मैट्रिक्स प्रबंधन संरचना: योजना, बुनियादी सिद्धांत, दक्षता

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

संगठनात्मक संरचना किसी दिए गए संगठन में पदों और लोगों के बीच संबंधों का एक मॉडल है।

संगठनात्मक संरचना संगठनों के अलग-अलग तत्वों (जैसे संगठनात्मक पदों, कोशिकाओं, इकाइयों) के बीच विभिन्न निर्भरताओं (जैसे कार्यात्मक, पदानुक्रमित) का एक समूह है जो आपको इसे प्रबंधित करने की अनुमति देता है। OS का सार लोगों के साथ लक्ष्यों और उद्देश्यों का सही संबंध है और उन्हें कार्य प्रक्रियाओं में प्रभावित करने के तरीके, यानी संगठन में कुछ हिस्सों का निर्माण, और फिर उन्हें अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए उनका एकीकरण।

मैट्रिक्स संरचना जटिल संगठनों के लिए सबसे अधिक मांग वाली संरचनाओं में से एक है जिसे परियोजना गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने की विशेषता है।

मैट्रिक्स संरचना को पारंपरिक धारणा से एक प्रस्थान की विशेषता है कि औपचारिक संगठनात्मक संरचना समग्र रूप से एक स्थायी और अपरिवर्तनीय प्रणाली होनी चाहिए। इस संरचना में, संरचना के गुणों के साथ स्टाफ-लाइन संरचनाओं की सकारात्मक विशेषताओं को जोड़ना संभव था।

अवधारणा

प्रबंधन संगठन का मैट्रिक्स रूप उद्यम की संगठनात्मक संरचनाओं के रूपों में से एक को संदर्भित करता है, जो आधुनिक परिस्थितियों में काफी व्यापक हैं। यह दो मर्ज मानदंडों को ओवरलैप करने पर आधारित है। कार्यात्मक विभाग एक मैट्रिक्स बनाने का आधार बनाते हैं। उनकी परिभाषा के बाद, समूहों के सेट का चयन किया जाता है और प्लॉट किया जाता है। उद्यम के प्रोफाइल के आधार पर, पहले उल्लिखित समूहों को अलग करने का मुख्य मानदंड उत्पादन या अस्थायी विभाग है जो एक विशिष्ट कार्य से निपटता है।

इस प्रकार की संरचना एक मैट्रिक्स की गणितीय अवधारणा से जुड़ी है, जो वास्तविक संख्याओं का एक आयताकार सरणी है, जो स्तंभों और पंक्तियों के संयोजन द्वारा विशेषता है।

एक मैट्रिक्स संरचना में, कॉलम निरंतर दोहराए जाने वाले कार्यों के बराबर होते हैं। मैट्रिक्स के प्रत्येक तत्व में 2 निर्णय केंद्र होते हैं - एक कार्य प्रबंधक और एक कार्य प्रबंधक। इसके फायदे हैं लचीलेपन और पर्यावरण में बदलाव के लिए खुलापन, परियोजना के लिए परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी में वृद्धि, सूचना प्रवाह में सुधार, और कर्मचारियों के लिए अपनी रचनात्मकता को बढ़ाने का अवसर।

इस प्रकार के संगठनात्मक ढांचे को एयरोस्पेस उद्योग में साठ के दशक में पेश किया गया था। नासा ने इस ढांचे को लागू करने में अग्रणी भूमिका निभाई है। सरणी की संरचना अक्सर उन समस्याओं या परियोजनाओं के आसपास बनाई जाती है जिनमें संगठन भाग लेता है। वे आमतौर पर मैट्रिक्स की पंक्तियों में पहचाने जाते हैं। मैट्रिक्स कॉलम निरंतर, दोहराए जाने वाले कार्यों के अनुरूप हैं।

