2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
पुरालेख कर्मचारी की स्थिति को पुरालेखपाल कहा जाता है। इस क्षेत्र में एक विशेषज्ञ का मुख्य कार्य संग्रह के कार्य को स्वयं स्थापित करना और उसमें प्रलेखन का प्रसार करना है। ऐसे पेशेवरों की जरूरत होती है जहां कहीं भी आधिकारिक कागजात का बड़ा कारोबार होता है, खासकर बीमा, वित्त से संबंधित संगठनों में और विशेष रूप से राज्य के उद्यमों में। मुख्य दस्तावेज जिसे एक नए कर्मचारी को संदर्भित करना चाहिए, वह है पुरालेखपाल का कार्य विवरण।
सामान्य प्रावधान
केवल एक उद्यम का मुखिया ही किसी पुरालेखपाल को स्वीकार या बर्खास्त कर सकता है। और सबसे पहले, उन्हें देश के वर्तमान कानून का उल्लेख करना चाहिए। निर्देश उस व्यक्ति को इंगित करना चाहिए जो इस पद को धारण करने वाले विशेषज्ञ का तत्काल पर्यवेक्षक है।
आर्काइविस्ट के रूप में काम करने के लिए, एक व्यक्ति को प्रारंभिक व्यावसायिक शिक्षा प्राप्त करनी चाहिए, और फिर उसे इस क्षेत्र में अनुभव के बिना भी एक पद के लिए स्वीकार किया जा सकता है। एक विकल्प है किमाध्यमिक या सामान्य शिक्षा प्राप्त व्यक्ति को नौकरी मिल जाएगी, लेकिन फिर उसे इस दिशा में विशेष प्रशिक्षण प्राप्त करना होगा। इस पद के लिए अनुभव की आवश्यकता नहीं है।
आपको क्या जानना चाहिए
एक उद्यम पुरालेखपाल के नौकरी विवरण से पता चलता है कि कर्मचारी को कुछ ज्ञान होना चाहिए: वह इस संगठन में अभिलेखागार के प्रबंधन से संबंधित नियमों, निर्देशों और कानूनी दस्तावेजों की पूरी सूची का अध्ययन करने के लिए बाध्य है। इसके अलावा, उसे पता होना चाहिए कि दस्तावेजों को कैसे स्टोर करना है, उनका उपयोग कैसे करना है, साथ ही उन्हें किन मानकों से स्वीकार किया जाता है और सौंप दिया जाता है। उनके ज्ञान में कार्यालय कार्य की एकीकृत राज्य प्रणाली शामिल होनी चाहिए। इसके अलावा, उसे यह समझना चाहिए कि संरक्षित दस्तावेजों का विवरण कैसे संकलित किया जाता है, उनमें से किसे स्थायी रूप से संग्रहीत करने की आवश्यकता है, और जो केवल अस्थायी रूप से, और उनके विनाश के संबंध में कार्य भी करते हैं।
एक सहायक पुरालेखपाल के नौकरी विवरण का तात्पर्य है कि उसे पता होना चाहिए कि फाइलें कैसे दर्ज की जाती हैं, बाद के उपयोग और संरक्षण के लिए उन्हें किन नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है, रिकॉर्ड कैसे रखा जाता है और उद्यम में रिपोर्ट तैयार की जाती है। इस व्यक्ति को उस कंपनी की संरचना को समझना चाहिए जहां वह काम करता है, साथ ही उपकरण के उपयोग के नियमों और संग्रह में काम करने के लिए आवश्यक सभी तकनीकी साधनों को समझना चाहिए। इसके अलावा, उसे संगठन के सभी आंतरिक नियमों और कानूनों को जानना चाहिए, जिसमें श्रम सुरक्षा, अग्नि सुरक्षा, दिनचर्या आदि शामिल हैं।
जिम्मेदारियां
बजटीय संस्थान के पुरालेखपाल का नौकरी विवरणमानता है कि उसे कुछ कार्य करने होंगे: अभिलेखीय व्यवसाय से संबंधित कार्य का कार्यान्वयन, संग्रह में प्रवेश करने वाले दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण, आने वाले दस्तावेज़ों का पंजीकरण, नामकरण का विकास और प्रस्तुत किए जाने से पहले मामलों को दर्ज करने की शुद्धता का सत्यापन पुरालेख को। यदि ऐसी आवश्यकता होती है, तो वह भंडारण इकाइयों को एन्क्रिप्ट करता है, मामलों की नियुक्ति को व्यवस्थित करता है और उन्हें रजिस्टर में दर्ज करता है।
एक चिकित्सा संस्थान के पुरालेखपाल के नौकरी विवरण से पता चलता है कि उसे संग्रहीत दस्तावेज का सारांश विवरण तैयार करना चाहिए, इसे अस्थायी और स्थायी इकाइयों में वितरित करना चाहिए। इसे रिकॉर्ड रखना चाहिए और पहले से समाप्त हो चुके दस्तावेजों को तुरंत नष्ट कर देना चाहिए, और एक ऐसी प्रणाली विकसित करनी चाहिए जिससे वांछित दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से ढूंढना संभव हो सके।
अन्य कार्य
