सचिव के कार्यों के साथ कार्यालय प्रबंधक का नौकरी विवरण: विशेषताएं और आवश्यकताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

यहां तक कि केवल कंपनी के प्रमुख और उसके कर्मचारियों सहित एक छोटे से कर्मचारियों के साथ, एक जिम्मेदार कर्मचारी की आवश्यकता होती है जो कार्य प्रक्रिया को निर्देशित और नियंत्रित करने में सक्षम एक संगठित बल हो - यह वह विचार है जो पाठ को निर्धारित करता है कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण का।

इस स्थिति के लिए आवेदक के पास विशिष्ट कौशल और प्रासंगिक शिक्षा का एक सेट होना चाहिए, साथ ही लोगों के साथ बातचीत करने की क्षमता भी होनी चाहिए। हालाँकि, आवश्यकताओं की सूची यहीं तक सीमित नहीं है।

नौकरी का विवरण

पहले से ही किसी पद के लिए आवेदन करने के चरण में, एक उम्मीदवार कंपनी में अपने अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को विनियमित करने वाले नियामक अधिनियम से खुद को परिचित कर सकता है। ऐसे दस्तावेज़ को नौकरी का विवरण कहा जाता है। इसमें पाँच मुख्य भाग होते हैं:

1. सामान्य प्रावधान। उनमें सभी संगठनात्मक जानकारी होती है: उद्यम का नाम, धारित पद और संरचनात्मक इकाई जिससे वह संबंधित है। यह अधीनता, पद भरने और बर्खास्तगी की प्रक्रिया के साथ-साथ शिक्षा की आवश्यकताओं को भी इंगित करता हैयोग्यता।
2. जिम्मेदारी। यह खंड कर्मचारी की जिम्मेदारियों की एक सूची प्रदान करता है, साथ ही उन्हें लागू करने के तरीके भी प्रदान करता है।
3. कर्मचारी के अधिकार, यानी सभी अतिरिक्त अवसर जो कर्तव्यों के प्रभावी प्रदर्शन में योगदान करते हैं।
4. जिम्मेदारी। इस खंड के अनुसार, प्रबंधन प्रदर्शन मूल्यांकन, पदोन्नति या दंड पर निर्णय लेता है।
5. रिश्ते। यह अनुभाग बाहरी और आंतरिक डिवीजनों के साथ सभी संचारों को नियंत्रित करता है जो एक कर्मचारी को अपने कार्यों को करने के दौरान हो सकता है।

नौकरी का विवरण तैयार करने के सिद्धांत

ऐसे दस्तावेजों को तैयार करने का मानक आधार प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों (1998) के पदों के लिए योग्यता निर्देशिका है। इसके विकास के दौरान, कर्मचारी को अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए स्थिति और शर्तों के विवरण पर काफी ध्यान दिया गया था। कार्य की बारीकियों को दस्तावेज़ के शीर्षक में शामिल किया गया है, उदाहरण के लिए, "सचिव का कार्य विवरण" (कार्यालय प्रबंधक या मुख्य लेखाकार)।

इसके अलावा, यदि एक ही शीर्षक के साथ दो पद हैं लेकिन अलग-अलग कार्य हैं, तो इन अंतरों को दर्शाने के लिए अलग-अलग दस्तावेज तैयार किए जाने चाहिए। कार्मिक अधिकारी के कार्यालय प्रबंधक के कार्य विवरण में सचिव के लिए समान विनियम से कुछ अंतर हैं।

कार्यालय प्रबंधक के लिए आवश्यकताएँ

पद के लिए उम्मीदवार को किसी न किसी रूप में लोगों को मैनेज करना होगा। यह एक छोटी कंपनी में कुछ लोग या एक बड़े उद्यम में संपूर्ण प्रशासनिक कर्मचारी हो सकते हैं। सहज रूप में,आवेदक को एक आश्वस्त पीसी उपयोगकर्ता होना चाहिए और अन्य कार्यालय उपकरण (स्कैनर, प्रिंटर या फैक्स) के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए। एक कार्यालय प्रबंधक अक्सर एक कंपनी का प्रतिनिधि होता है, इसलिए अच्छा भाषण और व्यावसायिक पत्र लिखने की क्षमता एक शर्त है। बहुत बार, कंपनियों को ऐसे कर्मचारियों को कार्यालय के काम और श्रम कानूनों की मूल बातें जानने की आवश्यकता होती है। कम से कम एक विदेशी भाषा का ज्ञान अभी भी एक वांछनीय कौशल है, लेकिन एक बड़े उद्यम के लिए आवेदन करते समय, यह पहले से ही अनिवार्य आवश्यकताओं में से एक है।

