योजना और आर्थिक विभाग: इसके कार्य और कार्य। योजना और आर्थिक विभाग पर विनियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

संगठनों और उद्यमों की अर्थव्यवस्था के प्रभावी संगठन के लिए योजना और आर्थिक विभाग (इसके बाद PEO) बनाए गए हैं। हालांकि अक्सर ऐसे विभागों का काम स्पष्ट रूप से विनियमित नहीं होता है। उन्हें कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए, उनकी क्या संरचना होनी चाहिए और उन्हें कौन से कार्य करने चाहिए?

परिचय

अर्थशास्त्र पर किसी भी पाठ्यपुस्तक में कहा जाता है कि पीईओ कंपनी के विवरण के आर्थिक संकेतक एकत्र करता है, उनका विश्लेषण करता है और विश्लेषण के दौरान प्राप्त निष्कर्षों के आधार पर विकास योजनाएं तैयार करता है।

अगर हम एक छोटे व्यवसाय के बारे में बात कर रहे हैं, तो यह कार्य कंपनी के प्रमुख (या व्यक्तिगत उद्यमी) द्वारा किया जा सकता है, जैसे-जैसे गतिविधि का पैमाना बढ़ता है, इन शक्तियों को किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित किया जा सकता है या यहां तक कि एक लोगों का समूह। संगठन जितना बड़ा होता है, उसमें उतने ही अधिक लोग आर्थिक नियोजन के लिए जिम्मेदार होते हैं। काम की सुविधा के लिए ये लोग पीईओ में एकजुट हैं।

पीईओ संरचना

पीईओ की एक मानक संरचना है। इस विभाग का नेतृत्व एक व्यक्ति करता है जोसीधे वित्तीय प्रबंधक, विज्ञापन और प्रचार निदेशक, या यहां तक कि सीईओ को रिपोर्ट करता है। यह सब समग्र रूप से कंपनी के संगठन की संरचना पर निर्भर करता है।

पीईओ संरचनात्मक संगठन दो प्रकार के होते हैं:

1. एक संगठन जिसमें विभाग के अंदर पीईओ कर्मचारियों की नौकरियां स्थित हैं।
2. एक संगठन जिसमें कुछ कर्मचारी विभाग के बाहर काम करते हैं (कंपनी के काम के बारे में जानकारी एकत्र करते हैं), और कुछ अंदर काम करते हैं (वे प्राप्त जानकारी का विश्लेषण करते हैं और योजना बनाते हैं)।

आखिरी प्रकार का संगठन निर्माण कंपनियों के लिए विशिष्ट है।

पहले प्रकार के संगठन का लाभ यह है कि कंपनी की ऐसी संरचनात्मक इकाई का काम नियंत्रित करना आसान होता है। नुकसान यह है कि पीईओ कर्मचारियों को हमेशा समय पर जानकारी नहीं मिलती है।

यदि आप नियोजन और आर्थिक विभाग और उसके कार्यों के आयोजन के लिए पहले विकल्प का उपयोग करते हैं, तो उसके कर्मचारियों को निम्नलिखित कार्य सौंपे जाने चाहिए:

• वित्तीय स्रोतों और संरचनात्मक इकाइयों से प्राथमिक डेटा प्राप्त करना;
• नियोजन विधियों और प्रबंधन रिपोर्टिंग का निर्माण;
• प्रबंधन रिपोर्टिंग का प्रत्यक्ष निर्माण;
• कंपनी का संपूर्ण नियंत्रण और विश्लेषण।

पीईओ संगठन का दूसरा तरीका कम बार उपयोग नहीं किया जाता है। इस मामले में, विभाग के कर्मचारियों को निम्नलिखित कार्य सौंपे जाने चाहिए:

• विकसित योजनाओं के क्रियान्वयन की निगरानी करना;
• किसी विशेष इकाई के बजट के कार्यान्वयन की निगरानी करना;
• प्रदर्शन विश्लेषणविशिष्ट इकाई।

यह महत्वपूर्ण है कि उनकी इकाई के बाहर काम करने वाले पीईओ को संगठनों और उद्यमों के अर्थशास्त्र के लिए आगे के विश्लेषण और योजना के लिए आवश्यक सब कुछ प्रदान किया जाता है।

