वर्तमान, प्रारंभिक और अंतिम नियंत्रण: इसे क्यों और कैसे किया जाता है

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रबंधन की दक्षता लक्ष्य की प्राप्ति से निर्धारित होती है, परिणाम की ओर आंदोलन के सभी चरणों में, प्रबंधक को प्रक्रिया, संसाधनों, पर्यावरण पर नियंत्रण और पर्यवेक्षण करना चाहिए। नियंत्रण एक नेता के सबसे महत्वपूर्ण कार्यात्मक उद्देश्यों में से एक है।

प्रबंधन में नियंत्रण की अवधारणा

गतिविधियों को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने, संसाधनों को तर्कसंगत रूप से खर्च करने और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रबंधन आवश्यक है। पारंपरिक रूप से प्रबंधन के पांच बुनियादी कार्य होते हैं: योजना बनाना, संगठित करना, प्रेरित करना, नियंत्रित करना और समन्वय करना। उनमें से प्रत्येक की अपनी विशिष्टता और महत्व है। इसलिए, उत्पादन प्रक्रिया के सभी चरणों में योजना के साथ काम के परिणामों की तुलना करने, मानकों और मानदंडों के अनुपालन के लिए परिणामों की जांच करने और उभरते विचलन को खत्म करने के लिए, नियंत्रण, वर्तमान या रणनीतिक, प्रबंधक की एक महत्वपूर्ण गतिविधि है।

नियंत्रण के महत्व को कंपनी में मामलों की स्थिति और उत्पादन प्रक्रिया की प्रगति के बारे में अनिश्चितता को दूर करने की आवश्यकता से समझाया गया है। साथ ही, सफल गतिविधि के लिए नियंत्रण एक शर्त है। वहआपको स्थिति का आकलन करने और संकटों की घटना को रोकने की अनुमति देता है। नियंत्रण और निरीक्षण आवश्यक है, लेकिन वे कई रूप ले सकते हैं और विभिन्न प्रकार के कार्य कर सकते हैं। किसी संगठन में नेतृत्व की शैली के आधार पर, नियंत्रण एक एकल प्रबंधक के हाथों में केंद्रित हो सकता है, आमतौर पर एक वरिष्ठ प्रबंधक, या कई कर्मचारियों को सौंप दिया जाता है।

नियंत्रण कार्य

नियंत्रण नेता और कलाकार दोनों के लिए काम का एक अप्रिय क्षण है, लेकिन यह आवश्यक है। प्रबंधन में, कई बुनियादी नियंत्रण कार्यों के बारे में बात करने की प्रथा है:

- पर्यावरण, बाहरी और आंतरिक का आकलन। नियंत्रण के क्रम में, प्रबंधक जानकारी एकत्र करता है और वर्तमान प्रक्रिया को समझने में अनिश्चितता को दूर करता है। नियंत्रण करने से आप बाहरी और आंतरिक वातावरण में नकारात्मक या खतरनाक कारकों का पता लगा सकते हैं और उन्हें खत्म करने या गतिविधियों के प्रदर्शन में उन्हें ध्यान में रखने के अवसर ढूंढ सकते हैं।

- विचलन का जवाब। उत्पादन प्रक्रिया के सभी विवरणों से अवगत होने और परिवर्तनों और विचलन का जवाब देने के लिए समय रखने के लिए प्रबंधक नियंत्रण करता है। नियंत्रण आपको गलतियों और खतरों को समय पर नोटिस करने और उत्पादन प्रक्रिया को जल्दी से पुनर्निर्माण करने की अनुमति देता है।

- संसाधनों का आवंटन। सामरिक और तकनीकी नियंत्रण उपलब्ध धन, उपकरणों के सबसे तर्कसंगत उपयोग की अनुमति देता है, कर्मचारियों की दक्षताओं के लिए सही जगह ढूंढता है। साथ ही, नियंत्रण आपको भंडार की पहचान करने और उन्हें उत्पादक रूप से उपयोग करने की अनुमति देता है।

- फीडबैक बनाए रखना। नियंत्रण का संवादात्मक कार्य यह है कि इसके कार्यान्वयन के दौरानसिस्टम के सभी तत्वों के बीच, प्रबंधक और निष्पादक के बीच अंतःक्रिया स्थापित होती है।

- कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन। कर्मचारियों को सक्षम रूप से प्रेरित करने और उनके काम के लिए प्रभावी ढंग से भुगतान करने के लिए, एक स्पष्ट मूल्यांकन प्रणाली का निर्माण करना आवश्यक है, इसमें प्रबंधक उत्पादन के सभी चरणों में नियंत्रण में मदद करता है।

नियंत्रण के प्रकार

निगरानी प्रक्रिया की जटिलता के परिणामस्वरूप कई नियंत्रण योग्यताएं होती हैं।

प्रक्रियाओं की आवृत्ति के अनुसार, उन्हें प्रतिष्ठित किया जाता है:

- प्रारंभिक नियंत्रण। काम शुरू होने से पहले ही, मुख्य संसाधनों को ट्रैक और मूल्यांकन करने के लिए कार्रवाई की जानी चाहिए: सामग्री, मानव, उत्पादन। इसका उद्देश्य कलाकारों के कार्यों के नकारात्मक परिणामों की संभावना को रोकना है। यह आपको योजना के लागू होने से पहले और गलतियाँ होने से पहले ही उसमें समायोजन करने की अनुमति देता है।

- वर्तमान नियंत्रण। यह कार्य के निष्पादन के दौरान किया जाता है, इसका उद्देश्य घटना के चरण में पहचान करना और त्रुटियों और विचलन को रोकना है। इसका उद्देश्य मानदंडों और मानकों के अनुपालन की निगरानी करना है। वर्तमान नियंत्रण के लिए सूचना के निरंतर प्रवाह और त्रुटियों के त्वरित सुधार की आवश्यकता है।

- अंतिम नियंत्रण। यह परिणामों की उपलब्धि के योग और मूल्यांकन के चरण में किया जाता है। इस प्रकार के नियंत्रण का मुख्य उद्देश्य भविष्य में इसी तरह की त्रुटियों को रोकना है। इस चरण के दौरान प्राप्त डेटा नई योजनाएँ बनाने का आधार बन जाता है।

नियंत्रण कार्यों की आवृत्ति के आधार पर, रणनीतिक, सामरिक औरपरिचालन नियंत्रण। कार्यात्मक संबद्धता द्वारा, विशेषज्ञ वित्तीय, उत्पादन, विपणन और कार्मिक प्रकार के नियंत्रण कहते हैं। आप क्रिया की दिशा के आधार पर बाहरी और आंतरिक प्रकार के नियंत्रण में भी अंतर कर सकते हैं।

रणनीतिक और सामरिक नियंत्रण

उद्यम योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण रणनीतिक और सामरिक नियंत्रण हैं। इस प्रकार की प्रबंधन गतिविधियों का कार्य योजनाओं और चल रहे कार्यों की शुद्धता की निगरानी करना है। सामरिक नियंत्रण वैश्विक लक्ष्यों, रणनीतिक कार्यक्रमों और कार्यों के अनुपालन की एक व्यवस्थित जांच है। इस प्रकार की गतिविधि के उद्देश्य हैं: चुने हुए दीर्घकालिक लक्ष्यों की शुद्धता और उन्हें प्राप्त करने के तरीके की शुद्धता का निर्धारण, कंपनी के लिए संभावित अवसरों की पहचान करना। सामरिक नियंत्रण अल्पकालिक, तत्काल लक्ष्यों की उपलब्धि की जाँच से जुड़ा है। इसका उपकरण तकनीकी नियंत्रण है, जिसका उद्देश्य नियमों, मानकों और विनियमों के साथ उत्पादन प्रक्रिया के सख्त अनुपालन की पहचान करना है।

तैयारी के चरणों पर नियंत्रण

पूरी प्रबंधन प्रक्रिया नियंत्रण चरणों के साथ व्याप्त है। स्टेज वर्गीकरण की परंपरा है, इस मामले में, ये हैं: प्रारंभिक, वर्तमान और अंतिम नियंत्रण। उनमें से प्रत्येक अपने कार्य करता है और विशिष्ट विशेषताएं हैं। प्रारंभिक नियंत्रण कार्य की शुरुआत से पहले होता है, यह योजना का एक अभिन्न अंग है। इसका उद्देश्य उत्पादन के प्रभावी प्रक्षेपण के लिए स्थितियां बनाना है। इस परमंच पर, कर्मियों की तत्परता और क्षमता, आवश्यक संसाधनों की उपलब्धता और गतिविधियों के प्रलेखन का आकलन किया जाता है।

