लेखांकन का संगठन: बुनियादी सिद्धांत, विशेषताएं और आवश्यकताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

नियंत्रण लगभग हमेशा सौभाग्य की कुंजी है। और अगर हम संगठन की गतिविधियों के लिए लेखांकन के बारे में बात करते हैं, तो इसके बिना करने का कोई तरीका नहीं है। इसे कैसे लागू करें? व्यवहार में लेखांकन और रिपोर्टिंग के संगठन की बारीकियां क्या हैं? राज्य के सामने गलती न करने और दोषी न होने के लिए क्या ध्यान देना चाहिए?

सामान्य जानकारी

रूसी संघ का अंतरराष्ट्रीय अभ्यास में संक्रमण के लिए एक राज्य कार्यक्रम है। यह अंतरराष्ट्रीय बाजार अर्थव्यवस्था की आवश्यकताओं के लिए लेखांकन प्रणाली और आंकड़ों के हस्तांतरण के लिए प्रदान करता है। इसके लिए वित्त मंत्रालय ने कई नियम बनाए हैं। उनका उद्देश्य उन उद्यमों के लिए लेखांकन को विनियमित करना है जो रूसी संघ के क्षेत्र में संचालित होते हैं। परंपरागत रूप से, दस्तावेजों के चार समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1. 21 नवंबर, 1996 का कानून नंबर 129-FZ "ऑन अकाउंटिंग", साथ ही साथ अन्य कानूनी कार्य जो रिपोर्टिंग और अकाउंटिंग मुद्दों को नियंत्रित करते हैं। ये बुनियादी दस्तावेज हैं।
2. संगठन के लेखांकन पर विनियम, जो उन सिद्धांतों को प्रकट करते हैं जिनका काम के दौरान पालन किया जाना चाहिए। विधायी दस्तावेजों की बातचीत के संबंध में व्याख्यात्मक कार्य भी किया जा रहा है।
3. पद्धति संबंधी निर्देश (सिफारिशें, निर्देश)। विभिन्न प्रकार की संपत्ति, देनदारियों और निधियों का लेखा-जोखा करने में मदद करें।
4. संगठन के कार्य दस्तावेज। वे व्यय, देनदारियों और परिसंपत्तियों के लिए आंतरिक लेखांकन नियमों को परिभाषित करते हैं। लेकिन वे पिछले दस्तावेज़ों पर आधारित होने चाहिए।

कानून स्थापित करता है कि रूसी संघ में सभी लेखांकन रूबल में किए जाने चाहिए। कंपनी की संपत्ति और स्वामित्व वाली अन्य कानूनी संस्थाओं के बीच अंतर करना भी आवश्यक है। संगठन के पंजीकरण के क्षण से लेखांकन का संगठन किया जाना चाहिए। काम के क्षणों को तुरंत स्थापित करना आवश्यक है: पूंजी निवेश और उत्पादन का अलग प्रदर्शन, व्यापार लेनदेन का समय पर पंजीकरण, कोई छूट या चूक नहीं।

लेखा प्रबंधन के बारे में

इसके संगठन की सारी जिम्मेदारी शीर्ष प्रबंधक (निदेशक) की होती है। इसे आवश्यक शर्तें बनाने की जिम्मेदारी भी सौंपी गई है। इसका प्रबंधन लेखा विभाग द्वारा किया जाता है, जो एक संरचनात्मक इकाई है। और फिर यह पैमाने पर निर्भर करता है। यदि इसकी अपनी सेवा है, तो इसका प्रमुख मुख्य लेखाकार होता है। यदि नहीं, और सब कुछ एक विशेषज्ञ द्वारा किया जाता है, तो उसे जिम्मेदार माना जाता हैसभी डेटा के लिए। ऐसे विकल्प भी हैं जब लेखांकन किसी विशेष संगठन या एक विशेषज्ञ को अनुबंध के आधार पर स्थानांतरित किया जाता है। अगर कोई सेवा है तो क्या होगा? ऐसे मामलों में, मुख्य लेखाकार को उद्यम के प्रमुख द्वारा नियुक्त और बर्खास्त किया जाता है। वह उसकी बात भी मानता है। उसकी जिम्मेदारियां क्या हैं? एक छोटी सूची इस प्रकार है:

1. वर्तमान कानून द्वारा निर्देशित रहें, सभी मौजूदा आवश्यकताओं के साथ-साथ कार्य नियमों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार बनें।
2. व्यावसायिक लेनदेन के प्रतिबिंब पर नियंत्रण सुनिश्चित करें, रिपोर्ट तैयार करें, परिचालन संबंधी जानकारी प्रदान करें, भंडार की पहचान करने और जुटाने के लिए गतिविधियों का आर्थिक विश्लेषण करें।
3. संगठन के प्रमुख के साथ मिलकर उन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए जिनका उपयोग धन, इन्वेंट्री आइटम जारी करने और प्राप्त करने के लिए किया जाता है। वही निपटान, ऋण और मौद्रिक दायित्वों पर लागू होता है। यदि उनके पास एकाउंटेंट के हस्ताक्षर नहीं हैं, तो दस्तावेजों को अमान्य माना जाता है और निष्पादन के लिए स्वीकार नहीं किया जाएगा।
4. हस्ताक्षर करने का अधिकार मुखिया के लिखित आदेश से दिया जा सकता है। लेकिन साथ ही, लेन-देन पर निष्पादन दस्तावेजों को तैयार करने और स्वीकार करने के लिए मना किया जाता है जो वर्तमान कानून का खंडन करते हैं, साथ ही साथ वित्तीय और संविदात्मक अनुशासन का उल्लंघन करते हैं।

तथ्य यह है कि किसी संगठन के खर्चों का लेखा-जोखा एक जिम्मेदार विशेषज्ञ की पहचान के साथ शुरू होता है, यह निश्चित रूप से सच है। लेकिन इतना ही नहीं।

संरचना का निर्माण

बर्खास्तगी, नियुक्ति, साथ ही कैशियर, गोदाम प्रबंधकों और अन्य जैसे वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के आंदोलन के मुख्य लेखाकार के साथ समन्वय करने की सलाह दी जाती है। साथ ही, यह चिंतित होना आवश्यक है कि प्राधिकरण का हस्तांतरण महत्वपूर्ण समस्याओं के बिना आगे बढ़ता है। उदाहरण के लिए, यदि मुख्य लेखाकार को उसके कर्तव्यों से मुक्त कर दिया जाता है, तो जब तक एक नए विशेषज्ञ का चयन नहीं किया जाता है, तब तक उसके कर्तव्यों का पालन एक डिप्टी द्वारा किया जाता है। इसके अलावा, आधुनिक दुनिया में लेखांकन का संगठन स्वचालन उपकरणों के उपयोग के बिना लगभग अकल्पनीय है, क्योंकि यह व्यवसाय के संचालन को काफी सरल बना सकता है। ऐसा माना जाता है कि उनकी उपस्थिति एक विशेषज्ञ को 5-6 सहयोगियों को बदलने की अनुमति देती है जो विशेष रूप से कागजात के साथ काम करते हैं। यह संभावनाओं की विस्तृत श्रृंखला, दस्तावेज़ीकरण हस्तांतरण प्रक्रियाओं के अनुकूलन, आंतरिक संरचना का प्रदर्शन, आवश्यक दस्तावेज़ की त्वरित खोज और अन्य, यद्यपि छोटे, लेकिन बहुत ही सुखद कार्यों के कारण संभव है। इसलिए यह सोचने की जरूरत है कि लेखाकारों की दक्षता कैसे बढ़ाई जाए। वास्तव में, अन्यथा यह प्रतिस्पर्धा के स्तर को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा। और संगठन का शास्त्रीय वित्तीय लेखांकन भी धीरे-धीरे काम करता है, जिससे कंपनी की समस्याओं और महत्वपूर्ण परिस्थितियों की प्रतिक्रिया की गति कम हो जाती है, जिससे बदले में विनाशकारी वित्तीय परिणाम हो सकते हैं। इसलिए, "संरचना" की अवधारणा को न केवल कर्मचारियों के एक पदानुक्रम के रूप में समझा जाना चाहिए, बल्कि उन सभी प्रकार के परिवर्धन को भी समझना चाहिए जो कार्य की गति, दक्षता और अन्य महत्वपूर्ण बिंदुओं को बढ़ाएंगे।

