार्टमेंट बुक करना। वे स्थान जहाँ कर्मचारी होंगेभोजन, साथ ही कर्मचारियों को काम के स्थान पर पहुंचाने की शर्तें। आगे और पीछे परिवहन के लिए टिकट का भुगतान उस उद्यम द्वारा किया जाता है जिसने अपने कर्मचारियों को भेजा था। ऐसे मामलों में, शर्तें सख्ती से सीमित हैं। प्रति दिन का भुगतान भी किया जाता है। कर्मचारियों की अनुपस्थिति की पूरी अवधि के लिए मजदूरी रखी जाती है।

विशेषज्ञों को भेजते समय, यात्रा दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, जिसमें यात्रा प्रमाण पत्र, साथ ही कार्यों की एक सूची भी शामिल होती है। सुविधाओं और कार्यों के प्रकार के आधार पर, दूसरे विशेषज्ञ आवश्यक उपकरण और उपकरणों को पूरा करते हैं। सेवा कार्य इस मामले में आवश्यक आपूर्ति के चयन के लिए मुख्य मानदंड है।

व्यापार यात्रा पर काम के परिणामों के बाद, जो कर्मचारी अपने उद्यम में लौट आए हैं, वे किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट तैयार करते हैं। इन रिपोर्टों को प्रमुख या उनके प्रतिनिधि द्वारा अनुमोदित किया जाता है। व्यय रिपोर्ट के लिए अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जाती है, जिसके साथ व्यय की पुष्टि करने वाले उपलब्ध दस्तावेज संलग्न हैं।

एक व्यापार यात्रा को इस शर्त पर सफलतापूर्वक पूरा माना जाता है कि सेवा कार्य पूर्ण रूप से पूरा हो गया है। गैर-पूर्ति के मामले में (ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न हो सकती हैं जब कार्य आंशिक रूप से पूरा हो गया हो या इसे पूरा करना असंभव हो), कारणों का संकेत दिया जाना चाहिए। अक्सर कारण काफी जायज होते हैं, लेकिन कई बार कर्मचारियों की लापरवाही भी हो जाती है। संगठन का प्रबंधन उन सभी कारणों पर विचार के परिणामों के आधार पर निर्णय लेता है जो दूसरे कर्मचारियों से सकारात्मक निर्णय प्राप्त करने से रोकते हैं।