समय पत्रक में प्रतीक। टाइम शीट कैसे भरें (नमूना)

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कार्य समय और उसका लेखा-जोखा किसी भी संगठन के महत्वपूर्ण घटक हैं, जिससे आप कंपनी की गतिविधियों को नियंत्रित कर सकते हैं और कर्मचारियों को अनुशासित कर सकते हैं। इस प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, एक विशेष रूप विकसित किया गया था - एक समय पत्रक। यह कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों संस्करणों में मौजूद है। और प्रत्येक प्रजाति की भरने में अपनी बारीकियां होती हैं।

टाइमशीट कौन भरता है

प्रत्येक संगठन गतिविधि की बारीकियों और कर्मचारियों की संख्या पर ध्यान केंद्रित करते हुए, टाइम शीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है। यदि संगठन छोटा है और सभी कार्य कार्यालय में होते हैं, तो कार्मिक निरीक्षक, लेखाकार या अन्य अधिकृत व्यक्ति कर्मचारियों को शेड्यूल करेंगे।

इस घटना में कि एक उद्यम में कई सुविधाएं हैं, कर्मचारियों को सीधे उनके कार्यस्थल पर टाइम-शीट करना बहुत आसान है। इस मामले में, यह जिम्मेदारी फोरमैन या प्रमुख के पास होती हैएक अलग आदेश द्वारा उपखंड या रोजगार अनुबंध में निर्धारित।

टाइमशीट के साथ काम करने के लिए एल्गोरिदम

सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि प्रत्येक उद्यम के पास एक नियमित (अर्थात, पेपर संस्करण में) टाइम शीट होनी चाहिए। फॉर्म को या तो स्वयं प्रिंट किया जा सकता है या प्रिंटिंग हाउस से मंगवाया जा सकता है।

दो स्वीकृत फॉर्म हैं: T-12 और T-13। उनका अंतर यह है कि पहले वाले में न केवल काम के घंटों को ध्यान में रखा जाता है, बल्कि मासिक वेतन की गणना के लिए कॉलम भी होते हैं। उन्हें एक ही योजना के अनुसार भरा जाता है, अर्थात् हर महीने पहले दिन एक नया समय पत्रक खोला जाता है। कॉलम भरना आवश्यक है:

• कंपनी का नाम (घटक दस्तावेजों के अनुसार), क्रमांक और पूरा होने की तिथि।
• समय पत्रक खुलने की अवधि।
• व्यक्तिगत कार्ड से कर्मियों की सामान्य संख्या और उनका डेटा।

बाकी डेटा एक महीने के भीतर दर्ज किया जाता है, और वेतन से संबंधित हिस्से को भरना लेखा कर्मचारी के पास रहता है।

टाइम शीट में प्रतीक

टाइम शीट को तेजी से और अधिक सुविधाजनक भरने के लिए, एक नोटेशन सिस्टम विकसित और अनुमोदित किया गया था। वे काम के तरीके और आराम और अन्य बारीकियों को दर्शाते हैं। 36 पदनाम प्रदान किए गए हैं। लेकिन कभी-कभी यह संख्या किसी कर्मचारी के बारे में सभी जानकारी को सटीक रूप से प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त नहीं होती है।

टाइम शीट में प्रतीक

	नाम	पत्र पदनाम	संख्यात्मक पदनाम
1	दिन और शाम का समय	मैं	01
2	रात खुलने का समय	एन	02
3	सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम करें	आरपी	03
4	ओवरटाइम	सी	05
5	बिजनेस ट्रिप	कश्मीर	10
6	मुख्य अवकाश	से	14
7	अतिरिक्त छुट्टी	एक	15
8	अध्ययन अवकाश	यू	16
9	छात्रों के लिए कम काम के घंटे	यूवी	17
10	बिना वेतन के अतिरिक्त अध्ययन अवकाश	यूडी	18
11	मातृत्व अवकाश	आर	19
12	पितृत्व अवकाश (आंशिक रूप से भुगतान किया गया)	वाहन	20
13	पितृत्व अवकाश (अवैतनिक)	ओज	21
14	अवैतनिक अवकाश	से	22
15	कानूनी कारणों से अवैतनिक अवकाश	आउंस	24
16	बीमार छुट्टी	बी	25
17	अवैतनिकविकलांगता	टी	26
18	घंटों का कम काम	च	27
19	डाउनटाइम (गैर-कर्मचारी कारणों से)	वीपी	28
20	कानूनी कारणों से अनुपस्थिति (वेतन के साथ)	जी	29
21	अकारण अनुपस्थिति	राजभाषा	31
22	घंटों ने काम नहीं किया (यदि नियोक्ता ने अंशकालिक नौकरी निर्धारित की है)	एनएस	32
23	सप्ताहांत	से	33
24	स्ट्राइक	जेडबी	34
25	अस्पष्ट कारणों से अनुपस्थिति	НН	35