आवेदन

मैट्रिक्स संरचनाइसका उपयोग तब किया जाता है जब उद्यम प्रबंधन प्रणाली में परियोजना टीमों की नियुक्ति की आवश्यकता वाले कुछ विशेष गतिविधियों को करना आवश्यक होता है। इन समूहों के सदस्य संरचना की स्थायी संगठनात्मक इकाइयों के कर्मचारी हैं।

कर्मचारियों का असाइनमेंट निम्नलिखित मामलों में हो सकता है:

• उद्यम के कार्य (परियोजना) की अवधि के लिए मूल सेल (विभाग) से पूर्ण वियोग और निर्दिष्ट परियोजना समूह के प्रबंधक को पूर्ण अधीनता (हम तथाकथित परियोजना टीमों के बारे में बात कर रहे हैं);
• कर्मचारियों की दोहरी अधीनता: मुख्य सेल के विभाजन के प्रमुख और टीम के प्रमुख के लिए (यह समाधान विशिष्ट मैट्रिक्स संरचनाओं से मेल खाता है)।

प्रत्येक कर्मचारी, जो सरणी की संरचना में लिंक में से एक है, प्रोजेक्ट टीम के साथ-साथ कार्यात्मक विभाग का सदस्य है। इस द्विदलीयता का परिणाम यह तथ्य है कि कई नेता हैं। मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना काफी जटिल उपक्रम है। हर कंपनी इसे प्रभावी ढंग से लागू नहीं कर सकती है। इस संरचना के आवेदन से संगठन में सकारात्मक और नकारात्मक दोनों तरह की कई चीजें हो सकती हैं।

लाभ

मैट्रिक्स संरचना के उपयोग की सकारात्मक विशेषताओं में से हैं:

• अंतःविषय कार्य के लिए परिस्थितियाँ बनाना;
• सहयोग कौशल को बढ़ावा देना;
• लचीलापन;
• लक्ष्यों के साथ उच्च कर्मचारी पहचान को बढ़ावा देना;
• स्वतंत्र प्रबंधन और समन्वय तंत्र बनाएं;
• सहक्रिया की परिघटना के उद्भव को बढ़ावा देना;
• कर्मचारियों की रचनात्मक क्षमता की मुक्ति;
• विस्तृत समस्या पर व्यापक ध्यान देने की संभावना;
• पर्यावरण में परिवर्तन के अनुकूल होने में अधिक खुलापन और लचीलापन;
• परियोजना कार्यान्वयन के पूरे चक्र के लिए अपनी दक्षताओं के विस्तार के कारण उद्यम के लिए प्रबंधक-समन्वयक की जिम्मेदारी बढ़ाना;
• सूचना के प्रवाह में सुधार।

खामियां

मैट्रिक्स संरचना के उपयोग की नकारात्मक विशेषताओं में से हैं:

• उच्च प्रबंधन लागत;
• अराजकता की संभावना;
• कार्य पूरा होने का समय बढ़ाया;
• आदेश की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन और कार्य प्रमुखों और परियोजना समन्वयकों के बीच योग्यता विवादों की संभावना;
• कार्यक्रम और परियोजना के नेताओं की ओर से तालमेल और विश्वास की कमी;
• प्रबंधकों और अधीनस्थों पर बहुत अधिक मांग करता है, जिससे कार्य समूहों को भरने में कठिनाई होती है;
• परियोजना प्रबंधन तंत्र में टीम लीडर और प्रतिभागियों के साथ आने वाली अनिश्चितता और खतरा;
• परियोजना प्रबंधकों को चल रहे समन्वय मुद्दों के साथ ओवरलोड करना।

संरचना की विशेषताएं

मैट्रिक्स संरचना को आधुनिक के रूप में अनुशंसित किया जाता है क्योंकि आसानी से एक संगठन मैट्रिक्स में काम कर रहा हैबदलती पर्यावरणीय परिस्थितियों का जवाब देने में सक्षम प्रणाली। इस प्रकार की संरचना द्वि-आयामी समूहन के सिद्धांत पर बनाई गई है: कॉलम निरंतर दोहराए जाने वाले कार्यों के समकक्ष हैं, और रेखाएं असामान्य, समय-समय पर बदलते कार्यों, उत्पादों, परियोजनाओं का प्रतिनिधित्व करती हैं।