पीईओ कर्मचारी सीधे विभाग के प्रमुख और किसी भी उत्पादन इकाई के प्रमुख को रिपोर्ट कर सकते हैं। पहले मामले में, अधीनता को कार्यात्मक कहा जाता है, दूसरे में - प्रशासनिक। डबल सबमिशन इस तरह दिखता है।

निम्नलिखित कार्य योजना एवं आर्थिक विभाग के अर्थशास्त्री को सौंपे जाने चाहिए:

1. व्यापार पद्धतियों का विकास करना (दोनों फर्म में और संगठन के अलग-अलग विभागों के भीतर)।
2. कंपनी के प्रभागों के प्रदर्शन संकेतकों वाली मूल निर्देशिकाओं का विकास।
3. कंपनी प्रबंधन नीति विकसित करना।
4. योजना और रिपोर्टिंग प्रपत्रों का विकास।
5. फर्म के प्रदर्शन का विश्लेषण और मूल्यांकन करने के तरीकों का विकास।

योजना और आर्थिक विभाग के इस प्रकार के संगठन और उसके कार्यों का लाभ यह है कि सभी आवश्यक जानकारी बिना देर किए इकाई के विश्लेषकों के पास जाती है। नुकसान विभाग के बाहर काम करने वाले अर्थशास्त्रियों के काम पर कमजोर नियंत्रण के साथ-साथ कर्मचारियों की दोहरी अधीनता का तथ्य है।

कार्य को व्यवस्थित करने का यह तरीका PEO के कर्मचारियों को अनुचित आकार में काफी बढ़ा सकता है।

विभिन्न उद्यमों में पीईओ संरचना का उदाहरण

जब मध्यम आकार की कंपनियों की बात आती हैआकार, तो अक्सर उनमें पीईओ की निम्नलिखित संरचना होती है: प्रमुख विभाग का प्रमुख होता है, और पीईओ के तीन विशेषज्ञ उसके अधीन होते हैं।

यदि हम किसी बड़े उद्यम की बात करें तो उस पर नियोजन एवं आर्थिक विभाग की संरचना इस प्रकार है: जिनके विभाग के मुख्य अर्थशास्त्री और विभाग के प्रमुख अर्थशास्त्री दोनों सीधे अधीनस्थ हैं। दो PEO अर्थशास्त्री मुख्य अर्थशास्त्री को रिपोर्ट करते हैं।

आईईई की समस्याएं

कंपनी के इस प्रभाग के कार्यों में निम्नलिखित दस्तावेज और आवेदन तैयार करना शामिल है:

• कंपनी विकास योजनाएं और पूर्वानुमान;
• विभिन्न प्रकृति के रिपोर्टिंग दस्तावेज (एक बार और नियमित);
• आवश्यक संदर्भ और विश्लेषणात्मक स्पष्टीकरण;
• आर्थिक गणना;
• निवेश परियोजनाएं और व्यावसायिक योजनाएं।

पीईओ के कुछ कार्य भी हैं जिन्हें कंपनी के नियामक दस्तावेज में स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए।

पीईओ के कार्य

पीईओ के कार्य इस प्रकार हैं:

• फर्म के प्रदर्शन का विश्लेषण;
• कंपनी के प्रदर्शन का पूर्वानुमान;
• संगठन की वित्तीय स्थिति का आकलन;
• उत्पादन प्रक्रियाओं के लिए मानक तैयार करना;
• निर्माण का नियंत्रण और उत्पादन की लागत में परिवर्तन;
• उत्पादों के लिए मूल्य नियंत्रण;
• प्रबंधन रिपोर्टिंग;
• गठन में भागीदारीविभागीय बजट।

पीईओ के सभी कार्य कंपनी में होने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं से जुड़े हुए हैं। निम्नलिखित इन अवधारणाओं के बीच संबंध का वर्णन करता है।

फर्म में पीईओ फ़ंक्शन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बीच संबंध

कंपनी में होने वाली मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं:

• बिक्री;
• उत्पादन;
• खरीदारी;
• अनुसंधान और प्रायोगिक विकास।

कंपनी के कार्य के प्रत्येक चरण के लिए, PEO का अपना कार्य होता है।

उत्पादों की बिक्री के साथ काम करते समय, PEO बिक्री योजना, नियंत्रण और आगे का विश्लेषण करता है। उत्पादों के उत्पादन में, PEO के कार्य समान होते हैं।

