कर्मचारी कार्मिक संख्या: इसे कैसे सौंपा जाता है? आपको पेरोल नंबर की आवश्यकता क्यों है?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

हर कर्मचारी को "कर्मचारी के कार्मिक संख्या" जैसी अवधारणा का सामना नहीं करना पड़ता है। अक्सर यह उन लोगों के लिए जाना जाता है जो एक बड़े या मध्यम आकार के उद्यम में अपनी श्रम गतिविधियों का संचालन करते हैं। छोटे पैमाने पर एलएलसी का लेखा विभाग आमतौर पर कर्मचारियों को सूचित नहीं करता है। बड़े कारखाने हमेशा कर्मचारियों को उनके कर्मियों की संख्या बताते हैं। कर्मचारियों को इसके बारे में पता है या नहीं, एक सीरियल नंबर का असाइनमेंट कार्मिक विभाग या लेखा विभाग द्वारा किया जाता है। यह लागू कानून द्वारा विनियमित है, और इस अनुच्छेद की अनुपस्थिति उल्लंघन है।

कार्मिक संख्या - यह क्या है?

सिद्धांत रूप में, नाम से ही यह स्पष्ट हो जाता है कि कार्मिक संख्या क्या है। यह एक प्रकार का संख्यात्मक मान है जो किसी विशिष्ट कर्मचारी को सौंपा जाता है। यह एक सिफर है जो एक कर्मचारी को दर्शाता है।

कर्मियों की संख्या की ख़ासियत में यह तथ्य शामिल है कि वे व्यक्तिगत हैं। यानी ऐसे कोई कर्मचारी नहीं हैं जिनका कोड पूरी तरह मेल खाएगा। उसी समय, बर्खास्त कर्मचारी के लिए कार्मिक संख्या को बरकरार रखा जाता है। यदि वह भविष्य में इस नियोक्ता के साथ काम करना जारी रखता है, तोउसे उसका पुराना नंबर दिया गया है।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि किसी कर्मचारी का कार्मिक संख्या उसे रोजगार पर सौंपा जाता है, यह भविष्य में नहीं बदलता है। यानी नौकरी के लिए आवेदन करना एक निश्चित कोड तय करता है, जो भविष्य में स्थिति में बदलाव या वेतन में वृद्धि की परवाह किए बिना समान रहता है।

कार्मिक संख्या की आवश्यकता है। वे किस लिए हैं?

फिर भी, यह पता लगाना बेहतर है कि नियोक्ता को कार्मिक संख्या की आवश्यकता क्यों है। इससे कर्मचारी को कुछ नहीं मिलता। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, कर्मचारी को ऐसे सिफर की उपस्थिति के बारे में पता नहीं हो सकता है। हालांकि, मूल रूप से तब कर्मचारी का कार्मिक नंबर क्यों पेश किया गया था? यह सिफर कैसे नियत किया गया है और इसका क्या अर्थ है?

कार्मिक नंबर एलएलसी या उद्यम के लेखा विभाग की मदद करते हैं। उनके लिए धन्यवाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का कार्यान्वयन आसान हो जाता है। हालांकि यह ध्यान देने योग्य है कि बड़े कारखानों में कर्मियों की संख्या 1C कार्यक्रम के उद्भव से पहले भी लंबे समय से उपयोग की जाती रही है।

वे मुख्य बिंदु क्या हैं जो आपको इस सिफर का उपयोग करने की अनुमति देते हैं? सबसे पहले:

• कार्मिक विभाग के विशेषज्ञों के कार्य की सुविधा। यह इस तथ्य के कारण है कि कर्मियों की संख्या पर नज़र रखने से किसी कर्मचारी को "खोने" में मदद नहीं मिलती है जब वह स्थिति बदलता है।
• मजदूरी की गणना और जारी करने के साथ काम में लेखा विभाग को सहायता। यहां 1C में कार्मिक संख्या सीधे संबंधित हैं। यह वह कार्यक्रम है जो किसी कर्मचारी को नाम या पद से नहीं, बल्कि कार्मिक संख्या से चुनने में मदद करता है।
• कर्मचारी के स्थान को ट्रैक करनाकार्यस्थल। इलेक्ट्रॉनिक पास सिस्टम से लैस उद्यमों के लिए प्रासंगिक।

विशिष्ट उदाहरण। आपको कार्मिक संख्या की आवश्यकता क्यों है?

