गैंट चार्ट आपका नियोजन सहायक है। गैंट चार्ट क्या है और इसे कैसे बनाया जाता है?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

Gantt चार्ट परियोजना प्रबंधन में शेड्यूल को स्पष्ट रूप से दर्शाने के लिए सबसे लोकप्रिय टूल में से एक है।

यह क्या है?

Gantt चार्ट छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के क्षेत्र में काम के विभिन्न चरणों को दर्शाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। नेत्रहीन, यह दो मुख्य अक्षों से युक्त स्ट्रिप्स का एक सरल सेट है: मामले और समय। प्रत्येक समयावधि को एक विशिष्ट कार्य सौंपा गया है जिसे पूरा किया जाना चाहिए।

आरेख पर, मुख्य ब्लॉकों के अलावा, एक विशेष अतिरिक्त कॉलम हो सकता है जो पूर्ण किए गए कार्य का प्रतिशत दर्शाता है। विशेष चिह्न - मील के पत्थर - का उपयोग दो या दो से अधिक कार्यों को उजागर करने और उनके कार्यान्वयन के क्रम को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।

परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में गैंट चार्ट एक प्रकार का मानक है, क्योंकि इसकी मदद से परियोजना के सभी चरणों के कार्यान्वयन की संरचना को स्पष्ट रूप से दिखाना संभव हो जाता है।

गैंट चार्ट किसके लिए है?

यह देखते हुए कि अधिकांश लोग दृश्य हैं, आरेख मुख्य कार्यों में से एक को हल करने और कर्मचारियों को यह दिखाने का अवसर प्रदान करता है कि किस पर काम करना है, प्रक्रिया में और किन संसाधनों का उपयोग करना हैकुछ कार्यों को करने के लिए कितनी तेजी से। भ्रामक तालिकाओं और बड़ी मात्रा में पाठ के उपयोग के बिना, सभी जानकारी एक संकुचित रूप में प्रस्तुत की जाती है। साथ ही, बिना किसी अपवाद के, परियोजना प्रतिभागियों के लिए सार स्पष्ट और समझ में आता है।

चार्ट का उपयोग छोटे पैमाने की परियोजनाओं के प्रबंधन को बहुत सरल करता है और कर्मचारियों की गतिविधियों को हमेशा नियंत्रण में रखना संभव बनाता है।

पहले चार्ट के प्रकट होने का इतिहास

पहला चार्ट प्रारूप 20वीं सदी की शुरुआत में हेनरी एल. गैंट द्वारा विकसित और परीक्षण किया गया था। प्रथम विश्व युद्ध में उपयोग के लिए जहाजों के निर्माण का प्रबंधन करने के लिए वैज्ञानिक को काम पर रखा गया था। एक विशेष कार्यक्रम ने उन्हें समय पर कार्यों के पूरा होने को नियंत्रित करते हुए, कई इंजीनियरों के काम का समन्वय करने की अनुमति दी। गैंट ने सभी आवश्यक कार्यों को सूचीबद्ध करके और उपलब्ध संसाधनों के अनुसार उन्हें शेड्यूल करके सीधे शुरुआत की।

एक महत्वपूर्ण चरण कुछ कार्यों की दूसरों पर निर्भरता का प्रदर्शन था। इसके अलावा, गैंट ने प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक निश्चित समय की अवधि आवंटित की, जिसके दौरान उसे एक निश्चित प्रकार की गतिविधि को पूरा करना था, यह संकेत दिया कि परियोजना के लिए आवंटित समय को ध्यान में रखते हुए कौन और कौन सा कार्य किया जाएगा।

विभिन्न कार्यों का प्रतिनिधित्व करने वाले लंबवत अक्ष और समय का प्रतिनिधित्व करने वाले क्षैतिज अक्ष का उपयोग करके गैंट चार्टिंग किया जाता है।