तालिका टाइम शीट में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रतीकों को दिखाती है। एक अधिक विस्तृत विवरण और एक पूरी सूची आमतौर पर फॉर्म के पहले पृष्ठ पर स्थित होती है। इससे प्रतीकों को नेविगेट करना और यह निर्धारित करना आसान हो जाता है कि सेल में किस स्थिति में क्या रखा जाए।

नियमित रूप से फॉर्म भरना

टाइम शीट भरना श्रमसाध्य कार्य है जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है। यह उदाहरण के लिए, निरंतर उपस्थिति और अनुपस्थिति की विधि का उपयोग करके किया जा सकता है।

इस मामले में, प्रत्येक कॉलम में डेटा दर्ज किया जाता है। प्रतीक कार्यस्थल पर कर्मचारियों की उपस्थिति और उनकी अनुपस्थिति दोनों को इंगित करते हैं, कारणों का संकेत देते हैं। यह घंटों की संख्या को भी इंगित करता हैकार्यस्थल पर बिताया।

टाइमशीट में ही, यह इस तरह दिखेगा: एक दिन की छुट्टी पर, "बी" अक्षर डालें, इसके तहत 0, एक कार्य दिवस पर, क्रमशः, "आई" और घंटों की संख्या, उदाहरण के लिए 8. सप्ताहांत के समान, अनुपस्थिति के विभिन्न कारणों को नोट किया जाता है, व्यावसायिक यात्राओं से लेकर अस्पष्ट कारणों से अनुपस्थिति तक।

इस मामले में समय पत्रक की गणना करना थोड़ा आसान है, क्योंकि सभी आवश्यक संख्याएं और पदनाम आपकी आंखों के सामने हैं। यह कम कार्य अनुभव वाले विशेषज्ञों के लिए विशेष रूप से सच है - इसलिए उनके भ्रमित होने और गलती करने की संभावना कम होगी।

टाइमशीट को समझदारी से भरें

विचलन दर्ज करने की भी एक विधि होती है। यह तब लागू होता है जब कार्य दिवस की अवधि पूरी अवधि में समान होती है। इस मामले में, केवल गैर-मानक स्थितियों को नोट किया जाता है, अर्थात् अनुपस्थिति, ओवरटाइम काम, व्यापार यात्राएं, आदि। इस पद्धति का उपयोग करते समय, बहुत कम समय खर्च होता है, और अंतिम परिणाम दोनों मामलों में समान होता है।

शीट पर ऐसा दिखता है: शीर्ष पंक्ति में कार्यस्थल पर कर्मचारी की अनुपस्थिति के बारे में जानकारी होती है - वी, के, से, एचएच, पीआर, बी और अन्य। नीचे की रेखा खाली छोड़ दी गई है। वास्तव में, काम किए गए घंटों की अंतिम गणना में, शून्य कोई मायने नहीं रखता है, और कार्य दिवस की समान लंबाई के साथ, यह केवल सबसे सरल क्रियाएं करने के लिए बनी हुई है: शीर्ष पंक्ति में खाली कोशिकाओं की संख्या की गणना करें (ये उपस्थिति हैं) और घंटों की संख्या से गुणा करें।

अनुभवी के लिए यह तरीका ज्यादा सुविधाजनक हैकार्मिक अधिकारी और लेखाकार। यह छोटे संगठनों के लिए भी उपयुक्त है जहां कर्मचारियों की संख्या कम है। यदि आपका प्रबंधन एक आसान समय ट्रैकिंग प्रणाली के बारे में नहीं जानता है, तो यह उन्हें सुझाव देने का समय है।