यदि कोई संगठन एक ही समय में कई अलग-अलग कार्य (परियोजनाएं) करता है, तो उन्हें करने वाली टीमें कार्य और कार्यों का एक मैट्रिक्स बनाते हुए पारंपरिक "स्टाफ-लाइन" संरचना को "क्रॉस" करती हैं।

मैट्रिक्स का प्रत्येक तत्व - एक स्थिति या एक संगठनात्मक इकाई - दो निर्णय लेने वाले केंद्र हैं: एक कार्य प्रबंधक और एक कार्य (परियोजना) प्रबंधक। परियोजनाओं में नए डिवीजन के साथ पुराने डिवीजन के कार्यों में प्रवेश के परिणामस्वरूप दोनों प्रणालियां प्रतिच्छेद करती हैं। यह एक क्षैतिज व्यवस्था में सूचना के हस्तांतरण और काम के समन्वय की ओर जाता है, और ऑफलोडिंग आमतौर पर ऊर्ध्वाधर चैनलों (फ़ंक्शन द्वारा पदानुक्रमित विभाजन) को अधिभारित करता है।

मैट्रिक्स संरचना में, जो दो ओवरलैपिंग ग्रुपिंग नियमों का उपयोग करता है, उद्यम प्रबंधन की ऐसी संरचनात्मक विशेषताएं हैं:

• पेशेवर प्रकार की विशेषज्ञता की उच्च डिग्री;
• गहरा विकेंद्रीकरण;
• औपचारिकता की छोटी डिग्री।

व्यवहार में मैट्रिक्स संरचना

विश्व प्रसिद्ध अमेरिकी ऑटोमोबाइल कंपनी फोर्ड ने अपने सबसे लोकप्रिय मॉडलों में से एक फोर्ड फोकस बनाने के लिए एक सरणी दृष्टिकोण का उपयोग किया। इस उद्देश्य के लिए बनाए गए समूह को "टीम" कहा जाता थाफोकस", इंजीनियरों, डिजाइनरों, विपणन और उत्पादन विशेषज्ञों सहित। प्रमुख के काम का संगठन कंपनी के अन्य क्षेत्रों के विशेषज्ञों द्वारा किया गया था। इस संरचना के कार्यान्वयन और विशेषज्ञों की सभा के लिए धन्यवाद, बनाने के लिए परियोजना एक नया मॉडल कम से कम एक साल पहले सफल हुआ था, जो कंपनी के पिछले दृष्टिकोण का उपयोग करके हासिल किया जा सकता था।

निम्न कंपनियां भी मैट्रिक्स संरचना का उपयोग करती हैं: प्रूडेंशियल, जनरल मोटर्स, एनसीआर, अमेरिकन साइनामाइड और मैनहट्टन बैंक। हालांकि, मैट्रिक्स संरचना, कार्यान्वयन में शामिल सभी प्रयासों और कार्यान्वयन के प्रयासों के बावजूद, फिलिप्स या सिटीबैंक जैसी कंपनियों में आवेदन नहीं मिला। उपरोक्त स्थिति मानती है कि मैट्रिक्स संरचना किसी भी उद्यम में कार्यान्वयन के लिए उपयुक्त सार्वभौमिक संरचना नहीं है।

मैट्रिक्स संरचना का उदाहरण

नीचे दिया गया आंकड़ा एक मैट्रिक्स नियंत्रण संरचना और उसके भीतर संबंधों के आरेख का एक उदाहरण दिखाता है।

जैसा कि चित्र से देखा जा सकता है, संरचना में अधीनस्थ लिंक के कार्यात्मक और डिजाइन पृथक्करण के सिद्धांत दोनों शामिल हैं।