इसके अलावा, उनके आधिकारिक कर्तव्यों के लिए न केवल विज्ञान के लिए दस्तावेजों के मूल्य के लिए परीक्षाओं के दौरान उनकी उपस्थिति की आवश्यकता होती है। उसे यह सुनिश्चित करना होगा कि दस्तावेज बरकरार रहें, यदि आवश्यक हो, तो उनके साथ बहाली का काम करें। यह विशेषज्ञ यह भी सुनिश्चित करता है कि संग्रह में दस्तावेज़ों के सामान्य भंडारण के लिए सभी आवश्यक शर्तें हैं।
अभिलेखागार को अग्नि सुरक्षा नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए, साथ ही दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आधुनिक तकनीकी साधनों का उपयोग करना चाहिए। वह संगठन के कर्मचारियों और आगंतुकों के अनुरोध पर बाध्य हैअभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियां या मूल जारी करना, संग्रह में उपलब्ध जानकारी का उपयोग करके प्रमाण पत्र तैयार करना और उनके काम पर रिपोर्ट तैयार करना।
अधिकार
एक मेडिकल आर्काइविस्ट के नौकरी विवरण से पता चलता है कि उसके कुछ अधिकार हैं। वह अपनी कार्य गतिविधियों से संबंधित दस्तावेजों का अनुरोध और प्राप्त कर सकता है। यदि आवश्यक हो, तो वह उद्यम के अन्य विभागों या अन्य संगठनों के विशेषज्ञों के साथ सहयोग कर सकता है, यदि इससे उसे अपने सक्षम मुद्दों को हल करने में मदद मिलेगी। यदि ऐसी कोई आवश्यकता है, तो वह किसी भी मुद्दे पर अन्य संगठनों में अपनी कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व कर सकता है जो सीधे संग्रह के काम से संबंधित हैं।
जिम्मेदारी
एक पुरालेखपाल का कार्य विवरण मानता है कि वह अपने कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता और खराब गुणवत्ता वाले कार्य के लिए, किए गए कार्यों के बारे में झूठी या विकृत जानकारी प्रदान करने के लिए, अपने वरिष्ठों के आदेशों को पूरा करने से इनकार करने के लिए जिम्मेदार है।
इसके अलावा, वह उन स्थितियों के लिए जिम्मेदार है जहां अपराध, सुरक्षा उल्लंघन या उद्यम के सामान्य संचालन के लिए खतरा पैदा करने वाली अन्य कार्रवाइयों की पहचान की गई थी, और कर्मचारी ने उनकी रिपोर्ट नहीं की और समस्या को खत्म करने के लिए कोई उपाय नहीं किया। श्रम अनुशासन के मानदंडों के उल्लंघन के लिए पुरालेखपाल जिम्मेदार है।
काम करने की स्थिति
एक पुरालेखपाल के नौकरी विवरण से पता चलता है कि संगठन के प्रबंधन को उसके काम के घंटे श्रम के अनुसार निर्धारित करना चाहिएविधान। यदि आवश्यक हो, तो कंपनी को उसे एक कार्यस्थल प्रदान करना चाहिए जो सभी मानदंडों और मानकों को ध्यान में रखता है, साथ ही स्थानीय लोगों सहित व्यावसायिक यात्राओं के लिए आवश्यक सभी चीजें। उसे अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का भी अधिकार है।
निष्कर्ष
इस पद के लिए एक विशेषज्ञ को जिस मुख्य दस्तावेज पर भरोसा करना चाहिए, वह एक पुरालेखपाल का नौकरी विवरण है। चाहे वह किसी भी संगठन में काम करता हो, अधिकार, जिम्मेदारियां, कार्य और ज्ञान व्यावहारिक रूप से समान होते हैं और किसी विशेष उद्यम की जरूरतों के आधार पर भिन्न हो सकते हैं और प्रबंधन कर्मचारी अपने कर्मचारियों को कौन से कार्य सौंपते हैं।
इस तरह के काम के लिए सावधानी, दृढ़ता, महत्वपूर्ण कागजात की सुरक्षा के नियमों का ज्ञान, कुछ दस्तावेजों के मूल्य का आकलन करने का ज्ञान, साथ ही दस्तावेजों को व्यवस्थित करने, जल्दी से खोजने और एन्क्रिप्ट करने की क्षमता की आवश्यकता होती है। इसके अलावा एक महत्वपूर्ण कारक लोगों के साथ काम कर रहा है, क्योंकि एक पुरालेखपाल के पेशे में विभिन्न दस्तावेज जारी करना और प्राप्त करना शामिल है, इसके संकलन और प्रामाणिकता की शुद्धता की जांच करना। केवल एक चौकस व्यक्ति जो बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ काम करने के लिए तैयार है और अन्य संगठनों में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करता है, इस स्थिति में श्रम कर्तव्यों को सही ढंग से और विश्वसनीय रूप से करने में सक्षम होगा।
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