वर्तमान नियंत्रण, प्रारंभिक के विपरीत, समय में उत्पादन चरणों के साथ मेल खाता है। इसका मुख्य कार्य वर्कफ़्लो में सुधार करना है। प्रबंधक अनुमोदित योजनाओं और मानकों के साथ सभी उत्पादन कार्यों और कलाकारों के कार्यों के अनुपालन की लगातार निगरानी करता है। कभी-कभी इस चरण को "मध्यवर्ती नियंत्रण" भी कहा जाता है, जो इसकी मुख्य विशेषता पर जोर देता है - लक्ष्य के रास्ते में कमियों और विचलन की पहचान। यह वर्तमान और रणनीतिक दोनों समस्याओं के समाधान के आकलन के लिए लागू किया जाता है। अंतिम या अंतिम नियंत्रण का विशेष महत्व है। यह अपने कार्यों और प्रवाह में अन्य चरणों से बहुत अलग है।

अंतिम नियंत्रण: विवरण

उत्पादन प्रक्रिया के अंतिम चरण में कई महत्वपूर्ण कार्यों का समाधान शामिल है। यह निर्धारित लक्ष्यों और परिणामों के अनुपालन की डिग्री की पहचान है, कर्मियों के काम का आकलन, उनके आधार पर योजना के एक नए चरण में आगे बढ़ने के लिए गलत अनुमानों और त्रुटियों की एक सूची का संकलन है। अंतिम नियंत्रण स्थापित मानदंडों के अनुसार किया जाना चाहिए, ताकि कलाकार यह समझ सकें कि उनके काम की जाँच कैसे की जाती है और यह उनके पारिश्रमिक को कैसे प्रभावित करेगा। इस प्रकार का पर्यवेक्षण संसाधनों के व्यय के आकलन, रणनीतियों और रणनीति की प्रभावशीलता का निर्धारण करने और पहले किए गए निर्णयों की शुद्धता का आकलन करने के साथ जुड़ा हुआ है। इस चरण के परिणाम संगठन के भविष्य के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि इसके परिणाम हो सकते हैंभविष्य की योजना बनाते समय गलतियों से बचें।

नियंत्रण प्रक्रिया

नियंत्रण, वर्तमान और अंतिम, एक एल्गोरिथम के अनुसार किया जाता है।

पहले चरण में जानकारी एकत्र की जाती है, फिर प्रत्येक ऑपरेशन और प्रक्रिया के लिए मूल्यांकन मानदंड तैयार किए जाते हैं, फिर लक्ष्य और नियंत्रण के तरीके निर्धारित किए जाते हैं। यह तैयारी का चरण है। इसके अलावा, नियंत्रण प्रक्रिया और कार्यों के वास्तविक मूल्यांकन के चरण में प्रवेश करता है। अंतिम चरण प्राप्त जानकारी का विश्लेषण और निष्कर्ष तैयार करना है, यह अंतिम नियंत्रण का पर्याय है। इन सभी कार्यों के परिणामस्वरूप, एक प्रबंधकीय निर्णय का जन्म होना चाहिए।

नियंत्रण के सिद्धांत

नियंत्रण, वर्तमान, रणनीतिक या अंतिम का प्रयोग करने वाले प्रबंधक को इसके कार्यान्वयन के मूल सिद्धांतों को याद रखना चाहिए। इनमें शामिल हैं:

- समयबद्धता। नियंत्रण प्रक्रियाओं के बीच कुछ समय होना चाहिए, यह बहुत बार-बार नहीं होना चाहिए ताकि कर्मचारी को यह महसूस न हो कि उस पर भरोसा नहीं किया जा सकता है। लेकिन इसे बहुत बार-बार नहीं किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी पर नियंत्रण की कमी का आभास न हो।

- लचीलापन। इसे वर्तमान परिस्थितियों के अनुकूल होना चाहिए।

- लाभप्रदता। इसका लक्ष्य संसाधनों को बचाना है, इसलिए इसे बड़े निवेश की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।