इस संरचना के भीतर कंपनी के प्रमुख के पास कई प्रतिनियुक्ति हैं। क्षेत्रों के लिए निदेशक: विपणन, अनुसंधान एवं विकास, उत्पादन, अर्थशास्त्र और वित्त, तकनीकी विभाग। यह सूची कंपनी से कंपनी में भिन्न हो सकती है। इनमें से प्रत्येक डिप्टी प्रोफाइल के अनुसार निदेशक अपनी कार्यात्मक जिम्मेदारियों को वहन करते हैं।

उनमें से प्रत्येक की अधीनता में आप कार्यात्मक देख सकते हैंकर्मचारियों। यदि हम कार्मिक विभाग लेते हैं, तो कार्मिक प्रबंधक कर्मियों के लिए डिप्टी के अधीनस्थ होगा। यदि हम एक विपणन सहायक लेते हैं, तो एक विपणन विशेषज्ञ अधीनस्थ होगा, आदि।

मानव संसाधन प्रबंधक कार्मिक कार्य के क्षेत्र में अपने कार्यात्मक कर्तव्यों का पालन करता है, लेकिन साथ ही उसके पास एक और परियोजना प्रबंधक (न केवल कार्यात्मक) होता है। यह कर्मचारी अपने प्रोजेक्ट मैनेजर के आदेशों का पालन करता है और उन्हें पूरा करता है जिससे वह जुड़ा हुआ था। यह आदेश की दोहरी श्रृंखला का सार सामने लाता है।

इसी तरह, आप आपूर्ति विशेषज्ञ का उदाहरण ले सकते हैं। एक ओर, संगठनात्मक संरचना के ढांचे के भीतर, वह खरीद विभाग के अपने प्रमुख को रिपोर्ट करता है, दूसरी ओर, परियोजना में भाग लेते हुए, वह परियोजना प्रबंधक को आपूर्ति कार्य करने में रिपोर्ट करता है।

आपको मैट्रिक्स संरचना कब लागू करनी चाहिए?

मैट्रिक्स नियंत्रण संरचना और इसकी अनुप्रयोग योजना निम्नलिखित स्थितियों में संभव है:

• जब उद्यम का बाहरी वातावरण उस पर मजबूत दबाव डालता है, उदाहरण के लिए, बाजार में उच्च प्रतिस्पर्धा के मामले में। सरणी संरचना के सभी सेल के व्यापक उपायों को अपनाने के माध्यम से, आप उपभोक्ताओं का ध्यान जल्दी और प्रभावी ढंग से आकर्षित कर सकते हैं।
• ऐसी स्थिति में जहां एक उद्यम अनगिनत मात्रा में डेटा और सूचनाओं को संसाधित करता है। इस संरचना के उपयोग से जिम्मेदारियों के वितरण और कार्यों के समन्वय में बहुत सुविधा होती है।
• यदि संगठन में स्थित संसाधन सीमित हैं, तो मैट्रिक्स संरचना बचत करने वाली साबित होती हैफेसला। उत्पादन विशेषज्ञों जैसे सीमित संसाधनों के उपयोग से न केवल उत्पाद A का उत्पादन करने वाले विभाग का उपयोग किया जा सकता है, बल्कि उत्पाद B का उत्पादन करने वाले विभाग का भी उपयोग किया जा सकता है।

एक सक्रिय सरणी संरचना बनाने में शामिल कठिनाइयों के बावजूद, यह उद्यमों में काम करता है और अक्सर सफलता में योगदान देता है और परियोजनाओं के समय में तेजी लाता है।

गठन के मूल सिद्धांत

मैट्रिक्स नियंत्रण संरचना और इसके गठन की योजना में, दो अलग-अलग भागों को प्रतिष्ठित किया जाता है: स्थिर और परिवर्तनशील। निश्चित भाग में कार्मिक संरचना (सामान्य प्रशासन) के लिए विशिष्ट संगठनात्मक इकाइयाँ होती हैं, जबकि चर भाग में एक विशिष्ट दायित्व (परियोजना) को सौंपे गए कर्मचारियों के समूह होते हैं। इस परियोजना के पूरा होने के बाद, इन टीमों को अलग कर दिया जाता है और संस्था की जरूरतों के आधार पर फिर से बनाया जा सकता है।

