एएचओ विशेषज्ञ - यह कौन है? प्रशासनिक और आर्थिक विभाग: संरचना, कर्मचारी, प्रबंधन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

हर व्यक्ति जिसके पास काम का अनुभव है, वह समझता है कि यह कितना महत्वपूर्ण है जब कोई कंपनी महत्वपूर्ण गतिविधि को ठीक से बनाए रखती है और कर्मचारियों की सुरक्षा सुनिश्चित करती है। आइए जानें कि ठहरने को आरामदायक बनाने के लिए किन कर्मचारियों को कंपनी के कर्मचारियों में शामिल किया जाना चाहिए।

AXO क्यों बनाया जाता है

सबसे पहले, स्पष्ट करते हैं कि एएचओ एक प्रशासनिक और आर्थिक विभाग है। आमतौर पर, ऐसी संरचनात्मक इकाइयाँ बड़े उद्यमों में आर्थिक गतिविधि की एक शाखित संरचना के साथ बनाई जाती हैं। छोटी कंपनियों में, एक व्यक्ति द्वारा पूरे विभाग के कार्यों का प्रदर्शन किया जा सकता है। इस विभाग के कर्मचारियों का मुख्य कार्य प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों को सक्षम रूप से व्यवस्थित करना, कंपनी की महत्वपूर्ण गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए लागत को कम करना और कार्यस्थल पर रहने के लिए आरामदायक स्थिति बनाना है।

विभाग संरचना

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक एएचओ कर्मचारी एक ऐसी स्थिति है जो एक बड़े संगठन के लिए अधिक विशिष्ट है, जहां वे एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई बनाते हैं और एक स्थिति बनाते हैंAXO के बारे में।

एएचओ के ढांचे के भीतर बहु-हजार जोत में भूखंडों, समूहों का आवंटन किया जा सकता है।

इसलिए, विभाग के भीतर, क्षेत्रों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1. योजना और गणना, जिसका मुख्य कार्य खर्चों की योजना बनाना और उनकी व्यवहार्यता का निर्धारण करना है।

2. सामग्री और संसाधन - उपभोग्य सामग्रियों की स्वीकृति को नियंत्रित करता है।

3. सामाजिक सुरक्षा - कंपनी के कर्मचारियों के आरामदायक अस्तित्व के लिए स्थितियां बनाती है।

विभाग के मुख्य कार्य

इस इकाई को बहुत सारे कार्य सौंपे गए हैं, एक बड़े संगठन में शायद ही कोई सवाल सुनता है: "एएचओ विशेषज्ञ - यह कौन है?"

टीम के सभी सदस्य समझते हैं कि विभाग के कर्मचारी महत्वपूर्ण मुद्दों से निपटते हैं, जिसका समाधान उद्यम के कुशल संचालन में योगदान देता है:

• हाउसकीपिंग;
• आंतरिक और भवन का रखरखाव;
• आरामदायक काम करने की स्थिति बनाना।

प्रशासनिक एवं आर्थिक विभाग। विशेषताएं

इस तथ्य के कारण कि इस संरचनात्मक इकाई के सामने कार्य बहुत विविध हो सकते हैं, लेकिन एक तरह से या किसी अन्य उचित स्तर की आर्थिक सेवाओं के प्रावधान से संबंधित, निम्नलिखित कार्यों की पहचान की जा सकती है:

• उद्यम के परिसर का उचित रखरखाव सुनिश्चित करें;
• उपकरणों के उचित संचालन की निगरानी करना;
• पुनर्निर्माण की योजना, भवनों की मरम्मत;
• अनुसूचित मरम्मत का कार्यान्वयन, इसकीनियंत्रण और स्वीकृति;
• इमारत और उसके अग्रभाग का सौंदर्यीकरण, भूनिर्माण;
• लागत का अनुमान लगाना;
• सभी आवश्यक दस्तावेजों का निष्पादन;
• कार्यालय के कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए आवश्यक हर चीज प्रदान करना।

इसके आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एएचओ में काम के लिए बड़ी संख्या में नियमों और विनियमों के अनुपालन की आवश्यकता होती है और यह काम के प्रदर्शन के लिए उच्च स्तर की जिम्मेदारी के साथ जुड़ा हुआ है।

अधिकारों पर

अब बात करते हैं कि AXO विशेषज्ञ के पास क्या अधिकार हैं (हमने पहले ही तय कर लिया है कि वह कौन है)। साथ ही इस पैराग्राफ में यह भी बताया जाएगा कि विभाग के कर्मचारियों द्वारा कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए कौन जिम्मेदार है।