जब उत्पादन प्रक्रिया आवश्यक संसाधनों की खरीद के चरण में होती है, तो पीईओ खरीद की योजना, उनके नियंत्रण और अर्जित मूल्यों और धन के विश्लेषण से भी निपटता है। अनुसंधान और प्रायोगिक विकास के साथ भी यही स्थिति है।

किसी उद्यम में बुनियादी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करते समय योजना, नियंत्रण और विश्लेषण एक अर्थशास्त्री की तीन जिम्मेदारियां होती हैं। यह क्यों? भविष्य में समान प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए।

व्यावसायिक प्रक्रियाएं भी सहायक हो सकती हैं। वे हैं:

• उत्पादन तकनीक;
• उत्पाद की गुणवत्ता;
• इंजीनियरिंग;
• सुविधाओं का पूंजी निर्माण;
• लॉजिस्टिक्स।

इस मामले में PEO के क्या कार्य हैं? वही: योजना, नियंत्रण और विश्लेषण। पहले मामले में, प्रयोगात्मक विकास के उत्पादन के लिए प्रौद्योगिकी पर काम किया जा रहा हैदूसरा - प्रमाणीकरण, लाइसेंसिंग और मेट्रोलॉजी से अधिक, तीसरे में - उपकरण और ऊर्जा आपूर्ति के रखरखाव पर, चौथे में - भवनों के निर्माण पर, पांचवें में - परिवहन लागत से अधिक।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सेवा करने वाले संगठन प्रतिष्ठित हैं, जिनमें शामिल हैं:

• कार्मिकों के साथ काम करना;
• विपणन;
• वित्तीय प्रबंधन;
• कानूनी सेवाएं;
• सामान्य प्रशासन।

इस मामले में, उद्यम में एक अर्थशास्त्री के कर्तव्य नहीं बदलते हैं।

पीईओ कार्य का विनियमन

कुछ कंपनियां पीईओ बनाती हैं, लेकिन इस संरचनात्मक इकाई के काम के नियमन की बिल्कुल भी परवाह नहीं करती हैं। योजना एवं आर्थिक विभाग के लिए कोई प्रावधान नहीं किया गया है।

अगर संगठन किसी भी तरह से PEO के काम को रेगुलेट नहीं करता है तो इस कमी को दूर करने के लिए एक दस्तावेज तैयार करना जरूरी है। यह दस्तावेज़ WtE में काम करने वाले कर्मचारियों के लिए नौकरी के विवरण के निर्माण का आधार बनेगा, जो लेख की शुरुआत में वर्णित समस्याओं का समाधान करेगा।

योजना और आर्थिक विभाग के मानक नियामक दस्तावेज और उसके कार्यों में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।
2. विभाग संरचना।
3. विभाग के मुख्य कार्य।
4. विभाग के कार्य।
5. अधिकार।
6. उद्यम की अन्य संरचनाओं के साथ काम करें।
7. जिम्मेदारी।
8. विभाग की गतिविधियों के मूल्यांकन के लिए मानदंड।

अगला, योजना और आर्थिक कार्यों और कार्यों को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ की संरचनाविभाग।

आईईई के काम को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ की संरचना

सामान्य प्रावधान अनुभाग में इस इकाई के बारे में सामान्य जानकारी है। निर्दिष्ट:

• उद्यम की आर्थिक नीति के अनुसार विभाग बनाने का उद्देश्य;
• बुनियादी शर्तें;
• प्रमुख द्वारा नियुक्त व्यक्ति;
• दस्तावेज जो यह विभाग अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन में निर्देशित है।

"विभाग संरचना" खंड में PEO की संरचना और इसकी मात्रात्मक संरचना के बारे में जानकारी है।

अनुभाग "विभाग के प्रमुख कार्य" ईईओ के प्रमुख कार्यों के साथ-साथ उन रिपोर्टों और योजनाओं की सूची का वर्णन करता है जिन्हें उसके कर्मचारियों को विचार के लिए प्रबंधन को प्रस्तुत करना होगा।

पीईओ के मुख्य कार्य

योजना और आर्थिक विभाग के मुख्य कार्य, जिन्हें नियामक दस्तावेज में दर्शाया जाना चाहिए, में शामिल हैं:

1. आर्थिक योजना पर काम, आर्थिक गतिविधियों को युक्तिसंगत बनाना।
2. लगातार बदलती बाजार स्थितियों के लिए व्यावसायिक गतिविधियों को त्वरित रूप से अनुकूलित करने के लिए कंपनी विकास रणनीति विकसित करना।
3. उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का व्यापक आर्थिक विश्लेषण करना।
4. कंपनी के कामकाज के सभी संकेतकों का सांख्यिकीय लेखा।
5. कंपनी के अन्य विभागों की गतिविधियों की तकनीकी और आर्थिक योजना।

मुख्य पीईओ कार्य

पीईओ के मुख्य कार्य, जो आमतौर पर नियामक दस्तावेज में इंगित किए जाते हैं, उनमें शामिल हैं:

1. आर्थिकव्यावसायिक गतिविधियों को युक्तिसंगत बनाने के उद्देश्य से कंपनी के काम की योजना बनाना।
2. कंपनी के अन्य विभागों की गतिविधियों के लिए योजनाओं का मसौदा तैयार करना। तैयारी में गणनाओं द्वारा समर्थित कुछ अनुबंधों के समापन का औचित्य भी शामिल है।
3. विभिन्न अवधियों (लघु, मध्यम और लंबी अवधि) के लिए कंपनी के उत्पादन, वित्तीय और वाणिज्यिक गतिविधियों के लिए योजना तैयार करना।
4. कंपनी विभागों को वर्तमान योजनाओं के बारे में सूचित करना।
5. सभी क्षेत्रों में कंपनी की गतिविधियों का व्यापक विश्लेषण करना।
6. विभागों द्वारा वर्तमान योजनाओं के क्रियान्वयन की निगरानी, साथ ही समय पर रिपोर्टिंग।
7. ऐसे तर्कसंगत रिकॉर्ड बनाएं जो कर्मचारियों पर नौकरशाही का बोझ थोड़ा बढ़ा दें।

यह उन मुख्य कार्यों की पूरी सूची नहीं है जिन्हें करने के लिए योजना और आर्थिक विभाग की आवश्यकता होती है।

पीईओ अधिकार

योजना और आर्थिक विभाग में एक विशेषज्ञ, अपने नौकरी विवरण के ढांचे के भीतर, का अधिकार है:

• कंपनी के अन्य विभागों के अधिकृत प्रतिनिधियों से उनकी गतिविधियों को नियंत्रित करने और उनका विश्लेषण करने के लिए आवश्यक डेटा का अनुरोध;
• विशेषज्ञ कार्य समूह बनाएं जिनका कार्य संगठन की आर्थिक योजना बनाना है;
• उनकी क्षमता के भीतर, अन्य फर्मों और संगठनों के प्रतिनिधियों के साथ व्यापार वार्ता में भाग लें, अनुबंधों पर हस्ताक्षर करें;
• कंपनी के नए कार्यक्रमों और वैज्ञानिक परियोजनाओं के विश्लेषण को उनकी प्रभावशीलता के लिए व्यवस्थित करना औरविकास की समीचीनता;
• परियोजनाओं के रूप में आईईई की क्षमता के अंतर्गत आने वाले मुद्दों पर प्रस्ताव बनाएं।

बातचीत, जिम्मेदारी, मूल्यांकन

पीईओ के काम को नियंत्रित करने वाले नियामक दस्तावेज में अक्सर ऐसे खंड होते हैं जो संगठन के अन्य ढांचे के साथ पीईओ की बातचीत को निर्दिष्ट करते हैं; विभाग के कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी कार्यों के लिए जिम्मेदारी; आईईई की गतिविधियों का मूल्यांकन।

"उद्यम की अन्य संरचनाओं के साथ काम करना" खंड में, केवल टेम्पलेट के अनुसार एक परिचय दिया जाता है: "अपनी गतिविधि के दौरान, विभाग निम्नलिखित संरचनात्मक डिवीजनों के साथ बातचीत करता है (ये डिवीजन नीचे सूचीबद्ध हैं))"। स्थानांतरित करते समय, सब कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि पीईओ कर्मचारियों को व्यापक अधिकार कैसे दिए जाने की योजना है।

