बातचीत के नियम: बुनियादी सिद्धांत, तकनीक, तकनीक

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-17 18:52

हर व्यक्ति का सामना उस चीज़ से होता है जिसे आमतौर पर व्यावसायिक संचार कहा जाता है। इसलिए, कई लोग रुचि रखते हैं कि कैसे एक आधिकारिक पत्र लिखा जाए, एक साथी को स्वीकार करें और उसके साथ बातचीत करें, एक विवादास्पद मुद्दे को हल करें और पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग स्थापित करें।

बिजनेस कम्युनिकेशन उन लोगों के लिए विशेष महत्व रखता है जो अपना खुद का बिजनेस चलाते हैं। कई मायनों में, उनकी गतिविधियों की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि वे विज्ञान और संचार की कला में कितनी अच्छी तरह महारत हासिल करते हैं। पश्चिमी देशों में, व्यावसायिक संचार के मुद्दों को कवर करने वाले प्रशिक्षण पाठ्यक्रम लगभग हर विश्वविद्यालय और कॉलेज में पढ़ाए जाते हैं। बहुत पहले नहीं, घरेलू उच्च शिक्षण संस्थानों में बातचीत के नियमों का अध्ययन किया जाने लगा। और, निस्संदेह, ऐसे विषय छात्रों में भागीदारों के साथ संपर्क स्थापित करने की क्षमता लाते हैं।

यह लेख व्यापार संचार की नैतिकता और बातचीत के नियमों के बारे में बात करेगा। बातचीत के मुख्य चरणों, लोगों के व्यवहार के प्रकार और उनके साथ बातचीत के कुछ सिद्धांतों का वर्णन किया जाएगा। संचार के तकनीकी साधनों पर बातचीत के नियम भी प्रस्तुत किए जाएंगे।

बातचीत क्या है?

बातचीत के बुनियादी नियमों पर विचार करने से पहले आपको यह पता लगाना चाहिए कि वे क्या हैं और क्या हो सकते हैं। तो, बातचीत लोगों के बीच संचार है, जो एक निश्चित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए होता है। बातचीत में, संचार के लिए प्रत्येक पक्ष के पास स्थिति के पाठ्यक्रम को नियंत्रित करने और निर्णय लेने का समान अवसर होता है।

बातचीत हमेशा यह मानती है कि प्रतिभागियों की आंशिक रूप से समान राय है, और आंशिक रूप से दूसरे पक्ष की मान्यताओं से असहमत हैं। वे एक आम भाजक में आने के लिए मिलते हैं। हालाँकि, यदि पक्ष एक-दूसरे के विश्वासों से सहमत हैं या, इसके विपरीत, बहुत आलोचनात्मक हैं, तो ये पूरी तरह से अलग-अलग प्रकार की बातचीत हैं - क्रमशः सहयोग और टकराव।

वार्ता के कार्य और लक्ष्य

आम तौर पर यह स्वीकार किया जाता है कि आम राय पर आने और किसी बात पर सहमत होने के लिए बातचीत होती है। हालांकि यह राय बहुत तार्किक है, और भी कई लक्ष्य हैं।

समस्याओं (मौजूदा या संभव) पर चर्चा करने के लिए, एक संयुक्त निर्णय लेने आदि के लिए बातचीत की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, बातचीत एक सूचनात्मक कार्य कर सकती है जब लोग केवल कुछ चीजों पर विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। इस प्रकार की बातचीत हो सकती है पूर्व वार्ता कहा जाता है। नए कनेक्शन स्थापित करने के लिए आयोजित एक बैठक में एक संचार समारोह के रूप में ऐसा कार्य शामिल होता है, जब लोग एक दूसरे को जानने के लिए मिलते हैं।

बातचीतनियंत्रण, समन्वय और विनियमन जैसे कार्य भी हो सकते हैं। वे संवादात्मक लोगों से इस मायने में भिन्न हैं कि वे उन मामलों में आवश्यक हैं जहां पहले से ही समझौते हैं, और पहले से प्राप्त संयुक्त निर्णयों के कार्यान्वयन पर बातचीत चल रही है।

उपरोक्त के अलावा, व्यवहार में मामला ऐसा है कि चर्चा करने और निर्णय लेने के लिए बातचीत की व्यवस्था नहीं की जा सकती है। प्रतियोगियों या भागीदारों के लिए एक व्याकुलता के रूप में उनकी आवश्यकता होती है। कभी-कभी ऐसी तरकीबें व्यापारिक कंपनियों द्वारा उपयोग की जाती हैं जो अन्य फर्मों के साथ व्यावसायिक संपर्क स्थापित करके एक निश्चित भागीदार का ध्यान आकर्षित करना चाहती हैं।