यह समझने के लिए कि किसी कर्मचारी को कार्मिक संख्या किसके द्वारा और कैसे सौंपी जाती है, यह पूरी तरह से समझना आवश्यक है कि इस पैरामीटर की आवश्यकता क्यों है।

सबसे पहले, यह अनावश्यक गपशप से बचने में मदद करता है। इसलिए, यदि मजदूरी की गणना करते समय, एक लेखाकार या राशन और पारिश्रमिक के विशेषज्ञ केवल कर्मियों की संख्या देखते हैं। वह ठीक से समझ नहीं पा रहा है कि इवानोव को कितनी राशि मिली, और कितनी राशि - पेट्रोव। यानी, यह आपको गोपनीयता को और बढ़ाने की अनुमति देता है।

साथ ही, कार्मिक संख्या गलती न करने में मदद करती है। यह एक और पैरामीटर है जो आपको दस्तावेज़ की शुद्धता की जांच करने की अनुमति देता है। यह विशेष रूप से सच है जब नाम या पूर्ण नाम होते हैं। बेशक, आप स्थिति या रोजगार की तारीख के अनुसार भी मापदंडों की जांच कर सकते हैं। हालांकि, कर्मियों की संख्या में छूट नहीं दी जानी चाहिए।

उपयुक्त कौन कर सकता है?

कार्मिक विभाग के एक विशेषज्ञ द्वारा कर्मचारियों को कार्मिक नंबर सौंपे जाते हैं। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कानून सिफर के असाइनमेंट में लगे कर्मचारी की स्थिति को विनियमित नहीं करता है। हालांकि, नौकरी के लिए आवेदन करते समय, एचआर इंजीनियर सीधे उपस्थित होते हैं।

यह संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों या उद्यम के प्रमुख द्वारा भी किया जा सकता है। कार्मिक कार्यकर्ता की अनुपस्थिति में, इस मामले में उसका स्थान किसके द्वारा लिया जा सकता हैलेखाकार।

किसे कार्मिक संख्या सौंपी जा सकती है

क्या सभी कर्मचारियों को एक कोड सौंपा जा सकता है? कार्मिक संख्या के लिए लेखांकन आमतौर पर उद्यम के सभी कर्मचारियों के लिए रखा जाता है। अर्थात्:

• पूर्णकालिक कर्मचारियों के लिए।
• अस्थायी या मौसमी कर्मचारी।
• बाहरी अंशकालिक कर्मचारियों के लिए।
• पार्ट टाइम काम करने वालों के लिए।

वास्तव में, प्रत्येक कर्मचारी का अपना कार्मिक नंबर होता है, चाहे वह कितने भी समय से कार्यरत हो। यह उल्लेखनीय है कि किसी भी विभाग में अभ्यास के लिए आवेदन करने वाले छात्रों को भी उनका कोड प्राप्त होता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि यदि किसी कर्मचारी के पास एक ही उद्यम के भीतर नौकरियों या व्यवसायों का कोई संयोजन है, तो भी उसे एक कार्मिक संख्या प्राप्त होती है। एक कर्मचारी जो दो कंपनियों में अंशकालिक काम करता है, उनमें से प्रत्येक में अपना अलग कोड होता है।

किसी कर्मचारी का कार्मिक नंबर कैसे असाइन किया जाता है। कानून क्या कहता है?

यह तुरंत ध्यान दिया जाना चाहिए कि कानून एक उद्यम में एक कार्मिक संख्या के असाइनमेंट के बारे में अस्पष्ट है। वास्तव में, श्रम संहिता या संघीय कानूनों में कोई विशिष्ट लेख नहीं है जो यह बताता है कि कर्मचारियों को एक कार्मिक संख्या कैसे सौंपी जाती है। प्रत्येक नियोक्ता अपने लिए एक प्रणाली विकसित करता है जो उसे इन सिफर का एक सक्षम और सुविधाजनक रिकॉर्ड रखने में मदद करता है। यहां, संगठन के आंतरिक दस्तावेज एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। उनमें, उदाहरण के लिए, आप इसमें शामिल कर्मचारी की स्थिति को परिभाषित कर सकते हैंनंबर असाइनमेंट।

रिकॉर्ड कैसे रखें? व्यावहारिक सुझाव

यह आम तौर पर स्वीकार किया जाता है कि प्रत्येक कर्मचारी को एक कार्मिक संख्या सौंपी जाती है, और आपको पहले नंबर से शुरू करना चाहिए। वास्तव में, यह "सीरियल नंबर" की अवधारणा के समान हो जाता है।