जैसा कि अपेक्षित था, इस पैराग्राफ में विभिन्न मानकों के अनुपालन के नियंत्रण से संबंधित सभी चीजें शामिल हैं, कंपनी की संपत्ति के संरक्षण के लिए आवश्यकताएं, जो परिचालन उपयोग में है।

साथ ही, विभाग गोदाम में संपत्ति के उचित भंडारण को नियंत्रित कर सकता है, कार्यालय उपभोग्य सामग्रियों के उपयोग पर रिपोर्ट की आवश्यकता है।

बेशक, इस संरचनात्मक इकाई का अधिकार विभिन्न संस्थानों (मरम्मत, निर्माण संगठनों) के साथ बातचीत में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करना है, यदि इसके जिम्मेदारी के क्षेत्र में मुद्दों को हल करना आवश्यक है।

निरीक्षण के परिणामों के आधार पर, एसीएस के प्रमुख, प्रबंधन के माध्यम से, संपत्ति के नुकसान के लिए अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का आदेश जारी करने की पहल कर सकते हैं।

बातचीत के बारे में

एएचओ विशेषज्ञ (जोयह एक प्रबंधक या एक साधारण कर्मचारी है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता) अपने काम के दौरान वह बिना किसी असफलता के अन्य विभागों के सहयोगियों के साथ आधिकारिक संबंध बनाता है। कार्यों के गुणवत्ता प्रदर्शन के लिए यह आवश्यक है।

अन्य संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों से, प्रशासनिक विभाग के एक कर्मचारी को काम के लिए आवश्यक चीजों (कार्यालय उपकरण, स्टेशनरी, आदि) की खरीद के लिए आवेदन प्राप्त होते हैं, साथ ही संपत्ति के नुकसान की रिपोर्ट, लिखित स्पष्टीकरण के बारे में टूटने के कारण।

एएचओ न केवल इसे सौंपे गए मुद्दों की सीमा के निष्पादन पर अन्य विभागों की निगरानी करता है, बल्कि वित्तीय और लेखा सेवाओं द्वारा प्रदान किए गए मानकों के आधार पर परिसर में मरम्मत के कार्यान्वयन की योजना भी तैयार करता है।

इसके अलावा, संरचनात्मक इकाई कार्मिक प्रशासन विभाग (स्टाफिंग का अनुरोध, कर्मचारियों की व्यावसायिक यात्राओं के बारे में जानकारी प्राप्त करना) और कानूनी विभाग (अनुबंधों का मसौदा तैयार करने में परामर्श सहायता का अनुरोध) के साथ बातचीत करती है।

जिम्मेदारी के बारे में

अब यह जिम्मेदारी के क्षेत्र को छूना आवश्यक है कि एएचओ विशेषज्ञ वहन करता है। जो कोई भी इसे नियंत्रित करने का फैसला करता है उसे पता होना चाहिए कि प्रशासनिक और आर्थिक विभाग के प्रमुख कार्यों के प्रदर्शन के लिए पूरी तरह जिम्मेदार हैं।

उनके कर्तव्यों में, अन्य बातों के अलावा, उन्हें सौंपी गई संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों के काम को व्यवस्थित करना शामिल है। प्रबंधक दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रबंधन की उच्च-गुणवत्ता और समय पर तैयारी सुनिश्चित करता है। यह एएचओ का प्रमुख है जो कर्मचारियों द्वारा निष्पादन के लिए जिम्मेदार हैऔद्योगिक अनुशासन। आर्थिक विभाग के अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी का क्षेत्र नौकरी विवरण द्वारा निर्धारित किया जाता है, जिस पर इस लेख में संक्षेप में चर्चा की जाएगी।

एएचओ के प्रमुख का नौकरी विवरण

कर्मचारी जो कार्मिक दस्तावेजों के प्रबंधन में शामिल नहीं हैं, उनके यह सोचने की संभावना नहीं है कि निर्दिष्ट निर्देश कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

फिर भी है। बिना असफलता के, दस्तावेज़ में विभाग के प्रमुख की योग्यता और कार्य अनुभव की आवश्यकताओं का संकेत होना चाहिए। एक नियम के रूप में, उच्च शिक्षा वाले विशेषज्ञ (हमारे मामले में, शिक्षा तकनीकी या आर्थिक हो सकती है), कार्य अनुभव (एक विशेषज्ञ के रूप में कम से कम तीन वर्ष, प्रबंधक के रूप में 1-2 वर्ष) प्रबंधक की स्थिति के लिए स्वीकार किए जाते हैं।