आधुनिक दुनिया में गैंट चार्ट

यह नियोजन पद्धति आज अपनी प्रासंगिकता नहीं खोती है, क्योंकि यह आपको उत्पादन योजना का चित्रमय प्रदर्शन प्रदान करने की अनुमति देती है, कार्यान्वयन में प्रगति की निगरानी को सरल बनाती हैनियुक्त किए गया कार्य। गैंट चार्ट इतना शक्तिशाली विश्लेषणात्मक उपकरण बन गया है कि लगभग 100 वर्षों से इसमें कोई बदलाव नहीं आया है। केवल पिछली शताब्दी के 90 के दशक में, संबंधों का अधिक विस्तार से वर्णन करने के लिए, विभिन्न कार्यों के बीच संचार लाइनों को इसमें पेश किया गया था:

• "फिनिश-स्टार्ट" - गतिविधि बी तब तक शुरू नहीं हो सकती जब तक गतिविधि ए पूरी नहीं हो जाती;
• "स्टार्ट-फिनिश" - एक्शन बी तब तक शुरू नहीं हो सकता जब तक एक्शन ए शुरू नहीं हो जाता;
• "स्टार्ट-स्टार्ट" - एक्शन बी, एक्शन ए से पहले शुरू नहीं होगा;
• "फिनिश-फिनिश" - एक्शन बी को एक्शन ए के खत्म होने से पहले खत्म नहीं होना चाहिए।

इस बात के प्रमाण हैं कि गैंट चार्ट का उपयोग हूवर डैम (लास वेगास, 1939) और आइजनहावर हाईवे सिस्टम (संयुक्त राज्य के अधिकांश प्रमुख शहरों को जोड़ता है) जैसी विशाल इंजीनियरिंग संरचनाओं के निर्माण में किया गया था।

निर्देश: 5 चरणों में गैंट चार्ट कैसे बनाएं?

अगला, हम गैंट चार्ट बनाने के नियमों को देखेंगे और इसे Microsoft Excel स्प्रेडशीट में स्वयं बनाने का प्रयास करेंगे।

चरण 1. डेटा संग्रह

ग्राफ बनाने के लिए, हमें निम्नलिखित डेटा की आवश्यकता है:

• सभी डेटा सेट के निर्देशांक (जहां प्रत्येक कॉलम शुरू होना चाहिए);
• प्रत्येक चरण का नाम;
• प्रत्येक चरण की अवधि।

सुविधा के लिए, हम उन्हें तुरंत तालिका के संबंधित क्षेत्रों में दर्ज करते हैं। सभी आवश्यक जानकारी दर्ज करने के बाद, हम चार्ट के निर्माण के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

महत्वपूर्ण: सुनिश्चित करें कि सभी डेटा प्रारूप हैंसही हैं: विशेष रूप से, यह तारीखों पर लागू होता है।

चरण 2. लेआउट का गठन

इसलिए, हम योजना का उद्देश्य और प्रमुख डेटा जानते हैं जिसके आधार पर हम एक कार्यक्रम तैयार करेंगे। अब स्प्रैडशीट विंडो में, हमें "इन्सर्ट -> चार्ट" सेक्शन में जाना होगा, और फिर "लाइन" आइटम पर क्लिक करना होगा। हमें सामान्य की आवश्यकता नहीं है, लेकिन संचय के साथ, क्योंकि यह केवल डेटा की दूसरी पंक्ति प्रदान करता है, जो हमारे मामले में मुख्य होगा।

चरण 3. बाकी सब मिटा दें

ऐसा करने के लिए, कार्यक्रम विशेष उपकरण प्रदान करता है। स्क्रीन पर दिखाई देने वाले चार्ट पर, आपको माउस कर्सर को नीली पट्टी पर ले जाने की आवश्यकता है, उस पर राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से "फॉर्मेट डेटा सीरीज़" चुनें। एक विंडो प्रदर्शित होगी जिसमें हमें "भरें" आइटम पर जाना होगा और "नो फिल" आइटम का चयन करना होगा। उसके बाद, चार्ट इस तरह दिखेगा:

चरण 4. फिनिशिंग टच

चूंकि डिफ़ॉल्ट रूप से हमारे ग्राफ में सभी डेटा नीचे से ऊपर की ओर होता है, इसलिए हमें इसे थोड़ा संशोधित करना होगा। ऐसा करने के लिए, हम श्रेणी अक्ष (जिसके आगे हमारे पास कार्यों की एक सूची है) पर राइट-क्लिक करें, "प्रारूप अक्ष" विंडो पर जाएं। हमें जिस टैब की आवश्यकता है वह तुरंत खुलता है - "एक्सिस पैरामीटर"। रिवर्स कैटेगरी ऑर्डर के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें। वास्तव में, गैंट चार्ट पहले से ही तैयार है, केवल कुछ उपयोगी छोटी चीजें शेष हैं।

चरण 5. स्वरूपण

तो, हम चार्ट पर काम करना जारी रखते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह अभी भी भद्दा दिखता है, और अब हम इसे स्प्रैडशीट का उपयोग करके ठीक कर देंगे:

1. ऊपरी दाएं कोने में तीर का उपयोग करके चार्ट को वांछित आकार तक फैलाएं।
2. तालिका में सभी तिथियों का चयन करें, दाएं माउस बटन के साथ चयन क्षेत्र पर क्लिक करें और "फॉर्मेट सेल -> नंबर" पर जाएं। यह खंड उन मुख्य संख्या स्वरूपों का परिचय देता है जिनके साथ हम काम करते हैं। ताकि शिलालेख एक दूसरे को ओवरलैप न करें, हम आपको प्रविष्टि का एक छोटा संस्करण चुनने की सलाह देते हैं। फिर, चार्ट पर तिथियों के साथ अक्ष पर फिर से राइट-क्लिक करें, "फॉर्मेट एक्सिस -> नंबर" चुनें और "स्रोत से लिंक करें" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
3. लेजेंड का चयन करें (दाईं ओर "दिनांक" और "अवधि" चिह्न) और कीबोर्ड पर डिलीट बटन दबाएं।
4. खोलें "प्रारूप अक्ष -> पैरामीटर्स" और न्यूनतम और अधिकतम मान सेट करें (हम 15 दिसंबर को सेट करते हैं, क्योंकि यह सोमवार और 3 जनवरी है)। यहां हम मुख्य डिवीजनों की कीमत निर्धारित कर सकते हैं (यह उन मामलों में सुविधाजनक है जहां, उदाहरण के लिए, एक परियोजना पर काम कई हफ्तों या महीनों तक चलेगा)। हमारे मामले में, डिफ़ॉल्ट मान (2.0) को छोड़ना अधिक सुविधाजनक है।

फ़ॉर्मेटिंग के साथ थोड़ा और प्रयोग - और अंत में हमें यही सुंदरता मिलती है। यहाँ एक समाप्त गैंट चार्ट है। हमने जो उदाहरण दिया है, वह निश्चित रूप से बहुत सरल है - लेकिन योजना की इस पद्धति के सार को समझने के लिए पर्याप्त है औरकुछ कार्यों को करने की प्रक्रिया का दृश्य प्रदर्शन।

अन्य चार्टिंग प्रोग्राम

बेशक, कई अन्य, बेहतर कार्यक्रम हैं जो परियोजना प्रबंधन को आसान बनाते हैं। किसी भी जटिलता का गैंट चार्ट इस तरह के अनुप्रयोगों का उपयोग करके आसानी से बनाया जा सकता है:

• शेड्यूल;
• गैंट डिज़ाइनर;
• माइंडजेट JCVGantt प्रो;
• माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट और कई अन्य।

इसके अलावा, कई ऑनलाइन सेवाएं हैं जो अपने उपयोगकर्ताओं को न केवल अपने मामलों की योजना बनाने का अवसर प्रदान करती हैं, बल्कि नियमित रिपोर्ट, कार्यों की वर्तमान स्थिति के बारे में ई-मेल द्वारा सूचनाएं प्राप्त करने का भी अवसर प्रदान करती हैं। हालांकि, कोई भी इस तथ्य से इनकार नहीं कर सकता है कि नेटवर्क पर संग्रहीत डेटा की गोपनीयता खतरे में है, और स्थिर सॉफ़्टवेयर जो सीधे उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर स्थापित होता है, एक नियम के रूप में, बहुत व्यापक कार्यक्षमता है और संचालन में अधिक विश्वसनीय है।