कुछ मामलों में, कार्यालय प्रबंधक को अपने कर्तव्यों को अन्य कर्मचारियों के कार्यों के साथ जोड़ना पड़ता है। इससे आवश्यक कौशल में वृद्धि होती है। तो, एक लेखाकार के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक के पास उपयुक्त शिक्षा और स्वयं के विशेष कार्यक्रम होने चाहिए।

मुख्य जिम्मेदारियां

सचिवीय कार्यों के साथ कार्यालय प्रबंधक के विशिष्ट नौकरी विवरण में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• मेल को संभालना, इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों; कंपनी के भीतर उनका पुनर्वितरण;
• अनुबंधों और समझौतों के तहत दायित्वों की पूर्ति के समय पर नियंत्रण;
• आउटगोइंग करना और इनकमिंग कॉल प्राप्त करना;
• ग्राहकों और साझेदार कंपनियों के प्रतिनिधियों के साथ काम करें;
• आवश्यक स्टेशनरी की उपलब्धता की निगरानी करना;
• कार्यशील स्थिति में कार्यालय उपकरण बनाए रखना और खराब होने की स्थिति में विशेषज्ञों को बुलाना;
• कार्य अनुसूची के भीतर समय का वितरण (कुछ मेंमामलों और नेता के लिए);
• आवश्यक कार्यक्रमों का आयोजन (बैठकें, सम्मेलन, व्यापार यात्राएं, कॉर्पोरेट पार्टियां);
• मीटिंग के मिनट;
• कॉर्पोरेट वेबसाइट पर नई सामग्री को अपडेट करना और जोड़ना।

इस सूची में केवल बुनियादी आवश्यकताएं शामिल हैं। अन्य मदों को रोजगार अनुबंध की बारीकियों के अनुसार निष्कर्ष निकाला जा सकता है। एक कार्मिक अधिकारी के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक का नौकरी विवरण, उदाहरण के लिए, कर्मचारी को समय पर ढंग से सभी रिपोर्टिंग दस्तावेज बनाए रखने और प्रदान करने या उनकी अनुपस्थिति के मामले में कार्मिक विभाग के प्रमुख को बदलने का निर्देश देता है।

अतिरिक्त जिम्मेदारियां

बुनियादी कार्यों के अलावा, कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में विभिन्न कर्तव्यों की एक सूची होती है जो कंपनी की गतिविधियों के आधार पर भिन्न हो सकती है। एक कार्यालय प्रबंधक को प्रशासनिक अधिकारियों के साथ काम करने का आदेश दिया जा सकता है, यानी व्यापार करने की अनुमति प्राप्त करना, किसी कंपनी या सहायक कंपनी की शाखा खोलना आदि।

सबसे जिम्मेदार कार्यों में से एक कंपनी के निदेशक की अनुपस्थिति में कंपनी का वास्तविक प्रबंधन है। बेशक, यह तभी संभव है जब कर्मचारी ने खुद को एक जिम्मेदार और विश्वसनीय व्यक्ति के रूप में स्थापित किया है जिस पर भरोसा किया जा सकता है। इसके अलावा, एक कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में अक्सर अटॉर्नी की सामान्य शक्ति जारी करने की आवश्यकता पर एक खंड होता है। ऐसा दस्तावेज़ हो सकता हैआवश्यक है, उदाहरण के लिए, उच्च महत्व के मेल प्राप्त करने के लिए।

अनौपचारिक आवश्यकताएं

बड़ी कंपनियां आमतौर पर इस पद के लिए उम्मीदवारों को नमूना कार्यालय प्रबंधक नौकरी विवरण के साथ खुद को परिचित करने की अनुमति देती हैं ताकि वे आवश्यकताओं और जिम्मेदारियों की सूची से पूरी तरह अवगत हों।

लेकिन इतनी शक्तियों के साथ भी, आवेदक को यह समझना चाहिए कि वह उद्यम के कई कर्मचारियों में से एक है। इस संबंध में, किसी को यह नहीं भूलना चाहिए कि नौकरी विवरण में क्या नहीं लिखा गया है। एक सचिव के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक एक ऐसा व्यक्ति होना चाहिए जो समय के प्रति संवेदनशील हो ताकि इसे आवश्यकतानुसार वितरित कर सके।

कार्यप्रवाह कार्य

उनके काम के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता दक्षता है, इसलिए ऐसी स्थिति रखने वाला व्यक्ति आर्थिक रूप से कार्यालय सामग्री खर्च करने, बिजली की खपत की मात्रा को नियंत्रित करने के लिए बाध्य है।

