एक ब्रीफिंग आयोजित करने से एक व्यवसायी को बदलती परिस्थितियों में शीघ्रता से प्रतिक्रिया करने की अनुमति मिलेगी

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

एक प्रेस कॉन्फ्रेंस की तुलना में, एक ब्रीफिंग आपके व्यवसाय, इसके अवसरों, संभावनाओं और सहयोग के लाभों के बारे में जनता, और इसलिए संभावित ग्राहकों को सूचित करने का एक अधिक कुशल साधन है। कुशल ब्रीफिंग एक सकारात्मक पहली छाप बनाता है, अनुकूल रूप से नवीनता प्रस्तुत करता है, रुझानों को हाइलाइट करता है, और आपको कुछ ही घंटों पहले हुई घटनाओं पर त्वरित प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है।

इस घटना का सार वाक्पटु रूप से इसके मूल में पड़े अंग्रेजी शब्द ब्रीफ (लघु, संक्षिप्त) द्वारा वर्णित किया गया है। जनसंपर्क के अभ्यास में, इसका मतलब है कि ब्रीफिंग की अधिकतम अवधि 30 मिनट से अधिक नहीं हो सकती है। ऐसे सफल लोग भी हैं जो एक घंटे के एक चौथाई में फिट हो जाते हैं, लेकिन इस मामले में उन्हें इस क्षेत्र में महत्वपूर्ण अनुभव के साथ एक वास्तविक पीआर पेशेवर द्वारा किया जाना चाहिए।

अत्यंत कम समय आपको एक विशेष रूप से अनुकूलित कमरे के बिना करने की अनुमति देता है, जो आपको सचमुच "साथ" एक कार्यक्रम आयोजित करने की अनुमति देता हैव्हील्स", "ऑन द फ्लाई", वक्ताओं और पत्रकारों के लिए केवल खड़े कमरे प्रदान करते हैं। इसलिए, प्रशासनिक भवन, होटल या हवाई अड्डे की लगभग किसी भी लॉबी में एक ब्रीफिंग संभव है। साथ ही, खनिज पानी, कॉफी, सैंडविच इत्यादि। परोसा नहीं जाता है।

एक ब्रीफिंग को एक प्रकार की पीआर-कार्रवाई में बदलने के लिए जो समाज का ध्यान आकर्षित करती है, आपको सबसे पहले आचरण की आम तौर पर स्वीकृत योजना का सख्ती से पालन करना चाहिए। बेहद तंग समयरेखा के कारण, ब्रीफिंग कार्यक्रम अनिवार्य प्रेस कॉन्फ्रेंस प्रस्तुति को छोड़ देता है और सीधे मामले के केंद्र में कूद जाता है जैसा कि वक्ताओं द्वारा एक संक्षिप्त सूचनात्मक बयान में प्रस्तुत किया जाता है।

बयान का पाठ पहले से तैयार किया जाता है, पहले से तैयार और पॉलिश किया जाना चाहिए। इसका लक्ष्य सूचना या स्थिति को इतनी स्पष्ट रूप से बताना है कि इसे मीडिया में गलत तरीके से प्रस्तुत या घुमाया नहीं जा सकता है। पत्रकारों के लिए बयान भी संक्षिप्त और समझने योग्य होना चाहिए ताकि वे ब्रीफिंग को जटिल बनाने वाले स्पष्ट प्रश्नों का पालन न करें।

उनका समय दो असमान भागों में बांटा गया है। लगभग एक तिहाई समय एक बयान या सूचना संदेश के लिए समर्पित होता है। शेष दो-तिहाई एक ब्लिट्ज है: पत्रकार छोटे प्रश्न पूछते हैं और वही संक्षिप्त, लेकिन सूचना-समृद्ध उत्तर प्राप्त करते हैं। साथ ही, यह अत्यधिक वांछनीय है कि वक्ताओं में ऐसे लोग शामिल हों जो किसी भी प्रश्न पर त्वरित और स्पष्ट प्रतिक्रिया देते हैं और उन्हें पर्याप्त रूप से उत्तर देने की क्षमता रखते हैं।

ब्रीफिंग को सफल बनाने के लिए इसके प्रस्तुतकर्ताहर समय स्थिति का प्रबंधन करना चाहिए और एक सर्फर की तरह, "लहर बनाए रखें"। उनका कार्य वक्ता द्वारा जानकारी की अधिकतम प्रस्तुति सुनिश्चित करना है और साथ ही समय सीमा का सख्ती से पालन करना है ताकि घटना को एक प्रेस कॉन्फ्रेंस में न बदला जा सके।

जनसंपर्क के साथ प्रबंधकों द्वारा किए गए सक्षम और समय पर प्रारंभिक कार्य के बिना एक ब्रीफिंग आयोजित करना अकल्पनीय है। इसमें घटना के स्थान और समय के बारे में मीडिया को सूचित करना, इसकी मुख्य पंक्ति को रेखांकित करना, मुख्य मुद्दों को स्पष्ट करना, भाषणों के क्रम की योजना बनाना शामिल है। ब्रीफिंग शुरू होने से पहले, यह एक बार फिर से जांचना आवश्यक है कि इसके लिए जगह कितनी तैयार है और ऑडियो और वीडियो उपकरण काम कर रहे हैं या नहीं। यह सलाह दी जाती है, यदि संभव हो तो, ध्यान भंग करने वाले शोर और प्रकाश प्रभाव के स्रोतों को कार्यक्रम स्थल से हटा दें।

अग्रिम में सामग्री का एक पैकेज तैयार करना आवश्यक है, जिसमें ब्रीफिंग का विषय व्यक्तिगत राय और उद्धरण के बिना एक सार या सार के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।