विधि के फायदे और नुकसान

आखिरकार, वर्णित योजना और प्रबंधन पद्धति के मुख्य फायदे और नुकसान के बारे में विस्तार से विचार करना उचित है।

मुख्य लाभ, निस्संदेह, सामग्री की ग्राफिक प्रस्तुति है। एक नियम के रूप में, व्यवसायियों के लिए गैंट चार्ट के साथ काम करना सुविधाजनक है - उन्हें किसी परियोजना पर काम के चरणों को स्पष्ट रूप से पहचानने और नामित करने की क्षमता पसंद है। कार्यों को अलग-अलग रंग की पट्टियों के रूप में प्रस्तुत करके, टीम के सभी सदस्य एक नज़र में अपने कार्यों की पहचान कर सकते हैं।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि गैंट चार्ट हैंएक उत्कृष्ट प्रस्तुति उपकरण जो परियोजना की प्रमुख प्राथमिकताओं को प्रदर्शित करने में सक्षम है। यही है, जैसे ही नेता उपलब्ध संसाधनों में से प्रत्येक को आवंटित और वितरित करते हैं, टीम तुरंत इसके बारे में सीखती है और आगे के निर्देशों का पालन करती है। गैंट चार्ट की यह विशेषता वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए अत्यंत उपयोगी है - इसका उपयोग करके, विभिन्न परियोजनाओं की स्थिति पर विस्तृत, विस्तृत रिपोर्ट तैयार करना बहुत आसान है।

हालांकि, किसी भी अन्य नियोजन पद्धति की तरह, गैंट चार्ट में इसकी कमियां हैं। उनमें से एक कार्य निर्भरता है। अक्सर, परियोजनाओं को प्रस्तुत करने की प्रक्रिया में, प्रबंधकों को यह दिखाने की आवश्यकता होती है कि इनमें से कौन से कार्य एक दूसरे से संबंधित हैं। लेकिन, दुर्भाग्य से, चार्ट प्रारूप ही इसकी अनुमति नहीं देता है। इस सीमा को पार करने के लिए, प्रबंधक विभिन्न तरकीबों का सहारा लेते हैं: उदाहरण के लिए, वे चार्ट में विशेष ऊर्ध्वाधर रेखाएँ जोड़ते हैं जो प्रमुख निर्भरता प्रदर्शित करती हैं। हालांकि, यह केवल एक अस्थायी समाधान है, पूरी जानकारी देने में असमर्थ है।

गैंट चार्ट का एक और नुकसान उनकी अनम्यता है। आजकल, परियोजनाएं स्थिर नहीं हैं - वे लगातार कुछ बदलावों, बदलावों से गुजरती हैं, जिन्हें आरेख में ध्यान में रखना असंभव है। एक ग्राफ बनाना शुरू करने से पहले, प्रबंधकों को हर चीज की सबसे छोटे विवरण की गणना करनी होती है, क्योंकि अनुमान में थोड़े से बदलाव के साथ, पूरे आरेख को खरोंच से फिर से तैयार किया जाना चाहिए। और इसका मतलब यह नहीं है कि एक ही समय में योजना बनाने के कई अलग-अलग तरीकों का वर्णन करने में सक्षम होनाभी गायब है।

चाहे आपको गैंट चार्ट की आवश्यकता क्यों हो, एक कार्यक्रम (यहां तक कि सबसे "उन्नत") कुछ कार्यों के महत्व और संसाधन तीव्रता, उनके सार को प्रदर्शित करने में सक्षम नहीं होगा। इसलिए, विशेष रूप से बड़े पैमाने पर परियोजनाओं के लिए इसका उपयोग शायद ही कभी किया जाता है।

फिर भी, इस बात से इंकार करना असंभव है कि परियोजना प्रबंधन अभ्यास में यह विधि अत्यंत सामान्य है - इसके उपयोग की एक सदी से भी अधिक समय से, लोगों को इसकी दक्षता और उच्च दक्षता को सत्यापित करने का अवसर मिला है।