बातचीत के चरण

बातचीत के नियम एक व्यक्ति को यह जानने के लिए बाध्य करते हैं कि इस प्रक्रिया के कौन से चरण मौजूद हैं। इसके लिए धन्यवाद, व्यावसायिक संचार की योजना और संचालन के दौरान अच्छे परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं।

तो, बातचीत में तैयारी, संचार की प्रक्रिया और एक समझौते पर पहुंचना शामिल है। नीचे दी गई तालिका में वार्ता के चरणों और उनके चरणों पर अधिक विस्तार से विचार करना उचित है।

कदम	तैयारी का चरण	रखरखाव चरण	आम सहमति का चरण
पहला	बातचीत के साधनों का चुनाव	सूचना साझा करना	सहमति समाधान का विकल्प
दूसरा	वार्ताकारों के बीच संपर्क स्थापित करना (निमंत्रण या पुष्टि)वार्ता में भागीदारी)	एजेंडा तैयार करना	कार्रवाई की चुनी हुई रणनीति की अंतिम चर्चा
तीसरा	बातचीत के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करना और उसका विश्लेषण करना	विवादास्पद मुद्दों की पहचान	औपचारिक समझौता हुआ
चौथा	बातचीत योजना तैयार करना	पार्टियों के गहरे हितों का खुलासा	-
पांचवां	विश्वास का माहौल बनाना	संरेखण के लिए प्रस्ताव विकसित करें	-

औपचारिक रूप से, एक और चरण को प्रतिष्ठित किया जा सकता है - अंतिम एक, जब दोनों पक्ष, बातचीत के बाद, परिणामों का विश्लेषण करते हैं और किए गए समझौतों को लागू करना शुरू करते हैं।

बातचीत के तरीके

बातचीत के सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक को याद रखने योग्य है - आपको हमेशा चर्चा के विषय को जानना होगा और कुछ निश्चित दृष्टिकोणों को अपनाना होगा। उन्हें जानकर, आप वार्ताकार के व्यवहार की भविष्यवाणी कर सकते हैं। बातचीत के निम्नलिखित तरीकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1. दुश्मन। दृष्टिकोण का सार इस तथ्य में निहित है कि पार्टियां सैनिकों की भूमिका में एक-दूसरे के सामने आती हैं जिन्हें अपने हितों की रक्षा करनी चाहिए। दूसरे शब्दों में, इस दृष्टिकोण को रस्साकशी के रूप में वर्णित किया जा सकता है।
2. दोस्तों। दोनों पक्ष मैत्रीपूर्ण बातचीत के पक्ष में हैं। यह दृष्टिकोण मानता है कि कमजोरपक्ष मजबूत पक्ष को समायोजित करेगा। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यवहार में यह दृष्टिकोण अत्यंत दुर्लभ है।
3. साझेदार। तीसरे दृष्टिकोण का एक बहुत ही ठोस आधार है - एक पारस्परिक रूप से स्वीकार्य समाधान खोजने पर ध्यान केंद्रित करना। यह महत्वपूर्ण है कि इस दृष्टिकोण वाले पक्ष उस स्थिति से बाहर निकलने का प्रयास करें जो पूरी तरह से और पूरी तरह से दोनों के अनुकूल हो। इस दृष्टिकोण को "शुद्ध" वार्ता के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

किस दृष्टिकोण को चुना गया था, यह याद रखना चाहिए कि वार्ताकार विभिन्न युक्तियों का उपयोग कर सकते हैं जो उनके पक्ष में अधिक लाभ प्राप्त करने में मदद करते हैं।

गंदी चाल

बातचीत के शिष्टाचार नियम विभिन्न भ्रामक चालों के उपयोग को मंजूरी नहीं देते हैं, हालांकि, व्यवसायी लाभ प्राप्त करने के लिए जानबूझकर चाल का सहारा ले सकते हैं। आपको हमेशा सतर्क रहना चाहिए और उन्हें ठीक से बेअसर करने में सक्षम होना चाहिए। यह सबसे आम "गंदी" चालों पर विचार करने योग्य है:

1. प्रवेश स्तर में वृद्धि। यह चाल इस तथ्य पर आधारित है कि शुरू में साथी सहयोग के लिए बहुत जटिल परिस्थितियों को सामने रखता है जो उसके लिए फायदेमंद होते हैं, या जिन्हें दर्द रहित रूप से बाहर रखा जा सकता है, और बातचीत के दौरान उन्हें सरल करता है। इस प्रकार, जिस पक्ष के खिलाफ तकनीक का उपयोग किया जाता है, उसे भी अपनी ओर से रियायतें देनी चाहिए। इस तरह की चाल से बचने के लिए बैठक से पहले वार्ता के मुद्दे और साथी की क्षमता का अध्ययन करना आवश्यक है।
2. झूठे लहजे। यह चाल सिद्धांत रूप में ऊपर वर्णित के समान है। फर्क सिर्फ इतना है कि इस मामले मेंकिसी समस्या को हल करने में अत्यधिक रुचि प्रदर्शित करता है, हालांकि वास्तव में यह मुद्दा गौण है।
3. आखिरी मिनट की मांग। यह चाल उपरोक्त के समान है, लेकिन इसका उपयोग केवल बातचीत के अंतिम चरण में किया जा सकता है, जब शुरुआत में पहले दो का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। इस तकनीक को "जबरन वसूली" भी कहा जाता है। अंतिम समय में मांगों को आगे रखना एक बहुत ही खतरनाक चाल है, क्योंकि जब साझेदार हर बात पर सहमत हो जाते हैं और आम सहमति पर आ जाते हैं, तो एक पक्ष ऐसे समय में नई शर्तें रखता है जब दूसरा पहले से ही अनुबंध पर हस्ताक्षर करने में रुचि रखता है।
4. निराशाजनक स्थिति पैदा करना। यह तकनीक उस पक्ष के लिए बहुत दर्दनाक है जिसके खिलाफ इसका उपयोग किया जाता है। इसका उपयोग करते समय, साथी ऐसी स्थितियां बनाता है जिसके तहत दूसरा पक्ष या तो स्थितियों के लिए सहमत हो सकता है या मना करने पर खुद को नुकसान पहुंचा सकता है। अक्सर, व्यवहार की इस तरह की रणनीति इस तथ्य की ओर ले जाती है कि जिस पक्ष पर दबाव डाला जा रहा है उसका विश्वास अपरिवर्तनीय रूप से खो सकता है।
5. अल्टीमेटम। इस चाल का सिद्धांत यह है कि पार्टियों में से एक स्थिति में हो जाती है "या तो आप हमारी शर्तों से सहमत हैं, या हम वार्ता छोड़ देते हैं!"। हालांकि, इस तरह की चाल के बाद बातचीत मुद्दे के एकतरफा समाधान में बदल जाती है।
6. सलामी। चाल का सिद्धांत उसी दृष्टिकोण के लिए नीचे आता है जैसे वास्तविक सॉसेज उत्पाद के मामले में। सलामी एक ऐसा उत्पाद है जिसका सेवन छोटे हिस्से में किया जाता है, क्योंकि इसे एक बार में पूरा नहीं खाया जा सकता है। एक पक्ष मूल्यांकन, व्यक्तिगत हितों आदि के बारे में जानकारी देना शुरू कर देता हैइस उम्मीद में भाग लें कि दूसरा भी ऐसा ही करेगा और सभी रहस्यों को बताना शुरू कर देगा। जिस साथी के खिलाफ यह तरकीब इस्तेमाल की जाती है, उसके आधार पर पहला पक्ष उसके अनुसार व्यवहार करना शुरू कर देता है। नतीजतन, वार्ता समय पर चल सकती है, और वार्ताकार पूरी तरह से और पूरी तरह से दूसरे पक्ष की राय, रुचियों और विचारों का पता लगाएगा।
7. धोखा। ट्रिक के नाम से ही साफ हो जाता है कि हम बात कर रहे हैं कि कोई एक पक्ष अपने पार्टनर को जान-बूझकर गलत जानकारी देता है। हालाँकि, हाल के वर्षों में, इसका कम और कम सहारा लिया गया है, क्योंकि आधुनिक परिस्थितियाँ आपको स्वतंत्र रूप से हर उस चीज़ की दोबारा जाँच करने की अनुमति देती हैं जो वार्ताकार कहता है।
8. दोहरी व्याख्या। यह चाल इस तथ्य पर आधारित है कि पार्टियों में से एक दोहरे अर्थ वाले शब्दों को जारी करता है, जिसे बाद में उनके अपने हितों में व्याख्या किया जा सकता है। चाल यह है कि यदि अनुबंध के दौरान इस तरह के दोहरे शब्दों वाले किसी दस्तावेज़ पर काम किया जाता है या हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो पार्टियों में से एक बाद में शर्तों को पूरा नहीं कर पाएगा। इस तरह की चाल उस पार्टी के लिए बहुत खतरनाक है जो इसका इस्तेमाल करती है, क्योंकि इसके लिए धन्यवाद, आप जल्दी से एक अच्छी प्रतिष्ठा खो सकते हैं और एक बुरी प्रतिष्ठा हासिल कर सकते हैं।