इस प्रकार, संरचना के परिवर्तनशील भाग में संगठनात्मक स्थिति या संलग्न कर्मचारियों से बनाए गए पदों के सेट शामिल होते हैं, जो उत्पादन प्रक्रिया को बनाने वाले कार्यों के हिस्से के रूप में होते हैं (उदाहरण के लिए, अनुसंधान और विकास, योजना, खरीद, उत्पादन, बिक्री), व्यक्तिगत परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए। उद्यम के प्रकार के आधार पर, परियोजना प्रबंधकों और उद्योग प्रभागों के अन्य कर्मचारियों की नियुक्ति की जाती है। इस संरचना के निश्चित भाग में विशिष्ट सहायक संगठनात्मक इकाइयाँ (जैसे कार्मिक, वित्त, लेखा, आदि) शामिल हैं जिनकी आवश्यकता होती हैसंस्थानों का प्रभावी प्रबंधन।

मैट्रिक्स प्रबंधन संरचना और इसकी संरचना की योजना एक मैट्रिक्स है जिसमें कॉलम एक कार्यात्मक पदानुक्रम हैं, और लिंक की पंक्तियाँ एक तकनीकी पदानुक्रम हैं। इस प्रकार, कार्यकारी प्रकोष्ठ (विभाग) ऊर्ध्वाधर प्रणाली में कार्यात्मक प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं, जबकि क्षैतिज प्रणाली में वे परियोजना समन्वयकों पर निर्भर होते हैं।

मैट्रिक्स संरचना का नाम गणित से लिया गया है: विज्ञान में, "मैट्रिक्स" शब्द वास्तविक संख्याओं के एक आयताकार सरणी को संदर्भित करता है जो पंक्तियों और स्तंभों की प्रतिक्रिया को दर्शाता है। साथ में, यह एक मैट्रिक्स बनाता है जो पंक्ति तत्वों और स्तंभों के बीच संबंध को परिभाषित करता है।

एक मैट्रिक्स संगठनात्मक चार्ट में, पंक्तियाँ आमतौर पर असामान्य, आवर्ती विषय उपक्रमों का प्रतिनिधित्व करती हैं, जबकि कॉलम कर्मियों के समूहों द्वारा किए गए स्थायी, दोहराव वाले कार्यों के बराबर होते हैं। यदि कई या एक दर्जन प्रमुख परियोजनाएं एक साथ की जा रही हैं, तो इन कार्यों को करने वाली टीमें पारंपरिक कार्मिक-लाइन संरचना के "क्रॉसवाइज" के रूप में कार्य करती हैं, जो वस्तु-कार्यात्मक कार्यों का एक मैट्रिक्स बनाती हैं। मैट्रिक्स संरचना की एक विशेषता विशेषता एकमात्र नियंत्रण के सिद्धांत से प्रस्थान है।

निष्कर्ष

मैट्रिक्स संरचना को एक सार्वभौमिक समाधान के रूप में माना जा सकता है, खासकर उन संस्थानों में जहां जटिल व्यक्तिगत कार्य किए जाते हैं जिन्हें विभिन्न उद्योगों के विशेषज्ञों के समन्वय और सहयोग की आवश्यकता होती है। इसलिए, मैट्रिक्ससंरचना वैज्ञानिक और अनुसंधान संस्थानों, डिजाइन कार्यालयों, अनुसंधान केंद्रों आदि में विशेष रूप से उपयोगी है। वर्तमान में, इस तरह की संरचना का उपयोग कई बड़े संस्थानों (होल्डिंग्स, निगमों) के साथ-साथ संगठनात्मक परामर्श कंपनियों और विज्ञापन एजेंसियों में भी किया जाता है। मैट्रिक्स की संरचना लचीली है और संगठन के प्रबंधन के सभी स्तरों पर लोगों के बीच बातचीत की अनुमति देती है।