खरीद विभाग के लक्ष्य और जिम्मेदारियां

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

हमें क्रय विभाग की आवश्यकता क्यों है? प्रत्येक संगठन में इस विभाग का किसी न किसी रूप में प्रतिनिधित्व होता है। और उसका काम सीधे पूरे संगठन की दक्षता को समग्र रूप से प्रभावित करता है। आइए करीब से देखें कि विभाग का काम संगठन के परिणामों को कैसे प्रभावित करता है।

विभाग के उद्देश्य

खरीद विभाग एक ऐसा विभाग है जो कंपनी के लिए सबसे अनुकूल शर्तों पर आपूर्तिकर्ता से सामान खरीदने में माहिर है।

विभाग के कार्य का सीधा प्रभाव कंपनी की सभी गतिविधियों पर पड़ता है। वर्गीकरण के लिए, बिक्री के लिए, गोदामों की परिपूर्णता, आवश्यक वस्तुओं की उपलब्धता, कार्यशील पूंजी का प्रभावी उपयोग।

खरीदारी लक्ष्यों को कंपनी के वैश्विक लक्ष्यों के आधार पर रैंक किया जा सकता है, लेकिन समग्र सूची अक्सर कुछ इस तरह दिखती है:

• किसी विशेष उत्पाद के लिए कंपनी की आवश्यकता निर्धारित करें;
• सर्वोत्तम संभव मूल्य पर सामान खरीदें;
• उच्च कारोबार को बढ़ावा देना;
• समय पर माल प्राप्त करने के लिए स्थितियां बनाएं;



• मूल्यांकनउत्पाद की गुणवत्ता और उच्चतम गुणवत्ता खरीद;
• आपूर्तिकर्ता या आपूर्तिकर्ता के साथ संबंध बनाए रखें;
• बाकी कंपनी के साथ प्रभावी ढंग से काम करें;
• खरीदे गए सामान पर प्रभावी ढंग से नज़र रखें;
• कंपनी के लिए अधिकतम लाभ प्राप्त करते हुए, टर्नओवर की निगरानी करें।

मुख्य कार्य

विभिन्न संगठनों में, क्रय विभाग के कार्य एक दूसरे से काफी भिन्न हो सकते हैं। फिर भी ऐसे कार्य और जिम्मेदारियां हैं जो लगभग हर कंपनी में एक विभाग की विशेषता होगी:

• आपूर्तिकर्ता बाजार की निगरानी;
• स्टॉक में माल की उपलब्धता की निगरानी करना;
• वर्गीकरण की समय पर पुनःपूर्ति;
• सर्वश्रेष्ठ आपूर्तिकर्ताओं और कीमतों की खोज करें;
• आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत;
• माल की डिलीवरी और कार्गो परिवहन पर नियंत्रण;



• माल की प्राप्ति;
• खरीदे गए सामान की गुणवत्ता नियंत्रण;
• शिकायतें, यदि आवश्यक हो।

क्रय विभाग के अतिरिक्त कार्य, जो संगठन में मौजूद हो भी सकते हैं और नहीं भी - इसकी बारीकियों और संरचना के आधार पर:

• वर्गीकरण प्रबंधन;
• प्रतिस्पर्धियों के बारे में जानकारी इकट्ठा करना;
• विपणन संगठन में आपूर्तिकर्ताओं को शामिल करना।

संरचना

खरीद विभाग की संरचना इस आधार पर बनाई गई है:

• संगठन का आकार;
• उद्योग;
• टर्नओवर में वर्गीकरण इकाइयों की संख्या;
• आपूर्तिकर्ताओं की संख्या;
• उनकी भौगोलिक स्थिति।

संगठन के प्रकार के आधार पर, क्रय विभाग को केंद्रीय या क्षेत्रीय रूप से प्रबंधित किया जा सकता है।

एक नियम के रूप में, यह एक मैट्रिक्स संरचना है जिसमें खरीद विभाग के प्रमुख (प्रमुख, निदेशक) और खरीद के लिए प्रबंधक (विशेषज्ञ) शामिल हैं।

प्रति प्रबंधक वस्तुओं या श्रेणियों की औसत संख्या लगभग 7 है, लेकिन यह उत्पादन या कारोबार की मात्रा के आधार पर भिन्न हो सकती है।