बातचीत के नियम कहते हैं कि यदि व्यापार संचार के दौरान यह ध्यान दिया गया कि साथी चाल-चलन में जाता है, तो किसी भी स्थिति में आपको प्रतिशोध नहीं लेना चाहिए। आपको यह समझने की जरूरत है कि ऐसा क्यों हो रहा है और उसके बाद संचार की एक लाइन बनाएं। हालांकि, बातचीत को अचानक बाधित न करें, बेहतर होगा कि सभी मांगों को शांति से सुनें और खुद को सोचने का समय दें।

बातचीत में पालन करने के लिए नियम

बातचीत में व्यवहार के सार्वभौमिक मानदंड आम हैं, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बैठक आमने-सामने है या बातचीत संचार के तकनीकी माध्यमों द्वारा आयोजित की जाती है। याद रखने के लिए बातचीत के नियम हमेशा निम्नलिखित होते हैं:

1. हमेशा विनम्र रहें और ऐसे वाक्यांशों और संकेतों से बचें जो साथी के व्यक्तित्व को कमजोर कर सकते हैं। धर्मनिरपेक्ष शिष्टाचार का हमेशा पालन करना चाहिए।
2. आप अपने साथी की राय को नज़रअंदाज़ नहीं कर सकते।
3. बहुत सारे प्रश्न बिना यह बताए न पूछें कि वे महत्वपूर्ण क्यों हैं। दूसरे शब्दों में, साधारण पूछताछ की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।
4. हमें स्पष्टीकरणों का पर्याप्त रूप से जवाब देने और जानकारी देने का प्रयास करने की आवश्यकता है ताकि सभी पक्ष समझ सकें कि क्या दांव पर लगा है।
5. अपने विचारों को विकृत न होने दें।
6. यदि आपके साथी का विचार अनकहा लगता है, तो आप इसे जारी रख सकते हैं, यह निर्दिष्ट करते हुए कि क्या यह निहित था।
7. संक्षेपण केवल बातचीत के अंत में या लंबी टिप्पणियों के बाद ही संभव है।
8. अगर बातचीत सामूहिक है, तो सभी को बोलने का मौका देना ज़रूरी है, भले ही इसमें ज़्यादा समय लगे. लेकिन आमतौर पर संभावित साथी के पक्ष में केवल एक ही व्यक्ति अपनी बात रखता है।

पार्टनर को कैसे मनाएं?

व्यापार संचार और बातचीत के नियमों के दृष्टिकोण से, मनोवैज्ञानिकों ने कुछ युक्तियों का विकास किया है जो उन क्षणों में मदद करेंगे जब न केवल एक साथी को जानकारी देना आवश्यक है, बल्कि उसे समझाने के लिए भीकुछ भी। तो, यह इस सूची पर विचार करने लायक है:

1. यदि पार्टनर को कुछ समझाने का निर्णय लिया गया है, तो आपको कमजोर तर्कों से शुरुआत करनी चाहिए, मध्यम तर्कों पर आगे बढ़ना चाहिए, और अंत में सबसे मजबूत तर्क, तथाकथित "ट्रम्प कार्ड" को आवाज देना चाहिए।
2. आप पार्टनर को उसके लिए नुकसानदेह स्थिति में नहीं डाल सकते या उस पर दबाव नहीं डाल सकते। चेहरा बचाने का हक हर किसी को है.
3. यदि आपको किसी महत्वपूर्ण प्रश्न का सकारात्मक उत्तर प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो आपको उससे पहले दो सरल प्रश्न पूछने चाहिए, जिनका उत्तर साथी आसानी से देगा।
4. यह याद रखने योग्य है कि वक्ता जितना प्रभावशाली होता है, उसके तर्क उतने ही मजबूत होते हैं।
5. आपको सहानुभूति दिखाने की जरूरत है।
6. समझाते समय, आपको वही शुरू करना चाहिए जो दोनों पक्षों को स्पष्ट और स्वीकार्य हो।

