बातचीत का आधार, शैली और संरचना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

हर व्यक्ति के जीवन में, बातचीत एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। हर दिन लोगों को काम पर और घर पर किसी न किसी बात पर सहमत होना पड़ता है। व्यवसायियों के जीवन में बातचीत का बहुत महत्व है, क्योंकि किसी गतिविधि की सफलता, और बाद में वित्तीय आय, ऐसे व्यावसायिक संचार पर निर्भर करती है।

हालांकि, किसी व्यक्ति से मिलना और उसके साथ बातचीत शुरू करना ही काफी नहीं है। अनुभवी व्यवसायियों का कहना है कि व्यापार वार्ता की संरचना, उनकी शैलियों और अन्य बारीकियों को जानना आवश्यक है। यह सब उन क्षणों में मदद कर सकता है जब भागीदारों को समझाने या किसी बात के लिए सहमत होने की आवश्यकता होती है।

आगे लेख में बातचीत की संरचना पर विस्तार से विचार किया जाएगा, उनके चरणों और कार्यों का वर्णन किया जाएगा। इसके अलावा, बातचीत की शैलियों और फोन द्वारा और अन्य देशों के भागीदारों के साथ व्यापार संचार की बारीकियों को वर्गीकृत किया जाएगा।

"बातचीत" की अवधारणा की परिभाषा

इससे पहले कि आप वार्ता की संरचना का अध्ययन करना शुरू करें, आपको यह समझने की जरूरत है कि वे क्या हैं और सामान्य रूप से वे क्या भूमिका निभाते हैं। तो, वार्ता व्यावसायिक संचार है, जिसका उद्देश्य चर्चा के तहत मुद्दों पर संयुक्त निर्णय तक पहुंचना है। एक नियम के रूप में, बातचीत का मतलब हैएक समान राय रखने वाले और समान लक्ष्यों का पीछा करने वाले लोगों का संचार है।

व्यापार में बातचीत की भूमिका

इस तरह के संचार को उन लोगों से अलग करना आवश्यक है जब भागीदार एक-दूसरे के विश्वासों से पूरी तरह सहमत हों या, इसके विपरीत, आलोचनात्मक हों। दरअसल, पहले मामले में, यह पहले से ही सहयोग है, और दूसरे में - टकराव। वार्ता का मुख्य लक्ष्य दोनों पक्षों के लिए मुद्दे का इष्टतम समाधान खोजना और एक संयुक्त कार्य योजना निर्धारित करना है।

नियमित रूप से इसके लिए यदि पार्टियां मिलती हैं, तो वे सहयोग में रुचि रखते हैं। इसलिए, बातचीत की भूमिका एक फलदायी कार्य संबंध विकसित करना है।

बातचीत संरचना

हर तरह की बातचीत एक ही संरचना ग्रहण करती है। अनुभवी व्यवसायी कुछ चरणों का पालन करके अपनी बातचीत बनाने की कोशिश करते हैं। यह दृष्टिकोण समय बचाता है और सफल संचार के उद्देश्य से है। तो, वार्ता संरचना में चार मुख्य चरण शामिल हैं:

1. तैयारी।
2. बातचीत।
3. बातचीत समाप्त करें।
4. परिणामों का विश्लेषण।

इन चरणों में से प्रत्येक व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया में समान रूप से महत्वपूर्ण है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि अंतरराष्ट्रीय वार्ता आयोजित करने की प्रक्रिया की संरचना बिल्कुल ऊपर दी गई है। हालांकि, यह याद रखने योग्य है कि अन्य देशों के भागीदारों के साथ संचार के लिए भी अतिरिक्त तैयारी की आवश्यकता होती है, क्योंकि परंपराओं, संचार के मानदंडों और उन लोगों के अन्य विवरणों का अध्ययन करने की आवश्यकता है जिनके साथ आपको बातचीत करनी होगी। उनमें से प्रत्येक पर अधिक विस्तार से विचार करना उचित है।रास्ता।

पहला चरण: तैयारी

अधिक हद तक, भागीदारों के साथ किसी भी व्यावसायिक संचार की सफलता वार्ता की तैयारी की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। व्यापार वार्ता की संरचना के इस स्तर पर विशेषज्ञ निम्नलिखित तैयारी मॉडल का उपयोग करने का सुझाव देते हैं:

1. बातचीत का विषय निर्धारित करें। यह समझना महत्वपूर्ण है कि क्या चर्चा की जाएगी, क्योंकि इस क्षण के बिना संचार से लाभ प्राप्त करना असंभव है। अनुभवी प्रबंधकों के अनुसार, पहल हमेशा किसी ऐसे व्यक्ति की ओर से होती है जो चर्चा के विषय में अधिक जानकार होता है।
2. बातचीत के लिए एक अनुमानित कार्यक्रम तैयार करना आवश्यक है। एक अजीबोगरीब परिदृश्य संचार के परिणाम का पूर्वाभास करने में मदद करेगा। वार्ता की जटिलता के आधार पर कई परिदृश्य हो सकते हैं।
3. उन क्षणों को निर्धारित करना आवश्यक है जिनमें भागीदारों के लिए झुकना संभव है, और जिनमें उपज देना बिल्कुल असंभव है। साथ ही, यह पूर्वाभास करना आवश्यक है कि वार्ता के दूसरे पक्ष के पक्ष में क्या रियायतें दी जा सकती हैं।

यह मॉडल बहुत बहुमुखी है। हालाँकि, व्यावसायिक संचार की तैयारी में ऐसी कार्य योजना को लागू करना असंभव है यदि निम्नलिखित प्रश्नों का पहले अध्ययन नहीं किया गया है:

1. वार्ता का उद्देश्य।
2. पार्टनर (बाजार में उसकी स्थिति, मामलों की स्थिति, आदि)।
3. बातचीत।
4. वार्ता में मौजूद लोग।
5. शर्तें और संभावित शर्तें।

कई विशेषज्ञ तैयारी प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं, हालांकि, वह व्यक्ति जो सीधे तौर पर एक साथी के साथ संवाद करने में शामिल होगापहले एकत्र की गई जानकारी के हर विवरण का अध्ययन करने के लिए बाध्य है। यह ध्यान देने योग्य है कि यह तैयारी की गुणवत्ता है जो निर्णय लेने के परिणाम को निर्धारित करती है। उदाहरण के लिए, बिक्री वार्ता संरचना का पहला चरण यह जांचता है कि ग्राहक को क्या पेशकश की जाएगी, बैठक का उद्देश्य, ग्राहक की भुगतान करने की क्षमता, और अन्य विवरण जो आपको उत्पाद को बढ़ावा देने और सौदे को बंद करने की अनुमति देंगे।

दूसरा चरण: बातचीत

बातचीत संरचना में दूसरे चरण में संचालन के निम्नलिखित तरीके शामिल हैं:

1. विविध विधि। यह इस तथ्य के आधार पर बनाया गया है कि सामने रखी शर्तों के लिए साथी की नकारात्मक प्रतिक्रिया पहले से जानी जाती है। ऐसी बातचीत को जटिल कहा जा सकता है। इसलिए, बातचीत के दौरान, आपको एक विभेदित दृष्टिकोण के साथ समस्या का सबसे अच्छा समाधान खोजने के लिए काम करना चाहिए।
2. एकीकरण विधि। इस पद्धति का सहारा लेने की सलाह दी जाती है जब साथी अपने स्वयं के हितों के प्रति आसक्त हो, लेकिन सामाजिक संबंधों की बारीकियों को ध्यान में न रखे। इस पद्धति का उद्देश्य दूसरे पक्ष को सामाजिक संबंधों की उपेक्षा के मामले में नुकसान का आकलन करने की समीचीनता के बारे में आश्वस्त करना है। इस पद्धति को लागू करने का मुख्य उद्देश्य साथी को यह विश्वास दिलाना है कि चर्चा के तहत विषय पर निर्णय लेने की जिम्मेदारी बातचीत के सभी पक्षों की है।
3. संतुलन विधि। इस पद्धति में एक साथी को समझाने के लिए सर्वोत्तम तर्कों का चयन शामिल है। ये तथ्य, आंकड़े, गणना आदि हो सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि इस पद्धति का उपयोग करते समय, खड़े रहना आवश्यक हैसाथी का स्थान और उसकी ओर से स्थिति का मूल्यांकन करें। यह आपको सही समय पर सबसे सही तर्क चुनने की अनुमति देता है।
4. समझौता तरीका। इस पद्धति का तात्पर्य है कि साझेदार पहले से समझौता करने के लिए तैयार हैं, और विचारों के विचलन के मामले में, लगातार एक समझौते पर पहुँचते हैं। समझौता विधि मूल स्थितियों की अस्वीकृति का अर्थ नहीं है, इसका उद्देश्य सभी संभावनाओं का उपयोग करके समस्या पर विचार करना है। यह ध्यान देने योग्य है कि समझौता पद्धति का उपयोग तब किया जाता है जब बातचीत से इनकार करने और कुछ समझौतों को समाप्त करने में असमर्थता दोनों पक्षों को प्रतिकूल परिणामों के साथ धमकी देती है।

दूसरे चरण में बातचीत के चरण

सामान्य तौर पर, वार्ता के निम्नलिखित चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है, जिसमें दूसरे चरण में वार्ता की संरचना शामिल है:

1. बैठक और संपर्क करना। वार्ता उस क्षण से शुरू हो जाती है जब साथी के साथ बैठक हुई, भले ही उसे हवाई अड्डे और ट्रेन स्टेशन से साथ जाना पड़ा हो। वार्ता के विषय के दृष्टिकोण से यह चरण इतना महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है, लेकिन बैठक दल अपने साथी पर क्या प्रभाव डालता है, इस पर निर्भर करता है कि वार्ता का परिणाम आंशिक रूप से निर्भर करेगा।
2. व्यापार भाग की शुरुआत। इस स्तर पर, साथी का ध्यान जानकारी और चर्चा के विषय की ओर आकर्षित होता है।
3. सूचना का प्रसारण। इस चरण में दूसरे पक्ष को यह विश्वास दिलाना शामिल है कि वे आपकी मान्यताओं को स्वीकार करके समझदारी से काम लेंगे।
4. विस्तृत औचित्य। इस स्तर पर, अपने स्वयं के विचारों और प्रस्तावों पर बहस होती है। अन्यदूसरे शब्दों में, यदि कोई साथी प्रस्तावों में रुचि रखता है, लेकिन किसी भी चीज़ के बारे में पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं है, तो उपरोक्त सभी पर बहस करना और सभी संदेहों को समाप्त करना आवश्यक है।

तीसरा चरण: बातचीत पूरी करना

बातचीत संरचना का अंतिम चरण अनिवार्य डीब्रीफिंग है। यदि व्यावसायिक संचार का क्रम बहुत सकारात्मक था, तो वार्ता के पूरा होने का तात्पर्य एक संक्षिप्त सारांश से है। यह आवश्यक है ताकि प्रत्येक पक्ष यह सुनिश्चित करे कि हर कोई एक दूसरे को पूरी तरह से समझता है। उसके बाद, नई बैठकों की संभावना पर चर्चा की जाती है।

अन्यथा, जब बातचीत के परिणामस्वरूप कोई समझौता नहीं हुआ, तो साथी के साथ व्यक्तिपरक संपर्क बनाए रखना महत्वपूर्ण है। यह सारांशित करना महत्वपूर्ण है कि हम सामान्य आधार खोजने में क्या कामयाब रहे, और उन बिंदुओं को कहना जो किसी एक पक्ष के अनुरूप नहीं हैं। एक व्यावसायिक बैठक के अंत में जिसका नकारात्मक परिणाम होता है, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपना चेहरा न खोएं और आकस्मिक और मैत्रीपूर्ण विदाई के साथ माहौल को शांत करने का प्रयास करें। लेकिन किसी भी स्थिति में आपको अपने साथी से रूखेपन से बात नहीं करनी चाहिए और अचानक अपने जाने के साथ बातचीत में बाधा डालनी चाहिए। यह याद रखने योग्य है कि इस मुद्दे पर थोड़ी देर बाद चर्चा करने की पेशकश करना बेहतर है, वार्ता को स्थगित कर दें, उनके लिए अधिक सावधानी से तैयारी करें और ऐसे तर्क खोजने का प्रयास करें जो आपको किसी बात के दूसरे पक्ष को समझाने की अनुमति दें।

चौथा चरण: वार्ता का विश्लेषण

पार्टियों ने भले ही अलविदा कह दिया हो, लेकिन इस स्तर पर बातचीत पूरी नहीं होती है। यह उनके विस्तृत विश्लेषण और रिपोर्ट तैयार करने के बाद ही होता है। सामान्यतयाव्यावसायिक संचार के लक्ष्यों और प्राप्त परिणाम की तुलना करने, आगे की कार्रवाई निर्धारित करने और वर्तमान स्थिति का आकलन करने के लिए विश्लेषण आवश्यक है। समीक्षा लिखी जा सकती है (यदि स्थिति की आवश्यकता है) या चिंतनशील (यदि उच्च प्रबंधन को रिपोर्ट करने की कोई आवश्यकता नहीं है)।

ग्राहकों और भागीदारों के साथ बातचीत की संरचना को समझना, संचार का निर्माण करना बहुत आसान है। हालांकि, इसके अलावा यह जानना भी जरूरी है कि बातचीत की शैली क्या हो सकती है।

शैलियाँ

सामान्य तौर पर, बातचीत की ऐसी शैलियाँ होती हैं जैसे कठोर, नरम, व्यापार और सहकारी। कठोर शैली का तात्पर्य केवल अपनी आवश्यकताओं पर दृढ़ता और एकाग्रता से है। सॉफ्ट एक आवास रणनीति है। अधिकतर इसका उपयोग तब किया जाता है जब एक पक्ष के लिए मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखना अधिक महत्वपूर्ण होता है।