सिद्धांतों के बारे में

यह बहुत महत्वपूर्ण हैपल। लेखांकन संगठन के मूल सिद्धांतों को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए, अन्यथा इससे कई समस्याएं हो सकती हैं। अपनाई गई स्थिति के अनुसार इस पर ध्यान देना आवश्यक है:

1. दोहरी प्रविष्टि का सिद्धांत। उनके अनुसार, प्रत्येक व्यावसायिक लेन-देन से कम से कम दो वस्तुओं में परिवर्तन होता है: एक क्रेडिट खाता और एक डेबिट खाता। यानी दो खाते। इसके लिए सिंपल वायरिंग का इस्तेमाल किया जाता है। क्या होगा यदि अधिक खाते हैं? फिर आपको जटिल तारों का उपयोग करने की आवश्यकता है।
2. लेखा इकाई की निष्पक्षता का सिद्धांत। यह निर्धारित करता है कि सब कुछ मात्राबद्ध और मूल्यवान होना चाहिए। आखिरकार, यह निर्धारित करने का एकमात्र तरीका है कि कितने निश्चित आर्थिक लाभ और संसाधन प्राप्त हुए या खो गए।
3. आवधिकता का सिद्धांत। यह कहता है कि गतिविधियों के परिणामों को निर्धारित करने और वित्तीय स्थिति पर डेटा तैयार करने के लिए, रिपोर्टिंग और लेखा अवधि के बीच अंतर करना आवश्यक है। उनका अंतर क्या है? रिपोर्टिंग अवधि तिमाही, छह महीने, 9 और 12 महीने हैं। जबकि लेखा अवधि का उपयोग बनाए गए उत्पादों, प्रदर्शन किए गए कार्यों और प्रदान की गई सेवाओं की लागत की गणना के लिए किया जाता है। इन उद्देश्यों के लिए, महीने का उपयोग किया जाता है। हालांकि कुछ मामलों में वे अवधि में मेल खा सकते हैं।
4. मौद्रिक मूल्य का सिद्धांत। इसका सार क्या है? यह सिद्धांत बताता है कि सभी लेखांकन वस्तुओं के लिए सामान्य मीटर मौद्रिक इकाई है। इसका उपयोग कंपनी की वित्तीय और संपत्ति की स्थिति का विश्लेषण और मूल्यांकन करने के लिए भी किया जाता है। यदि हम रूसी संघ के बारे में बात करते हैं, तो इस मामले में, संपत्ति का मूल्यांकन राष्ट्रीय मुद्रा में होना चाहिए। अगर रिकॉर्डविदेशी मुद्रा खातों के साथ-साथ अन्य देशों की मौद्रिक इकाइयों में संचालन से संबंधित, उन्हें रूबल में परिवर्तित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, इसके लिए सेंट्रल बैंक की विनिमय दर ली जाती है, जो विदेशी धन की प्राप्ति की तारीख को थी।

बहुत सारे सिद्धांत हैं

यदि उच्चतम स्तर पर अध्ययन और व्यवसाय स्थापित करने की इच्छा है, तो इसके लिए आपको IFRS से परिचित होना चाहिए, लेकिन उनमें से बहुत सारे हैं। इसलिए, केवल सबसे महत्वपूर्ण लोगों पर ध्यान दिया जाएगा। लेखांकन के संगठन को निम्नलिखित घटकों के साथ अच्छी तरह कार्यान्वित किया जा सकता है:

1. प्रोद्भवन का सिद्धांत। मिलान की अवधारणा के रूप में भी जाना जाता है। लब्बोलुआब यह है कि इस धारणा को आगे रखा जाए कि रिपोर्टिंग अवधि में आर्थिक गतिविधि के तथ्य प्रतिबद्ध थे। इसलिए, लेखा विभाग में, भुगतान या धन प्राप्ति के सामरिक समय की परवाह किए बिना, वे अपने स्थान पर हैं।
2. तर्कसंगति का सिद्धांत। इसका सार क्या है? यह मानता है कि आर्थिक और तर्कसंगत लेखांकन किया जाएगा, जो आर्थिक गतिविधियों और उद्यम के आकार के बारे में सभी आवश्यक जानकारी को प्रतिबिंबित करेगा। इस मामले में, केवल डेटा होगा जो उपयोगकर्ताओं को कंपनी के संचालन को सुनिश्चित करने के उद्देश्य से निर्णय लेने की अनुमति देगा। इसके अलावा, इस जानकारी को प्राप्त करने से जुड़े लाभों और लागतों को भी ध्यान में रखा जाता है।
3. संगत लेखा नीति का सिद्धांत। यह इस तथ्य पर आधारित है कि डेटा की गणना और संकलन में विभिन्न परिवर्तन नहीं होंगे। डेटा की तुलना करने में सक्षम होने के लिए यह आवश्यक हैविभिन्न रिपोर्टिंग अवधियों में संगठन की वित्तीय स्थिति। ऐसा करने के लिए, सभी सूचनाओं और ऑडिट गतिविधियों को ईमानदारी और सच्चाई से प्रदर्शित करना आवश्यक है।

यहां लेखांकन के बुनियादी संगठन की मुख्य विशेषताएं हैं। लेकिन वे सब कुछ तक सीमित नहीं हैं। संगठन के लेखा विनियमों का अध्ययन करना अनिवार्य है, और यह अनुशंसा की जाती है कि आप स्वयं को अंतर्राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानकों (IFRS) से परिचित कराएं।

कार्य निर्धारित करें

संगठन की लेखा नीति क्या है? हल किए जाने वाले कार्यों को परिभाषित किए बिना लेखांकन असंभव है। अन्यथा विचार करने के लिए बहुत अधिक डेटा होगा। सामान्य शब्दों में, मौद्रिक संदर्भ में संगठन के दायित्वों और संपत्ति के बारे में जानकारी एकत्र करने, सारांशित करने और पंजीकृत करने के साथ-साथ सभी व्यावसायिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने के लिए एक व्यवस्थित प्रणाली होना आवश्यक है। अधिक विशेष रूप से, यह है:

1. संगठन की गतिविधियों के साथ-साथ इसकी संपत्ति की स्थिति के बारे में विश्वसनीय और पूर्ण जानकारी का गठन, जिसका उपयोग प्रबंधकों और मालिकों, और कुछ मामलों में लेनदारों और निवेशकों द्वारा किया जा सकता है।
2. आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए सभी आवश्यक डेटा प्रदान करना, रूसी संघ के कानून के अनुपालन की निगरानी करना, समीचीनता की जाँच करना, वित्तीय, श्रम और भौतिक संसाधनों के उपयोग को ठीक करना।
3. मानकों की एक प्रणाली बनाना जो सूचना की उपयोगिता को मान्य कर सके।
4. संभाव्यता निवारणनकारात्मक वित्तीय परिणाम। आंतरिक भंडार की तलाश करें जो वित्तीय स्थिरता प्रदान कर सके।
5. नियामक ढांचे का गठन।
6. अंतर्राष्ट्रीय सहयोग का समर्थन करना।
7. प्रबंधन लेखांकन में पद्धतिगत सहायता प्रदान करना।
8. राष्ट्रीय और अंतरराष्ट्रीय मानकों को लागू करें।

आप उनका विस्तार कर सकते हैं और संख्या बढ़ा सकते हैं, लेकिन यह पूरी तरह से प्रत्येक व्यक्तिगत उद्यम की मौजूदा जरूरतों के लिए किया जाना चाहिए।