विभाग के प्रमुख को सभी स्थानीय नियमों, संगठन के आदेशों को जानना चाहिए जो इसकी गतिविधियों को नियंत्रित करते हैं, और कंपनी में अपनाई गई कॉर्पोरेट संस्कृति का संवाहक भी होना चाहिए।

किसी भी नौकरी विवरण में, चाहे वह एक प्रमुख, एक एसीएस इंजीनियर या कोई अन्य कर्मचारी हो, ओएचएस, अग्नि सुरक्षा के मानदंडों और नियमों के ज्ञान के लिए आवश्यकताओं को शामिल करना आवश्यक है।

दस्तावेज में यह भी जानकारी होनी चाहिए कि कर्मचारी का तत्काल पर्यवेक्षक कौन है, जो बीमारी के दौरान उसकी जगह लेता है।

"एएचओ के प्रमुख" की स्थिति के लिए जिम्मेदारियां कई मामलों में विभाग के कार्यों के साथ कुछ समान हैं, जो आश्चर्य की बात नहीं है। फिर भी, आइए उन्हें निरूपित करें:

• गुणवत्ता सेवा और अनुपालन सुनिश्चित करेंऔर भवन और आंतरिक परिसर की स्थिति के लिए एसएनआईपी के नियम;
• बजट, नवीनीकरण योजना;
• कंपनी के कर्मचारियों को आवश्यक फर्नीचर, उपकरण, इन्वेंट्री प्रदान करना, उद्यम के लिए उनका लेखा-जोखा बनाए रखना, सामग्रियों के तर्कसंगत उपयोग को व्यवस्थित करना;
• क्षेत्र के सुधार पर कार्यों के प्रबंधन का निष्पादन;
• बैठकों, सम्मेलनों और अन्य आयोजनों के उचित स्तर पर सेवा का संगठन;
• उन्हें सौंपी गई इकाई के कर्मचारियों का प्रबंधन।

नौकरी विवरण में अधिकारों की जानकारी भी आवश्यक है। यहां हमें प्रबंधन के लिए सेवा में सुधार के लिए परियोजनाओं को प्रस्तुत करने, कंपनी की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले दस्तावेजों से परिचित होने, आर्थिक गतिविधियों में कमियों के बारे में प्रबंधन को सूचित करने के बारे में बात करनी चाहिए। कर्मचारियों के प्रबंधन के हिस्से के रूप में, एक अधिकारी अपने विशेषज्ञों की पदोन्नति/दंड के लिए प्रस्ताव दे सकता है।

दायित्व अनुभाग में आपके कर्तव्यों को ठीक से करने और अपने नियोक्ता की संपत्ति की अच्छी देखभाल करने की आवश्यकता के बारे में जानकारी शामिल है।

विभाग में अन्य पद

एएचओ की संरचना का तात्पर्य है कि इसमें पर्याप्त संख्या में कर्मचारी मौजूद हैं: ये इंजीनियर, विशेषज्ञ, सहायक हो सकते हैं।

संगठन कितना जटिल है, इसके आधार पर अग्रणी, वरिष्ठ, कनिष्ठ विशेषज्ञ, सहायक हो सकते हैं। नौकरी विवरण, निश्चित रूप से, इस मामले में सीधे एक विशिष्ट स्थिति और संगठन के लिए निर्धारित किया जाता है,इसका मतलब है जिम्मेदारियों का स्पष्ट विभाजन।

क्षेत्र और परिसर को उचित स्थिति में लाने में लगे चौकीदार, सफाईकर्मी के रूप में ऐसे कर्मचारियों के कर्तव्यों के बारे में अलग से कहा जाए। उनका काम विशेष रूप से कठिन नहीं है, लेकिन इसमें कुछ हद तक जिम्मेदारी भी शामिल है।

उपरोक्त से, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एएचओ कर्मचारियों का कार्य सक्षम योजना बनाना और कर्मचारियों को संसाधन उपलब्ध कराना है। साथ ही, विशेषज्ञों को अधिक खर्च और आपात स्थिति की अनुमति नहीं देनी चाहिए।

इस प्रकार, एएचओ में काम अन्य पदों की तुलना में कम जिम्मेदार नहीं है।