नामकरण एक उद्यम में कार्यालय के काम का आधार है

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

नामकरण उन मामलों के कुछ नामों की एक व्यवस्थित सूची है जो एक उद्यम के कार्यालय के काम में दर्ज किए गए थे, उनके संरक्षण की शर्तों के अनिवार्य संकेत के साथ। यह स्वीकृत प्रपत्र के अनुसार जारी किया जाता है।

नामकरण के संकलन के साथ कार्य का एक संबंधित क्षेत्र संग्रह है, जो आवश्यक दस्तावेजों के साथ उच्च गुणवत्ता वाले कर्मचारियों के उद्देश्य के लिए कार्यालय प्रबंधन को आवश्यक व्यावहारिक और पद्धतिगत सहायता प्रदान करता है। नामकरण के संकलन में संगठन की सेवा। इसे संकलित करने की जिम्मेदारी उद्यम की दस्तावेजी सहायता सेवा की है।

संगठन के मामलों का नामकरण विभिन्न भंडारण अवधि के मामलों की सूची के संकलन का आधार है, साथ ही कार्यालय के काम में मुख्य दस्तावेजों में से एक है। और संग्रह का उपयोग अस्थायी रूप से संग्रहीत मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। नामकरण सभी निष्पादन योग्य दस्तावेज़ों के लिए कार्ड फ़ाइल योजना के निर्माण में उपयोग किए गए मामलों के व्यवस्थितकरण को ठीक करता है।

कार्यालय के कार्य में कई प्रकार के नामकरण का प्रयोग किया जाता है। यह प्रत्येक विशिष्ट संगठन के लिए विशिष्ट, व्यक्तिगत और अनुकरणीय है। इसलिए,मानक नामकरण उन मामलों की संरचना स्थापित करता है जो समान संगठनों के कार्यालय कार्य में लाए जाते हैं। इसे एक मानक दस्तावेज़ का दर्जा प्राप्त है।

लेकिन अनुमानित नामकरण एक अनुकरणीय प्रकृति के मामलों की स्थापित संरचना है, जो उन उद्यमों के कार्यालय के काम में शुरू होता है, जिन पर यह लागू होता है, सूचकांकों के अनिवार्य संकेत के साथ। इस प्रकार के दस्तावेज़ की स्थिति सलाहकारी है।

विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण का सेट एक व्यक्ति का गठन करता है।

इन दस्तावेजों की संरचना उद्यम के कार्यालय के काम में शामिल करने के लिए प्रदान किए गए मामलों के शीर्षकों द्वारा दर्शायी जाती है और संगठन की दिशा को ध्यान में रखते हुए निर्दिष्ट की जाती है। और अनुमानित या मानक नामकरण द्वारा अनुमोदित मामलों की भंडारण अवधि, अपरिवर्तित व्यक्ति को स्थानांतरित कर दी जाती है।

नामकरण एक स्वीकृत प्रपत्र के अनुसार तैयार किया गया एक दस्तावेज है जो डिवीजनों के संबंधित नामकरण के आधार पर तैयार किया जाता है, जो एक विशिष्ट रूप में विकसित होते हैं, पुरालेखपाल के साथ सहमत होते हैं और इन डिवीजनों के प्रमुखों द्वारा बिना किसी असफलता के हस्ताक्षरित होते हैं। यह दस्तावेज़ कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया गया है।

लेखांकन मामलों का नामकरण सामान्य नामकरण का वह घटक है जो उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के अधीन है। विचाराधीन दस्तावेज़ चालू वर्ष की अंतिम तिमाही के दौरान बनाया जा रहा है।

और पुरालेखपाल के साथ सहमत मामलों का नामकरण इनपुट के अनिवार्य अनुमोदन के साथ प्रत्येक वर्ष के अंत में स्पष्टीकरण के अधीन हैउद्यम के प्रमुख द्वारा परिवर्तन। इसका प्रवेश अगले वर्ष 1 जनवरी से लागू है।

नामकरण उद्यम की गतिविधियों में होने वाले दस्तावेजों की सामग्री और संरचना के अध्ययन के आधार पर संकलन के अधीन है। इसे संकलित करते समय, उद्यम या चार्टर पर नियमों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है, इसके संरचनात्मक डिवीजनों पर प्रासंगिक नियम, पिछले वर्ष का नामकरण, स्टाफिंग टेबल, मानक और विभागीय दस्तावेज उनके भंडारण के अनिवार्य संकेत के साथ अवधि।