टेलीफोन पर बातचीत: टेलीफोन पर बातचीत करने के नियम

दूरसंचार वार्ता आमने-सामने की बातचीत से अलग है। टेलीफोन पर बातचीत का सबसे महत्वपूर्ण नियम संक्षिप्तता है। इस तरह का व्यावसायिक संचार संक्षिप्त होना चाहिए और लंबा नहीं होना चाहिए। आपको विशेष रूप से गुणों पर बोलने की जरूरत है।

सामान्य तौर पर, संचार के माध्यम से बातचीत करने के लिए कई बुनियादी नियम हैं:

1. आपको मिलनसार और स्वागत करने वाला होना चाहिए।
2. एक सक्षम व्यक्ति द्वारा टेलीफोन पर बातचीत की जानी चाहिए जो एजेंडा को समझता हो।
3. बात करने से पहले, आपको अपनी आवाज़ को समायोजित करने की ज़रूरत है और यदि संभव हो तो कुछ टंग ट्विस्टर्स बोलें।
4. टेलीफोन पर बातचीत के दौरान आवाज होनी चाहिएशांत। यदि आवश्यक हो, तो आप अपनी आवाज के साथ खेल सकते हैं जब आपको कुछ चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है या जब आप किसी साथी को समझाते हैं।
5. आप वार्ताकार को बाधित नहीं कर सकते। यह टेलीफोन पर बातचीत का एक बहुत ही महत्वपूर्ण नियम है। यदि वार्ताकार अप्रिय बातें कहता है, आलोचना करता है या असंतोष व्यक्त करता है, तो भी उसकी बात सुनना आवश्यक है, और उसके बाद ही बात करना शुरू करें।

उपरोक्त के अलावा, यह याद रखने योग्य है कि टेलीफोन पर बातचीत करने के लिए शिष्टाचार नियम वही हैं जिनका लोग आमतौर पर व्यक्तिगत रूप से पालन करते हैं। इसके अलावा, यह ध्यान देने योग्य है कि यदि, तकनीकी समस्याओं के कारण, बातचीत का एक हिस्सा छूट गया था, जिस पर वार्ताकार ने ध्यान नहीं दिया, तो आपको माफी मांगनी चाहिए और इसे दोहराने के लिए कहना चाहिए।

बातचीत में राष्ट्रीय विशिष्टताएं

साझेदारों के साथ टेलीफोन संचार की मूल बातें और सामूहिक सौदेबाजी के नियमों को जानने के लिए, सभी दलों की राष्ट्रीय विशेषताओं को ध्यान में रखना हमेशा आवश्यक होता है। उदाहरण के लिए, जर्मन देर से आने को बर्दाश्त नहीं करते हैं और बेहद पांडित्यपूर्ण होते हैं। अंग्रेज ऐसे लोग हैं जो हमेशा आरक्षित दिखते हैं, इसलिए इसे शीतलता के रूप में न लें। गौर करने वाली बात है कि अगर ऐसा पार्टनर अपनी बात मान लेता है तो उसे निभाएगा।

इटालियंस बहुत सक्रिय और मिलनसार हैं, और वे अनौपचारिक सेटिंग में मिलना पसंद करते हैं। ऐसे भागीदारों की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि वे समान रैंक के लोगों के साथ बात करना पसंद करते हैं। Spaniards वे लोग हैं जो एक टीम में काम करना पसंद करते हैं। वे वीर, खुले, गंभीर हैं, लेकिन साथ ही उनमें एक अद्भुत भावना है।हास्य। इटालियंस की तरह, स्पेन के लोग समान रैंक के लोगों के साथ बातचीत करना पसंद करते हैं।

चीनी भागीदारों की बात करें तो आपको इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि वे शब्दों पर बहुत ध्यान देते हैं। उनके द्वारा दी गई जानकारी हमेशा सोची-समझी और संयमित होती है। अक्सर चीनी अपने विचारों और प्रस्तावों को व्यक्त करने वाले पहले व्यक्ति नहीं होते हैं, इसलिए बातचीत करते समय आपको इसे ध्यान में रखना चाहिए।

निष्कर्ष

व्यावसायिक संचार की मूल बातें और टेलीफोन पर बातचीत के शिष्टाचार नियमों को समझने के बाद, सही आचरण का निर्माण करना बहुत आसान है। इस प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने और अपने साथी के प्रति ईमानदार रहें।