विभाग और उसके कर्मचारियों के कर्तव्य

क्रय विभाग के प्रभावी कार्य के लिए क्रय विभाग की जिम्मेदारियों का अपने कर्मचारियों के बीच स्पष्ट वितरण आवश्यक है।

विभागाध्यक्ष का मुख्य दायित्व विभाग के कार्य को अनुकूल बनाकर एवं कर्मचारियों की गतिविधियों में समन्वय कर आवश्यक वस्तुओं की आपूर्ति की निरंतरता एवं स्थिरता सुनिश्चित करना है। साथ ही, किसी भी कर्मचारी की अनुपस्थिति में भी विभाग के प्रभावी कार्य को व्यवस्थित और जारी रखने के लिए क्रय प्रबंधक को सभी समाप्त अनुबंधों और श्रेणियों का विचार होना चाहिए।

विभाग के क्रय प्रबंधकों या सामान्य विशेषज्ञों के कर्तव्यों में माल की आपूर्ति को व्यवस्थित करना, कार्गो परिवहन पर नज़र रखना, खरीदे गए लॉट के लिए भुगतान को नियंत्रित करना और खरीदारी की योजना बनाना शामिल है।

एक प्रभावी मॉडल वह होगा जहां प्रत्येक खरीदार की अपनी जिम्मेदारी का क्षेत्र होगा, जिसमें लेखों या उत्पाद श्रेणियों की सूची शामिल होगी।

कर्मचारी आवश्यकताएँ

कर्मचारियों की जिम्मेदारियों और विभाग के कार्यों को देखते हुए, आप के लिए आवश्यकताओं की एक सूची बना सकते हैंखरीदार की स्थिति के लिए आदर्श उम्मीदवार।

क्रय विभाग के कर्मचारियों में क्रमशः निम्नलिखित कौशल, ज्ञान और व्यक्तिगत गुण होने चाहिए:

• सूचना का विश्लेषण करने की क्षमता। आपूर्तिकर्ता का चुनाव कई मानदंडों पर आधारित होना चाहिए। यह सबसे अच्छी कीमत है, और एक भौगोलिक लाभ है, और आपूर्तिकर्ता कंपनी और आपके संगठन के रसद का संरेखण है।
• मूल्य निर्धारण सिद्धांतों का ज्ञान।
• खरीद के लिए कानूनी ढांचे का ज्ञान।
• अनुबंध तैयार करने और समाप्त करने की क्षमता।
• बातचीत करने की क्षमता। कभी-कभी आपकी कंपनी के लिए आपूर्तिकर्ता के साथ व्यक्तिगत शर्तों को तैयार करना बहुत महत्वपूर्ण होता है। आपूर्तिकर्ता की कीमत कम करना या प्रचार के लिए आपूर्तिकर्ता के संसाधनों का उपयोग करना, अपने कर्मचारियों के लिए उत्पाद-विशिष्ट प्रशिक्षण, उत्पाद किस्तें और पोस्ट-पेमेंट सिस्टम सभी समान कंपनियों के बीच एक अच्छे प्रतिस्पर्धात्मक लाभ के रूप में काम कर सकते हैं।
• व्यावसायिक संबंध बनाए रखने की क्षमता।
• अपनी गतिविधियों की योजना बनाने की क्षमता।

खरीदारों और क्रय प्रबंधक की प्रेरणा

क्रय विभाग की प्रेरणा प्रणाली इस तरह से बनाई जानी चाहिए कि कर्मचारी अधिकतम दक्षता के साथ काम करे। लेकिन साथ ही, कर्मचारी की क्षमताओं से अधिक परस्पर विरोधी आवश्यकताओं और आवश्यकताओं को आगे नहीं रखा जाना चाहिए।

मासिक प्रेरणा प्रणाली को लागू करने के लिए, आपको चाहिए:

• विभाग के लिए KPI मॉडल बनाएं। ये संकेतक हैं जैसे कि खरीद योजना की पूर्ति, टर्नओवर अनुपात, बिक्री की लाभप्रदतामाल, बासी माल की उपस्थिति और अनुपस्थिति।
• प्रतिस्पर्धियों की तुलना में संगठन के मूल्य डेल्टा, आवश्यक उत्पाद की उपलब्धता, खरीदे गए उत्पाद की गुणवत्ता, नए ब्रांडों की शुरूआत, व्यक्तिगत जैसे मानदंडों के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों का एक मॉडल बनाएं। आपूर्तिकर्ताओं और अधिक की शर्तें।
• KPI मॉडल के आधार पर, प्रीमियम की गणना की जाती है। इसके अलावा, दो भागों वाले बोनस का भुगतान करना प्रभावी होगा: विभाग के प्रदर्शन के लिए एक बोनस और योजनाओं की व्यक्तिगत पूर्ति के लिए एक बोनस।

साथ ही, प्रत्येक KPI मानदंड में गुण होने चाहिए जैसे:

• मापनीयता;
• पारदर्शिता;
• योजना मानदंड बाजार के रुझान को ध्यान में रखते हुए बनाया जाना चाहिए।

अर्थात्, यदि खरीदार चाहे तो स्वतंत्र रूप से अपने प्रीमियम की राशि की गणना कर सकता है।

विभाग के प्रमुख का बोनस पूरे विभाग के संकेतकों पर आधारित हो सकता है, और इसमें प्रत्येक कर्मचारी के व्यक्तिगत रूप से प्रदर्शन संकेतक भी शामिल हो सकते हैं।

वहीं, खरीद विभाग के एक साधारण कर्मचारी का बोनस हिस्सा पूरे वेतन का लगभग 50% होना चाहिए, और विभाग के मुखिया का बोनस लगभग 30-40% होना चाहिए। बाकी वेतन है, क्योंकि सभी विभागीय प्रदर्शन संकेतक किसी विशिष्ट कर्मचारी की गतिविधियों से बंधे नहीं हो सकते।

क्या बिक्री खरीदार की जिम्मेदारी के अंतर्गत आती है

क्रय विभाग के KPI की गणना में, आप खरीदे गए सामान के टर्नओवर के रूप में इस तरह के मानदंड का उपयोग कर सकते हैं - इसकी संपत्ति की बिक्री का अनुपात।

ऐसा लगता है जैसे खरीदार को चाहिएकेवल माल की खरीद के साथ सौदा, लेकिन फिर भी खरीदे गए सामान की गुणवत्ता, अंतिम उपभोक्ता या कंपनी के ग्राहक के लिए इसकी कीमत का आकर्षण बिक्री योजना के कार्यान्वयन को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है।

इसलिए, बिक्री की मात्रा और गुणवत्ता आधी अच्छी तरह से की गई खरीदारी पर निर्भर करती है।

संगठन की संरचना में क्रय विभाग का स्थान

आधुनिक विपणन प्रवृत्तियों के अनुसार क्रय विभाग द्वारा हल किए जाने वाले कार्यों को इस क्रम में हल किया जाना चाहिए:

• सबसे पहले, एक बिक्री रणनीति बनाई जाती है (तैयार उत्पाद या खरीदे गए सामान)।
• फिर, यदि क्रय विभाग उद्यम में है, तो उत्पादन रणनीति का मुद्दा तय किया जाता है।
• और उसके बाद ही आवश्यक वस्तुओं, कच्चे माल या घटकों के लिए एक खरीद रणनीति विकसित की जाती है।

खरीदार अक्सर कंपनी के सीईओ को सीधे रिपोर्ट करता है।

खरीद विभाग और विपणन और बिक्री विभाग के बीच प्रभावी संचार भी होना चाहिए। इसके बिना क्रय विभाग बनाने, उसकी संरचना में सुधार और प्रेरणा के कई प्रयास बिना उचित परिणाम के बने रहेंगे।

यदि किसी होल्डिंग या संगठन में श्रेणी प्रबंधन प्रणाली लागू की जाती है, तो खरीदार को श्रेणी प्रबंधक के साथ मिलकर काम करना चाहिए। साथ ही, प्रत्येक विशेषज्ञ की जिम्मेदारी के क्षेत्र को सीमित करना आवश्यक है ताकि प्रेरणा प्रणाली सभी के लिए पारदर्शी और समझने योग्य बनी रहे।