पत्र डिजाइन एक व्यक्ति और एक संगठन की गतिविधियों में एक महत्वपूर्ण क्षण है

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

लेखन का आविष्कार तब हुआ जब मानवता ने एक दूसरे को बोलना और समझना सीखा। प्राचीन काल से ही लोग एक-दूसरे को पत्र लिखते रहे हैं, अपनी भावनाओं, भावनाओं, अनुभवों को व्यक्त करते हैं, या बस किसी घटना के बारे में बताते हैं। पहले, लंबी दूरी पर संवाद करने का यही एकमात्र तरीका था। आज हस्तलिखित पाठ का उपयोग बहुत कम हो गया है, लेकिन अक्षरों का सही स्वरूपण अपरिवर्तित रहा है।

पत्र कई रूपों में आते हैं। यह एक साधारण पाठ हो सकता है जिसे रिश्तेदारों, दोस्तों या परिचितों के बीच पारित किया जाता है। इस मामले में, आप अपने विवेक पर पत्र को प्रारूपित कर सकते हैं। साथ ही कोई इस बात पर भी ध्यान नहीं देगा कि कहीं कोई कमी तो नहीं है.

व्यावसायिक पत्र एक पूरी तरह से अलग स्थिति है। इसमें विनम्र वाक्यांशों और आवश्यक शब्दों के उपयोग के साथ एक विशेष शैली की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम एक परिचय और निष्कर्ष की उपस्थिति के साथ-साथ,मुख्य हिस्सा। उत्तरार्द्ध आमतौर पर कुछ स्पष्टीकरण या सबूत प्रदान करता है। एक व्यावसायिक पत्र में निरंतरता, संक्षिप्तता, शुद्धता और अनुनय की आवश्यकता होती है। प्रस्तुति आमतौर पर पहले व्यक्ति बहुवचन से, या पहले या तीसरे व्यक्ति एकवचन से की जाती है। यदि पत्र को संबोधित किया जाता है, उदाहरण के लिए, प्रबंधक को, तो आप "प्रिय (ओं) …" अभिव्यक्ति का उपयोग कर सकते हैं, फिर निष्कर्ष में आपको हस्ताक्षर करना होगा: "सम्मानपूर्वक …"। व्यावसायिक शैली में पत्रों के लिए एक निश्चित लंबाई के अनुपालन की आवश्यकता होती है, जो यदि संभव हो तो, एक A4 पृष्ठ से अधिक नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक प्रश्न को अलग-अलग पैराग्राफ में बताना आवश्यक है, क्योंकि इस रूप में प्राप्त जानकारी का विश्लेषण करना बहुत आसान है।

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, व्यावसायिक पत्रों का डिज़ाइन सख्त आधिकारिक शैली में होता है। इसलिए इसे पूरे प्रेजेंटेशन में बनाए रखना जरूरी है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि अधिकारियों या प्रबंधकों के साथ पत्राचार किया जाता है, इसलिए अनुमति से परे जाने के बिना जानकारी प्रदान की जानी चाहिए (व्यक्तिगत न हों या अपनी राय न थोपें), और चर्चा का मुख्य विषय संगठन की गतिविधियाँ हैं।

यह डिजाइन पत्र बिल्कुल सभी प्रकार के आधिकारिक पत्राचार के लिए स्वीकार्य है। यह हो सकता है:

- उत्तर, अनुरोध, प्रस्ताव, अपील

- एक नोटिस, जो अक्सर प्राप्त अपील का जवाब होता है। यहां आप "हम सूचित करते हैं", "सूचित करें" आदि जैसे वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं।

- गारंटी पत्र। पत्र के प्रारूप का अर्थ हैकिसी कार्रवाई या अनुरोध की पुष्टि।- निर्देश पत्र, जो वरिष्ठों से अधीनस्थों को कुछ निर्देश या नोटिस देता है।

किसी भी व्यावसायिक पत्र में केवल विश्वसनीय और अद्यतन जानकारी होनी चाहिए। इस माहौल में अस्वीकार्य अश्लील अभिव्यक्तियों या वाक्यांशों के उपयोग को बाहर रखा गया है। पत्र लिखना एक बहुत ही गंभीर और जिम्मेदार क्षण है, जिस पर किसी व्यक्ति के जीवन में लेनदेन, रोजगार या अन्य महत्वपूर्ण क्षणों की सफलता और किसी संगठन की गतिविधियां कभी-कभी निर्भर करती हैं।