क्लर्क: पेशे के कर्तव्य और विशेषताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कागजी कार्रवाई अधिकांश उद्यमों, संगठनों और निजी कंपनियों की एक विशिष्ट गतिविधि है, जिसमें सभी दस्तावेजों का संग्रह, निष्पादन और भंडारण शामिल है। जानकारी प्राप्त करने और संसाधित करने की दक्षता कागजात की तैयारी की शुद्धता और साक्षरता पर निर्भर करती है, और इससे प्रभावी निर्णयों को समय पर अपनाया जाता है। तदनुसार, किसी भी व्यावसायिक इकाई के कर्मचारियों में एक क्लर्क होता है जिसका कर्तव्य दस्तावेज़ प्रबंधन तक होता है। एक क्लर्क के कर्तव्य क्या हैं?

पेशे की विशेषताएं

एक क्लर्क जिसका कर्तव्य कागजी कार्रवाई से लेकर परिचालन निर्णय लेने तक भिन्न हो सकता है, श्रम बाजार में हमेशा मांग में रहता है। वह किसी भी कंपनी में काम कर सकता है जहां दस्तावेज़ प्रवाह होता है। आज, कानून के अनुसार, प्रत्येक उद्यम, स्वामित्व के दायरे और रूप की परवाह किए बिना, गतिविधियों और वित्त पर सहायक दस्तावेजों को ठीक से निष्पादित करने के लिए आवश्यक है, और उनका रखरखाव क्लर्क की जिम्मेदारी है। वे संबंधित पदों से इस पेशे में आते हैं: डिस्पैचर-ऑपरेटर, सचिव-संदर्भ,कार्यालय प्रबंधक या हेल्प डेस्क कर्मचारी। एक अच्छा कार्यालय कर्मचारी एक अपरिहार्य विशेषज्ञ और प्रबंधक का एक विश्वसनीय सहायक होता है। क्लर्क, जिसके कर्तव्यों ने लंबे समय तक केले की कागजी कार्रवाई को आगे बढ़ाया है, वह प्रमुख का निजी सहायक बन सकता है। इस पेशे में एक विशेषज्ञ मुख्य रूप से एक कर्मचारी होता है जो कंपनी के रिकॉर्ड को व्यवस्थित और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार होता है। सबसे अधिक बार, वह कार्यालय में काम करता है और कर, नागरिक, न्यायिक कानून द्वारा निर्देशित होता है। छोटी फर्मों में, क्लर्क, जिसका कर्तव्य केवल कागजी कार्रवाई को पूरा करने के लिए विस्तारित होता है, अकेले अपने कर्तव्यों का पालन करता है। यह संभव है कि वह और सचिव एक ही व्यक्ति हों। राज्य में बड़ी कंपनियों और निगमों में इस दिशा के कई कर्मचारी हैं जो एक विशिष्ट श्रेणी के मुद्दों पर कागजात संसाधित करते हैं।

क्लर्क के कार्यात्मक कर्तव्य

उनका मुख्य कर्तव्य कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखना है, वह:

• प्राप्त करता है, मेल खाता है, सॉर्ट करता है, सभी व्यावसायिक कागजात और पत्र भेजता है;
• व्यापार पत्राचार करता है;
• विशेष पत्रिकाओं में उनका ट्रैक रखता है और विशेष रूप से महत्वपूर्ण जानकारी के गैर-प्रकटीकरण को नियंत्रित करता है, साथ ही दस्तावेजों के समय पर और सही निष्पादन को नियंत्रित करता है;
• कार्यकारी और व्यावसायिक बैठकों के लिए सभी आवश्यक सामग्री तैयार करता है;
• संग्रह के कार्य को व्यवस्थित करता है।

आवश्यकताएं बनाना

क्लर्क के पास उच्च शिक्षा (अर्थशास्त्र, कानून) का डिप्लोमा होना चाहिए, ऐसे समय होते हैं जब माध्यमिक शिक्षा पर्याप्त होती है। उम्मीदवार को भाषा में पारंगत होना चाहिए, बिजनेस पेपर आयोजित करने के प्रमुख नियमों को जानें। इस पेशे के लिए एक विशेषज्ञ से न केवल व्यावसायिकता और बौद्धिक क्षमताओं की आवश्यकता होती है, बल्कि सटीकता, संगठन, समय की पाबंदी, सद्भावना जैसी व्यक्तिगत विशेषताओं की भी आवश्यकता होती है। एक व्यक्ति जो क्लर्क के रूप में काम करना चाहता है, उसे दीर्घकालिक एकाग्रता, उत्कृष्ट स्मृति, मनोवैज्ञानिक स्थिरता, संचार कौशल और आलोचना की रचनात्मक धारणा की क्षमता की विशेषता होनी चाहिए। सबसे अधिक बार, व्यक्तिगत गुणों और शिक्षा के डिप्लोमा के अलावा, उम्मीदवार पर अन्य आवश्यकताएं लगाई जाती हैं, उदाहरण के लिए, विदेशी भाषाओं का ज्ञान। आज, कई कंपनियां विदेशी उद्यमों के साथ सहयोग करती हैं, और गलतफहमी से बचने के लिए, क्लर्क को एक विदेशी भाषा बोलनी चाहिए, अक्सर यह अंग्रेजी होती है।