व्यापार शैली का तात्पर्य समझौते के सिद्धांत से है, जब एक पक्ष रियायतें देता है, लेकिन साथ ही अपने लिए कुछ रियायतें "सौदेबाजी" करता है। सहयोगात्मक शैली संचार है जो दोनों पक्षों के हितों को पूरा करने के लिए तैयार है।

बातचीत के नियमों का संक्षिप्त सेट

व्यावसायिक संचार के क्षेत्र के विशेषज्ञ निम्नलिखित नियमों का पालन करने की सलाह देते हैं जो किसी भी भागीदार के साथ एक सामान्य भाषा स्थापित करने में मदद करेंगे:

1. आप व्यक्तिगत नहीं हो सकते और साथी के व्यक्तित्व को अपमानित नहीं कर सकते।
2. अपने साथी के डर, बयान और भावनाओं को नज़रअंदाज़ न करें।
3. न केवल आपको प्रश्न पूछने चाहिए, बल्कि उत्तर पाने का उद्देश्य भी बताना चाहिए।
4. अगरवार्ताकार कुछ स्पष्ट करना चाहता है या जो कहा गया था उसे दोहराने के लिए कहता है, नाराज न हों। हमें जानकारी को इस तरह से संप्रेषित करने का प्रयास करना चाहिए कि हर कोई समझ सके।
5. भावनात्मक मत बनो।

इस संक्षिप्त सारांश के अलावा, यह याद रखने योग्य है कि आपको अच्छी तरह से तैयारी करनी चाहिए, बातचीत की संरचना का पहले से विश्लेषण करना चाहिए और उन्हें संचालित करने की शैलियों में महारत हासिल करनी चाहिए। यह सब कार्य को बेहतर ढंग से करने में मदद करेगा।

बातचीत में अनुनय के नियम

मनोवैज्ञानिकों और अनुभवी प्रबंधकों के कई सुझाव हैं जो उन क्षणों में उपयोगी हो सकते हैं जब किसी साथी को किसी चीज़ के लिए मनाने की आवश्यकता होती है। सबसे पहले, आपको यह सीखना होगा कि तर्क कैसे प्रस्तुत करें। पहले आपको एक मजबूत तर्क देने की जरूरत है, फिर थोड़ा कमजोर, और अंत में सबसे मजबूत तर्क को आगे बढ़ाएं, इसलिए बोलने के लिए, तुरुप का तर्क।

दूसरा, आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि आप वार्ताकार को असहज स्थिति में नहीं डाल सकते हैं या एक कोने में ड्राइव नहीं कर सकते हैं। सम्मान एक परोपकारी रिश्ते की कुंजी है, और आप किसी चीज को तभी मना सकते हैं जब कोई व्यक्ति सकारात्मक हो।

तीसरा, यह महत्वपूर्ण है कि प्रस्तावित तर्क साथी के हितों के साथ प्रतिच्छेद करें। ऐसे में इस बात की प्रबल संभावना है कि पार्टनर अपनी सहमति व्यक्त करेगा।

टेलीफोन पर बातचीत

कभी-कभी आपको संचार के तकनीकी साधनों पर बातचीत करनी पड़ती है। बेशक, यह संचार को थोड़ा और कठिन बना देता है, क्योंकि वार्ताकार की प्रतिक्रिया को समझना कठिन हो जाता है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि टेलीफोन पर बातचीत की संरचना बिल्कुल हैव्यक्तिगत व्यावसायिक बैठक के समान:

1. नमस्कार।
2. बातचीत शुरू करें।
3. फिनिशिंग।
4. विश्लेषण।

बातचीत के आम तौर पर स्वीकृत नियम फोन पर व्यावसायिक बातचीत पर लागू होते हैं। केवल एक चीज जो याद रखना महत्वपूर्ण है, वह यह है कि आप किसी व्यक्ति के भाषण को फोन पर बाधित नहीं कर सकते, भले ही उसके शब्द कुछ विपरीत हों।

निष्कर्ष

संक्षेप में, यह ध्यान देने योग्य है कि बातचीत एक कला है, इसमें महारत हासिल करके आप कुछ भी हासिल कर सकते हैं। जैसा कि ज्ञात हो गया है, वार्ता की संरचना के 4 चरणों को जानकर, आप व्यावसायिक संचार के परिणाम की भविष्यवाणी कर सकते हैं और भागीदार के कई चरणों के लिए प्रदान कर सकते हैं।

बातचीत के माध्यम से अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उपरोक्त नियमों का पालन करें और उन लोगों का सम्मान करें जिनके साथ आपको कुछ भी बातचीत करनी है।