बिजनेस ट्रिप असाइनमेंट - औपचारिकता या बचाव?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी कर्मचारी को वर्क ट्रिप पर भेजना निम्नलिखित दस्तावेजों के अनिवार्य निष्पादन के साथ है: बिजनेस ट्रिप के लिए बिजनेस असाइनमेंट, ऑर्डर और बिजनेस ट्रिप सर्टिफिकेट। एक नियम के रूप में, कर्मचारी एक उपयुक्त आवेदन भरकर आवश्यक धनराशि अग्रिम में लेता है। या व्यावसायिक यात्राओं के लिए भुगतान स्थायी कार्यस्थल पर लौटने पर किया जाता है, और कंपनी खर्च किए गए धन की प्रतिपूर्ति करती है। दोनों ही मामलों में, भुगतान का आधार एक अग्रिम रिपोर्ट और कुछ खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ हैं (गंतव्य के लिए टिकट, होटल का बिल, प्रति दिन)।

राशि को व्यक्तिगत खाते में स्थानांतरित किया जा सकता है या संगठन के कैश डेस्क पर नकद में प्राप्त किया जा सकता है। व्यापार यात्रा की रिपोर्ट इसके पूरा होने के तीन कार्य दिवसों के भीतर की जाती है। विदेश यात्रा के मामले में, अवधि दस दिनों तक बढ़ा दी जाती है।

व्यापार यात्रा पर भेजने का आदेश एक एकीकृत रूप है। यह मानव संसाधन विभाग में सबसे अधिक बार तैयार किया जाता है।इसके अलावा, दस्तावेज़ पर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और इसकी संख्या, तिथि और नाम व्यावसायिक यात्राओं के लिए आदेश दर्ज करने के लिए एक अलग पत्रिका में दर्ज किए जाते हैं। दूसरा कर्मचारी हस्ताक्षर के खिलाफ आदेश से परिचित हो जाता है और उसकी एक प्रति प्राप्त करता है।

बिजनेस ट्रिप के लिए बिजनेस असाइनमेंट एक अनिवार्य दस्तावेज है, क्योंकि यह ट्रिप की सामग्री को दर्शाता है। संगठन के प्रमुख द्वारा इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले, इसे कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक के साथ समन्वयित किया जाता है। यह जानना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों की कुछ श्रेणियां हैं जो कानून द्वारा संरक्षित हैं और उन्हें यात्रा करने से मना करने का अधिकार है:

- गर्भवती महिलाएं;

- 3 साल से कम उम्र के बच्चों वाली महिलाएं;

- 18 साल से कम उम्र के कर्मचारी;

- छात्र समझौते के आधार पर संगठन में काम करने वाले और प्रशिक्षण से संबंधित व्यवसाय यात्रा पर भेजे गए कर्मचारी;

- एकल माता-पिता यदि बच्चा 5 वर्ष से कम उम्र का है;

- विकलांग बच्चे की परवरिश करने वाले माता-पिता;

- परिवार के किसी बीमार सदस्य की देखभाल करने वाले कर्मचारी।

बिजनेस ट्रिप के लिए बिजनेस असाइनमेंट का उल्टा पक्ष हो सकता है, जहां नागरिकों की उपरोक्त श्रेणियां सूचीबद्ध हैं और कर्मचारी के लिए कॉलम आवंटित किए गए हैं - बिजनेस ट्रिप से इनकार / सहमति, पूरा नाम, धारित पद और तारीख हस्ताक्षर। दोनों तथ्यों (समझौते या असहमति) के लिए केवल एक लिखित पुष्टि की आवश्यकता होती है। भरते समय कानूनी आवश्यकताओं का सख्त अनुपालनदस्तावेज़ आपको संघर्ष की स्थितियों से बचाएगा।

इसके अलावा, एक व्यापार यात्रा असाइनमेंट में एक प्रगति रिपोर्ट होती है, जिसे स्वयं कार्यकर्ता द्वारा सारांशित किया जाता है। और इस कार्रवाई की पुष्टि तत्काल पर्यवेक्षक और कंपनी के प्रमुख दोनों द्वारा व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ की जानी चाहिए। लेखा विभाग के समक्ष यात्रा रिपोर्ट के साथ समस्याओं से बचने के लिए, दस्तावेजों के पूरे पैकेज में डेटा की पहचान को सत्यापित करना आवश्यक है। अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक या व्यावसायिक यात्रा तिथियों में किसी भी विसंगति के लिए समायोजन, दस्तावेजी औचित्य और समय की अतिरिक्त बर्बादी की आवश्यकता होगी।