कार्यालय प्रबंधक। नौकरी की जिम्मेदारियां

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

"कार्यालय प्रबंधक" की स्थिति में अधिकांश नियोक्ता एक कर्मचारी को देखते हैं जो काफी विस्तृत कर्तव्यों का पालन करता है। इस इकाई को कर्मचारियों की सूची में शामिल करने का उद्देश्य कार्यालय के सुचारू संचालन या इसके लिए जिम्मेदार कई सेवाओं को सुनिश्चित करना है। यदि आपको एक साधारण सचिव की आवश्यकता नहीं है जो कॉल का उत्तर देता है, मेल और आगंतुकों को प्राप्त करता है, तो निश्चित रूप से, एक कार्यालय प्रबंधक एक नेता होता है, क्योंकि इस कर्मचारी को कुछ शक्तियों और अधिकार की आवश्यकता होती है। इसके बिना वह उसे सौंपे गए कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से पूरा नहीं कर पाएगा।

अपने मुख्य कार्य के भाग के रूप में, एक कार्यालय प्रबंधक द्वारा किए जाने वाले कर्तव्यों की सूची में कम से कम पांच क्षेत्रों को शामिल किया जाना चाहिए। साथ ही, यह समझना चाहिए कि कार्यालय एक कमरा नहीं है जहां बॉस बैठता है, बल्कि एक जगह है जहां प्रशासनिक और प्रबंधकीय कार्य अभी भी किए जाते हैं। इसका मतलब है कि उनकी गुणवत्ता और समय सीमा इस बात पर निर्भर करेगी कि कार्यालय प्रबंधक का काम कैसे बनाया जाएगा।

प्रबंधकीय जिम्मेदारियां। इनमें कार्यालय नियोजन, संगठनात्मक संरचना, कर्मचारी प्रबंधन, कॉर्पोरेट संस्कृति, नीति विकास शामिल हैं।प्रतिपक्षों के साथ संचार और इसके पालन पर नियंत्रण।

प्रशासनिक कार्य। वे कार्यालय के काम के संगठन, सेवाओं के बीच संबंधों की स्थापना, कर्मचारियों के बीच कार्यालय स्थान के वितरण को कवर करते हैं।

घरेलू कर्तव्य। कार्यालय प्रबंधक को कार्यालय उपकरण, स्टेशनरी, उपभोग्य सामग्रियों और घरेलू उपकरणों की खरीद का आयोजन करना चाहिए। इसके अलावा, उसे कार्यालय की सफाई, कार्यालय उपकरण का रखरखाव, उपयोगिता बिलों का समय पर भुगतान, किराया आदि सुनिश्चित करना होगा।

नियंत्रण कर्तव्यों। गतिविधि के इस क्षेत्र में ऑडिट, संशोधन, भौतिक संपत्ति की सूची, दस्तावेज़ीकरण करना शामिल है।

रिपोर्टिंग। उनमें प्रबंधक के लिए रिपोर्टिंग प्रलेखन (सूचना) की तैयारी शामिल है।

संगठन के आकार के आधार पर, यह कर्मचारी प्रबंधकीय प्राधिकरण (छोटी फर्मों के लिए) के साथ एक एकल कार्यकारी हो सकता है, या पूरे विभाग का प्रमुख हो सकता है। उसी समय, संगठन के प्रमुख को यह समझना चाहिए कि कर्मचारियों को सार्वभौमिक बनाने की इच्छा, अन्य सेवाओं की क्षमता के भीतर निहित चीजों को उनके कर्तव्यों में लागू करना हमेशा उचित नहीं होता है। उदाहरण के लिए, आपको ऐसे कर्मचारी को लेखांकन, कार्मिक प्रबंधन आदि के साथ लोड नहीं करना चाहिए। ऐसा मिश्रण आमतौर पर काम की गुणवत्ता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। इसका कारण यह है कि ये जिम्मेदारियां कार्यालय को बनाए रखने की जिम्मेदारियों से कहीं अधिक व्यापक हैं, वे पूरे संगठन को समग्र रूप से व्याप्त करते हैं। इसलिए, रिज्यूमे लिखते समय, एक कार्यालय प्रबंधक को अवश्य करना चाहिएगतिविधि के उपरोक्त पांच क्षेत्रों में कार्य अनुभव और कौशल पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, उन्हें बहुत व्यापक कर्तव्यों में शामिल करने के बजाय, जो अक्सर कार्यालय के संचालन से संबंधित नहीं होते हैं। साथ ही, इस क्षेत्र में एक योग्य कर्मचारी की तलाश में एक नियोक्ता को यह नहीं भूलना चाहिए कि उसे इस कर्मचारी की आवश्यकता क्यों है, और अनावश्यक आवश्यकताओं को आगे नहीं बढ़ाना चाहिए जो मुख्य कार्य से संबंधित नहीं हैं।