कंपनी के अन्य कर्मचारियों के लिए, कार्यालय प्रबंधक लगभग सिर के बराबर जिम्मेदार होता है। इस वजह से, उसे यह सुनिश्चित करना होगा कि काम करने की शर्तें स्वीकृत स्वच्छता मानकों और सुरक्षा नियमों का पालन करती हैं। अंत में, अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों को पूरा करने में, कार्यालय प्रबंधक को गुप्त दस्तावेज़ीकरण तक पहुंच प्राप्त होती है, इसलिए आवश्यकताओं में से एक व्यापार रहस्यों या किसी अन्य जानकारी के गैर-प्रकटीकरण पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करना है जो बाजार में कंपनी की स्थिति को नुकसान पहुंचा सकता है।

राइट ऑफिस-प्रबंधक

बेशक, इस तरह के कई कर्तव्यों का प्रदर्शन कर्मचारी को विशेष अधिकारों का आनंद लेने की अनुमति देता है। उन्हें कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में भी लिखा गया है। उनमें से कुछ का सार, जैसे कि गोपनीय जानकारी तक पहुँचने की क्षमता, सीधे अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों को पूरा करने की आवश्यकता से उपजा है। अन्य सत्ता विशेषाधिकारों से जुड़े हैं। अतः कार्यालय प्रबंधक को यह अधिकार है कि वह शेष कर्मचारियों से मांग कर सकता है कि वे उत्पादन दस्तावेजों में लापरवाही के माध्यम से की गई गलतियों को सुधारें, उनके लिए प्रोत्साहन राशि निर्धारित करें या लापरवाही करने वालों पर दंड लागू करें।

अक्सर ऑफिस मैनेजर कर्मचारियों और अधिकारियों के बीच की कड़ी होता है। यह स्थिति उसे बेहतर काम करने की स्थिति के लिए प्रयास करने और एक ही विभाग और उद्यम दोनों के काम की गुणवत्ता में सुधार के लिए सामूहिक इच्छाओं को प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।

बिक्री विभाग के कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण की विशेषताएं

बड़ी और छोटी कंपनियों में कार्यालय प्रबंधक लंबे समय से अपरिहार्य रहे हैं, इसलिए ऐसी रिक्ति को भरने के लिए उन्हें कुछ विशेष कौशल की आवश्यकता होती है। एक सामान्य मामला तब होता है जब कई कार्यालय प्रबंधक एक ही उद्यम में विशेष कार्यों के साथ काम करते हैं, जिसके ऊपर एक वरिष्ठ होता है। उनके कार्य विवरण अनिवार्य रूप से समान हैं, लेकिन कार्यों के एक अतिरिक्त सेट में भिन्न हैं।

इस प्रकार, यदि कोई कार्यालय प्रबंधक बिक्री विभाग में काम करता है, तो उसकी नौकरी के विवरण में इस तरह के आइटम शामिल हो सकते हैं:

• नए आउटलेट खोजें;
• मांग की संरचना में परिवर्तन पर नज़र रखना;
• सही बिक्री पर रिपोर्टिंग दस्तावेज तैयार करना;
• आदेश प्राप्त करने और उनके बाद के प्रसंस्करण के लिए ग्राहक के साथ सीधा काम;
• वस्तुओं की श्रेणी में संभावित परिवर्तनों और कीमतों की पुनर्गणना के बारे में ग्राहकों को सूचित करने का कार्य;
• आवश्यक बैठकें आयोजित करें;
• माल की आपूर्ति के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करना।

आगे की आवश्यकताएं कंपनी द्वारा पेश किए गए सामानों की बारीकियों से संबंधित हो सकती हैं। यदि कंपनी अचल संपत्ति की बिक्री और खरीद में शामिल है, तो कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में सूचना पुस्तिकाएं तैयार करना और विशिष्ट दस्तावेजों का निष्पादन शामिल हो सकता है।

कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारी

अपने कर्तव्यों के गैर-पूर्ति के मामले में, व्यापार रहस्यों के प्रकटीकरण, या कंपनी की छवि को नुकसान पहुंचाने वाले अन्य कार्यों सहित अपराध करते समय, कार्यालय प्रबंधक प्रशासनिक, नागरिक के मानदंडों के अनुसार उत्तरदायी है और आपराधिक कोड। यदि संगठन को भौतिक क्षति हुई है, तो श्रम संहिता के प्रावधानों के अनुसार सजा दी जाती है।