कंप्यूटर पर टाइम शीट बनाए रखना

कागज संस्करण के अलावा, कई इलेक्ट्रॉनिक संस्करण भी हैं। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, टाइमशीट को बिना असफलता के दोहराया जाना चाहिए। यह आवश्यक है ताकि कर्मचारियों के काम का डेटा नष्ट न हो और उनकी विश्वसनीयता की पुष्टि हो (आखिरकार, हर जगह कंप्यूटर का उपयोग करना संभव नहीं है)।

अधिक किफायती विकल्पों में से एक कार्यालय कार्यक्रमों में बनाई गई टाइमशीट है। एक्सेल इस उद्देश्य के लिए एकदम सही है। स्प्रैडशीट आपको दस्तावेज़ के किसी भी प्रकार और आकार को बनाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, सूत्रों को सेट करने की क्षमता के लिए धन्यवाद, मध्यवर्ती डेटा को सारांशित करना और गणना करना बहुत आसान है।

समर्पित सॉफ्टवेयर का उपयोग करना

अपर्याप्त स्प्रैडशीट कौशल के मामले में, एक कर्मचारी या प्रबंधन अन्य समान कार्यक्रम चुन सकता है। इस मामले में समय पत्रक पेपर संस्करण के समान दिखाई देगा। यह दस्तावेज़ को संसाधित करने में लगने वाले समय को कम करने में मदद करेगा।

यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रत्येक कार्यक्रम में लाइसेंस प्राप्त संस्करणों का उपयोग शामिल है। विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं में, निश्चित रूप से, उनकी अपनी लागत होती है। उदाहरण के लिए, टाइम शीट प्रोग्राम से उपयोगकर्ताओं को खर्च करना होगा1000 रगड़। और ऊपर - कर्मियों की संख्या के आधार पर।

ऐसी उपयोगिताओं का एक और प्लस यह है कि आपको पेपर टाइम शीट भरने की आवश्यकता नहीं है। सभी अंकों वाले फॉर्म को किसी भी समय प्रिंट करना आसान है। यह फ़ंक्शन निश्चित रूप से हर समान कार्यक्रम में है।

दस्तावेजों को संग्रहित करने के बारे में

टाइमशीट का उपयोग किस लिए किया जाता है? यह एक राशि या किसी अन्य में पेरोल के लिए लेखांकन का आधार है, साथ ही मुख्य सबूत है कि कर्मचारी काम के स्थान पर था और अपने कर्तव्यों का पालन करता था। निःसंदेह यह दस्तावेज़ प्रत्येक संगठन के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

फिर यह फॉर्म कब तक रखा जाता है? समय पत्रक एक वर्ष के लिए रखा जाना चाहिए। यह कानून द्वारा स्थापित है, और ऐसे मानदंडों का पालन किया जाना चाहिए।

यदि आप पहले से बंद समय पत्रक खो देते हैं, तो घबराएं नहीं। इसे अन्य दस्तावेजों का उपयोग करके हमेशा बहाल किया जा सकता है। इसके लिए, व्याख्यात्मक, बीमार छुट्टी, व्यापार यात्राओं के बारे में जानकारी, छुट्टी कार्यक्रम आदि का उपयोग किया जाता है। वह सब कुछ जो किसी व्यक्ति की उसके कार्यस्थल पर अनुपस्थिति की पुष्टि और व्याख्या करता है, डेटा को पुनर्स्थापित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

रिपोर्ट कार्ड की आवश्यकता किसे हो सकती है?

यह दस्तावेज़ अक्सर विभिन्न जाँचों के लिए आवश्यक होता है। उदाहरण के लिए, कर सेवा संगठन में अपनी उपस्थिति और भरने की शुद्धता की जांच करती है।

छोटी से छोटी फर्म में भी टाइम शीट का न होना काफी बड़े जुर्माने का कारण हो सकता है। वैसा हीतब होता है जब फॉर्म भरने में गलती हो जाती है। यह गणना और प्रतीकों के दुरुपयोग दोनों पर लागू होता है।

टाइम शीट की उपस्थिति अनिवार्य है। उन्हें कंपनी के लिए (लेखा, अनुशासित कर्मचारी) और ऑडिटिंग संगठनों दोनों के लिए आवश्यक है। और सबसे महत्वपूर्ण बात - टाइम शीट में प्रतीकों को सही ढंग से लागू करें। तब आप कर्मचारियों और नियामक प्राधिकरणों के साथ कई समस्याओं से बच सकते हैं।