धारणाओं के बारे में

हम सब नहीं जान सकते। और इससे भी अधिक भविष्य की भविष्यवाणी करने के लिए। इसलिए, लेखा संगठन योजना में कुछ निश्चित धारणाएँ होनी चाहिए। कुल मिलाकर, चार महत्वपूर्ण बिंदु हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है। यह है:

1. संपत्ति अलगाव की मान्यता। यानी संगठन और मालिकों की संपत्ति और देनदारियों को अलग करना आवश्यक है। यदि कोई संपत्ति है जो उद्यम द्वारा नियंत्रित है, हालांकि यह उससे संबंधित नहीं है, तो सरल लेखांकन के नियमों का उपयोग किया जाता है।
2. जागरूकता की धारणा। इस मामले में, यह माना जाता है कि संगठन निकट भविष्य में काम करेगा, और इसका कोई इरादा नहीं है या इसे कम करने या इसे समाप्त करने की आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, सभी दायित्वों को पूरा किया जाएगा।
3. चयनित प्राथमिकताओं के क्रियान्वयन के क्रम की मान्यता। इस मामले में, यह माना जाता है कि कार्रवाई का तरीका नहीं बदलेगा, और चयनित मानकों का भविष्य में लगातार उपयोग किया जाएगारिपोर्टिंग अवधि। एक स्थिर खाता बनाने के लिए यह आवश्यक है।
4. आर्थिक गतिविधि को प्रभावित करने वाले कारकों की अस्थायी निश्चितता की धारणा। आय के संबंध में, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उन्हें कब प्राप्त या भुगतान किया गया था। आर्थिक गतिविधियों के तथ्यों पर भरोसा करना जरूरी है।

आवश्यकताओं के बारे में क्या?

हम पहले से ही जानते हैं कि लेखांकन क्या है। संगठन की नीति इसे प्रभावित कर सकती है। पर कैसे? निम्नलिखित आवश्यकताओं को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है:

1. पूर्णता। लेखांकन में आर्थिक गतिविधि के सभी तथ्यों को प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
2. समयबद्धता। व्यावसायिक गतिविधियों के तथ्यों को समय पर प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
3. सावधानी। संभावित आय और संपत्ति पर कम ध्यान देते हुए, खर्चों और देनदारियों पर ध्यान देना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि कोई छिपा हुआ भंडार न हो।
4. संगति। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि विभिन्न स्थानों में निहित डेटा सुसंगत है।
5. फॉर्म पर सामग्री की प्राथमिकता। इस मामले में, यह समझा जाता है कि लेखांकन में प्रतिबिंब को कानूनी रूप और तथ्यों के आर्थिक सार के साथ-साथ व्यवसाय करने की शर्तों को ध्यान में रखते हुए बनाया जाना चाहिए।
6. तर्कसंगतता। लेखांकन को ठीक से प्रबंधित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, मौजूदा परिस्थितियों के साथ-साथ उद्यम के आकार से आगे बढ़ना चाहिए।

बेशक, यदि वांछित है, तो इस सूची को आसानी से विस्तारित किया जा सकता है। लेकिन यहां दी गई जानकारी बुनियादी न्यूनतम है जिसकी आवश्यकता हैसंगठन के लेखा सबसिस्टम के निर्माण की शुरुआत। लेकिन सूची से कुछ बाहर फेंकने की स्पष्ट रूप से अनुशंसा नहीं की जाती है। लेकिन साथ ही, इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि जिम्मेदार विशेषज्ञों को ओवरलोड न किया जाए। जो कुछ भी किया जाता है वह उपयोगी होना चाहिए।

उदाहरण

आइए देखें कि बजटीय संगठनों में लेखांकन कैसे किया जाता है। परंपरागत रूप से, दो चरणों को प्रतिष्ठित किया जाता है, हालांकि उन्हें अक्सर लेखांकन क्रियाएं कहा जाता है:

1. पहला चरण। यह व्यापार लेनदेन की वर्तमान निगरानी, गिनती, संग्रह और पंजीकरण का आयोजन करता है। आमतौर पर, इस पद के लिए "दस्तावेज़ीकरण" शब्द का प्रयोग किया जाता है। इसकी प्रक्रिया में लेखांकन के संगठन का क्रम शामिल है। यह व्यर्थ नहीं है कि लेखाकार प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों की सावधानीपूर्वक जांच करते हैं। आखिरकार, गतिविधि के तथ्यों के कमीशन को साबित करने की क्षमता उनके पंजीकरण की शुद्धता पर निर्भर करती है। इसके अतिरिक्त, दस्तावेजों का वर्गीकरण किया जा सकता है।
2. दूसरा चरण। यहां प्राप्त लेखांकन जानकारी के व्यवस्थितकरण, समूहीकरण और सामान्यीकरण पर ध्यान दिया जाता है। ये प्रक्रियाएं आपको गतिविधि के बारे में सभी जानकारी को पकड़ने और व्यवस्थित करने की अनुमति देती हैं। इस चरण को पंजीकरण कहा जाता है। इसे लेखांकन खातों के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जो आंतरिक नियामक दस्तावेज़ीकरण द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

तो, शुरुआत में आपको एक ऐसी योजना-योजना बनानी होगी जिसके अनुसार सब कुछ काम करेगा। आप उन मानकों को निर्धारित कर सकते हैं जो संगठन के लेखांकन में खातों का निर्धारण करते हैं। लेकिन साथ ही, शीर्ष नेता के आदेश के बारे में नहीं भूलना चाहिए, जो इस उपप्रणाली का निर्माण करेगाकिसी व्यवसाय या संस्था के भीतर। किसी कारण से, बहुत से लोग मानते हैं कि अगर किसी संगठन को बजट से पैसा मिलता है, तो उसे कुछ भी भुगतान करने की आवश्यकता नहीं होती है। यह एक भ्रम है। हां, यह किसी को हास्यास्पद, अतार्किक और नौकरशाही लग सकता है, लेकिन आपको भुगतान करना होगा। इसलिए, कर लेखांकन का संगठन भी बजटीय संगठनों द्वारा किया जाना चाहिए। यह वांछनीय है कि यह सब आदेशों, और विनियमों, और कार्य निर्देशों में प्रदान किया जाए।

निष्कर्ष

विषय कितना विशाल है और उसका दायरा कितना सीमित है। किसी संगठन की संपत्ति के लिए लेखांकन, किए गए व्यावसायिक लेनदेन का उपयोग एक कारण के लिए किया जाता है। यह आपको सभी नुकसानों, कमियों, दुर्व्यवहारों से बचने या जल्दी से पहचानने की अनुमति देता है। यह सबसे अच्छा है जब इसे शुरू से ही ठीक से व्यवस्थित किया जाता है। इस मामले में, जब समस्याएं उत्पन्न होती हैं, तो उनकी घटना के कारण को समझना और उन्हें खत्म करने के लिए जल्दी से समाधान खोजना बहुत आसान होगा। लेखांकन का आयोजन करते समय, मानवीय कारक को ध्यान में रखना आवश्यक है। यानी भरोसा करें लेकिन सत्यापित करें। इसके अलावा, आपको लोड की निगरानी करने की आवश्यकता है। यदि आप एक व्यक्ति पर इतनी सारी जिम्मेदारियाँ डालते हैं कि वह लगातार काम पर लगा रहता है, तो आपको कर्मियों के उच्च कारोबार पर आश्चर्य नहीं होना चाहिए। आंतरिक संरचना बनाते समय, अंतर्राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानकों पर ध्यान देना उपयोगी होगा। और अगर विनियम एक अनिवार्य दस्तावेज है जिसका सभी को पालन करना चाहिए, तो IFRS नहीं है। फिर भी, ये अत्यंत उपयोगी सिफारिशें हैं। उनके उपयोग पर व्यर्थ नहींरूसी सरकार जोर देती है।