"जिम्मेदारी" खंड में यह संकेत दिया गया है कि आईईई के प्रमुख विभाग के काम के लिए पूरी जिम्मेदारी लेते हैं; कर्मचारियों की जिम्मेदारी की डिग्री उनके नौकरी विवरण के अनुसार स्थापित की जाती है; सभी कर्मचारी और पीईओ के प्रमुख उनके द्वारा तैयार किए गए दस्तावेजों और रूसी संघ के कानून के अनुसार किए गए कार्यों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं।

"विभाग की गतिविधियों के मूल्यांकन के लिए मानदंड" खंड में दो मानदंड निर्धारित हैं:

1. कार्यों का समय पर और उच्च गुणवत्ता कार्यान्वयन।
2. तत्काल कर्तव्यों का गुणवत्तापूर्ण प्रदर्शन।

आप अन्य मूल्यांकन मानदंड निर्दिष्ट कर सकते हैं।

यह नियामक दस्तावेज के प्रारूपण को पूरा करता है। स्वाभाविक रूप से, इसे डिजाइन नियमों के अनुसार स्वरूपित किया जाना चाहिए।समान कागजात: सभी डेटा पर हस्ताक्षर और मुहर लगी होनी चाहिए, और दिनांकित होना चाहिए।

पीईओ संचालन का नियंत्रण

निम्नलिखित कर्मचारियों में से एक पीईओ के काम को नियंत्रित करना:

• एक फर्म के मुख्य वित्तीय अधिकारी (एक बड़ी कंपनी में);
• सीएफओ (छोटी या मझोली कंपनी में);
• मुख्य अर्थशास्त्री (उत्पादन में)।

पीईओ गतिविधियों का नियंत्रण निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है:

1. एक बार के कार्यों का शीघ्र निष्पादन।
2. कंपनी के आंतरिक नियमों के अनुसार रिपोर्टिंग और दस्तावेज़ प्रवाह का अनुपालन।
3. प्रदान की गई गणनाओं और रिपोर्टिंग प्रलेखन की विश्वसनीयता सुनिश्चित करना।
4. आईईई के कामकाज की प्रभावशीलता की पहचान करने के लिए कार्य का विश्लेषण।

निष्कर्ष

अर्थशास्त्र पर हर पाठ्यपुस्तक कहती है कि पीईओ वास्तव में एक कंपनी की एक आवश्यक संरचनात्मक इकाई है। इसके बिना, कई उद्यमों और संगठनों की दक्षता काफी कम हो जाती है। हालांकि सभी कंपनियों में PEO ठीक से स्थापित नहीं होते हैं।

कहीं विभाग के कार्य स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं हैं, कहीं कर्मचारियों के कार्य। कुछ फर्मों में पीईओ कर्मचारियों की अधीनता से मुश्किल स्थिति है। हालांकि बाजार अर्थव्यवस्था में योजना बनाना सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया है।

समस्या को ठीक करने के लिए यह आवश्यक है कि फर्म का मुखिया निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर स्पष्ट रूप से समझे:

1. पीईओ क्या है?
2. इसकी संरचना क्या है?
3. क्या इस कंपनी को इसकी आवश्यकता है या इसके कार्य कर सकते हैंएक व्यक्ति को मार डालो?

यदि PEO बनाने का निर्णय असमान रूप से लिया गया है, तो यह तुरंत नियामक दस्तावेज़ीकरण के निष्पादन के लिए आगे बढ़ने लायक है, जहाँ, सामान्य प्रावधानों के अलावा, निम्नलिखित लिखा जाएगा:

• विभाग संरचना;
• अधिकार और कार्य;
• जिम्मेदारी;
• फर्म की अन्य संरचनाओं के साथ काम करें।

यदि आप योजना और आर्थिक विभाग और उसके कार्यों को डिजाइन करते समय इन सिफारिशों का पालन करते हैं, तो कंपनी के पास एक प्रभावी संरचनात्मक इकाई होगी।

वास्तव में, यदि इस इकाई का कार्य स्पष्ट रूप से स्थापित है, तो इसके विशेषज्ञ गतिविधि को नुकसान पहुंचाए बिना सभी उत्पादन प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में सक्षम हैं। पैसे की भाषा में अनुवादित, इसका मतलब है कि एक कुशल PEO होने से आप कम संसाधन खर्च कर सकते हैं और अधिक कमा सकते हैं।