ऐसे रिकॉर्ड दो तरह से रखे जा सकते हैं:

• विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करना।
• एक कर्मचारी द्वारा मैन्युअल रूप से।

आखिरी तरीका कम से कम इस्तेमाल किया जाता है। यह इस तथ्य के कारण है कि सबसे लोकप्रिय 1C प्रोग्राम आपको उद्यम के प्रत्येक नए नियोजित कर्मचारी को स्वचालित रूप से नंबर असाइन करने की अनुमति देता है।

व्यावहारिक सुझाव

कार्मिक नंबर असाइन करना एक थकाऊ प्रक्रिया की तरह लग सकता है। हालाँकि, ऐसा नहीं है। यह कुछ सरल नियमों का पालन करने योग्य है, और यह क्रिया अपने आप हो जाएगी।

सबसे पहले, यह दायित्व संगठन के आंतरिक दस्तावेजों द्वारा एक विशिष्ट कर्मचारी को सौंपा जाना चाहिए। यह भविष्य में संघर्ष से बचने में मदद करेगा। यह उस स्थिति को भी खत्म कर देगा जब इस ऑपरेशन के लिए कोई जिम्मेदार न हो।

दूसरा, कर्मचारी को नंबर का सीधा असाइनमेंट कर्मचारी के पहले कार्य दिवस पर किया जाना चाहिए, और आदर्श रूप से - रोजगार अनुबंध के समापन के समय। इस मामले में, नंबरिंग सही और बिना अंतराल के होगी।

कर्मचारियों को विशिष्ट संख्यात्मक कोड से अवगत कराया जाना चाहिए, क्योंकि इससे न केवल उनकी नजर में उनका महत्व बढ़ता है, बल्कि पेरोल में त्रुटियों से बचने में भी मदद मिलती हैशुल्क। यह इस तथ्य के कारण है कि वित्तीय सहायता के लिए या छुट्टी लेने के लिए कोई भी आवेदन लिखते समय, कर्मचारी अन्य बातों के अलावा, अपने कार्मिक नंबर का संकेत देगा।

साथ ही, रोजगार के क्रम में इस पैरामीटर को बिना किसी असफलता के इंगित किया जाना चाहिए। इसे सॉफ्टवेयर में टाइप किया जा सकता है या मानव संसाधन प्रतिनिधि द्वारा हस्तलिखित किया जा सकता है।

लेखा पत्रिका। कर्मियों की संख्या फिक्स करना

व्यवसाय जो अपने कर्मचारियों के लिए कार्मिक संख्या का उपयोग करने के लिए मजबूर होते हैं, अक्सर एक दस्तावेज़ का उपयोग करते हैं जैसे कि कार्मिक संख्या रजिस्टर।

उद्यम के इस आंतरिक दस्तावेज़ में निम्नलिखित पैरामीटर निर्दिष्ट किए जा सकते हैं:

• कर्मचारी का पासपोर्ट डेटा, जिसमें उसका अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक, साथ ही दस्तावेज़ की संख्या और श्रृंखला शामिल है।
• कर्मचारी के उसके मुख्य कार्यस्थल पर प्रवेश की तिथि।
• रोजगार अनुबंध की संख्या, साथ ही इसकी तैयारी की तिथि।
• विशेषज्ञ पद।
• वह इकाई जिसमें कर्मचारी काम करेगा।
• सीधे कार्मिक संख्या।

बड़े उद्यमों के लिए कार्मिक संख्या अनिवार्य है। हालांकि, छोटी कंपनियां भी कार्मिक विभाग या लेखा विभाग के कर्मचारियों के जीवन को आसान बनाने के लिए इस पद्धति का उपयोग करती हैं। सामान्य तौर पर, यह कर्मचारियों की संख्या है। चूंकि प्रत्येक संख्या अद्वितीय है, यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि धन सही व्यक्ति को जमा किया जाता है। यह विशेष रूप से सच है जब हम नाम या हमनाम को नियोजित करते हैं। कार्मिक संख्या रिकॉर्ड बनाए रखना जटिल या समय लेने वाला नहीं हैप्रक्रिया। मूल रूप से, यह कार्मिक विभाग के एक विशेषज्ञ को सौंपा गया है। हालाँकि, कानून आपको इस मिशन को किसी अन्य कर्मचारी को सौंपने की अनुमति देता है। यह तथ्य दस्तावेजों में सीधे संगठन को लिखा जाता है।